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Effizient arbeiten mit einem Dokumentenmanagement-System

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Nie mehr Dokumente suchen, rechtssicher archivieren und sorgfältig dokumentieren – die Einführung von einem Dokumentenmanagement-System kann den Büroalltag deutlich erleichtern. Unternehmen, die DMS in ihre Arbeit integriert haben, bestätigen: Solche Systeme machen die Archivierung und die Informationssuche effizient. Und dennoch schließen manche Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme aus Kosten- oder organisatorischen Gründen immer noch aus. Was sie aber dabei nicht berücksichtigen, sind Kosten, die durch langes Suchen nach Informationen und ineffizientes Informationsmanagement entstehen. Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, die DMS mit sich bringen, sind dagegen enorm.

Viele Unternehmensprozesse immer noch papiergebunden. Besonders wer viel mit Texten zu tun hat, liest lieber Korrekturen auf dem Papier als auf dem Bildschirm: Textpassagen können markiert werden, handschriftliche Notizen können hinzugefügt werden und man kann den Text oft besser wahrnehmen. Problematisch wird es dann, wenn das korrigierte Blatt verloren geht oder unleserlich wird. Und richtig unübersichtlich wird es dann, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Kopien arbeiten. Kann ein Dokumentenmanagement-System wirklich etwas dagegen tun?

Effizient arbeiten mit einem Dokumentmanagement-Systemen: Wie funktioniert das?   

  • Wer kennt das nicht? Eine Präsentation wird ausgedruckt und alle zuständigen Mitarbeiter tragen ihre Korrekturen ein. Allerdings taucht ein paar Tage später ein weiteres Exemplar auf, wo die Kollegen aus der anderen Abteilung ihre Änderungen eingetragen haben. Welche Variante ist nun endgültig? Bei einer digitalen Ablage kann so etwas erst gar nicht passieren. Jedes digitalisierte Dokument wird nur einmal im System abgelegt, Dopplungen sind ausgeschlossen.
  • Wenn mehrere Menschen an einem Dokument arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Wer hat wann welche Änderungen gemacht? Ein DMS macht den kompletten Änderungsverlauf nachvollziehbar, denn es gibt nur eine einzige „Zentralversion“ vom Dokument und alle digitalen Anmerkungen werden diesem Dokument zugeordnet.
  • Wer kümmert sich um den Vertrag? Auf digitalem Wege kann man die Zuständigkeiten noch schneller erteilen und dafür sorgen, dass das notwendige Dokument bei dem richtigen Mitarbeiter in wenigen Sekunden landet. Das zu bearbeitende Dokument wird in seinem persönlichen Postfach abgelegt und wenn die Aufgabe erledigt ist, bekommt der Auftraggeber eine Benachrichtigung darüber.
  • Laut der IDC Studie kostet die Recherche nach dem Ort, wo die notwendigen Dokumente abgelegt sind, durchschnittlich 0,95 Euro pro Blatt. Wenn man dazu noch den Zeitaufwand mitrechnet, wird deutlich, dass sich Papiersysteme heute nicht mehr lohnen. Ein Dokumentenmanagementsystem schließt solche Probleme aus: Dank automatischer freier Volltextsuche können in wenigen Sekunden die richtigen Informationen gefunden werden.

Wenn die Geschäftsprozesse vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet sind, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge voll automatisch. Die Workflows sichern die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter und stellen sicher, dass ein Dokument alle vorgesehenen Bearbeitungsstufen durchläuft bevor es bei dem Kunden landet. Automatische Protokolle helfen dabei die Bearbeitungsschritte zu nachvollziehen und zu dokumentieren.

Papierloses Büro – Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Papierloses Büro

Ein absolut papierloses Büro – eine Utopie oder doch unsere Zukunft? Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse führt dazu, dass man immer weniger Papier verbraucht und immer mehr Arbeitsschritte online abwickelt. Ob Versand von Dokumenten, Terminabsprachen oder Kurzmitteilungen – inzwischen ist es kaum denkbar, dass man für diese Aktivitäten ausgedruckte Dokumente verwendet. Das meiste wird per Mail oder per virtuellem Kalender erledigt. Auch für Verträge, geheime Informationen, Rechnungen und andere wichtige Dokumente gibt es gute Lösungen –  Dokumentmanagement-Systeme, die die höchsten Sicherheitskriterien erfüllen.

Wer sich für die Online Verwaltung seiner Dokumente entscheidet, profitiert natürlich nicht nur dadurch, dass er weniger Papier verbraucht. Ein papierloses Büro bringt auch weitere Vorteile für Unternehmen, angefangen von sinkenden Kosten und mehr Mobilität bis zu effizienteren Büro-Abläufen.

1) Kostenersparnis

Wer seine Arbeitsprozesse hauptsächlich online abwickelt, spart Kosten – von Versandkosten über Energie bis hin zu Platzressourcen.
Auch die Kosten für Archivräume, Aktenordner oder Papier entfallen dabei.papierloses Büro

2) Mehr Effizienz

Unternehmen können ihre Arbeitsabläufe viel effizienter gestalten, wenn sie nicht stundenlang nach dem
richtigen Vertrag in den Ordnern suchen müssen. Die Gefahr, dass ein Dokument aus Versehen im falschen Ordner landet ist ebenfalls geringer.

3) Einfachheit

Im Gegensatz zu der klassischen Büroorganisation vereinfachen digitale Dokumentationssysteme die Arbeit enorm.
Sei es die Suche, Verwaltung oder die Vergabe der Zuständigkeiten –  direkter Datenzugriff ermöglicht schnelle und einfache Arbeitsprozesse.

4) Bessere Mitarbeiterkommunikationpapierloses Büro

Manchmal bleibt nichts anderes übrig, als das Dokument oder die Mail auszudrucken, aber in den meisten Fällen lässt sich das vermeiden.
Wer in seinem Unternehmen das Intranet für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern einrichtet oder eine Sammeldatenbank einstellt,
wo die Kollegen Links zu den relevanten Informationen austauschen können, kann den Papierverbrauch in seinem Büro deutlich reduzieren.
Gut für die internen Ressourcen und natürlich auch für den Umweltschutz.

5) Mobilität und Flexibilität

Ob mobile Büros oder Arbeiten aus dem Zug, wenn man auf dem Weg zum Kunden ist – die aktuelle Arbeitssituation verlangt immer mehr
Flexibilität und Mobilität. Wie praktisch, wenn man auch unterwegs permanent den Zugriff auf die notwendigen Unterlagen hat!
Wer dabei Cloud-Systeme nutzt, braucht sich auch keine Sorgen machen, sollte der Laptop kaputt gehen – alle wichtigen Änderungen bleiben online abgespeichert.

6) Bessere Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnernpapierloses Büro

Auch für die Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern eignet sich das digitale Dokumentenmanagement perfekt.
Besonders wenn sie räumlich weit voneinander entfernt sind. Auf diese Weise kann man die Dokumente gemeinsam bearbeiten
und so immer nachvollziehen, wer welche Änderungen wann gemacht hat.

7) Sicherheit

Wer seine Dokumente online abspeichert, ist auf der sicheren Seite, falls die Papiervariante verloren geht.

8) Automatisierte Vorgänge

Dank digitalem Dokumentenmanagement könnte man manche Prozesse ganz simpel automatisieren lassen.
Vorgänge wie Freigaben, Erinnerungen, Aktualisierungen und vieles können automatisch laufen, ohne dass man wertvolle Zeit dafür verschwendet.

9) Struktur

Digital kann man die Dokumente meistens nicht nur viel schneller finden, sondern auch besser untereinander verlinken.
Klare Ordnerstrukturen helfen dabei die Daten so zu platzieren, dass sie immer von allen Berechtigten per Knopfdruck gefunden werden können.

 

 

 

Zusätzliches Rechenzentrum in Norddeutschland eingeweiht

Der wichtigste Aspekt eines online Dokumenten-Managements sollte neben der Funktionalität die Sicherheit sein

Selbstverständlich wird dieses Thema bei der Weiterentwicklung von docuplus stetig vorangetrieben und den neusten Vorraussetzungen angepasst. Sensible Daten der Unternehmenskommunikation sollten dringend nach den höchsten Sicherheitsaspekten archiviert werden und vor Zugriffen von außen maximalen Schutz erfahren, schließlich handelt es sich hierbei um ein wichtiges Kapital des Unternehmens. docuplus kann in punkto Sicherheit nun mit einem weiteren großen Vorteil aufwarten: der georedundaten Datensicherung. Rechenzentrum

Seit August betreibt das Stuttgarter IT- Unternehmen astiga GmbH einen zusätzlichen Rechenzentrumsstandort. Zum Monatsbeginn wurde seitens des Unternehmens ein Rechenzentrum in Essen in Betrieb genommen. Wie auch bei dem bereits seit Jahren betriebenen Rechenzentrum in Stuttgart war der Standort in Deutschland und die technisch hochwertige Ausstattung eine Grundvorraussetzung für die Wahl eines weiteren Standortes. In dem das Unternehmen im Bereich Hosting geografisch expandiert, kann den Kunden neben der generell redundanten Speicherung nun auch eine georedundante Datenspeicherung garantiert werden. Somit ist der IT-Dienstleister in der Lage, eine maximale Ausfallsicherheit zu gewährleisten, was gerade im Bereich des Dokumentenmanagment-Systems einen klaren Pluspunkt darstellt. Mit einer Verfügbarkeit von 99,98% bietet die astiga GmbH eine Datenspeicherung, die höchstens 1,6 Stunden im Jahr an Ausfallzeit hat.

Durch den Betrieb eines zusätzlichen Rechenzentrums in Norddeutschland geht das Unternehmen einen weiteren Schritt aufzuzeigen, wie ernst hier das Bundesdatenschutzgesetz genommen wird. Sensible Firmendaten und die Unternehmenskommunikation ist bei docuplus bestens aufgehoben.

Durch die durchgängig redundante Datenspeicherung bietet die astiga Gmbh maximalen Schutz auch gegen Cyber-Angriffe, technische Defekte und Naturkatastrophen. Da die beiden deutschen Rechenzentren geografisch weit genug voneinander entfernt sind wird selbst den schlimmsten Szenarien vorgebeugt.

Datensicherheit„Aus Sicht des Datenschutzbeauftragten ist dies neben der ISO-Zertifizierung ein weiterer wichtiger Schritt, der die astiga GmbH auszeichnet.“, so Dr. Ralf Schadowki, der Datenschutzbeuauftrage des Unternehmens. (Die astiga GmbH ist ISO 9001 und ISO/IEC 27001 zertifiziert.)

Sowohl der Standort in Stuttgart als auch das TIER-3- Rechenzentrum in Essen sind technisch auf dem neusten Stand und bieten die besten Vorraussetzungen für sichere Datenspeicherung. Kontaktieren Sie uns, gerne stellen wir Ihnen die für Sie am besten geeignete Dokumenten-Management-Lösung vor. Das docuplus-Team freut sich auf Sie!

Struktur und Ordnung im Dokumentenmanagement

Erfolgreich die Papierflut eindämmen

Digitale Aktenverwaltung ist ein Thema das immer mehr auf dem Vormarsch ist und das Papierarchiv zunehmend ablöst in den Unternehmen. Eben aus dem Grund, dass die elektronische Archivierung von Dokumenten eine Vielzahl an Vorteilen bietet. Eine für die Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente bestens geeignete Lösung stellt docuplus dar. Revissionssicher können hier Akten archiviert werden und Arbeitsabläufe werden dadurch deutlich optimiert und beschleunigt. Vor allem Behörden, Versicherungen und Banken setzen bereits seit Jahren auf elektronische Akten, die durch zahlreiche Vorteile überzeugen, die nicht von der Hand zu weisen sind. Wann steigen Sie um?Cloud

Was genau bedeutet der Begriff E-Akte?

Im Grundsatz geht es hier darum, unterschiedlichste Objekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Nutzer der Informationen eine ganzheitliche Sicht auf alle relevanten Informationen erhält, strukturiert nach Vorgängen. In den meisten Fällen gleichen digitale Akten in ihrer Optik und Struktur den physischen, da sie gescannt werden und digital abgelegt. Dieser Vorgang bietet den großen Vorteil, dass schnell und ortsunabhängig auf die benötigten Materialen zugegriffen werden kann und das von mehreren Mitarbeitern zur selben Zeit. Liegt ein physischer Vorgang undigitalisiert bei einem Bearbeiter auf dem Schreibtisch, ist es einem zweiten zwar möglich anhand von Kopien ebenfalls daran zu arbeiten – jedoch hat dieser keinen Einblick in die Veränderungen die der andere Bearbeiter nach dem Kopiervorgang durchgeführt hat. In einem Online-Archiv kann Dank der Revisionierung immer auf die aktuellste Version einer Datei zugegriffen werden. Nicht nach jedem Schritt notwendige Absprachen und der permanente Informationsaustausch ersparen hier beiden Parteien eine Menge Zeit.

E-Akten sind überall immer verfügbar!

Akten archivierenDurch eine zentrale Rechtevergabe bei docuplus ist es möglich zu definieren, wer welche Akten einsehen und bearbeiten kann. Nicht relevante Daten für das Projekt können so für den jeweiligen Bearbeiter einfach nicht angezeigt werden. Unabhängig ob unterwegs oder aus dem Urlaub, im Büro oder auch nur auf die Schnelle auf dem Tablet – die Akten sind von überall verfügbar und schnell zu finden.

Digitalisierte Akten schaffen Raum!

Hinzukommt der Aspekt des Platzes, gerade wenn es notwendig ist die Vorgänge des laufenden Jahres immer griffbereit zu haben kommt häufig in der zweiten Jahreshälfte das Platzproblem auf. Aktenschränke und -ordner sind voll und es wird zunehmend schwieriger den Überblick zu bewahren. Das digitale Archiv ermöglicht es dagegen, selbst eine Akte von vor fünf Jahren in wenigen Sekunden griffbereit auf dem Schreibtisch zu haben, ohne den geringsten Mehraufwand.

Sichere Lösung des Compliance- Problems

Als Unternehmen ist man an bestimmte Lösch- und Aufbewahrungsfristen gebunden und muss gerade im Personalbereich gewährleisten, dass die Vertraulichkeit der Akten garantiert ist. Auch hier ist ein Online-Archiv von großem Vorteil und bestmöglicher Schutz vor äüßeren Einflüssen. Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit wird auf diese Weise ebenso garantiert wie der Schutz vor Verfälschung oder Verlust. Nur die dafür Berechtigten haben Zugriff auf diese sensiblen Daten und jegliche Veränderung an den Dokumenten wird protokolliert.

Fazit: Die Digitalisierung von Akten bietet zahlreiche Vorteile, die effizientes Arbeiten deutlich leichter umsetzbar machen. Defintiv ein Meilenstein in der Entwicklung von Geschäftsprozessen, der schon in wenigen Jahren aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken sein wird! Gerne können Sie docuplus auch erstmal 14 Tage unverbindlich testen und sich so von den zahlreichen Vorteilen überzeugen.  Erfahren Sie die intuitive Benutzerführung, die es ohne Schulung möglich macht einfach Dokumente online abzulegen. Die Benutzeroberfläche von docuplus ist dynamisch und durch die starke Anlehnung an Windows leicht verständlich, so dass es keiner Schulung oder zeitraubenden Einweisung bedarf.Unterlagen-archivieren

Kontaktieren Sie uns – wir überzeugen Sie gerne von unserer Lösung!

Dropbox scheint auf den ersten Blick die günstigere Variante zu sein

10 Gründe für den Umstieg auf Cloud Computing

Hinter dem Begriff Cloud Computing versteckt sich eine Technologie, in der Daten und Inhalte auf entfernten, externen Rechenzentren gespeichert werden, also nicht lokal am Arbeitsplatz sondern eben außerhalb. Metaphorisch gesprochen eben auf einer Wolke. (cloud)

Wo in der Vergangenheit noch Anwendungen oder Softwareprogramme aus dem Internet auf Computern bzw. Servern vor Ort ausgeführt wurden, kann durch Cloud Computing nun auf die gleichen Anwendungen mittels Internet zugegriffen werden. Diese Lösung ist insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beliebt, Tendenz steigend..

Was bewegt die Firmen auf die externe Cloud umzusteigen? Ein großer Aspekt ist die Effizienz die gesteigert wird und letzten Endes einen besseren Zahlenfluss generiert. Weitere Vorteile für Cloud Computing zeigen wir Ihnen im nachstehenden Text auf.

Grund 1: Flexibilität
Die Anforderungen des „daily business“ ändern sich laufend – kein Wunder, dass die meisten Unternehmen gerade hier eine flexible Lösung wünschen. Mit einem Cloud-basierten-Service kann dieser Bedarf gedeckt werden – denn die Remote-Server solcher Cloud-Lösungen verfügen über riesige Kapazitäten. Firmen profitieren beispielsweise von der Flexibilität, wenn sich die Anforderung an die Bandbreite ändert.

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Infografik: Softwareaktualisierung

Grund 2: Systemwiederherstellung
Die Firmen, die sich auf Cloud-basierte Services einlassen, benötigen keine komplexen Systemwiederherstellungspläne mehr, weil die Cloud-Computing-Anbieter sich um die meisten Belange kümmern – und das sogar mit schnelleren Reaktionszeiten als Inhouse.

Grund 3: Automatische Softwareaktualisierungen
Wer sich nicht ständig selbst um die Verwaltung der Sicherheitsaktualisierungen vor Ort kümmern möchte und zudem seinen Zeitaufwand noch erheblich senken möchte, der kann durch einen Cloud-Computing-Anbieter die Wartung von Servern – inklusive der Sicherheitsaktualisierungen – übernehmen lassen. Somit haben Ihre Kunden mehr Zeit und freie Kapazitäten für andere Aufgaben.

 Grund 4: Kein Investitionsaufwand
Gegenüber konventionellen Systemen erzielt das Cloud Computing klare Kostenvorteile, wenn es sich zum Beispiel um die Bezahlung nach der Dauer der Nutzung des Dienstes richtet und der Dienst nur gelegentlich genutzt wird. Lokale Ressourcen (sprich Software und Hardware) lassen sich somit einsparen. Ein Vorteil ergibt sich auch bei stark abweichenden Nachfragen. Normalerweise würde man Kapazität blocken, um Lastspitzen bedienen zu können. Die genutzte Kapazität lässt sich bei Inanspruchnahme von Cloud Computing variabel an den echten Bedarf anpassen.

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Gute Zusammenarbeit!

Grund 5: Bessere Zusammenarbeit
Auch eine Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern wird durch das standort-unabhängige Arbeiten erzielt. Denn man kann unabhängig vom Arbeitsplatz gleichzeitig auf das Dokument und auf freigegebenen Anwendungen zugreifen. Wichtige Aktualisierungen erhält man in Echtzeit, wenn man seinen Kollegen und Datensätzen folgt.


Grund 6: Einsatzbereitschaft unabhängig vom Standort

Ein Vorteil der auf der Hand liegt, ist die flexible Einsatzbereitschaft unabhängig vom Standort. Die einzige grundlegende Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter auf eine aktive Internetverbindung zurückgreifen können. Damit sind sie bereits „ausgerüstet“, um auf die Daten zugreifen zu können. Durch diese Flexibilität können sich besonders „kreative Köpfe“ produktiver einbringen, was sich natürlich auch positiv auf die Work-Life-Balance auswirkt.

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Infografik: Dokumente

Grund 7: Kontrolle über Dokumente
Stellen Sie sich vor, Personen aus anderen Zeitzonen und Regionen arbeiten gemeinsam an einem Projekt und müssen dementsprechend häufig auf ein und dasselbe Dokument zugreifen. Ohne eine Cloud würde das Dokument permanent per Email hin und her geschickt werden – was dazu führt, dass nur eine Person aktiv an einer Datei arbeiten kann. Und damit nicht genug: Das Dokument würde zwangsläufig mit Verschiedenen Namen, Formaten & Versionen abgespeichert werden und müsste letzten Endes manuell zusammengeführt werden.

Durch eine Cloud-Lösung können alle Dateien zentral an einem Ort abgespeichert werden – alle Mitarbeiter greifen dadurch auf eine zentrale Version zu. Darüber hinaus bietet ein solches System die Möglichkeit, sich per Chat-Nachrichten auszutauschen und gemeinsam Änderungen am Dokument vorzunehmen. Letztlich wirkt sich nicht nur positiv auf die Teambildung aus, sondern ermöglicht ein effizienteres Arbeiten.

Grund 8: Sicherheit
Wenn Sie Ihren Laptop verlieren oder er gar gestohlen werden sollte, wirkt sich ein solcher Verlust in erster Line enorm auf Ihre Finanzen aus. – all Ihre Daten sind nun zwangsläufig aber auch abhandengekommen. In solch einer Situation wäre es doch mehr als erfreulich, wenn Sie sich für ein Cloud-basiertes-System entschieden hätten, was gewährleistet, dass alle Daten sicher in der Cloud gespeichert werden. So können Sie unabhängig vom Verlust des Gerätes nach wie vor auf diese zugreifen.

Grund 9: Wettbewerbsfähigkeit
Die Flexibilität durch die Nutzung eines Cloud-Services ermöglicht Unternehmen und Behörden sich gezielt auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, da der eigene IT-Betrieb in den meisten Fällen deutlich verkleinert werden kann. Die dadurch entstehenden Einsparpotenziale & Effizienzsteigerungen wirken sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen aus. Zudem verbessern die Sicherheitsfunktionen einer Cloud – insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen – das IT-Sicherheitsniveau erheblich.

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Cloud Computing ist umweltfreundlich

 

Grund 10: Umweltfreundlich
Firmen die Cloud Computing einsetzen, nutzen ausschließlich den des benötigten Serverplatz und erzielen dadurch eine Verbesserung der CO2-Bilanz. Zusätzlich verringert sich der Energieverbrauch und der Ausstoß von Kohlendioxid – im Vergleich zu Servern vor Ort – um mindestens 30 %.

 

Mitgliedschaft im Bundesverband für IT-Sicherheit e.V. – TeleTrusT

Das Online Dokumentenmanagement docuplus als Angebot der astiga GmbH kann seit Juli diesen Jahres auf den reichen Erfahrungsschatz zahlreicher Experten in Sachen IT-Sicherheit zurückgreifen. Als Mitglied im größten Kompetenzverbund für IT-Sicherheit in Deutschland und Europa, der TeleTrusT kann die astiga mit dem Qualitätszeichen „IT Security made in Germany“ ihre vertrauenswürdigen IT-Sicherheitslösungen anbieten. Der hohe Sicherheitsstandart für den die  Mitglieder der TeleTrusT bürgen kann unter anderem dadurch gewährleistet werden, dass ausschließlich Firmen, die ihren Sitz in Deutschland haben und ihre Produkte nach den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes in Deutschland entwickeln in den Kompetenzverbund aufgenommen werden.

 

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Im Verband sind sowohl Mitglieder aus Verwaltung und Wissenschaft als auch aus der Industrie, wodurch der Verband extrem breit aufgestellt ist. Das fachliche Know-How aus den unterschiedlichsten Bereichen ermöglicht einen erweiterten Blickwinkel auf das Thema IT-Sicherheit, bei dem die unterschiedlichsten Unternehmensformen und – bereiche integriert sind.

Bei Veranstaltungen, Workshops und Messeteilnahmen werden alle Themen rund um die IT-Sicherheit kontinuierlich fortgeführt und überarbeitet, so dass hier immer der aktuellste Wissensstand gewährleistet ist und gegenseitig Erfahrungen ausgetauscht und weitergegeben werden können.

Durch diesen Schritt wird der hohe Maßstab in punkto vertrauenswürdige IT-Sicherheitslösungen, der bei der Entwicklung von docuplus zugrunde gelegt wurde unterstrichen. Die Geschäftsleitung und Mitarbeiter der astiga GmbH sind stolz jetzt ein Teil dieses Netzwerkes zu sein. Wollen auch Sie von diesem Wissen profitieren, dann kontaktieren Sie uns!

docuplus Dokumentenmanagement

Alternative zu Dropbox

Teamwork ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Wo die Zusammenarbeit allerdings früher unter einem Dach stattgefunden hat, agieren und kooperieren Teams heute weltweit über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. Die Kommunikation erfolgt elektronisch über Telefon, E-Mail, Internet und fortschreitend auch mittels Video-Konferenzen.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Bearbeitung von Projekten ist, dass alle Teammitglieder parallel die jeweils benötigten und aktuellsten Dokumente und Unterlagen einsehen können. Die Software docuplus bietet hierfür eine große Vielfalt an Möglichkeiten. Als Basis dient ein Archiv sämtlicher Geschäftsunterlagen, auf das zu jeder Zeit von jedem einfach per Browser zugegriffen werden kann, egal ob von einem PC, Notebook, Smartphone oder Tablet. Docuplus kann aber auch als alternative Dropbox, als gemeinsame Ablage für alle Mitarbeiter an einem Projekt verwendet werden. Cloud – das ist hier das Stichwort.

Alternative zu Filesharing & Co.

Die Vorteile von docuplus als Alternative zu Dropbox liegen auf der Hand. Der Zugriff via Browser ist leicht zu handhaben. Mitarbeiter müssen nicht für eine spezielle Software geschult werden, sondern können in Minutenschnelle mit docuplus arbeiten. Dazu erhält jedes Teammitglied seine eigene Zugangsberechtigung für Ordner und Dokumente. Unbefugte Zugriffe auf sensible Daten wie z.B. Personalakten werden somit verhindert. Gleichzeitig ist garantiert, dass alle Dokumente jeweils auf dem neuesten Stand sind und nicht mühsam abgeglichen werden müssen.

Es gibt eine große Auswahl kostenloser Programme im Internet, mit deren Hilfe man online auf gemeinsame, in der Cloud gespeicherte Daten zugreifen kann. Diese verfügen meist aber nur über niedrige oder gar keine Sicherheitsstandards. docuplus bietet sich hier als zuverlässige, Dropbox-Alternative an. Erstens ist docuplus zertifiziert. Zweitens gewährleistet die intelligente Verschlüsselung der gespeicherten Daten, dass Dritte nicht von außen auf Ihre Unterlagen zugreifen können, sondern nur die Mitarbeiter, die dazu berechtigt sind. Drittens werden alle Dokumente, die Sie mit docuplus archivieren, ausschließlich auf Servern in Deutschland abgespeichert und unterliegen somit dem deutschen Datenschutzrecht. Dieser Faktor ist nicht unerheblich in Bezug auf beispielsweise personenbezogene Daten. In manchen Ländern sieht die Rechtslage ganz aus.

Sicherheit und Datenschutz inklusive

Auch wenn Sie für docuplus als Alternative zu Dropbox im Vergleich zu kostenfreien Anbietern ein paar Euro investieren müssen – im Zweifelsfall sind Sie damit auf der sicheren Seite. Durch die strukturierte Archivierung sämtlicher Dokumente und Unterlagen Ihres Unternehmens können Teams docuplus für ihre Arbeit nicht nur als Alternative zu Datenaustauschbörsen wie Dropbox für laufende Projekte nutzen, sondern bei Bedarf auf ältere Daten, Berichte oder Konzepte zurückgreifen.

Mit den verschiedenen Funktionen von docuplus – der langfristigen und sicheren Datenarchivierung, dem cleveren Online Dokumentenmanagement, mit der Ablage für Teams und Arbeitsgruppen und nicht zuletzt unserem kompetenten Support – erhalten Sie eine Komplettlösung für die Arbeit via Internet von praktisch jedem Punkt der Welt aus.

Dateiablage und Datenaustausch leicht gemacht mit docuplus.

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem – dies sollten Sie wissen

In Phasen, in denen es stets bedeutender ist, die Dateiverwaltung digital zu machen, wird ein helfendes Dokumentenmanagementsystem (beziehungsweise DMS) unersetzlich. Aber was sind überhaupt die Nutzen eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dateien in einem bestimmten System zu erfassen und zu verwalten? Oder ist jenes bloß ein Programm, das innerbetriebliche Abläufe verkompliziert?

Ein Dokumentenmanagementsystem im Gebrauch in der Firma

In einem Unternehmen, einerlei ob es der Bäcker um die Straßenecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der weiten Welt ist, fallen Daten an. Verschiedene Unternehmer sollen nicht selten sogar mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dokumente eingehen dürfen. Mit bekannten Werkzeugen kann das schnell nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal vollbrachte Arbeit muss nochmals wiederholt werden. Oder der Sicherheitsaspekt ist an vielen Stellen nicht erfüllt. Ein professionelles DMS muss all diese Punkte gewissenhaft erfüllen. Dadurch darf das Dokumentenmanagementsystem selber aber nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss immer zur Verfügung stehen und muss direkt in den Workflow eingesetzt sein. Jeder Kollege, besonders solche ohne spezielle IT-Kenntnisse, sollten das System richtig einsetzen können. Nur dann ist ein Dokumentenmanagementsystem vertretbar, weil es den Workflow erleichtert. Andernfalls behindert es lediglich im Alltag.

Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma flexibel

Welcher Teil in einem Dokumentenmanagement-System auch nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle Computer, die in der Betriebszeit gebraucht werden, müssen an das Dokumentenmanagementsystem angebunden sein. Das erfordert nicht nur Hardware, allerdings auch das einsetzbare KnowHow. Da nicht jedes Firmenkonstrukt über passendes Humanapital verfügt, können hier erhebliche Zusatzkosten ergeben. Stets bekannter wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Spezialisierte Firmen bieten Systeme an, auf die die Vertragspartner online herankommen können. Die Wartung der Geräte, die verlässlich bereitgestellte Netzwerktechnik und das treffende Sicherheitsmodell geben diese Firmen in ihren Paketen außerdem mit zur Überlegung. So können auch mittelständige Firmen die Vorzüge vom Dokumentenmanagementsystem nutzen. Doch die Gelder für ein derartiges Tool sind auf diese Weise viel einfacher kalkulierbar. Mit einem WWW Dokumentenmanagement-System bleibt die Firma wettbewerbsfähig, aber auch beweglich.