Nie mehr Dokumente suchen, rechtssicher archivieren und sorgfältig dokumentieren – die Einführung von einem Dokumentenmanagement-System kann den Büroalltag deutlich erleichtern. Unternehmen, die DMS in ihre Arbeit integriert haben, bestätigen: Solche Systeme machen die Archivierung und die Informationssuche effizient. Und dennoch schließen manche Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme aus Kosten- oder organisatorischen Gründen immer noch aus. Was sie aber dabei nicht berücksichtigen, sind Kosten, die durch langes Suchen nach Informationen und ineffizientes Informationsmanagement entstehen. Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, die DMS mit sich bringen, sind dagegen enorm.

Viele Unternehmensprozesse immer noch papiergebunden. Besonders wer viel mit Texten zu tun hat, liest lieber Korrekturen auf dem Papier als auf dem Bildschirm: Textpassagen können markiert werden, handschriftliche Notizen können hinzugefügt werden und man kann den Text oft besser wahrnehmen. Problematisch wird es dann, wenn das korrigierte Blatt verloren geht oder unleserlich wird. Und richtig unübersichtlich wird es dann, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Kopien arbeiten. Kann ein Dokumentenmanagement-System wirklich etwas dagegen tun?

Effizient arbeiten mit einem Dokumentmanagement-Systemen: Wie funktioniert das?   

• Wer kennt das nicht? Eine Präsentation wird ausgedruckt und alle zuständigen Mitarbeiter tragen ihre Korrekturen ein. Allerdings taucht ein paar Tage später ein weiteres Exemplar auf, wo die Kollegen aus der anderen Abteilung ihre Änderungen eingetragen haben. Welche Variante ist nun endgültig? Bei einer digitalen Ablage kann so etwas erst gar nicht passieren. Jedes digitalisierte Dokument wird nur einmal im System abgelegt, Dopplungen sind ausgeschlossen.

• Wenn mehrere Menschen an einem Dokument arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Wer hat wann welche Änderungen gemacht? Ein DMS macht den kompletten Änderungsverlauf nachvollziehbar, denn es gibt nur eine einzige „Zentralversion“ vom Dokument und alle digitalen Anmerkungen werden diesem Dokument zugeordnet.
• Wer kümmert sich um den Vertrag? Auf digitalem Wege kann man die Zuständigkeiten noch schneller erteilen und dafür sorgen, dass das notwendige Dokument bei dem richtigen Mitarbeiter in wenigen Sekunden landet. Das zu bearbeitende Dokument wird in seinem persönlichen Postfach abgelegt und wenn die Aufgabe erledigt ist, bekommt der Auftraggeber eine Benachrichtigung darüber.

• Laut der IDC Studie kostet die Recherche nach dem Ort, wo die notwendigen Dokumente abgelegt sind, durchschnittlich 0,95 Euro pro Blatt. Wenn man dazu noch den Zeitaufwand mitrechnet, wird deutlich, dass sich Papiersysteme heute nicht mehr lohnen. Ein Dokumentenmanagementsystem schließt solche Probleme aus: Dank automatischer freier Volltextsuche können in wenigen Sekunden die richtigen Informationen gefunden werden.

Wenn die Geschäftsprozesse vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet sind, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge voll automatisch. Die Workflows sichern die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter und stellen sicher, dass ein Dokument alle vorgesehenen Bearbeitungsstufen durchläuft bevor es bei dem Kunden landet. Automatische Protokolle helfen dabei die Bearbeitungsschritte zu nachvollziehen und zu dokumentieren.

Hinter dem Begriff Cloud Computing versteckt sich eine Technologie, in der Daten und Inhalte auf entfernten, externen Rechenzentren gespeichert werden, also nicht lokal am Arbeitsplatz sondern eben außerhalb. Metaphorisch gesprochen eben auf einer Wolke. (cloud)

Wo in der Vergangenheit noch Anwendungen oder Softwareprogramme aus dem Internet auf Computern bzw. Servern vor Ort ausgeführt wurden, kann durch Cloud Computing nun auf die gleichen Anwendungen mittels Internet zugegriffen werden. Diese Lösung ist insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beliebt, Tendenz steigend..

Was bewegt die Firmen auf die externe Cloud umzusteigen? Ein großer Aspekt ist die Effizienz die gesteigert wird und letzten Endes einen besseren Zahlenfluss generiert. Weitere Vorteile für Cloud Computing zeigen wir Ihnen im nachstehenden Text auf.

Grund 1: Flexibilität
Die Anforderungen des „daily business“ ändern sich laufend – kein Wunder, dass die meisten Unternehmen gerade hier eine flexible Lösung wünschen. Mit einem Cloud-basierten-Service kann dieser Bedarf gedeckt werden – denn die Remote-Server solcher Cloud-Lösungen verfügen über riesige Kapazitäten. Firmen profitieren beispielsweise von der Flexibilität, wenn sich die Anforderung an die Bandbreite ändert.

Infografik: Softwareaktualisierung

Grund 2: Systemwiederherstellung
Die Firmen, die sich auf Cloud-basierte Services einlassen, benötigen keine komplexen Systemwiederherstellungspläne mehr, weil die Cloud-Computing-Anbieter sich um die meisten Belange kümmern – und das sogar mit schnelleren Reaktionszeiten als Inhouse.

Grund 3: Automatische Softwareaktualisierungen
Wer sich nicht ständig selbst um die Verwaltung der Sicherheitsaktualisierungen vor Ort kümmern möchte und zudem seinen Zeitaufwand noch erheblich senken möchte, der kann durch einen Cloud-Computing-Anbieter die Wartung von Servern – inklusive der Sicherheitsaktualisierungen – übernehmen lassen. Somit haben Ihre Kunden mehr Zeit und freie Kapazitäten für andere Aufgaben.

 Grund 4: Kein Investitionsaufwand
Gegenüber konventionellen Systemen erzielt das Cloud Computing klare Kostenvorteile, wenn es sich zum Beispiel um die Bezahlung nach der Dauer der Nutzung des Dienstes richtet und der Dienst nur gelegentlich genutzt wird. Lokale Ressourcen (sprich Software und Hardware) lassen sich somit einsparen. Ein Vorteil ergibt sich auch bei stark abweichenden Nachfragen. Normalerweise würde man Kapazität blocken, um Lastspitzen bedienen zu können. Die genutzte Kapazität lässt sich bei Inanspruchnahme von Cloud Computing variabel an den echten Bedarf anpassen.

Gute Zusammenarbeit!

Grund 5: Bessere Zusammenarbeit
Auch eine Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern wird durch das standort-unabhängige Arbeiten erzielt. Denn man kann unabhängig vom Arbeitsplatz gleichzeitig auf das Dokument und auf freigegebenen Anwendungen zugreifen. Wichtige Aktualisierungen erhält man in Echtzeit, wenn man seinen Kollegen und Datensätzen folgt.

Grund 6: Einsatzbereitschaft unabhängig vom Standort
Ein Vorteil der auf der Hand liegt, ist die flexible Einsatzbereitschaft unabhängig vom Standort. Die einzige grundlegende Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter auf eine aktive Internetverbindung zurückgreifen können. Damit sind sie bereits „ausgerüstet“, um auf die Daten zugreifen zu können. Durch diese Flexibilität können sich besonders „kreative Köpfe“ produktiver einbringen, was sich natürlich auch positiv auf die Work-Life-Balance auswirkt.

Infografik: Dokumente

Grund 7: Kontrolle über Dokumente
Stellen Sie sich vor, Personen aus anderen Zeitzonen und Regionen arbeiten gemeinsam an einem Projekt und müssen dementsprechend häufig auf ein und dasselbe Dokument zugreifen. Ohne eine Cloud würde das Dokument permanent per Email hin und her geschickt werden – was dazu führt, dass nur eine Person aktiv an einer Datei arbeiten kann. Und damit nicht genug: Das Dokument würde zwangsläufig mit Verschiedenen Namen, Formaten & Versionen abgespeichert werden und müsste letzten Endes manuell zusammengeführt werden.

Durch eine Cloud-Lösung können alle Dateien zentral an einem Ort abgespeichert werden – alle Mitarbeiter greifen dadurch auf eine zentrale Version zu. Darüber hinaus bietet ein solches System die Möglichkeit, sich per Chat-Nachrichten auszutauschen und gemeinsam Änderungen am Dokument vorzunehmen. Letztlich wirkt sich nicht nur positiv auf die Teambildung aus, sondern ermöglicht ein effizienteres Arbeiten.

Grund 8: Sicherheit
Wenn Sie Ihren Laptop verlieren oder er gar gestohlen werden sollte, wirkt sich ein solcher Verlust in erster Line enorm auf Ihre Finanzen aus. – all Ihre Daten sind nun zwangsläufig aber auch abhandengekommen. In solch einer Situation wäre es doch mehr als erfreulich, wenn Sie sich für ein Cloud-basiertes-System entschieden hätten, was gewährleistet, dass alle Daten sicher in der Cloud gespeichert werden. So können Sie unabhängig vom Verlust des Gerätes nach wie vor auf diese zugreifen.

Grund 9: Wettbewerbsfähigkeit
Die Flexibilität durch die Nutzung eines Cloud-Services ermöglicht Unternehmen und Behörden sich gezielt auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, da der eigene IT-Betrieb in den meisten Fällen deutlich verkleinert werden kann. Die dadurch entstehenden Einsparpotenziale & Effizienzsteigerungen wirken sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen aus. Zudem verbessern die Sicherheitsfunktionen einer Cloud – insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen – das IT-Sicherheitsniveau erheblich.

Cloud Computing ist umweltfreundlich

Grund 10: Umweltfreundlich
Firmen die Cloud Computing einsetzen, nutzen ausschließlich den des benötigten Serverplatz und erzielen dadurch eine Verbesserung der CO2-Bilanz. Zusätzlich verringert sich der Energieverbrauch und der Ausstoß von Kohlendioxid – im Vergleich zu Servern vor Ort – um mindestens 30 %.