Die 7 besten Alternativen zu Microsoft Office

Seit dem Release von Microsoft Office im Jahr 1989, das damals ausschließlich für den Apple Macintosh erschien, hat sich viel geändert. Heute ist das Softwarepaket aus dem Hause Microsoft mit einem Marktanteil von deutlich über 80 Prozent der absolute Platzhirsch. Nichtsdestotrotz existieren auch zahlreiche Office Alternativen für all jene Nutzer, die den stolzen Preis für das „Original“ nicht zahlen möchten. Die Palette reicht von OpenOffice über FreeOffice und Apple iWork bis hin zu Google Drive. Unser Vergleich zeigt, was die Office Alternativen können und welche das beste Gesamtpaket abliefert.

Apache OpenOffice – Die deutschlandweit verbreitetste Alternative

OpenOffice ist eine bekannte Alternative zu Microsoft

Eine gute Alternative: OpenOffice

Das Softwarepaket Apache OpenOffice ist die wohl bekannteste Alternative zum „Microsoft-Original„. Die kostenlos für Windows, Mac OS und Linux erhältliche Software-Suite ist in deutscher Sprache erhältlich und liefert die Pendants zu gängigen Microsoft-Anwendungen. Im Detail sind dies der Writer (Word), Calc (Excel), Impress (Powerpoint), Base (Access) und Draw(Publisher). Hinzu kommt mit Math ein Tool zum Verfassen von mathematischen Formeln.

Das OpenOffice-Paket, das als Basis für weitere alternative Softwarepakete dient, glänzt vor allem dadurch, dass es alle grundlegenden Bedürfnisse der meisten Nutzer voll erfüllt. Problematisch ist in manchen Fällen lediglich die Weiterbearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten im docx-Format, da nicht immer alle Formatierungen übernommen werden. Außerdem ist die Zukunft der OpenOffice-Entwickler Apache ungeklärt, zumal nicht sichergestellt ist, dass bestehende und künftige Sicherheitslücken geschlossen werden.

LibreOffice – Der moderne Zwillingsbruder von OpenOffice

Nicht zuletzt durch die Integration in die gängigsten Linux-Distributionen zählt auch LibreOffice zu den bekanntesten Alternativen. Funktionell lehnt sich LibreOffice sehr eng an OpenOffice an und bietet dementsprechend einen ähnlichen Funktionsumfang. Verwunderlich ist das nicht, stammt LibreOffice doch von führenden Mitgliedern aus der „The Dokument Foundation“ OpenOffice-Community, die die Software auf der Basis von OpenOffice weiterentwickelt haben.

Auch dieses Softwarepaket ist völlig kostenlos und in deutscher Sprache für Linux, Mac OS und Windows erhältlich. Da sich OpenOffice und LibreOffice damit nur in einigen Details voneinander unterscheiden, verfügen beide über die gleichen Vor- und Nachteile. Somit funktioniert auch der Umstieg zwischen beiden Softwarepaketen problemlos.

NeoOffice – Die für Mac OS optimierte Software-Suite

Auch für Apple-Produkte gibt es Alternativen

Ausschließlich für Apple-Produkte: NeoOffice

Ähnlich wie LibreOffice basiert auch NeoOffice auf dem Sourcecode von OpenOffice. Der große Unterschied besteht jedoch darin, dass es sich bei NeoOffice um ein Softwarepaket handelt, das ausschließlich auf dem Betriebssystem Mac OS X lauffähig ist. Auf der funktionstechnischen Seite gleicht NeoOffice damit sowohl LibreOffice als auch OpenOffice. Dementsprechend sind auch hier alle äquivalenten Softwareprodukte zu den „Microsoft-Originalen“ mit an Bord.

Die Anpassung auf Apples Betriebssystem bringt jedoch den Vorteil mit sich, dass die Software hinsichtlich der Performance optimal an die Gegebenheiten angepasst wurde. Somit läuft NeoOffice deutlich flotter als die beiden Multiplattform-Suites, deren Performance des Öfteren kritisiert wird. Hinzu kommt neben einigen exklusiven Sonderfunktionen ein Vollbildmodus.

Erkauft werden diese Vorteile allerdings durch einen vergleichsweise hohen Preis. Anders als OpenOffice und LibreOffice schlägt die aktuellste Version von NeoOffice nämlich mit 29,99 Euro zu Buche. Problematisch ist dies vor allem vor dem Hintergrund, dass Apple den Käufern seine eigene Software iWork kostenlos bereitstellt.

FreeOffice – Die Alternative mit optionalen Upgrades für anspruchsvolle Anwender

Einen etwas anderen Weg schlägt das aus Nürnberg stammende Entwicklerteam SoftMaker ein. Der unternehmenseigene Bürosoftware-Suite FreeOffice verfügt mit dem TextMaker, dem PlanMaker und dem Programm Presentations zwar über die Gegenstücke zu den wichtigsten Microsoft-Produkten, macht aber dennoch einiges anders. Neben der völlig kostenfreien Basisversion für Windows und Linux gibt es zudem drei kostenpflichtige Ableger mit höherem Funktionsumfang.

Die Standardvariante kostet einmalig 69,95 Euro und verfügt zudem über einen Formeleditor, ein umfangreiches Synonymwörterbuch sowie eine integrierte Rechtschreibprüfung. Einen Schritt weiter geht die Professional Version für 99,95 Euro. Diese bietet neben einem Outlook-Ersatz auch ein integriertes Duden-Wörterbuch sowie den Duden-Korrektor. Letzteres macht die Software insbesondere für den professionellen Einsatz interessant.

Ergänzt wird die Produktpalette darüber hinaus durch eine kostenfreie Mobil-Version. Diese stellt alle Dokumente laut Herstellerangaben auf Mobilgeräten genauso dar, wie auf dem PC-Monitor. Auch die Mobil-Version lässt sich durch einen Aufpreis von 22,99 Euro upgraden. Das „SoftMaker Office HD-Upgrade“ dient jedoch ausschließlich der Anpassung der Software an die größeren Displays von Android-Tablets.

Prinzipiell weiß FreeOffice durch seine Performance sowie die Mobil-Version zu überzeugen. Gegen den Aufpreis gewinnt die Software zudem an zusätzlicher Qualität, die sich auszahlt. Allerdings ist das kostenpflichtige Update auch notwendig, um die neueren Microsoft-Formate (z.B. „docx„) zu verarbeiten. Die kostenfreie Basisversion beherrscht lediglich ältere Formate wie „doc„. Da SoftMaker FreeOffice ausschließlich für Linux und Windows erhältlich ist, handelt es sich um keine Alternative für Mac-User.

Apple iWork – Apples Standard-Software für Neugeräte

Exklusiv für Mac OS und iOS betriebene Mobilgeräte: Apple iWork

Auch die kalifornische Softwareschmiede in Cupertino hat ein hauseigenes Eisen im Office-Software-Feuer. Das Softwarepaket hört auf den Namen Apple iWork und ist ausschließlich für Mac OS und für mit iOS betriebene Mobilgeräte des Unternehmens erhältlich. Sowohl Linux- als auch Windows-User schauen damit in die Röhre. Die seit dem Jahr 2011 auch für Mobilgeräte releaste Software wird durch das ehemals internetbasierte „iWork“ ergänzt, das seit Juli 2012 in Apples iCloud integriert ist.

Hinsichtlich des Umfangs verfügt Apple iWork über eine Textverarbeitung (Pages), eine Präsentationssoftware (Keynote) sowie ein Programm zur Tabellenkalkulation (Numbers). Unter dem Strich ist der Funktionsumfang von Apple iWork damit gerade im Vergleich zu den Office Alternativen OpenOffice und LibreOffice eher gering. Die Kalifornier wetzen diese Scharte allerdings durch die gewohnt gute Nutzerführung und Handhabbarkeit aus.

Somit bietet sich Apple iWork für alle User an, die ihre Bürosoftware nur sporadisch nutzen oder damit einfache Arbeiten erledigen möchten. Für längere Texte wie Studienarbeiten oder gar den geschäftlichen Einsatz eignet sich die Software weniger. Zudem ist die Software für alle Nutzer, die kein neues Apple-Gerät erwerben, kostenpflichtig und für 17,99 Euro nachträglich zu erstehen.

Google Drive – Die bequeme Cloud-Lösung

Ebenso wie Apple fokussiert sich auch Konkurrent Google mit seinem Softwarepaket auf die wichtigsten Funktionen. Namentlich betrifft dies Google Docs, Google Slides, Google Sheets und Google Form, welche die jeweils von Microsoft bekannten Produkte Word, Powerpoint, Excel und Publisher ersetzen. Im Gegensatz zu Paketen wie der OpenOffice-SuiteFreeOffice oder NeoOffice handelt es sich jedoch um ein reines Online-Angebot. Das bedeutet, dass Googles Bürodienste in den Cloud-Speicherdienst integriert sind und damit nicht von Haus aus offline genutzt werden können.

Um Dokumente auch offline bearbeiten zu können, braucht es spezielle Erweiterung für den hauseigenen Internet-BrowserChrome. Der große Vorteil der kostenlosen Office Alternativen aus dem Hause Google ist das Web-Interface. Dieses ermöglicht nämlich die weitgehend plattformunabhängige Nutzung. Hinzu kommt der angebundene Cloud-Speicher, der die Bearbeitung und Präsentation von Dokumenten, Tabellen und Präsentation von beinahe jedem Endgerät aus ermöglicht.

Dieser große Vorteil ist zugleich jedoch auch der markanteste Nachteil. Ursächlich ist die Speicherung aller Dokumente auf den in den USA befindlichen Servern des IT-Konzerns. Wer im privaten Bereich Bedenken bezüglich des Datenschutzes hat, findet in OpenOffice oder LibreOffice deutlich bessere Alternativen. Darüber hinaus ist Google Drive somit aus datenschutzrechtlicher Sicht auch für den professionellen Einsatz eher nicht zu empfehlen.

WPS Office – Die upgradebare Bürolösung aus China

Für Windows ist nur die Basisversion kostenlos

Komplettiert wird das Feld der Office Alternativen durch das WPS Office-Paket, das bereits seit dem Jahr 1995 am Markt ist. Um Nutzern den Umstieg von Microsoft-Produkten so leicht wie möglich zu machen, ist das User-Interface stark an Word und Co. angelehnt. Neben der gänzlich kostenlosen Version für Linux, iOS und Android existiert ebenfalls eine kostenfrei nutzbare Windows-Version.

Diese Grundversion verfügt jedoch lediglich über eine Textverarbeitung, ein Tabellenkalkulationsprogramm sowie ein Präsentations-Tool. Auch fehlen einige Zusatzfunktionen. Alternativ ist für 49,99 US-Dollar eine kostenpflichtige Windows-Version verfügbar, die sich auch für professionelle Zwecke eignet. Das Upgrade auf die vollständige „Business Edition“ kann dabei jederzeit vorgenommen werden.

Wer die Software also zunächst testen möchte, kann entweder zur kostenlosen Variante greifen oder die „Business Edition“ zunächst für 19,99 US-Dollar für ein Jahr abonnieren. Insbesondere für Umsteiger von Microsoft-Produkten, die nur grundlegende Funktionen benötigen, ist die WPS-Software eine gute Alternative. Wer hingegen höhere Ansprüche hat, ist mit funktionsreicheren Varianten wie LibreOffice und OpenOffice besser bedient.

Fazit – Die besten Alternativen

Zieht man den Funktionsumfang als Bewertungsmaßstab heran, hat der Vergleich zwischen den sieben Office Alternativen zwei klare Sieger. Dabei handelt es sich um die Softwarepakete von OpenOffice und LibreOffice, die sich bis auf wenige Details gleichen. Allerdings ist die Zukunft von OpenOffice, wie bereits angesprochen, noch ungewiss. Im Hinblick auf den Sicherheitsaspekt liegt die Empfehlung daher klar bei LibreOffice.

Mac-User hingegen profitieren von Apples hauseigener Software iWork sowie von NeoOffice, zumal beide Produkte für das Betriebssystem optimiert sind. An dieser Stelle gilt die Faustregel: Wer niedrigere Ansprüche hat, nutzt iWork. Wer höhere Anforderungen stellt oder ein Softwarepaket für den professionellen Einsatz sucht, greift zum performanten NeoOffice.

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten nicht ausschließlich für Unternehmen oder Personen mit selbstständiger Tätigkeit. Es greifen gleichermaßen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Ohne das benötigte Wissen über derartige Pflichten landen wichtige Unterlagen oft zu früh im Abfall oder im Schredder. Dadurch fehlen später dringend benötigte Rechnungen, Verträge oder Kontoauszüge. Im weiteren Verlauf erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Dokumentenarten existieren.

Verstoß gegen Fristen: Bußgelder drohen

Unternehmen unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen. Die Frist umfasst bis zu zehn Jahre für steuerrelevante Dokumente. Anders gestaltet sich die Lage für Privatpersonen. Diesbezüglich existieren wenige klare Regelungen, die oft unbekannt sind. Aus diesem Grund besteht die Gefahr, dass Sie vermeintlich unwichtige Dokumente zu früh entsorgen. Das erweist sich gegebenenfalls rückblickend als Fehler. In diesem Fall geht die Wiederbeschaffung mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand einher. Fehlen bestimmte Dokumente, drohen Bußgelder, wenn Sie gegen gesetzliche Fristen verstoßen.

Auf dem heimischen Schreibtisch stapeln sich gerne die Papierberge mit Briefen, Rechnungen und anderen Unterlagen. Räumen Sie die Schriften auf, stellt sich bei jedem Dokument die Frage nach der Relevanz. Nicht alle Briefe gehören sofort in den Papierkorb. Einige Unterlagen sollten sie mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die nachfolgenden Informationen unterstützen Sie dabei, ein ordentliches Archiv mit den wirklich wichtigen Dokumenten zu führen.

Rechnungen von Handwerkern zwei Jahre aufbewahren

aufbewahrungsfristen rechnungIm Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen bei Privatpersonen existiert eine konkrete gesetzliche Vorschrift. Diese finden Sie in § 14 b, Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Hierin wirkt der Staat Schwarzarbeit entgegen. Er verpflichtet Privathaushalte, sämtliche Rechnungen von Handwerkern aufzubewahren. Alternativ akzeptiert das Gesetz einen Zahlungsbeleg oder eine „andere beweiskräftige Unterlage“.

Die Aufbewahrungsfrist beläuft sich auf zwei Jahre, sofern der Rechnungssteller nicht auf eine längere Zeitspanne hinweist. Grundsätzlich beginnt die Frist erst mit Ablauf des aktuellen Kalenderjahres. Stellt Ihnen ein Handwerker eine Rechnung im September 2017 aus, greift die Pflicht bis zum 31. Dezember 2019.

Durch die Nachweispflicht bezweckt der Gesetzgeber, dass Sie keine handwerklichen Tätigkeiten „unter der Hand“ in Auftrag geben. Bei einem Verstoß drohen Bußgelder bis zu einer Höhe von 500 Euro. Im Zusammenhang mit Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Fordert der Rechnungssteller in dieser Zeit den Betrag nicht ein, entfallen die Ansprüche.

Bankunterlagen mindestens drei Jahre archivieren

Weiter greifen keine anderen, konkret formulierten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Dennoch lohnt es sich, Unterlagen für einen gewissen Zeitraum zu archivieren. Das trifft auf Kontoauszüge zu. Gesetzlich liegt keine Verpflichtung zur Aufbewahrung der Kontoauszüge vor. Dennoch empfiehlt es sich, derartige Bankunterlagen in schriftlicher oder elektronischer Form mindestens über drei Jahre aufzubewahren. Mit ihnen weisen Sie beispielsweise die Zahlung von Rechnungen nach, falls der Rechnungssteller mit einer erneuten Forderung auf Sie zukommt. Bankbelege im Zusammenhang mit der Veräußerung einer Immobile heben Sie im Idealfall lebenslang auf, um den Verkaufspreis zu belegen. Verträge zu Krediten oder Sparguthaben archivieren Sie über deren komplette Laufzeit.

Gewährleistung – Rechnungen für die Reklamation

Die §§ 437 und 438 des BGB regeln die gesetzliche Gewährleistung. Hierbei handelt es sich um eine Mängelhaftung mit einer Verjährungsfrist von zwei Jahren ab Lieferung. Im Gewährleistungsfall fordert der Verkäufer von Ihnen die Rechnung. Aus diesem Grund liegt es nahe, Rechnungen über einen Zeitraum von zwei Jahren nach dem Kauf zu archivieren. Das trifft insbesondere auf hochpreisige Produkte wie PCs, Waschmaschinen, Fahrräder oder Kühlschränke zu. Ohne Rechnung akzeptieren Verkäufer in der Regel im Schadensfall den Anspruch auf Gewährleistung nicht. Legen Sie die Rechnung zusammen mit einem Zahlungsbeleg ab. Belege für den Bau eines Eigenheims heben Sie für etwaige Mängel mindestens fünf Jahre auf.

Aufbewahrungsfristen für Personen mit hohem Einkommen

Besondere Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten bei Vielverdienern. Erzielen Sie als Angestellter Einnahmen von mehr als 500.000 Euro jährlich, greift eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft sämtliche für die Steuer relevanten Dokumente. Dazu gehören beispielsweise die Kontoauszüge. Legen Sie die Unterlagen auf Nachfrage nicht vor, schätzt das Finanzamt die Steuer. Das geht für Sie gegebenenfalls mit hohen Nachzahlungen an den Fiskus einher.

Informationen zu Steuererklärung und Steuerbescheid

Unternehmen und Selbstständige verpflichtet das Gesetz zu einer Archivierung der Steuerunterlagen über mindestens zehn Jahre. Das gilt nicht für Sie als Privatperson. Dennoch empfiehlt es sich, Steuerbescheide ebenfalls über mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Bescheide erleichtern sämtliche Vorgänge, bei denen Sie einen Einkommensnachweis erbringen. Versieht das Finanzamt einen Steuerbescheid mit dem Zusatz „vorläufig“, heben Sie diesen bis zur endgültigen Festsetzung auf.

Im Zusammenhang mit der Steuererklärung erweist es sich als Vorteil, wenn Sie die zugehörigen Dokumente aufbewahren. Als Steuerzahler steht es Ihnen zu, diverse Ausgaben vom zu versteuernden Einkommen abzusetzen. Das Finanzamt besitzt das Recht, diesbezüglich Quittungen, Kontoauszüge oder Belege anzufordern. Heben Sie die relevanten Unterlagen mindestens so lange auf, bis Ihnen das Finanzamt den endgültigen Steuerbescheid schickt. Die Festsetzungsfrist beläuft sich auf vier Jahre. Während dieser Zeitspanne besteht prinzipiell die Möglichkeit, dass das Finanzamt eine Änderung vornimmt.

Persönliche Dokumente lebenslang aufbewahren

Sämtliche persönliche Dokumente und Urkunden heben Sie lebenslang auf. Dazu zählen beispielsweise Geburtsurkunde, Personalausweis, Reisepass, Stammbuch und Heiratsurkunde.

Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrer Bildung archivieren Sie ebenfalls Ihr ganzes Leben. Darunter fallen Abschlusszeugnisse der Schule, Ausbildungsurkunden oder die Zeugnisse von Hochschulen. Eine lebenslange Aufbewahrungsempfehlung gilt ebenfalls für sämtliche Unterlagen zur Rentenberechnung. Legen Sie zugehörige Dokumente so ab, dass Sie diese jederzeit wieder auffinden. Andernfalls fällt es schwer, die berechneten Rentenansprüche zu überprüfen und bei Bedarf anzufechten.

Tipp: Digitale Archivierung nutzen

Unter Berücksichtigung der erläuterten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen entsteht über die Zeit ein umfangreiches Archiv an Aktenordnern. Darunter leidet die Übersichtlichkeit und es gestaltet sich als schwierig, das gesuchte Dokument zielgerichtet zu finden. Die Digitalisierung bietet an dieser Stelle interessante Möglichkeiten. Mit einer abgesicherten, onlinebasierten Datenbankverwaltung speichern Sie alle wichtigen Unterlagen in digitaler Form. Das erspart Ihnen langwieriges Suchen und schafft Stauraum in der Wohnung.

Fazit zu den erläuterten Fristen und Empfehlungen

Die vorangegangenen Abschnitte lieferten Ihnen wertvolle Informationen zu unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Beachten Sie die Empfehlungen beziehungsweise gesetzlichen Vorgaben. Werfen Sie keine Dokumente vorzeitig weg, stehen Ihnen die erforderlichen Unterlagen im Bedarfsfall zur Verfügung. Um große Archive in Papierform zu vermeiden, empfiehlt sich die Digitalisierung von Rechnungen, Kontoauszügen oder anderweitigen Belegen.

DMS vs. Dropbox

DMS oder Dropbox? Die Vor- und Nachteile im Überblick

Um heutzutage im Team effektiv zu arbeiten, ist es zwingend notwendig, dass jeder Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort Zugriff auf die elektronischen Daten und Dokumente hat. Unternehmer, die dazu die erforderlichen Voraussetzungen schaffen müssen, können zwischen Software und cloudbasierten Lösungen verschiedener Anbieter wählen. Einige Dienste können im gewissen Umfang gratis genutzt werden, anspruchsvollere Lösungen wie zum Beispiel das DMS docuplus sind kostenpflichtig. Ein Vergleich der Angebote soll Sie dabei unterstützen, die Lösung zu finden, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und die erforderliche Sicherheit gewährleistet.

DMS und Dropbox bieten beide Möglichkeiten der Archivierung

Die digitale Archivierung ist mittlerweile Pflicht

Was bietet Dropbox?

Der Name dieses Filehosting-Dienstes, der von der US-amerikanischen Firma gleichen Namens angeboten wird, ist anschaulich: „to drop“ heißt fallen lassen, „box“ ist die Schachtel, in der die einfach abgelegten Daten aufgefangen und bis zum nächsten Gebrauch aufbewahrt werden. Tatsächlich ist es den Entwicklern dieses Dienstes gelungen, Daten so zu speichern, dass ein oder auch mehrere Nutzer mit jedem elektronischen Endgerät auf die zuvor hochgeladenen Dokumente zugreifen können. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Den Dienst kann man über Browser oder App nutzen. Die Nutzung ist mit allen gebräuchlichen Betriebssystemen möglich. Ein DMS im engeren Sinne ist diese Lösung jedoch nicht. Das sollten Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.

Was leisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich elektronische Dokumente sicher und gesetzeskonform archivieren und effektiv verwalten. Das geschieht mit Hilfe komplexer Datenbanken und Softwarelösungen, die von hochspezialisierten Experten entwickelt werden. Der Vorteil der DMS liegt auf der Hand: Die Daten werden übersichtlich archiviert. Die Zugriffsrechte können genau definiert werden, sodass die Zusammenarbeit im Team leicht zu organisieren ist und dennoch für ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz gesorgt ist. Jeder Mitarbeiter hat zu jeder Zeit alle erforderlichen Daten im aktuellen Status zur Verfügung. Ein Abgleichen der Datensätze ist nicht erforderlich, wodurch Fehlerquellen vermieden werden.

Sicherheit hat oberste Priorität

Dieser Grundsatz gilt nicht allein auf hoher See, sondern auch beim Austausch von Daten im Internet und der Online-Speicherung von Dokumenten, Fotos und anderen Dateien. In puncto Sicherheit haben Dokumenten-Management-Systemeim direkten Vergleich mit cloudbasierten Lösungen zweifelsfrei die Nase vorn. Arbeiten Sie mit Dropbox oder anderen Filehosting Diensten müssen Sie unbedingt bedenken, dass Sie nicht wissen, wer Zugang zu Ihren – möglicherweise sehr sensiblen Daten hat. Die Daten, die mit Dropbox gespeichert werden, landen auf einem Server, der in den vereinigten Staaten steht. Serverstandort USA – das ist ein gravierender Nachteil dieses Angebotes, den insbesondere Unternehmer, aber auch private Nutzer nicht unterschätzen dürfen.

Immer wieder geriet Dropbox in der Vergangenheit in die Kritik, weil Daten und Passwörter der Kunden ganz offensichtlich in falsche Hände gelangen konnten. Kritiker befürchten außerdem, dass sich staatliche Stellen und Geheimdienste für die gespeicherten Daten interessieren.

Dropbox scheint auf den ersten Blick die günstigere Alternative

Dropbox ist im Basic-Tarif kostenlos

Gratis ist nicht in jedem Falle günstig

Ein wichtiger Aspekt, der für viele Anwender beim Vergleich von DMS und Dropbox eine zentrale Rolle spielt, sind die anfallenden Kosten. Die US-Amerikaner arbeiten mit einem Modell, das auf den ersten Blick sehr kundenfreundlich erscheint. Im sogenannten Basic Tarif kann der Nutzer bis zu 2 GB Speicher kostenlos nutzen. Wer beispielsweise Bilddokumente speichern will, kommt damit schnell an die Grenzen und muss dann ziemlich tief in die Tasche greifen.

Mit DMS sicher im Team arbeiten und übersichtlich archivieren

Entscheiden Sie sich für ein DMS, entstehen Ihnen zwar Kosten, doch Sie werden sehen, dass sich diese Investition lohnt. Sie bekommen eine zertifizierte Lösung, die Ihnen in jeder Hinsicht ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Server stehen in Deutschland. Das heißt, es gelten die deutschen Datenschutzrichtlinien, die im Vergleich zu vielen anderen Ländern deutlich höhere Sicherheitsstandards vorschreiben.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie zum Beispiel docuplus, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre tägliche Arbeit noch effektiver erledigen. Arbeitet man im Team, kann jeder auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Dabei kann exakt festgelegt werden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Es entfällt die Kontrolle der Datensätze. Jeder im Team ist jederzeit auf dem Stand und kann den Fortschritt der Bearbeitung verfolgen.

Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von einer professionellen Archivierung der Daten. Nerven- und zeitraubendes Suchen von bestimmten Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Mit dem Dokumenten-Management-System kann jedes einzelne Dokument mit Hilfe der Suchfunktion schnell aufgefunden werden. Außerdem ist Ihr Unternehmen mit der DMS-Archivierung auch bei der Zusammenarbeit mit den Ämtern und Behörden auf der sicheren Seite, weil die Archivierung zuverlässig und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Das ist ein wesentlicher Vorteil, den jede Unternehmensleitung hoch zu schätzen weiß.

Buchführung

Korrekte Buchführung vermeidet Ärger mit dem Finanzamt 

Kein Unternehmer ist von außerordentlichen Steuerprüfungen, Nachprüfungen oder hohen Forderungen von Seiten des Fiskus begeistert. Wer der Steuerpflicht unterliegt – und das ist in der Regel jeder Unternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende sowie Arbeitnehmer, muss sich an die gesetzlichen Vorgaben des Finanzamtes halten oder mit Repressalien rechnen. Die Buchführung nimmt bei selbstständigen und gewerblich Tätigen Menschen einen wichtigen Bestandteil der Arbeitsleistung und viel Zeit in Anspruch.

Wichtig: Ab einem Jahresumsatz von 500.000 Euro ist der Steuerprüfer ein jährlicher „Gast“. Dieser schreitet bei kleinsten Fehlern in den Belegen oder der Zuwiderhandlung bei Aufbewahrungsfristen ein.

Die Dokumentenaufbewahrung – Fristen nach § 147 AO

Aufbewahrt werden müssen alle Belege und Dokumente, die im direkten Zusammenhang mit dem Unternehmen und mit der Steuerpflicht stehen. Jahresabschlüsse und Inventar– sowie Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Geschäftsbriefe und Zollanmeldungen sowie Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Um die Übersicht zu behalten und im Falle einer außerordentlichen Buchprüfung handlungsfähig zu bleiben, muss die Buchführung korrekt und vollständig realisiert werden. Unternehmer können sich an ein Steuerbüro wenden oder den Vorteil einer leicht verständlichen und präzise arbeitenden Software zur Buchhaltung nutzen. Private Unterlagen sind strikt von Geschäftsunterlagen zu trennen, was bereits einen wichtigen Teil der Transparenz ausmacht.

Richtig organisieren und Richtlinien einhalten

Buchführung OrganisationDie Dokumentation der Buchführung vereinfacht nicht nur die Arbeit des Steuerprüfers, sondern spart auch dem Unternehmer Zeit. Wer den Überblick behält, sorgt automatisch für Transparenz und schließt die Problematik von Unklarheiten in der Steuererklärung aus.

Alle Dokumente aus dem Geschäft werden aufbewahrt, auch wenn es sich nur um eine Preisliste oder eine Auftragsbestätigung handelt. Durch die in Reihenfolge realisierte Anordnung und ein professionelles Ordnungssystem vereinfacht sich die Buchhaltung und der Ärger mit dem Fiskus bleibt aus. Auch wenn man einige nicht speziell aufgeführte Dokumente bereits nach 6 Jahren vernichten kann, empfiehlt sich die Aufbewahrung der Vollständigkeit halber für den gesamten Zeitraum von 10 Jahren.

Die richtige Archivierung von Dokumenten

Papier muss von Feuchtigkeit und feuergefährdeten Plätzen ferngehalten werden. Für physische Dokumente und Aktenordner empfehlen sich spezielle Büroschränke, die vor Nässe und Hitze schützen und obendrein die Sauberkeit und Lesbarkeit der Unterlagen erhalten. Denn der Verlust durch einen Brand oder die Beschädigung durch Nässe hebt die Aufbewahrungspflicht nicht auf und wird bei einer Steuerprüfung zum Problem.

Die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen erfolgt im Land der Steuerpflicht. Sollte ein Outsourcing innerhalb der EU gewünscht sein, handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Verlagerung. Hier muss man die Buchhaltung elektronisch aufsetzen und damit Nachvollziehbarkeit bieten.

Empfehlungen zur richtigen Buchführung

Mit einem Dokumentenmanagement-System erhöhen sich die Flexibilität und Effizienz. Generell hat die Buchführung am Computer mit einer Lagerung in virtuellen Datenräumen an Bedeutung gewonnen. Belege und Rechnungen werden sowohl online wie offline aufbewahrt und kategorisch abgelegt. Die Kosten zur Archivierung sinken und mit einem entsprechenden System bleibt es aus, dass man Aufbewahrungsfristen unterschreitet.

Folgen bei Nichteinhaltung der Fristen

Jede Zuwiderhandlung gegen die Aufbewahrungsfrist wird als steuerliche Straftat und eine Verletzung der Buchführungspflicht gewertet. Schätzt das Finanzamt die Umsätze, fällt diese Form der „Berechnung“ immer zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus. Bei grober Zuwiderhandlung oder dem Verdacht der Steuerhinterziehung sind Geld- und Freiheitsstrafen möglich. Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen mit Geschäftspartnern können unauffindbare Dokumente zur Belastung aufgrund nicht vorhandener Beweise führen.

Fazit: Ein Datenmanagement-System vereinfacht die Buchführung und beugt den hohen Kosten der Buchhaltung durch ein Steuerbüro vor. Fristen werden eingehalten, der Verlust von Dokumenten und wichtigen Belegen vermieden und Ordnung im System geschaffen. Dabei sparen Unternehmer viel Zeit und Geld, da die online Archivierung einfacher und kostengünstiger ist.

Projektsteuerung

So setzen Sie DMS erfolgreich bei der Projektsteuerung ein

Die Projektsteuerung ist innerhalb eines Unternehmens eine der schwierigsten Aufgaben. Die Prozesse innerhalb eines Projektes müssen so ausgerichtet werden, dass das Projektziel erreicht werden kann. Die Steuerung eines Projektes muss nicht zwingend von der gleichen Person übernommen werden, die auch die Leitung hat. Die Steuerung eines Projektes zieht sich durch alle Phasen angefangen von der Vorbereitung bis hin zum Abschluss. Bei jedem Projekt, unabhängig von seiner Größe, fallen auch zahlreiche Dokumente an. Über das gesamte Projekt durchlaufen auch die Dokumente mehrere Zyklen, damit für die Projektsteuerung immer die aktuellsten Dokumente zur Verfügung stehen, ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) notwendig.

Dokumente richtig verwalten

Unter DMS versteht man weniger ein eigenes System, sondern mehr die Strategie im Umgang mit Dokumenten im Laufe eines Projektes. Ein einziges Dokument kann im Rahmen eines Projektes von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Es wird oft mehrmals verändert und beinhaltet verschiedene Metadaten. Alle diese Informationen rund um ein einzelnes Dokument müssten verwaltet werden. Ist dies nicht der Fall, kann es passieren, dass Mitarbeiter mit einem veralteten Dokument arbeiten und dadurch redundante Arbeiten gemacht werden. Eine Versionierung der Dokumente mithilfe eines DMS trägt entscheidend zur Projektsteuerung bei. Anhand des Fortschritts der Bearbeitung von Dokumenten können Informationen gewonnen werden, die für die Steuerung relevant sind. Gegebenenfalls müssen Aktionen gesetzt werden, um Rückstände aufzuholen und bestimmte Zielvorgaben zu erreichen. Ohne funktionierendes DMS kann die Projektsteuerung erheblich behindert werden. Wichtige Dokumente sind nicht auffindbar oder es wurde nicht vermerkt welcher Mitarbeiter, wann daran gearbeitet hat. Dies führt dazu, dass aufgrund mangelnder Informationen nicht die richtigen Entscheidungen für die Steuerung eines Projektes getroffen werden können. DMS ist damit ein wichtiger Baustein einer funktionierenden ProjektsteuerungProjekt Planung

Schluss mit dem Dokumentenchaos

Mithilfe eines DMS kann der Überblick behalten werden, die für eine erfolgreiche Projektsteuerung zwingend erforderlich ist. Damit ein DMS funktioniert, muss es aber durchdacht sein wie jenes von www.docuplus.net. Darüber können Dokumenten zentral in einer Cloud verwaltet werden. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter, egal von welchem Gerät sie darauf zugreifen, sicher sein können, dass sie an der aktuellsten Version arbeiten. Über die Volltextsuche kann nicht nur nach Schlagwörtern in den Dokumenttiteln gesucht werden, sämtliche Inhalte werden auf Basis der eingegebenen Schlagworte gefiltert. Damit die Daten sicher abgelegt sind, werden die Dateien zusätzlich verschlüsselt und sind so vor unbefugtem Zugriff geschützt.

interne Kommuniaktion

DMS und interne Kommunikation

Wie läuft die interne Kommunikation in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen ab? Was bei einer Anzahl von maximal 10 Mitarbeitern noch in persönlichen Gesprächen funktioniert, ist schon bei Betrieben mit mehrere Abteilungen fast nicht mehr denkbar. Es müssen Lösungen für die interne Kommunikation geschaffen werden. DMS (Dokumentenmanagement System) heißt meist die Antwort auf die Frage, wie Kommunikation trotzdem funktionieren kann. Aber welche Aufgaben kann ein gutes DMS erleichtern und was nutzt es bei betrieblichen Abläufen?

Weshalb ist ein DMS nötig?

Wenn nicht alle Mitarbeiter an einem Standort sitzen, fängt die Problematik häufig bereits an: Jeder sollte immer und überall erreichbar sein, seien Arbeitsergebnisse ablegen und gemeinsam mit seinen Kollegen an Dokumenten arbeiten. Auf eine große Distanz ist das nur zu meistern, wenn die interne Kommunikation reibungslos funktioniert. Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit zur Ablage gemeinsamer Dokumente. Jeder, der daran arbeitet, lädt das Dokument herunter, nimmt seine Änderungen vor und lädt es wieder hoch – So kann auch gemeinsam, aber trotzdem nie parallel und damit doppelt, gearbeitet werden. Deadlines werden so leichter eingehalten und für alle Beteiligten ist schnell ersichtlich, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Diese Dokumente können im täglichen Betrieb wichtig sein

Mitarbeiter sind häufig auf der Suche nach den selben Dokumenten und suchen meist regelmäßig das Gleiche. Das können Arbeitsanweisungen sein, Vorlagen (Urlaubsanträge, Informationen zur Gleitzeit, u.v.m.). Stellt man sich nun vor, dass jeder Mitarbeiter immer wieder seine Kollegen fragen müsste, wo er diese oder jene Information findet, geht vor allem jede Menge Zeit verloren und ein großes Chaos entsteht. Die Suche nach etwas sollte in einem gut organisierten Unternehmen keine wesentliche Rolle spielen. Wichtige Listen und Anordnungen können dort ebenso abgelegt werden wie Arbeitspapiere. Beachtet werden sollte im Unternehmensalltag, dass die interne Kommunikation allerdings in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite ist. Vertrauliche Dokumente dürfen nur jenen Personen zugänglich sein, die diese auch sehen dürfen.

Und wie funktioniert die interne Kommunikation?

Ein gutes DMS beinhaltet auch alle laufenden und abgeschlossenen Projekte und liefert alles, was dazu gehört. Einzelne Aufgabe der beteiligten Mitarbeiter können dort einfach hinterlegt werden. Die interne Kommunikation innerhalb eines Projektes ist oftmals die Frage, wie der Projekt- bzw. Aufgabenstatus denn nun gerade ist. Das DMS liefert diese Antwort sofort. Wer arbeitet gerade an welchen Aufgaben, wie weit ein ein Status fortgeschritten, verschiebt sich die Endphase? Alle diese Fragen können beantwortet werden ohne zahlreiche Personen hierfür kontaktieren zu müssen. Für die interne Kommunikation ist allerdings selbst bei einem sehr guten DMS unerlässlich, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte es auch wirklich verwenden. Das heißt: Eigene Projekte und Aufgaben müssen innerhalb des DMS gepflegt werden und wer fündig werden möchte, muss sich auch darauf verlassen, dass alle relevanten Informationen dort abgelegt werden und veraltete Dokumente durch aktuelle Versionen ersetzt werden.

Große Datei versenden

Große Datei versenden einfach gemacht

Eine große Datei versenden ist auch heutzutage nicht ohne Weiteres möglich. Bei den üblichen E-Mail-Anbietern gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße. Wie können Sie besonders große Dateien aber trotzdem über das Internet versenden?

Auch wenn die technische Entwicklung in den letzten Jahren rasant vorangeschritten ist: Noch immer kann der Versand von großen Dateien über das Internet Probleme bereiten. Große Datenmengen im Anhang einer E-Mail zu versenden geht beispielsweise nicht.

Da der Austausch großer Dateien aber immer wichtiger wird, gibt es hier eine Reihe von Lösungen am Markt. Einige davon sind kostenlos, andere hingegen kostenpflichtig. Wer geschäftliche Daten übertragen möchte, sollte auf eine professionelle Lösung Wert legen.

Besonders einfach: Die Übertragung von Dateien im gleichen Netzwerk

Müssen Dateien nur zwischen Computern im gleichen Netzwerk übertragen werden, kann dies beispielsweise direkt über das WLAN geschehen. Ein spezieller Dienst ist hierfür nicht erforderlich. Alternativ kann die Übertragung auch per USB erfolgen. Hier ist natürlich eine besonders hohe Datensicherheit gegeben.

Große Dateien in der Cloud versenden

Wenn die Datei in ein anderes Netzwerk übertragen werden soll, dann wird sehr wahrscheinlich ein Filehoster zur Anwendung kommen. Hier werden Dateien online in der Cloud gespeichert. Die Datei wird also einfach hochgeladen und kann dann, sofern die jeweiligen Zugriffsberechtigungen vorliegen, auch auf anderen Computern heruntergeladen werden.

Die Auswahl an verschiedenen Cloud- und Filehosting-Anbietern ist groß. Gerade wenn es sich um sensible Daten oder geschäftliche Dateien handelt, sollte die Cloud-Lösung mit Bedacht gewählt werden.

Zu den meistgenutzten Filehostern gehören beispielsweise Dropbox und OneDrive, welches zu Microsoft gehört.

Große Datei versenden über ein Dokumenten-Management-System

Wer Dateien im geschäftlichen Umfeld austauschen will, sollte auch die Option eines professionellen Dokumenten-Management-Systems, auch DMS genannt, in Betracht ziehen. Ein DMS bietet vielfältige Optionen, um Dateien und Software zu verwalten und zu nutzen.

Zu den Vorteilen bei einem hochwertigen DMS gehört zum Beispiel die Datensicherheit in der Cloud, der Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien und Unterlagen durch Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an den Dateien.

Der Versand großer Dateien ist mit einem Dokumenten-Management-System ebenfalls kein Problem. Dateien können einfach hochgeladen und auf einem anderen Computer wieder heruntergeladen werden.

Die Sicherheit beim Versand von Dateien über ein DMS

Die Bandbreite an Cloud-Diensten und Filehostern ist groß. Nicht alle sind aber dazu geeignet, sensible Dateien zu hosten.

Bei der Auswahl eines DMS sollte daher unbedingt auf die Datensicherheit geschaut werden. Werden die Dateien beispielsweise nur verschlüsselt übertragen? Was passiert, wenn die Server der Cloud ausfallen? Sind die Daten dann trotzdem sicher gespeichert? Und welchen Zugriff hat der Hoster selbst auf die Daten?

Viele deutsche Unternehmen haben Probleme damit, ihre Daten bei internationalen Anbietern zu speichern. Das trifft vor allem auf amerikanische Anbieter zu, die zahlreich auf dem Markt vertreten sind. Ein Beispiel hierfür ist Dropbox.

In einem solchen Fall sollte man auf einen DMS-Anbieter zurückgreifen, der die Daten nur auf deutschen Servern speichert. Damit ist gewährleistet, dass der Anbieter im Rahmen der deutschen Gesetze handeln muss.

Die verschiedenen Optionen, um große Dateien zu verschicken

Wenn eine Datei zu groß ist, um per E-Mail versendet zu werden, muss auf andere Optionen zurückgegriffen werden. Soll die Übertragung im gleichen Netzwerk stattfinden, kann dies einfach über das WLAN oder per USB geschehen.

Ansonsten bietet sich der Versand über die Cloud an. Hier ist es ohne Probleme möglich, auch extrem große Dateien und Datenpakete zu versenden. Das kann auch über ein DMS geschehen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters sollte gerade in einem geschäftlichen Umfeld auf die Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes geachtet werden.

Die Aufbewahungspflicht fuer Selbststaendige

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Selbstständige

Der selbstständig Tätige hat in unserer Arbeitswelt ein Menge Verpflichtungen. Eine dieser vielen Verpflichtungen betrifft die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Hier ist es die Vorschrift des § 147 AO, die aus steuerrechtlicher Sicht elementare Regelungen enthält.

Die Aufbewahrungsfristen

Wenn es für den Selbstständigen um die Aufbewahrungspflicht von betrieblichen Unterlagen geht, dann sind regelmäßig zwei Fristen zu beachten. Es gibt eine Frist von sechs und eine Frist von 10 Jahren. Dies ist explizit in der vorbezeichneten Vorschrift geregelt. Aber auch aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB ergeben sich die gleichen Fristen. Es gibt aber auch Ausnahmen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten laufen nämlich dann nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und die betreffenden Unterlagen für die Finanzbehörden von Relevanz sind. Dies kann dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen in Einzelfällen deutlich länger ausfallen können.

Dies gilt namentlich auch in den Fällen, wenn gegen einen Selbstständigen beispielsweise steuerstrafrechtliche Ermittlungen angestrengt worden sind, aber auch in den Fällen einer vorläufigen steuerlichen Festsetzung oder einer steuerlichen Außenprüfung. Im Übrigen beginnen die Aufbewahrungsfristen grundsätzlich erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem beispielsweise von dem Steuerberater der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wird der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015 im Laufe des Jahres 2016 fertiggestellt, so beginnt die Aufbewahrungspflicht für diesen Jahresabschluss mit Schluss des Jahres 2016.

Dasselbe gilt zum Beispiel für eingehende oder ausgehende Rechnungen. Für Rechnungen, die im Laufe des Geschäftsjahres 2016 ein- oder ausgehen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Jahres 2016 zu laufen. Eine detaillierte Regelung hierzu enthält der Abs. 4 der oben genannten Vorschrift.

Die betroffenen Unterlagen

Die Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten demnach für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, allerdings nur soweit diese für den Fiskus von Bedeutung sind. Alle anderen in § 147 AO aufgelisteten geschäftlichen Unterlagen beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie unter anderem Rechnungen unterliegen grundsätzlich den Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.

Dies bedeutet in der Praxis, dass grundsätzlich jeder Selbstständige die einzelnen Geschäftsvorfälle betreffende sämtliche Rechnungen für regelmäßig zehn Jahre aufbewahren muss.

Adressat dieser Aufbewahrungspflichten

Eine nächste Frage ist die, welcher Selbstständige konkret von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen ist. Auch hier geben die Regelung in der Abgabenordnung in Verbindung mit dem Umsatzsteuergesetz eine Antwort.

Wer beispielsweise aus einem Gewerbebetrieb Gewinn von über 60.000 EUR oder einen Umsatz von über 600.000 EUR im Geschäftsjahr erwirtschaftet hat, ist verpflichtet, Bücher zu führen und damit auch verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen etc. zu beachten. Es gilt hier der Grundsatz, dass derjenige, der handelsrechtlich zur einer kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist, auch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen etc. zu beachten hat.

Da Kleingewerbetreibende und Freiberufler grundsätzlich nicht buchführungspflichtig sind, gelten für diese die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig nicht. Allerdings sollte auch hier beachtet werden, dass auch diese Berufsgruppen aus umsatzsteuerrechtlicher Pflicht Betriebseinnahmen aufzuzeichnen haben. Auch hier gilt dann wieder der Grundsatz, dass steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind. Sinn und Zweck dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es eben, den zuständigen Finanzbehörden zu ermöglichen, aufgrund der vorhandenen geschäftlichen Unterlagen die Steuer korrekt zu ermitteln.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Sofern Sie als Gewerbetreibender oder auch Freiberufler diese Aufbewahrungspflichten nicht einhalten, kann dies zu schwerwiegenden Sanktionen führen. Im Regelfall wird es dann zu einer Steuerschätzung kommen. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass diese Steuerschätzung wesentlich höher ausfällt, als wenn eine steuerliche Festsetzung auf der Grundlage vorhandener Geschäftsunterlagen erfolgt. Im Übrigen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten zu strafrechtlichen Verurteilungen führen. Diese Gefahr besteht vor allem in den Fallkonstellationen, in denen noch zusätzlich weitere Steuerstraftatbestände verwirklicht worden sind.

Fazit: Insgesamt ist er sehr wichtig, sich an diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu halten. Bei Unklarheiten sollten Sie auf jeden Fall einen fachmännischen Rat einholen, damit Sie seitens der Finanzbehörden keine Sanktionen zu erwarten haben.

Die Aufbewahrungspflicht mit einem DMS einhalten

Als Unternehmer kennen Sie die Pflicht, gewisse Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufzuheben. Damit ist ein individuelles Document Management System, kurz auch als DMS bezeichnet, gefragt. Darin können Sie Kaufbelege, gewisse Korrespondenzen oder Versicherungspolicen sicher und richtig aufbewahren, um Sie im Fall der Fälle der Finanz- oder einer sonst befugten Behörde vorweisen zu können.

Für das DMS gibt es keine Ausnahmeregelung

Kleinunternehmer, Freiberufler, aber auch Unternehmer müssen also sämtliche Dokumente, die in Zusammenhang mit einem Kauf, mit der Korrespondenz oder mit einer Versicherung stehen, aufheben. Wenn Sie sich jetzt fragen, ob es hier Ausnahmeregelungen gibt, so ist dies grundsätzlich zu verneinen. Sie können alle Dokumente digital speichern, wobei Sie bei gewissen Fällen auch das papierbasierte Original nicht vernichten dürfen. Das betrifft vor allem Versicherungspolicen, aus denen Sie einen Leistungsanspruch lukrieren können, also zum Beispiel eine Renten- oder Lebensversicherung.

Auch für Bilanzen und Jahresabschlüsse gilt diese Regelung ebenso wie für sämtliche Dokumente, für die Sie in Deutschland eine Vorsteuer geltend machen möchten, allerdings im Inland dazu keinen Umsatz generiert haben. Dies ist in § 62 Abs. 2 UstDVgenau geregelt. Eine Aufbewahrung der Originaldokumente empfiehlt sich auch in Zusammenhang mit Immobilien.

Regelung der Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich erstreckt sich die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, auf sämtliche juristische und natürliche Personen. Geregelt ist sie individuell aus dem § 147 AO oder § 257 HGB bzw. § 14 UstG. Aus diesen Paragraphen ergeben sich auf die Fristen zur Aufbewahrungspflicht, wobei sich diese zum Einen nach der Dokumentenart selbst richtet, zum anderen aber auch nach der Frage, wer das Dokument warum aufbewahrt.

Grundsätzlich müssen Sie als Gewerbetreibender mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren rechnen. Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen alle Buchungsbelege, Schriftstücke die Organisation Ihres Unternehmens betreffend und die kompletten Jahresabschlüsse mit den vollständigen Lagerberichten.

Zusätzlich kann es auch um die Eröffnungsbilanz sowie alle den Zoll betreffenden Dokumente und eine Verzeichnis über das Inventar gehen. Grundsätzlich können Sie sich einfach daran orientieren, dass alles aufbewahrt werden sollte, was Sie im Falle einer Steuerprüfung zur Vorlage benötigen.

DMS für die zeitgemäße Aufbewahrung

Grundsätzlich ist die Aufbewahrung von Rechnungen oder Kaufbelegen in Form eines DMS natürlich zeitgemäß. Zudem ist sie auch vom Gesetzgeber erlaubt, der allerdings die genannten Ausnahmen verfügt hat. Festgelegt ist dies alles im § 14 UstG, der die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellungen von Dokumenten exakt regelt. Dazu gehört, dass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, auch dokumentiert werden, vor allem aber müssen Sie auch etwaige Fehler beim Scannen in einem extra Protokoll festhalten.

Die Person in Ihrem Unternehmen, die für das DMS zuständig ist, muss dazu geeignet und entsprechend von Ihnen autorisiert sein. Das DMS in Ihrem Betrieb muss umfassend den Anforderungen nach individueller Dokumentation der Metadaten und der kompletten Revisionssicherheit gerecht werden. Beachten sollten Sie außerdem, dass Sie die Originale erst nach einer neuerlichen Datensicherung vernichten dürfen, wobei dies als rechtskonform gilt, wenn es § 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO als zulässig erklärt.

Vorteile von DMS liegen auf der Hand

Grundsätzlich ist die digitale Archivierung von Dokumenten, sofern sie den rechtlichen Grundlagen entspricht, praktisch. Denn sie schafft nicht nur Platz, sondern eröffnet Ihnen im Unternehmen eine neue Form der Zusammenarbeit. Unabhängig von individuellen Standorten können Ihre Mitarbeiter oder Sie über den Browser auch von mobilen Geräten darauf zugreifen.

Das spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Ressourcen der Mitarbeiter. Viele Anbieter für DMS bieten zudem extra Features neben der standardmäßigen Digitalisierung an, wie etwa Notizfunktionen innerhalb eines Dokumentes selbst. Damit wird die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zusätzlich erleichtert. Eine professionelle DMS schützt Ihre Daten auch vor Diebstahl und Feuer- sowie Wasserschäden.

Aufbewahrungsfristen fuer Privatpersonen

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Privatpersonen

Lediglich für Arbeitnehmer mit Einnahmen von mehr als 500.000,00 Euro pro Jahr gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Diese Frist gilt für sämtliche Dokumente, insbesondere für alle steuerlich relevanten Unterlagen, zu denen vor allem die Bankbelege zählen.

Handwerkerrechnungen

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG sind Handwerkerrechnungen, die für erbrachte Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück oder einer Wohnung gelten, generell auch von Privatpersonen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht besteht für zwei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in welchem sie erstellt wurden. Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 500 EUR verhängt werden.

Die Handwerkerrechnungen dienen als Nachweis dafür, dass für die Handwerksarbeiten eine ordnungsgemäße Abrechnung und Versteuerung vorliegt. Für Handwerksarbeiten, die eine Gewährleistungspflicht beinhalten, empfiehlt sich sogar eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.

Kaufbelege / Quittungen

Auch ohne Aufbewahrungsfristen gilt für sämtliche Kaufbelege für den Zeitraum des Gewährleistungsanspruches gemäß § 437 BGB eine Aufbewahrungsempfehlung, um mögliche Reklamationen zu erleichtern. Der Gewährleistungsanspruch beträgt in der Regel zwei Jahre, während die Herstellergarantie meist nur für ein Jahr gilt.

Für hochwertigere Güter (Notebook, Handyetc.) sollte man die Rechnungen länger aufbewahren, da diese bei einem Diebstahl als Wertnachweis für die Hausratsversicherung dienen. Rechnungsansprüche verjähren mit Ende des dritten Jahres nach Fälligkeit.

Bankunterlagen

Für einmalige Zahlungen empfiehlt es sich, private Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen als Zahlungsnachweis mindestens zwei Jahre aufzuheben. Seit dem 01.01.2002 besteht die Möglichkeit, sämtliche Belege für mehrfach getätigte Zahlungen (z. B. Miete, Unterhalt) noch vier Jahre lang als Beweis heranzuziehen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, Verträge über Sparguthaben oder Kredite über die gesamte Laufzeit aufzubewahren. Dauerhaft abgeheftet werden sollten sämtliche Belege für Immobilien, um bei einem späteren Verkauf die Wertermittlung zu erleichtern.

Versicherungen

Auch für Versicherungen existieren keine generellen Aufbewahrungsfristen. Sinnvollerweise werden sämtliche Versicherungsunterlagen wie Verträge, Änderungen und Statusberichte über die gesamte Vertragslaufzeit abgeheftet. Lediglich Prämienschreiben, in denen der jeweils anfallende Versicherungsbetrag eingefordert wird, können bedenkenlos nach der Zahlung entsorgt werden. Unterlagen für eine Lebensversicherung sollten grundsätzlich aufbewahrt werden, da die Auszahlungsmitteilung der Versicherungsgesellschaft eventuell für steuerliche oder erbrechtliche Vorgänge von Bedeutung ist.

Gleiches gilt auch bei vorzeitiger Kündigung der Lebensversicherung. Denn nach der aktuellen Rechtsprechung besteht die Möglichkeit, aufgrund unzulässiger Kündigungsklauseln Nachschläge einzufordern. Dieses wäre nur mithilfe der Originalunterlagen möglich. Für den Fall, dass eine Abbuchungsvollmacht vorliegt, ist die Bestätigung über dieVersicherungskündigung bis zur nächst fälligen Zahlung aufzubewahren.

Wohnungs-/Mietunterlagen

Für Wohnungs- und Mietunterlagen gibt ebenfalls keine Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich, nach Beendigung des Mietverhältnisses alle relevanten Unterlagen wie Mietverträge, Mietänderungen, Übergabeprotokolle über einen Zeitraum von drei Jahren aufzubewahren. Denn Ansprüche aus Mietverträgen verjähren nach Ablauf von drei Jahren. Nebenkostenabrechnungen können sogar bis zu einem Jahr angefochten werden.

Daher sollten Nebenkostenabrechnungen zum Vergleich einzelner Posten ebenfalls für 3 Jahre abgeheftet werden. Es empfiehlt sich, sämtliche Belege für einen Haus- oder Wohnungskauf, die für eine Wertermittlung relevant wären, dauerhaft aufzuheben.

Steuerunterlagen

Für alle relevanten, die Einkommensteuer betreffenden Unterlagen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Allerdings werden die Steuerbescheide rückwirkend für Anträge auf steuerliche Zuschüsse (z. B. für Kindergärten, Pflegegeld) benötigt. Vorläufige oder unter Vorbehalt ergangene Steuerbescheide sind ebenfalls zu abzuheften.

Das Finanzamt kann diese bis vier Jahre rückwirkend ändern, wenn beispielsweise nachträglich neue steuerlich relevante Tatsachen bekannt werden. Bei Verdacht der Steuerhinterziehung können Unterlagen sogar bis zu zehn Jahre herangezogen werden.

Renten- und Arztunterlagen

Auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen empfiehlt es sich, sämtliche Unterlagen, die für einen Rentenanspruch relevant sind, bis zur endgültigen Klärung und Bestätigung abzuheften. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen, Einkommensnachweise und Zeugnisse. Röntgenbilder und Arztberichte sollten für eine eventuell spätere Diagnosestellung ebenfalls lebenslang aufgehoben werden.