Das Format PDF/A – Das kann es!

Fast jeder hat sie auf seinem Computer: Eine Software, um PDF-Dateien zu erstellen. Denn wenn man seine mühsam formatierten, dekorierten und optimierten Dateien an andere verschicken möchte, sollte der Empfänger auch das zu sehen bekommen, was der Ersteller fabriziert hat. Eine PDF-Datei als unveränderbare Version eines Dokuments, ist hierfür bestens geeignet. Doch was hat es denn jetzt eigentlich mit dem PDF/A-Format genau auf sich?

Von dem 1993 entwickelten Dateiformat aus dem Hause Adobe gibt es mittlerweile unterschiedliche Spezialformate. Mit diesen werden die vielfältigen Anforderungen der verschiedenen Branchen abgedeckt, die sie an das Arbeiten, Abspeichern und Archivieren in der digitalen Welt haben. Beim PDF/A-Format handelt es sich um eines dieser speziellen Formate. Es dient vor allem zur Langzeitspeicherung derjenigen Dokumente, die unveränderbar und originalgetreu gespeichert werden müssen.

Aus analog wird digital – Archivierung im 21. Jahrhundert

Das sogenannte „papierlose Büro“ ist in aller Munde. Seit Jahren streben weltweit die Unternehmen und Behörden hin zu diesem Modell der Unternehmensführung. Die Mitarbeiter arbeiten in diesem nur noch mit digitalen Akten.

Was in Papierform im Unternehmen ankommt, wird als erstes in eine digitale Form umgewandelt. Dazu werden sie eingescannt und mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems unveränderbar abgelegt.

Ein wichtiger Punkt ist dabei die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der jeweiligen Datenschutzrichtlinien des entsprechenden Landes. Dies stellt die Unternehmen vor eine große Herausforderung, da digitale Dokumente manipuliert und gefälscht werden könnten.

Die Ansprüche an die digitale Arbeitswelt

Diese Entwicklung führte dazu, dass der Anspruch erhoben wurde, digitale Dokumente zukünftig so zu archivieren, dass sie auch nach langer Zeit noch in ihrem Ursprungszustand zu lesen sind. Dies bedeutet, dass es keinerlei Verschlechterungen in der Qualität geben und das Dokument keine Abweichung zum Original aufweisen darf. Manipulationen müssen von vorn herein unmöglich sein.

Adobe reagierte im Jahr 2005 entsprechend auf diese Anforderungen und führte das PDF-A-Format ein. Das „A“ steht hier für „Archivierung“. Mit diesem Format erhielt Adobe die ISO-Zertifizierung für die digitale Langzeitarchivierung. Doch worin unterscheidet sich nun PDF von PDF/A?

Die Unterschiede zwischen PDF und PDF/A

Bei einem PDF/A-Dokument handelt es sich um eine geschmälerte Version eines PDF-Dokuments. Das heißt konkret, dass sämtliche Funktionen, die mit der Archivierung nichts zu tun haben, nicht mehr vorhanden sind. Daten gehen dabei nicht verloren. Lediglich das Format ist ein anderes.

Was bedeutet ISO-Standard?

Unternehmen und Behörden sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren. Früher geschah dies einfach durch die Archivierung der Schriftstücke in einem Archiv. Durch die Digitalisierung stand man vor dem Problem, auch digitale Dateien archivieren zu müssen.

Zwar gibt es das PDF-Format schon relativ lang, doch war dieses mit der geeigneten Software problemlos veränderbar. Diese Veränderungen konnten später auch nicht mehr nachvollzogen werden. Somit war eine rechtskonforme Archivierung der ursprünglichen PDF-Dateien natürlich unmöglich.

Adobe entwickelte deshalb das Format PDF/A, welches 2005 (PDF/A-1) auf den Markt kam. Es folgten weitere Versionen in den Jahren 2011 (PDF/A-2) und 2012 (PDF/A-3). Bereits seit der ersten Veröffentlichung ist das PDF/A Format der ISO-Standard für die rechtlich notwendige Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten. Das heißt, das Format gilt als internationale Norm für die Langzeitarchivierung.

Die Formate PDF/A-1a und PDF/A-1b

Das Format PDF/A-1 steht in zwei Abstufungen zur Verfügung: 1a und 1b. Das „b“ steht dabei für „basic“ und erfüllt lediglich die Mindestanforderungen, welche die ISO-Norm stellt. Das Format ist so konzipiert, dass die Dokumente mindestens für die rechtlich vorgeschriebene Zeit reproduzierbar bleiben.

Das „a“ steht dagegen für „accessible“ (also zugänglich). Mithilfe dieses Formates sind die archivierten Dokumente auf jedem mobilen Endgerät lesbar. Außerdem gewährleisten sie die sog. „Barrierefreiheit“, was bedeutet, dass z.B. auch Menschen mit einer Sehbehinderung eine identische Darstellung erhalten.

Um alle rechtlichen Anforderungen abzudecken, sollte man daher immer zum PDF/A-1a Format greifen.

Das PDF/A-Format im Überblick

• Das Format benötigt weniger Speicherplatz als gewöhnliche PDF-Dokumente
• Es ist nicht möglich, die Datei zu verschlüsseln oder zu sperren
• Die Farbprofile sind exakt definiert und hinterlegt
• Man kann keine Links oder andere externe Inhalte darin verarbeiten, da diese sich ändern können
• Auch Audio- und Videodateien können nicht darin verarbeitet werden
• Digitale Signaturen sind hinterlegt
• Es ist nicht möglich, transparente Objekte einzuarbeiten
• Die Kennzeichnung einer PDF/A-1a-Datei ist in Form von Metadaten nach dem XMP-Standard vorhanden
• Auch eingebettete Daten sind in dem Format nicht möglich

Fazit

Wer gesetzlich dazu verpflichtete ist, seine Dokumente längere Zeit zu archivieren, kommt um das PDF/A-Format nicht herum. Allein der Zweck der Archivierung bestimmt, welches Format – 1a, 1b, 2 oder 3 – Sie verwenden sollten. Allerdings ist es ratsam, stets die höchste Stufe der Norm zu wählen, da zum Zeitpunkt der Speicherung oftmals nicht klar ist, wer die Dokumente in Zukunft lesen wird.