Erfolgreich die Papierflut eindämmen
Digitale Aktenverwaltung ist ein Thema das immer mehr auf dem Vormarsch ist und das Papierarchiv zunehmend ablöst in den Unternehmen. Eben aus dem Grund, dass die elektronische Archivierung von Dokumenten eine Vielzahl an Vorteilen bietet. Eine für die Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente bestens geeignete Lösung stellt docuplus dar. Revissionssicher können hier Akten archiviert werden und Arbeitsabläufe werden dadurch deutlich optimiert und beschleunigt. Vor allem Behörden, Versicherungen und Banken setzen bereits seit Jahren auf elektronische Akten, die durch zahlreiche Vorteile überzeugen, die nicht von der Hand zu weisen sind. Wann steigen Sie um?
Was genau bedeutet der Begriff E-Akte?
Im Grundsatz geht es hier darum, unterschiedlichste Objekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Nutzer der Informationen eine ganzheitliche Sicht auf alle relevanten Informationen erhält, strukturiert nach Vorgängen. In den meisten Fällen gleichen digitale Akten in ihrer Optik und Struktur den physischen, da sie gescannt werden und digital abgelegt. Dieser Vorgang bietet den großen Vorteil, dass schnell und ortsunabhängig auf die benötigten Materialen zugegriffen werden kann und das von mehreren Mitarbeitern zur selben Zeit. Liegt ein physischer Vorgang undigitalisiert bei einem Bearbeiter auf dem Schreibtisch, ist es einem zweiten zwar möglich anhand von Kopien ebenfalls daran zu arbeiten – jedoch hat dieser keinen Einblick in die Veränderungen die der andere Bearbeiter nach dem Kopiervorgang durchgeführt hat. In einem Online-Archiv kann Dank der Revisionierung immer auf die aktuellste Version einer Datei zugegriffen werden. Nicht nach jedem Schritt notwendige Absprachen und der permanente Informationsaustausch ersparen hier beiden Parteien eine Menge Zeit.
E-Akten sind überall immer verfügbar!
Durch eine zentrale Rechtevergabe bei docuplus ist es möglich zu definieren, wer welche Akten einsehen und bearbeiten kann. Nicht relevante Daten für das Projekt können so für den jeweiligen Bearbeiter einfach nicht angezeigt werden. Unabhängig ob unterwegs oder aus dem Urlaub, im Büro oder auch nur auf die Schnelle auf dem Tablet – die Akten sind von überall verfügbar und schnell zu finden.
Digitalisierte Akten schaffen Raum!
Hinzukommt der Aspekt des Platzes, gerade wenn es notwendig ist die Vorgänge des laufenden Jahres immer griffbereit zu haben kommt häufig in der zweiten Jahreshälfte das Platzproblem auf. Aktenschränke und -ordner sind voll und es wird zunehmend schwieriger den Überblick zu bewahren. Das digitale Archiv ermöglicht es dagegen, selbst eine Akte von vor fünf Jahren in wenigen Sekunden griffbereit auf dem Schreibtisch zu haben, ohne den geringsten Mehraufwand.
Sichere Lösung des Compliance- Problems
Als Unternehmen ist man an bestimmte Lösch- und Aufbewahrungsfristen gebunden und muss gerade im Personalbereich gewährleisten, dass die Vertraulichkeit der Akten garantiert ist. Auch hier ist ein Online-Archiv von großem Vorteil und bestmöglicher Schutz vor äüßeren Einflüssen. Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit wird auf diese Weise ebenso garantiert wie der Schutz vor Verfälschung oder Verlust. Nur die dafür Berechtigten haben Zugriff auf diese sensiblen Daten und jegliche Veränderung an den Dokumenten wird protokolliert.
Fazit: Die Digitalisierung von Akten bietet zahlreiche Vorteile, die effizientes Arbeiten deutlich leichter umsetzbar machen. Defintiv ein Meilenstein in der Entwicklung von Geschäftsprozessen, der schon in wenigen Jahren aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken sein wird! Gerne können Sie docuplus auch erstmal 14 Tage unverbindlich testen und sich so von den zahlreichen Vorteilen überzeugen. Erfahren Sie die intuitive Benutzerführung, die es ohne Schulung möglich macht einfach Dokumente online abzulegen. Die Benutzeroberfläche von docuplus ist dynamisch und durch die starke Anlehnung an Windows leicht verständlich, so dass es keiner Schulung oder zeitraubenden Einweisung bedarf.
