Akten online archivieren: Lästig – aber sinnvoll
Akten Archivieren ist ein Thema, welches mit größter Sorgfalt zu behandeln ist. Ein einziges fehlendes Dokument kann entscheidend für die Existenz Ihres Unternehmens – oder selbst für Sie als Verantwortlicher – sein. Eine gute Dokumentenstruktur gehört deshalb in die Verwaltung jedes Geschäftsbetriebs. Dazu zählt auch die Aufbewahrung von Geschäftsprozessen der letzten Jahre. Ob bei Garantieansprüchen, Steuernachprüfungen oder Fragestellung rund um eine Haftung – nur mit gut organisierten Daten sind Sie stets auf der sicheren Seite des Rechts.
Daten archivieren: Nur Nachteile beim Papier
Das traditionelle Akten Archivieren sieht so aus: Bergeweise Ordner blockieren teuren Büro- oder Lagerraum, dessen Miete und Heizung Sie immer mit bezahlen müssen. Früher versuchte man das mit Mikrofilmen in den Griff zu bekommen. In beiden Fällen braucht es aber nur einen Wasserrohrbruch, Brandfall oder nachlässigen Mitarbeiter, um das ganze Unternehmen ins Schlingern zu bringen. Abgesehen davon: Auch die Behörden sind im digitalen Zeitalter angekommen und verlangen zunehmend eine elektronische Version der relevanten Dokumente. Bis auf wenige Originale wie Arbeitsverträge, Quittungen und Verträge geschieht das Akten Archivieren deshalb heute digital.
Da lauert aber auch schon das nächste Problem: Welche Datenträger haben über 10 Jahre Aufbewahrungspflicht Bestand? Disketten sind heute kaum noch erhältlich und jenseits von praktischem Nutzwert. Gebrannte CDs und DVDs halten auch keine 5 Jahre ihre Daten sicher verfügbar. Bestenfalls externe Festplatten sind einigermaßen dauerhaft. Dennoch ist auch ihre Verwendung riskant. Man kann höchstens ein eigenes, teures RAID-System installieren. Bei den heutigen Energiepreisen ist das aber auch keine wirklich gute Option.
Die Lösung: Akten online archivieren
Die beste Lösung zum Akten Archivieren bietet deshalb die Nutzung eines Dienstleisters, der die sensiblen Dateien professionell organisiert. Ein Unternehmen, welches seine ganze Kompetenz ausschließlich für die sichere Verwahrung und Verwaltung sensibler Daten aufbringt, kann auch mit Technologien arbeiten, die für den normalen Anwender ineffizient sind. Durch die Fokussierung auf die Mission „Akten Archivieren“ kann eine ganze Bandbreite von höchst intelligenten und effizienzsteigernden Features angeboten werden.
Features für Komfort und Zugriff
Mit docuplus sind Ihre Dateien nicht nur sicher verwahrt – sie sind auch stets verfügbar. Anstatt stundenlang im Keller nach dem richtigen Dokument zu suchen, genügt ein Klick. Mit einer intelligenten Schlagwortsuche und einer effizienten Verwaltungsstruktur gewinnt das online Akten Archivieren an besonderer Attraktivität.
Sicherheit hat beim dabei die oberste Priorität. Mit einer personalisierbaren Ordnerstruktur legen Sie fest, wer in welchem Umfang auf welche Daten zugreifen darf. So verhindern Sie Informationslecks nachhaltig und beugen von Vornherein den schlimmen Folgen von Nachlässigkeit oder Illoyalität vor.
Daten archivieren zu bezahlbaren Preisen
Die Preise für das digitale Akten Archivieren beginnen bei docuplus mit hundert Euro pro Monat. Dafür bekommen Sie schon 10 Gigabyte – das sind schon knapp zwei Millionen Schreibmaschinenseiten – an Speicherplatz. Aber Vorsicht: Eingescannte Seiten wirken wie Bilder und haben einen entsprechend höheren Speicherbedarf.
Nicht nur die steuerliche Absetzbarkeit macht diese Kosten besonders interessant. Mit dem sicheren Akten Archivieren durch einen Dienstleister sind Sie für die meisten Versicherungen ein deutlich interessanterer Kunde. Dies wirkt sich zum Beispiel auf die Prämien der Hausrat- und Gebäudeversicherungen aus. Sie haben damit den vierfachen Nutzen: Sicheres Archivieren, schneller Zugriff, niedrigere Versicherungsprämien und kalkulierbare Kosten.