Eine Langzeit Archivierung von Dokumenten empfiehlt sich für jedes Unternehmen. Abgesehen davon, dass Sie Fristen einhalten müssen, innerhalb derer Sie den Finanzbehörden und anderen betrieblichen Einrichtungen Einsicht in Ihre Buchhaltung zu gewähren haben, ist es sinnvoll, eine zeitlich unbegrenzte Langzeit Archivierung vorzunehmen. Das Abheften in Ordnern und Sammelmappen gilt als umständlich, denn diese nehmen viel Platz weg. Wenn das Archiv anwächst, müssen Dokumente oftmals gesucht werden. Sparen Sie sich diese Art der Langzeit Archivierung und stellen Sie Ihr System auf eine digitale Langzeit Archivierung von Dokumenten und Schriftstücken um. Sie sparen nicht nur Platz und viel Arbeit, die Sie mit dem Abheften der Dokumente verbringen müssen, sondern Sie profitieren von einer intelligenten Suchfunktion, mit der Sie auch ältere Dokumente und Schriftstücke schnell auffinden können. Das einzige, was Sie für die Langzeit Archivierung tun müssen, ist das Einscannen der Dokumente. Dies ist mit einem Knopfdruck erledigt.
docuplus® übernimmt die Langzeit Archivierung Ihrer Unterlagen
Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Dokumente in einem Archiv verwahrt, auf das Sie jederzeit von jedem Ort aus Zugriff haben. Dieses Archiv ist sicher vor Diebstahl und vor Havarien, die durch Feuer oder Wasser ausgelöst werden können. Ihre Dokumente sind ohne Ablaufdatum archiviert. Wenn Sie ein Schriftstück suchen, geben Sie einfach einen passenden Suchbegriff oder eine Umschreibung in eine Maske ein, und schon werden Ihnen alle passenden Schriftstücke, die sich in Ihrem Archiv befinden, angezeigt. Sie können diese einsehen, ausdrucken oder an eine andere Person oder ein Unternehmen versenden. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Unterlagen von jedem Ihrer Mitarbeiter gefunden werden können, begrenzen Sie den Zugriff des Mitarbeiters einfach auf bestimmte Ordner oder Schriftstücke, die er für seine Arbeit braucht. Sie müssen dafür nicht mühsam einen Aktenschrank verschließen, jeder Zugriff kann mit nur einem Mausklick erlaubt oder untersagt werden.
All diese Funktionen bietet Ihnen kein Aktenschrank, Sie können diese aber mit einer Langzeit Archivierung von docuplus® nutzen.
Ihre Dokumente sind mit docuplus® überall online verfügbar
Ihre Dokumente werden in Ihrem persönlichen Bereich gesichert, nachdem Sie von Ihnen eingescannt und dort abgelegt wurden. Sie können zu jedem Zeitpunkt von jedem Computer aus abgerufen werden, der über einen Internetanschluss verfügt. Sie können sich ein umfassendes Archiv aus Rechnungen, Schriftwechsel und anderen wichtigen Dokumenten anlegen und bei Bedarf sehr einfach darauf zugreifen. Definieren Sie für jedes der Dokumente eines oder mehrere Schlagwörter und legen Sie sich eine übersichtliche Ordnerstruktur an. Dies übertrifft die Möglichkeiten, die Sie in einem herkömmlichen Archiv aus Ordnern und Akten haben, bei weitem. Und nicht zuletzt ist die digitale Langzeit Archivierung platzsparend und kann die Dokumente über Jahre oder Jahrzehnte aufbewahren. Die Größe eines eingescannten Dokuments ist nicht der Rede wert, und so ist es möglich, Dokumente von der Gründung des Unternehmens an zu archivieren. Dies wird zwar von niemandem verlangt, es kann aber dennoch interessant und sogar nützlich sein. Entscheiden Sie sich für das Langzeit Archiv von docuplus® und nutzen Sie eine moderne und zukunftssichere Formen der Dokumentenaufbewahrung im Web.
Selbsverständlich können Sie docuplus einfach und ohne Verpflichtung vorab testen. Oder lassen Sie sich einfach beraten. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.