Steuererklärung DMS

Mit einem DMS die Steuererklärung einfach erledigen

Die Steuererklärung gehört ganz sicher nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten. Trotzdem muss Sie immer wieder aufs Neue abgegeben werden. Es spricht also nichts dagegen, mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) die Arbeit an der Steuererklärung möglichst einfach zu gestalten.

Egal ob privat oder beruflich, die Steuererklärung ist meistens eine lästige Pflicht. Schließlich müssen viele Dokumente gesammelt, verschiedene Formulare korrekt ausgefüllt und abgegeben werden. Und möglicherweise winkt dann auch noch eine Steuernachzahlung. Es hilft aber nichts, die Steuererklärung muss erledigt werden. Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem dabei helfen, diese Aufgabe schnell hinter sich zu bringen.

Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Steuererklärung helfen?

Mit einem DMS lassen sich Unterlagen sicher abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Die Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Papierablage sind dabei vielfältig. Dazu gehören zum Beispiel die höhere Sicherheit bei einem hochwertigen Dokumentenmanagementsystem und die leichtere Auffindbarkeit.

Dokumente für die Steuererklärung sicher abspeichern

Für die Steuererklärung muss häufig eine Vielzahl von Belegen eingereicht werden, beispielsweise Rechnungen. Diese Belege liegen meist in Papierform vor. Daher werden Sie auch in einem Archiv-Ordner abgeheftet. Das ist solange kein Problem, wie der Papierbeleg existiert. Allerdings kann es dann zu Problemen kommen, wenn er zerstört wird oder einfach nicht mehr auffindbar ist. Das kann zum Beispiel durch ein Feuer passieren. Auch bei einem Umzug kann ein Ordner schnell mal verloren gehen. Für einen solchen Fall sollte unbedingt eine Kopie der Unterlagen erstellt werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann zumindest sicherstellen, dass eine digitale Kopie der Belege existiert. Hier werden die Dateien in der Cloud gespeichert. Bei einem hochwertigen Anbieter ist die Datensicherheit dabei kein Problem. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass die deutschen Steuerbehörden noch immer auf die Arbeit mit Papierbelegen fixiert sind und es zu Problemen bei der Anerkennung einer digitalen Kopie kommen kann.

Unterlagen für die Steuererklärung im Dokumentenmanagementsystem schnell wiederfinden

Ein Papierarchiv hat ein weiteres großes Problem: Es wird schnell sehr unübersichtlich. Dabei kann es durchaus passieren, dass gewisse Belege nicht mehr auffindbar sind. Damit das nicht geschieht, ist ein Ablagesystem erforderlich, welches übersichtlich ist und trotzdem immer wieder erweitert werden kann. Trotzdem kann es dabei zu Mehraufwand kommen, zum Beispiel weil Belege immer wieder umgeheftet werden müssen.

Bei einen DMS gibt es diese Probleme nicht. Sobald eine Datei einmal hochgeladen wurde, lässt sie sich einfach wiederfinden. Dafür sorgen zum Beispiel Schlagworte, mit denen die einzelnen Dokumente verknüpft werden können. Das Ablagesystem lässt sich außerdem beliebig erweitern.

Ist eine papierlose Steuererklärung möglich?

Wer sich etwas näher mit den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems beschäftigt, der kommt schnell zur Frage nach dem papierlosen Büro. Wäre es nicht viel einfacher, stets alle Unterlagen und Dokumente einzuscannen und die Papierbelege einfach zu vernichten? So ließe sich beispielsweise viel Platz für ein Papierarchiv sparen.

Aus technischer Sicht ist das Ganze auch kein Problem. Mit entsprechenden Dokumentenscannern können Belege eingescannt und dann mit einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden. Leider macht aber die Bürokratie der papierlosen Steuererklärung einen Strich durch die Rechnung.

So muss die Übereinstimmung der digitalen Kopie mit dem Original auf Papier im Zweifel von einem Gericht entschieden werden. Hier gibt es noch keine Rechtssicherheit und es kommt stets auf den Einzelfall an. Sie sollten daher die Papierbelege auf jeden Fall aufheben. Allerdings kann ein Dokumentenmanagementsystem die Arbeit an der nächsten Steuererklärung trotzdem vereinfachen. Ihr Papierarchiv muss jetzt nicht immer in direkter Reichweite sein, stattdessen können die Ordner zum Beispiel platzsparender in einem Lagerraum untergebracht werden.

Die nächste Steuererklärung mit Dokumentenmanagementsystem

Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem wird die Arbeit an der nächsten Steuererklärung deutlich einfacher. Anstatt sich durch Berge an Papier zu wühlen und Stunden damit zu vergeuden, einen wichtigen aber leider nicht auffindbaren Beleg zu suchen, haben Sie bei einem gepflegten Dokumentenmanagementsystem stets alle Unterlagen digital griffbereit. Wer schon einmal an seiner Steuererklärung verzweifelt ist, der wird diese Hilfe mit Sicherheit zu schätzen wissen.

DMS und Dropbox bieten beide Möglichkeiten der Archivierung

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Die Aufbewahrung von Dokumenten fällt mit der Zeit gar nicht so leicht – insbesondere dann nicht, wenn die Dokumente sich stapeln und man zu viel Zeit dafür braucht, die einzelnen Schriftstücke zu sortieren. Doch irgendwann mal können manche Dokumente einfach entsorgt werden, wodurch mehr Platz im Aktenschrank entsteht. Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind gesetzlich vorgeschrieben, und zwar nicht nur für Gewerbetreibende, Selbstständige oder Händler, sondern in vielen Fällen auch für Privatpersonen. Werden solche Dokumente zu früh entsorgt, kann man sich unnötigen Stress einhandeln.

Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?

Von der Aufbewahrungspflicht sind sowohl Unternehmen, als auch Selbstständige und Privatpersonen betroffen. Der Unterschied besteht hier jedoch in den jeweiligen Aufbewahrungsfristen. So müssen Privatpersonen beispielsweise Rechnungen nicht so lange aufbewahren, wie Gewerbetreibende oder Selbstständige. Trotzdem sollte man vor der Entsorgung der Unterlagen erst mal die jeweiligen Aufbewahrungsfristen überprüfen, denn diese können bis über zehn Jahre lang betragen. Für Urteile, Prozessakten und Mahnbescheide gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

Aufbewahrungspflicht fuer GewerbetreibendeJeder Gewerbetreibende ist gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen zu bewahren, wobei die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahre betragen.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich für Gewerbetreibende nach dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenverordnung (AO) geregelt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) dagegen enthält die gesetzlichen Vorschriften für Kaufleute. Zum größten Teil stimmen die steuerrechtlichen und die handelsrechtlichen Vorschriften überein, doch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften sind in der Praxis für Gewerbetreibende relevant.
Neben den genannten Gebieten gibt es auch Vorschriften aus anderen Gebieten, wie z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht oder dem Arbeitsrecht sowie dem Produkthaftungsgesetz.
Im Grunde ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, zu deren Aufbewahrung verpflichtet. Die Einzelheiten zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht werden sowohl in der AO geregelt, als auch in einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Tätigkeiten oder Berufe Aufzeichnungspflichten und Buchführungspflichten vorschreiben.
Alle Gewerbetreibende sind daneben ab Überschreiten bestimmter Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig, wobei die Umsatzgrenze bei 500.000 EUR liegt und die Gewinngrenze bei 50.000 EUR.

Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig?

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, welche aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bestehen,
  • Eröffnungsbilanz,
  • Lageberichte,
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung bedeutend sind.

Kaufleute sind dazu verpflichtet, folgende Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Einzelabschlüsse, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis erforderlich sind,
  • empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Betriebsinterne Aufzeichnungen (Arbeits- oder Fahrberichte beispielsweise) unterliegen nicht der Aufbewahrungspflicht.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Unterlagen:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und deren Wiedergaben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Alle anderen Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die Unterlage entstanden ist. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt jedoch erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Unter bestimmten Umständen können sich die Aufbewahrungsfristen auch verlängern, und zwar dann, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind, die gesetzliche Fristsetzungsfrist für Steuern jedoch noch nicht abgelaufen ist.

Im Falle einer Steuerhinterziehung wird die Frist auf zehn Jahre verlängert. Wenn die Steuer jedoch leichtfertig verkürzt worden ist, wird die Aufbewahrungsfrist auf fünf Jahre verlängert.

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige

Aufbewahrungsfrist fuer SelbststaendigeSelbstständige sind im Grunde genau wie Unternehmen dazu verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Zwar sind diese nicht im Handelsregister eingetragen, doch für Selbstständige gelten dieselben Vorschriften wie für große Konzerne. Außerdem sind Selbstständige, die einen Umsatz und Gewinn von über 600.000 EUR oder 60.000 EUR im Jahr erzielen, zu einer steuerlichen Buchführung verpflichtet. Selbstständige, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, jedoch als Nicht-Kaufleute gelten, müssen sogar eine doppelte Buchführung anfertigen.

Die Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Bankauszüge gilt hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei ist es völlig egal, ob es sich dabei um Bankauszüge auf dem Papier oder in digitaler Form handelt. Diese müssen sauber und ordentlich sortiert werden. Wird hierbei eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nicht eingehalten, ist die Folge eine Geldstrafe.

Dieselbe Aufbewahrungsfrist ist auch für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen sowie für Jahresabschlüsse, Lageberichte und ähnliche Unterlagen vorgesehen. Empfangene Geschäftsbriefe und Lohnkonten können dagegen wie im Falle der Gewerbetreibenden schon nach sechs Jahren entsorgt werden. Ansonsten gilt für alle anderen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt auch hier mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die jeweilige Unterlage entstanden ist.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Für Privatpersonen gilt in manchen Fällen auch die Aufbewahrungspflicht der Unterlagen.
Zwar müssen private Dokumente in der Regel nicht so lange aufbewahrt werden wie geschäftlichen Unterlagen, doch trotz dessen sollten einige private Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. So beträgt die empfohlene „Aufbewahrungsfrist Rechnungen“, bzw. für Kaufverträge und Kassenbons, Rechnungen und Garantieunterlagen sowie für die Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren 2 Jahre.

Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht betrifft die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen, wobei die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre lang beträgt. Bei Mängeln gilt eine Verjähungsfrist von fünf Jahren. Daher sollten die Handwerkerrechnungen auch so lange aufbewahrt werden. Privatpersonen müssen nur dann mit eventuellen Sanktionen rechnen, wenn sie sich nicht an die Aufbewahrungsfristen im Falle der Handwerkerrechnungen halten. Alle anderen Unterlagen sollten aufbewahrt werden. Insbesondere Kassenbelege mit Garantien sollten keinesfalls zu früh im Papierkorb landen, da der Garantieanspruch damit endet.

Dokumente im Zusammenhang mit dem Bau, dem Kauf oder dem Erhalt des Eigenheims müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Zu diesen zählen Unterlagen zu den planerischen Leistungen, sämtliche Bauleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten sowie Unterlagen zu den Reinigungsarbeiten.

Reklamationen und Mängelansprüche am Eigenheim sollten 5 Jahre lang aufgehoben werden.. Vielverdiener, die ein positives Einkommen über 500.000 EUR im Jahr haben, sind dazu verpflichtet, ihre Kontoauszüge, bzw. alle Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können, 6 Jahre lang aufzuheben. Ansonsten müssen private Steuerbescheide nicht verwahrt werden. Doch es wird angeraten, dies zu tun, da sie später bei manchen Anträgen auf Zuschüsse wichtig werden können.

Ärztliche Gutachten, Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Taufschein, Sterbeurkunden sowie Unterlagen zur Rentenberechnung sollten lebenslang aufbewahrt werden, da diese immer wieder benötigt werden.

Viele Menschen sind sich darüber nicht im Klaren, ob eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen vorliegt und ob Kontoauszüge und Bankunterlagen aufbewahrt werden müssen. Obwohl eine Privatperson gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist, Rechnungen vier Jahre lang aufzubewahren, können Belege regelmäßiger Zahlungen vier Jahre lang als Beweis herangezogen werden. Daher wird empfohlen, diese so lange auch aufzubewahren. Zwar ist es möglich, diese Unterlagen nach 6 Jahren beim Kreditinstitut anzufordern, da dieses dazu verpflichtet ist, es so lange aufzubewahren, doch dieses ist für eine Privatperson mit hohen Kosten verbunden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, diese Unterlagen auch länger aufzubewahren. Wenn es sich um Verträge zu Bankprodukten geht, so sollten diese so lange aufbewahrt werden, bis deren Laufzeit abgelaufen ist.

Es liegen keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vor, wenn es um Versicherungsunterlagen geht. Doch es wird auch hier geraten, diese entsprechend der Laufzeiten aufzuheben.

Im Grunde besteht auch keine Aufbewahrungsfrist für Wohnungs- und Mitverträge. Da die Verjähungsfrist bei allen Zahlungen rund um das Mietverhältnis drei Jahre lang beträgt, sollten die Dokumente auch so lange aufbewahrt werden.

Alle Belege, die beim Kauf einer Immobilie entstanden sind, sollten aus eigenem Interesse aufbewahrt werden. Denn solche Unterlagen können später als die Basis für die Ermittlung des Immobilienwertes gelten. Ein Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen, Übergabeprotokolle, Bauabnahme und die Gebäudeversicherung müssen immer gut archiviert werden.
Die private Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Handwerkerrechnung erhalten worden ist.

Die richtige Aufbewahrung der Dokumente

suche-datenraumloesung-beitrag-pixabayDas Gesetz sieht selbst die Form der Aufbewahrung der Unterlagen vor. So müssen die Dokumente immer lesbar sein. Da die Originalbelege auf Thermokopierpapier nach einer Zeit verblassen, sollten diese rechtzeitig auf ein normales Papier kopiert werden. Die Kopie muss jedoch zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.

Nach § 147 Abs. 2 AO sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren. Bei den Rechnungen, den Handels- und Geschäftsbriefen muss dafür gesorgt werden, dass diese bildlich das Original wiedergeben. Daten und Rechnungen in elektronischer Form müssen Echtheit gewährleisten können, weshalb alle Daten zu dem Vorgang am besten zusammen aufgehoben werden. Alle anderen Unterlagen, die als aufbewahrungspflichtig gelten, müssen inhaltlich übereinstimmen.

Der Bedarf nach einer elektronischen Archivierung wird immer größer, zumal sehr viele Unterlagen heute in elektronischer Form vorliegen. Dies betrifft nicht nur elektronische Rechnungen, sondern auch E-Mails sowie sonstige Unterlagen, die per E-Mail versendet werden. Dabei muss auch bedacht werden, dass für die Archivierung kein sogenannter „Medienbruch“ stattfinden darf. Darunter wird die Umwandlung des Mediums verstanden, so zum Beispiel der Ausdruck einer Rechnung in elektronischer Form. Eine Konvertierung ist nur dann zulässig, wenn ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird.

Inzwischen gibt es spezielle Archivsysteme, die zur Archivierung elektronischer Unterlagen verwendet werden. So verwalten, bewahren und erschließen komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) digitale Unterlagen und stellen anschließend die Informationen bereit. Dank diesen wird eine ganz neue Dimension digitaler Unterlagen gewährt. Daneben wird ein Medienbruch erfolgreich vermieden und gleichzeitig dafür gesorgt, dass elektronische Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden.

Alle aufbewahrten Unterlagen müssen gesichert aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass das Gebäude oder der Raum, in dem diese aufbewahrt werden, vor Wasser, Feuchtigkeit oder Feuer geschützt sein muss. Die Aufbewahrung der Unterlagen ist die Zuständigkeit des Steuerpflichtigen und er muss jederzeit gewährleisten können, dass die Dokumente eingesehen werden können.

Den steuerrechtlichen Vorgaben nach müssen die Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Dazu werden dem Handelsgesetzbuch nach keine Angaben gemacht. Doch die Unterlagen müssen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden. Daneben ist es möglich, dass die Finanzbehörde einem Antrag zustimmt, dass die Unterlagen außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden. Doch dafür muss der genaue Standort der Unterlagen der Finanzbehörde mitgeteilt werden und ein Datenzugriff durch die Finanzverwaltung muss ermöglicht werden. Daneben darf dadurch die Besteuerung keinesfalls beeinträchtigt werden.

Der Workflow im papierlosen Buero

Der Workflow im papierlosen Büro

Im Geschäftsleben sammelt sich schnell viel Papier an: Rechnungen, Belege und Verträge kommen in Papierform daher und wollen bearbeitet und archiviert werden. Wichtige Dokumente sollten dabei auch schnell wiederzufinden sein, denn vielleicht werden sie noch einmal gebraucht. Auch juristische Aspekte müssen bedacht werden. Wie kann unter diesen Voraussetzungen ein papierloses Büro umgesetzt werden? Und inwieweit kann das Digitalisieren Ihrer Unterlagen im Büro zu einem besseren Workflow führen?

Eine eher unbeliebte, aber trotzdem sehr wichtige Aufgabe in deutschen Büros ist es, dem Papierchaos Herr zu werden. Im normalen Geschäftsbetrieb sammelt sich hier eine ganze Menge an: Rechnungen, Belege, Angebote, Verträge und alle anderen Geschäftsdokumente müssen zunächst ihrem Zweck nach bearbeitet und dann möglicherweise archiviert werden. Die Lösung hierfür ist auf den ersten Blick eindeutig: Papierbelege werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Das schafft aber auch eine Reihe von Nachteilen.

Papier ist zwar geduldig, nimmt aber auch jede Menge Platz weg. In jeder neuen Woche entstehen weitere Stapel an Unterlagen, die bearbeitet und archiviert werden wollen. Dadurch wird immer mehr Platz für entsprechende Ordner benötigt und nach einiger Zeit ist es kein Problem mehr, ganze Räume mit archivierten Unterlagen zu füllen. Nicht nur die Erstellung eines solchen Papierarchivs ist zeitraubend. Wenn in Zukunft ein bestimmter Beleg wieder benötigt wird, muss dieser erst einmal gefunden werden. Dann zeigt sich, ob das Archiv wirklich seinen Zweck erfüllen kann – oder aber ob der entsprechende Beleg für immer in den unzähligen Ordnern verschwunden ist. Kann das papierlose Büro hierzu eine Alternative sein?

Die Digitalisierung von Unterlagen als Grundlage für das papierlose Büro

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier aus technischer Sicht nicht mehr zeitgemäß. Die gesammelten Informationen können theoretisch ganz einfach digitalisiert werden, indem beispielsweise die Papierbelege eingescannt werden. Außerdem ist es sehr einfach möglich, das digitale Archiv so zu sortieren, dass alle Unterlagen in wenigen Sekunden wiedergefunden werden können. Zeitraubendes Suchen entfällt also.

Ein weiterer Vorteil des digitalen Büros: Ihr Archiv und die darin gesicherten Informationen sind sehr gut gesichert. Das ist bei einem Papierbeleg nicht immer der Fall. Nicht nur kann dieses einfach im Archiv verschwinden, ohne dass Sie es jemals wiederfinden – es kann auch durch andere Einflüsse wie beispielsweise einem Feuer zerstört werden.

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems für das papierlose Büro

Wie schaffen Sie die Umstellung hin zu einem papierlosen Büro? Der Arbeitsaufwand dafür muss gar nicht höher sein als bei der herkömmlichen Archivierung von Unterlagen. Anstatt aber das Papier in Ordnern zu archivieren, scannen Sie es ein. Dafür benötigen Sie die richtige Hardware in Form eines Dokumenten-Scanners. Im Vergleich zu einer Lagerung der Dokumente in Ordnern und Archivräumen werden sich die Kosten für die Anschaffung eines solchen Gerätes schnell amortisiert haben.

Einige dieser Geräte erstellen Scans, die nachträglich nicht mehr verändert werden können. Das ist eine wichtige Eigenschaft von Unterlagen im papierlosen Büro. Die digitalen Kopien können Sie dann in einer selbst gewählten Ordnerstruktur ablegen.

Was aber sollte mit den originalen Papierbelegen geschehen? Hier lohnt sich ein Blick auf die Gesetzeslage in Deutschland.

Das papierlose Büro aus juristischer Sicht

Leider gibt es auf dem Weg zum papierlosen Büro eine große Hürde: die rechtlichen Bestimmungen. Um Belege auf echtem Papier durch digitalisierte Versionen ersetzen zu können, müssen diese rechtlich gesehen den gleichen Beweiswert besitzen. Im geschäftlichen Bereich ist dies natürlich besonders wichtig. Wie so oft im Umfeld der Digitalisierung gibt es hier aber noch keine Rechtssicherheit. Im Einzelfall entscheidet dann ein Gericht darüber, ob eine digitalisierte Kopie aussagekräftig ist. Sind auf dem entsprechenden Beleg Unterschriften vorhanden, wird die digitale Sicherung noch einmal komplizierter.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten deshalb die Originale noch nicht entsorgt werden. Da Sie aber wahrscheinlich nur sehr selten zu den Papierkopien greifen müssen, lassen sich diese wesentlich platzsparender aufbewahren als ohne ein digitales Archiv. Es empfiehlt sich auch immer, beim entsprechenden Amt nachzufragen, um den dortigen Umgang mit digitalen Kopien in Erfahrung zu bringen.

Sie können in Deutschland durchaus ein papierloses Büro betreiben, sollten sich dann aber über das vorhandene Restrisiko bezüglich der Anerkennung von digitalen Kopien im Klaren sein.

Das papierlose Büro: Ein erster Schritt in die Zukunft?

Es stellt sich nicht die Frage, ob sich das papierlose Büro durchsetzen wird, sondern nur, wann dies geschieht. Aktuell ist die Rechtslage allerdings noch auf Papierbelege ausgerichtet. Durch die zunehmende Digitalisierung wird sich dies aber ändern. Schon heute können Sie ein digitales Archiv erstellen. Dafür empfiehlt sich der Einsatz von Dokumenten-Scannern, die speziell für den Betrieb im geschäftlichen Umfeld gedacht sind. Somit rückt das papierlose Büro einen großen Schritt näher!

aufbewahrungsfristen und aufbewahrungspflicht fuer gewerbeitreibende

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

In Deutschland unterliegen alle Personen sowie Gewerbetreibende der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten. Leider ist diese – vom Gesetzgeber festgelegte – Frist nicht einheitlich, sondern unterscheidet sich von Dokument zu Dokument. Darüber hinaus ist es auch von Bedeutung, ob es sich um ein Unternehmen, eine Privatperson oder zum Beispiel um einen Selbstständigen handelt. Im Folgenden sollen die verschiedenen Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende genauer unter die Lupe genommen werden.

Was ist die Aufbewahrungsfrist?

Aufbewahrungsfristen sind vom Gesetzgeber festgelegte Richtlinien und Bestimmungen, die regeln, wie lange ein bestimmtes Dokument aufbewahrt werden muss. Die Aufbewahrungsfrist betrifft dabei alle möglichen Formen und Arten an Dokumenten, die einen offiziellen Charakter haben. Sie gilt zum Beispiel für die ein- und ausgehende Korrespondenz, für Quittungen und Rechnungen und – selbstverständlich – auch für Steuerunterlagen.

Bei Gewerbetreibenden wird bei der Aufbewahrungsfrist zwischen Freiberuflern und Selbstständigen sowie zwischen Unternehmen und Kleingewerbetreibenden unterschieden.

Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende?

Die Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende beträgt entweder sechs oder zehn Jahre. Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, ist abhängig davon, um welches Dokument es sich handelt. Generell müssen die folgenden Dokumente sechs Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Steuerunterlagen und für die Besteuerung relevante Informationen
  • Eingehende Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Die gesamte, ausgehende Korrespondenz

Besonders wichtige Dokumente, die die Ware oder das Unternehmen betreffen müssen hingegen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hiervon betroffen sind die folgenden Dokumente und Akten:

  • Inventarverzeichnisse
  • Buchungsbelege
  • Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
  • Zollunterlagen

Damit ist zumindest geklärt, welche Dokumente und Akten wie lange aufbewahrt werden müssen. Es wird schnell ersichtlich, dass bei den Aufbewahrungsfristen vor allem finanzielle und unternehmensbezoge Informationen einen hohen Stellenwert und entsprechend lange Aufbewahrungsfristen haben.

Unterschiede für Kleingewerbetreibene und Freiberufler

Die selben Aufbewahrungsfristen wie für Gewerbetreibende gelten im Prinzip auch für die Inhaber von Kleingewerben sowie für Freiberufler. Das heißt auch hier müssen die Dokumente zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. Es gibt jedoch einige Besonderheiten, die zu beachten sind.

So besteht für diese beiden Gruppen grundsätzlich keine Buchführungspflicht. Dennoch müssen sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende aus Gründen der Umsatzsteuerfestlegung ihre Einnahmen dokumentieren. Sind Sie also als Kleinunternehmer oder Freiberufler tätig, dann müssen Sie diese Dokumentation Ihrer Einnahmen ebenfalls zehn Jahre aufbewahren, auch wenn es sich dabei nicht um Bücher im Sinne einer Buchführung handelt.

Außerdem müssen Sie als Freiberufler und Kleingewerbetreibender ein Verzeichnis erstellen, welches die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern die nicht abgeschrieben werden können enthält. Auch dieses Verzeichnis ist bei der Besteuerung von besonderer Bedeutung und muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kurz zusammengefasst kann man damit sagen, dass für alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen auch für Freiberufler und Kleinunternehmer die Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten.

Was bedeutet die Aufbewahrung im Sinne der Aufbewahrungsfristen?

Eine Aufbewahrung im rechtlichen Sinne bedeutet, dass die Dokumente, Akten sowie die Unternehmenskorrespondenz für den gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Entscheidend für die Aufbewahrung ist dabei, dass die betreffenden Unterlagen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sind bzw. zugänglich gemacht werden können.

Die Dokumente, die Aufbewahrungsfristen unterliegen, müssen zudem unverändert und im Original aufbewahrt werden. Es dürfen jedoch Sicherheitskopien angefertigt werden. Diese müssen dann aber mit dem Original gemeinsam aufbewahrt werden.

Zudem muss kenntlich gemacht werden, dass es sich um eine Kopie handelt. Auch eventuelle Fehler oder Abweichungen vom Original im Druck oder Darstellung müssen auf der Kopie vermerkt werden.

Wie können Dokumente und Akten für die Dauer der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden?

Das Gesetzt sieht keine besonderen Bestimmungen für die Aufbewahrung von Dokumenten vor, mit der Ausnahme, dass die für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sein müssen. Es ist daher durchaus möglich – und gängige Praxis – entsprechende Dokumente zu digitalisieren und in einem Programm zur Dokumentenverwaltung oder in einer Datenbank bzw. einem Server aufzubewahren. Dieses Verfahren garantiert nicht nur die entsprechende Qualität der Unterlagen, sondern spart auch Platz.

Werden die Akten auf digitalen Datenträgern oder Speichermedien wie etwa CDs oder einem USB Stick aufbewahrt, dann muss gewährleistet sein, dass auf die unveränderten Daten während der gesamten Gültigkeit der Aufbewahrungsfristen zugegriffen werden kann. Wie oben bereits genannt, müssen außerdem Veränderungen, Fehler oder Abweichungen vom Original in Form von Farbe oder Darstellung dokumentiert werden.

Darüber hinaus muss festgehalten werden, wann und von wem die Digitalisierung durchgeführt wurde und es muss eine Anmerkung vorhanden sein, ob es sich um ein Original oder eine Kopie handelt.

Was ist von den Aufbewahrungsfristen befreit?

Nicht aufbewahrt werden müssen grundsätzlich Unterlagen und Dokumente, die nicht Teil des offiziellen Schriftverkehrsbzw. der Unterlagen des Unternehmens sind. Einladungsschreiben, SPAM E-Mail und Werbung müssen zum Beispiel ebensowenig aufbewahrt werden, wie etwa eine Glückwunschkarte oder ein Schreiben zum Firmenjubiläum.

Die Aufbewahrungsfristen gelten grundsätzlich dem Nachweis von Leistungen, Einnahmen oder geschäftlicher Korrespondenz. Sie dienen der Besteuerung sowie der Sicherheit des Unternehmers und der Kunden. Unterlagen die hiermit nichts zu tun haben, können also auch trotz der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden, da diese hier keine Anwendung finden.

Fazit

Die Aufbewahrungsfristen sind ein häufiges Problem, da viele Menschen nicht wissen, welche Fristen für welche Dokumente existieren. Häufig werden Mails oder Briefe auch einfach gelöscht oder weggeworfen, weil der betreffenden Person nicht klar ist, dass diese Unterlagen den Aufbewahrungsfristen unterliegen. Dennoch ist die gesetzlich korrekte Aufbewahrung der Dokumente relativ einfach zu realisieren, wenn Sie erst einmal die Informationen haben, was wie lange aufbewahrt werden muss.

Dokuementenmanagement-fuer-Studenten

Als Student Zeit sparen: Mit dem richtigen Dokumentenmanagement

Ein einfaches Dokumentenmanagement ist gerade im Studium sehr wichtig. Schnell sammeln sich hier viele Dateien an, die irgendwann wieder gebraucht werden. Wie aber können diese ganzen Daten sicher gespeichert werden?

Ganz egal, welches Fach studiert wird: Die Menge an Stoff, die es im Laufe der Semester zu bearbeiten gilt, ist in jedem Studium sehr umfangreich. Dabei werden heutzutage natürlich viele Unterlagen digital zur Verfügung gestellt.

Jede Hochschule hat ein eigenes Portal, auf dem für jede Vorlesung und jedes Seminar die Unterlagen zur Veranstaltung zu finden sind. Neben PowerPoint-Präsentationen, wissenschaftlichen Artikeln und statistischen Datensätzen finden sich hier auch noch weiterführende Linksammlungen und andere Dokumente, die im Verlauf des Studiums noch wichtig werden können.

Dabei sollte man sich aber nicht darauf verlassen, dass die Uni die entsprechenden Unterlagen ewig auf ihren Servern speichert. Ganz im Gegenteil kommt es häufig am Ende des Semesters dazu, dass alle Dateien gelöscht werden. Und wer als Student dann nicht über einen eigenen Datenspeicher verfügt, kann ein Problem bekommen.

Dateien für das Studium sicher abspeichern – Auf dem eigenen Notebook?

Als Student möchte man also die Unterlagen aus seinem Studium digital verwalten, damit man auch später noch darauf zugreifen kann. Der erste Schritt ist hierbei meistens, die Dateien einfach auf dem eigenen Notebook zu speichern. Ein solches gehört ja schließlich zur Grundausstattung jedes Studenten.

Damit sind die Daten erstmal sicher. Das böse Erwachen kommt aber dann, wenn das Gerät geklaut wird oder aber kaputt geht. Fast jeder Student hat schon eine der Horrorstories gehört, bei denen die Bachelor- oder Masterarbeit nur auf dem eigenen Laptop gespeichert war und dieser dann einfach vom Arbeitsplatz in der Unibibliothek verschwand. Und dabei hat man nur kurz eine Kaffeepause gemacht.

Das ist natürlich eine absolute Katastrophe. Dabei ist es nicht nur wichtig, die eigene Abschlussarbeit sicher aufzubewahren, sondern auch alle anderen Unterlagen sicher zu archivieren, die im Studium noch eine Rolle spielen.

Dateien auf einem externen Datenträger speichern

Häufig werden externe Datenträger als eine Lösung gesehen, um Sicherheitskopien von wichtigen Unterlagen zu erstellen. Hier bieten sich externe Festplatten besonders an. Und auf jeden Fall erhöht es die Sicherheit schon enorm, neben der Kopie auf dem eigenen Notebook auch eine zweite Version auf einem weiteren Datenträger zu haben. Besser wäre an dieser Stelle aber ein Online-Backup in einem sicheren Rechenzentrum.

Aber auch diese Lösung hat den Nachteil, dass man zwingend auf den entsprechenden Datenträger angewiesen ist. Sollte beispielsweise der Laptop während des Heimatbesuches bei den Eltern kaputt gehen und die Sicherheitskopie einer dringend benötigten Datei befindet sich einige hundert Kilometer entfernt in der Studienstadt, ist auch hier kein Weiterarbeiten möglich.

Außerdem können physische Datenträger ebenfalls kaputt gehen. Auch dann ist die Sicherheitskopie verloren.

Ein digitales Dokumentenmanagement für das Studium

Die Lösung für diese Probleme kann ein digitales Dokumentenmanagement bieten. Hierbei werden die Unterlagen nicht auf einem eigenen Datenträger, sondern online gespeichert, zum Beispiel in der Cloud.

Das hat gleich eine Reihe von Vorteilen. Zwei der wichtigsten Eigenschaften einer solchen Lösung zur Datensicherung sind dabei:

  • Die Daten sind überall verfügbar
  • Die Daten werden unabhängig von Datenträgern gesichert

Durch Dokumentenmanagement in der Cloud alle Daten immer verfügbar haben

Wer seine Dokumente und Daten online abspeichert, der hat überall da Zugriff, wo auch eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Gerade für Studenten ist diese Flexibilität besonders wichtig, denn im Studium ist man häufig unterwegs und braucht gerade dann Zugriff auf die eigenen Dateien, wenn man am wenigsten damit rechnet.

Zusätzlich erhöht sich auch die Sicherheit. Eine Festplatte kann immer kaputt gehen oder unleserlich werden. Ein Notebook kann schnell herunterfallen oder geklaut werden. Wenn darauf die entscheidende Sicherheitskopie der Abschlussarbeit gespeichert war, ist das natürlich eine Katastrophe. Im schlimmsten Fall sind dann mehrere Monate an Arbeit komplett verloren.

Ist hingegen alles sicher in der Cloud gespeichert, kann so etwas nicht passieren. Wenn dann das Notebook geklaut wird, ist das zwar trotzdem noch ärgerlich. Allerdings kann man sich jetzt einfach bei einem anderen Gerät in die Cloud einloggen und hat so in wenigen Sekunden wieder alle Dateien zur Verfügung.

Dateien in der Cloud speichern – Den richtigen Anbieter finden

Durch die vielen Vorteile eines Dokumentenmanagements in der Cloud gibt es mittlerweile eine große Zahl an Anbietern. Um hier den richtigen zu finden, sollten einige Punkte bedacht werden. Als Student sind die Anforderungen an ein solches Dokumentenmanagement vergleichsweise gering.

Zunächst einmal muss natürlich die Sicherheit der Daten gegeben sein. Auch wenn datenschutzrechtliche Aspekte für einen Studenten vielleicht nicht so wichtig sind, da die Unterlagen aus dem Studium meistens keine sensiblen Daten enthalten, sollte natürlich trotzdem darauf geachtet werden, dass alles an einem sicheren Ort gespeichert ist. Dazu gehört auch die Frage, wer alles Zugriff auf die online gespeicherten Daten hat.

Außerdem muss der Cloud-Anbieter natürlich zuverlässig sein. Wenn die Daten häufig nicht erreichbar sind oder im schlimmsten Fall sogar verloren gehen können, dann verliert die Cloud ihre Vorteile.

Die unterschiedlichen Cloud-Lösungen bieten auch ein unterschiedliches Maß an Features. Manch eine Software kommt dabei mit einem sehr kleinen Umfang an Funktionen aus. Was für den einen Nutzer absolut ausreichend ist, ist für den anderen User zu wenig. Hier lohnt sich ein Vergleich.

Auch die Kosten spielen eine Rolle. Viele Lösungen sind in der Basis-Variante kostenlos und belasten damit das knappe Studenten-Budget nicht unnötig. Wenn es dann doch eine umfassendere Lösung sein soll, lohnt sich ein Preisvergleich.

Mit dem richtigen Dokumentenmanagement Zeit und Nerven im Studium sparen

Ein umfassendes Archiv an Dateien und Unterlagen kann im Studium sehr wichtig sein, zum Beispiel um die wissenschaftlichen Quellen bei Seminar- oder Abschlussarbeiten geordnet zu bekommen. Eine sehr gute Möglichkeit dafür bieten Speicherlösungen in der Cloud. Die große Auswahl an verschiedenen Anbietern sollte dabei dazu führen, dass jeder User die für ihn passende Software findet.

Übrigens: Das Online-DMS docuplus können Sie jederzeit kostenfrei testen. Nicht nur Studenten, sondern auch Selbstständige, können die Einzelplatzversion von docuplus dauerhaft kostenfrei nutzen.

7 Punkte die Sie bei der Wahl einer Datenraumloesung beachten muessen

7 Punkte, die Sie bei der Wahl einer Datenraumlösung beachten müssen

Die Auswahl von Software-Lösungen sollte stets bedacht erfolgen. Sind gewisse Systeme erst einmal eingerichtet, kann es sehr schwer sein, zu anderen Programmen zu wechseln. Auch bei einer Datenraumlösung sollten einige Punkte genau überprüft werden, bevor man sich für ein bestimmtes Produkt entscheidet. Hier geht es darum, wie Daten gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden können.

Zu den wichtigsten Dingen, die bei der Auswahl zu beachten sind, zählen:

  1. Sicherheit
  2. Einfache Bedienbarkeit
  3. Kompatibilität
  4. Effizienz
  5. Modularität
  6. Datenverfügbarkeit
  7. Schnelligkeit

Sicherheit

Die Sicherheit der Daten ist immer das wichtigste Kriterium. Eine günstige oder bequeme Lösung nützt nichts, wenn sie die Datensicherheit nicht gewährleisten kann. So sollten sensible Informationen beispielsweise immer verschlüsselt übertragen werden. Beim Speichern der Daten in der Cloud sollte ebenfalls darauf geachtet werden, wer Zugriff auf die Daten hat und wo genau diese gesichert sind.

Einfache Bedienbarkeit

Wie bei allen Programmen sollte auch hier die Bedienung einfach und selbsterklärend sein. Das komplexeste Programm bietet möglicherweise die meisten Optionen, ist aber auch nur nach einer intensiven Schulung zu bedienen. Wenn ein Großteil der Funktionen gar nicht gebraucht wird, ist das doppelt ärgerlich. Es sollte daher immer die einfachste Lösung die möglich ist gewählt werden, damit auch Mitarbeiter, die nicht über spezielle IT-Kenntnisse verfügen, keine Probleme beim Arbeiten haben.

Kompatibilität

Eine weitere große Herausforderung im IT-Bereich ist es, kompatible Software bereitzustellen. Nur dann ist flexibles Arbeiten und die reibungslose Integration von Daten gewährleistet.

In letzter Zeit hat sich hier technisch viel getan. Mittlerweile ist das Speichern der Daten in der Cloud eine interessante Option. Somit ist auch die ständige Verfügbarkeit an verschiedenen Orten gegeben.

Auch hier gilt die Regel: Je weniger komplex eine Datenraumlösung ist, umso eher ist die Kompatibilität zu verschiedenen Schnittstellen gewährleistet. Wer Daten in der Cloud bearbeitet, sollte dies beispielsweise in verschiedenen Browsern auf die gleiche Art und Weise tun können.

Effizientes Arbeiten durch Übersicht

Gerade bei der Organisation von großen Datenmengen ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Welche Datei wurde zu welcher Zeit bearbeitet und von wem? Auch sollten ältere Versionen einer Datei gespeichert werden, um sie im Notfall wiederherstellen zu können.

Geld sparen durch Module

Wie schon erläutert, sollten Software-Lösungen immer möglichst einfach sein. Dabei hilft es, wenn die Datenraumlösung aus einzelnen Modulen besteht. So müssen stets nur die Module oder Software-Pakete erworben werden, die auch tatsächlich benötigt werden. Ein angenehmer Nebeneffekt ist dabei die vereinfachte Bedienung der Programme, denn unnötige Funktionen sind gar nicht erst vorhanden.

Datenverfügbarkeit

Die Zuverlässigkeit der Datenraumlösung ist ein weiterer wichtiger Punkt. Es sollte zu jeder Zeit möglich sein, Dateien zu bearbeiten, zu erstellen oder zu verschieben. Größere Zeiträume ohne Datenverfügbarkeit können gerade im geschäftlichen Umfeld schnell zu hohen Kosten führen.

Schnelligkeit

Eine effektive Datenraumlösung muss einfach und schnell funktionieren. So sollte beispielsweise ein Upload oder Download von Dateien in angemessener Zeit möglich sein. Komplexe Systeme können bei einer weniger schnellen Internetverbindung zu vermeidbaren Verzögerungen führen.

Die passende Datenraumlösung gibt es für jede Aufgabe

Die Auswahl an verschiedenen Software- und Datenraumlösungen auf dem Markt ist groß. Dabei ist natürlich klar, dass sich viele Unterschiede bei den einzelnen Programmen dadurch erklären, dass sie für unterschiedliche Anwendungsgebiete gedacht sind. Gerade deswegen lohnt sich ein genauer Blick auf die Funktionen der Programme.

Um unnötige Komplexität zu vermeiden, sollte stets die einfachste Lösung ausgewählt werden. Das hat mehrere Vorteile. Zunächst werden dadurch unnötige Kosten gespart. Weiterhin vereinfacht sich auch die Bedienung der Programmoberfläche. Je weniger komplex die Software ist, umso eher ist auch eine Kompatibilität zu anderer Software gegeben. Deswegen ist es von Vorteil, eine modulare Datenraumlösung zu wählen, bei der nur die Komponenten ausgewählt werden, für die es auch tatsächlich eine Verwendung gibt.

Allerdings muss natürlich auch die Datensicherheit und Datenverfügbarkeit zu jedem Zeitpunkt gegeben sein. Dazu gehört auch die Verschlüsselung der Daten. Ebenfalls sollte eindeutig geklärt werden können, in welchem Land die Daten gespeichert werden.

Die Suche nach einer passenden Datenraumlösung mag aufwendig sein, aber sie lohnt sich. Nicht nur wird die Bedienung dadurch einfacher, auch lassen sich somit unnötige Kosten sparen.

Mann sitzt vor einem Laptop in einem Cafe und arbeitet.

Datenzugriff von unterwegs: Dokumente und andere Dateien ganz einfach in der Cloud speichern

Die ständige Verfügbarkeit von Dateien wird in einer immer mobileren Welt zunehmend wichtiger. Die Lösung bieten hier Cloud-Speicherdienste, bei denen digitale Inhalte direkt online abgelegt werden.

Früher war die Sache ganz einfach: Dateien wurden auf Datenträgern gespeichert. Wer also auf dem Computer ein Dokument anlegte, der hatte auch nur auf diesem Gerät Zugriff darauf. Alternativ konnte es natürlich zusätzlich auf einem mobilen Datenträger gespeichert werden.

Im Laufe der Zeit kamen dabei unterschiedliche mobile Datenträger zum Einsatz: externe Festplatten, Disketten oder USB-Sticks. Noch vor einigen Jahren war dies die einzige praktikable Möglichkeit, um Dateien zu speichern und weiterzuverbreiten.

Das führte zu einigen Problemen. Wie konnte beispielsweise ein bestimmtes Programm an den Kollegen weitergegeben werden, der ein paar hundert Kilometer entfernt saß? Hier blieb nur der traditionelle Postweg, über den der Programm-Datenträger versandt wurde.

Die technische Entwicklung des Internets in den letzten Jahren hat es zunächst ermöglicht, kleinere Dateien wesentlich effektiver auszutauschen, zum Beispiel per E-Mail. Auch das war allerdings eher umständlich und änderte sich erst mit der Entwicklung von cloud-basierten Lösungen.

 

Datenzugriff von überall: Was ist die Cloud?

Eine Cloud ist einfach gesagt ein Online-Speicherplatz für Dateien. Genau wie auf einer Festplatte können hier Dokumente, Programme und andere digitale Inhalte gespeichert werden.

Der große Vorteil dabei: Ein Zugriff auf die Dateien ist immer dann möglich, wenn ein Zugriff auf die Cloud besteht. Damit ist die Dateiverfügbarkeit überall und zu jeder Zeit gegeben. Das ist besonders in einer Arbeitswelt, die immer stärker von Mobilität geprägt wird, ein wichtiger Punkt. Es ist also kein Problem mehr, von zu Hause eine Änderung an der Präsentation vorzunehmen, die am nächsten Tag im Meeting ansteht.

Dateien können jetzt ganz einfach aktualisiert oder gelöscht werden. Auch die Koordination von Teamprojekten gestaltet sich so wesentlich einfacher. Der Austausch von Datenpaketen entfällt, denn jedes Teammitglied hat stets Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei. Diese wird automatisch synchronisiert.

Auch die Gefahr eines Datenverlustes kann in vielen Fällen durch das Speichern in der Cloud stark gesenkt werden. Sind bestimmte Daten nur auf einem Datenträger gespeichert, ist ein Verlust oder eine Beschädigung dieses Datenträgers immer auch eine Gefahr für die Datei selbst.

Deswegen müssen Sicherheitskopien oder besser noch ein Online-Backup angelegt werden. Dabei entsteht natürlich zusätzlicher Aufwand, denn schließlich müssen diese auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Wer seine Daten in der Cloud speichert, kann sich diesen Aufwand zu einem großen Teil sparen, denn die Verfügbarkeit der Daten wird durch einen guten Cloud-Anbieter sichergestellt.

 

Die Sicherheit in der Cloud

Wie bei allen internetbasierten Diensten stellt sich auch hier die Frage nach der Datensicherheit. Dabei ist diese Form der Datenablage nicht per se sicher oder unsicher. Werden die Daten verschlüsselt aufbewahrt, ist die Möglichkeit des Missbrauchs sehr gering. Deswegen sollte zusätzliche Sorgfalt in die Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gesteckt werden.

 

Dateien speichern in der Cloud: Einfach und sicher

Die technische Entwicklung macht es möglich: Dokumente, Präsentationen und andere Dateien können ganz einfach online gespeichert werden. Dadurch ist es kein Problem mehr, von überall auf die Daten zuzugreifen und sie zu aktualisieren. Auch die Sicherheit der gespeicherten Dateien ist bei der Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gegeben.

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Zeitmanegament - Drei Methoden, um zeit effektiv zu nutzen

Zeitmanagement: Drei einfache Methoden, um Zeit effektiv zu nutzen

Richtiges Zeitmanagement muss nicht kompliziert sein. Schon mit wenigen Handgriffen kann man Zeitfresser abschalten und mehr Aufgaben erledigen.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Zeit, die nicht richtig geplant wird, ist meistens verlorene Zeit. Wer wenig Zeit zur Erledigung einer Aufgabe hat, der weiß, wie wertvoll sie sein kann. Ansonsten gilt häufig eher die Devise: Eine Aufgabe dauert so lange, wie Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Das merkt man auch sehr häufig im Büro. Noch kurz vor dem Meeting wird fleißig an den benötigten PowerPoint-Folien gearbeitet. Obwohl für diese Aufgabe mehr als eine Woche Zeit war.

Mit wenig Aufwand die Zeit managen

Auch im Bereich Zeitmanagement kann man natürlich über das Ziel hinausschießen. Was bringt es, wenn die Organisation der Aufgaben länger dauert als die Aufgaben selbst? Deswegen sollte man immer Aufwand und Nutzen gegeneinander abwägen.

Mit einigen wenigen Hilfsmitteln lässt sich aber schon erstaunlich viel Zeit im Alltag freischaufeln. Die folgenden drei Methoden gehören dabei zu den am häufigsten genutzten Zeitmanagement-Techniken. Sie können in vielen unterschiedlichen Bereichen angewendet werden.

Die „Getting Things Done“-Methode

Unzählige Bücher sind schon zum Thema Zeitmanagement und Selbst-Management geschrieben worden. Zu den berühmtesten gehört dabei ganz sicher „Getting Things Done“ (GTD) von Robert Allen. In diesem Werk stellt er seine Zeitmanagement-Methode vor.

Laut Allen ist der Schlüssel für ein effektives Zeitmanagement das Aufschreiben aller zu erledigenden Aufgaben. Dabei empfiehlt der Autor, auch die nächsten Schritte zu notieren, die in Angriff genommen werden müssen, um die Aufgaben zu erledigen. Diese werden dann nach ihrer Priorität geordnet und abgearbeitet. Sehr kleine Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt werden können, sollen hingegen sofort angegangen werden.

Die GTD-Methode schafft bereits mit wenig Aufwand eine sehr gute Grundordnung. Sie hilft dabei, einen Überblick über alle Aufgaben und einen freien Kopf für die eigentliche Arbeit zu bekommen. Durch das Notieren des jeweils nächsten Arbeitsschrittes werden die zu erledigenden Projekte greifbar und sind keine abstrakten Arbeitspakete mehr.

Die Not-To-Do-Liste

Ab und zu im Leben soll man ja neue Dinge ausprobieren. Warum also nicht das Gegenteil von dem machen, was alle für richtig halten? Man legt sich also keine To-Do-Liste an, sondern eben eine Not-To-Do-Liste.

Auf diese schreibt man die Dinge, die man in Zukunft nicht mehr tun möchte. Dazu können schlechte Angewohnheiten gehören. In Büros wird heutzutage zum Beispiel viel Zeit auf Facebook, Spiegel Online und Co verbracht. Ein Punkt auf dieser Liste könnte also sein, nicht mehr automatisch auf die Seiten sozialer Netzwerke oder von Nachrichtenportalen zu gehen, sobald man den Rechner startet.

Tatsächlich scheint laut vielen Studien eine Not-To-Do-Liste viel wirksamer zu sein als eine To-Do-Liste.

Die Eisenhower-Matrix

Obwohl der Name etwas sperrig ist, kann man mit der Eisenhower Matrix, auch Eisenhower-Methode genannt, sehr einfach die eigenen Aufgaben sortieren. Diese werden durch zwei Kategorien in vier unterschiedliche Gruppen eingeteilt. So gibt es wichtige und nicht wichtige Aufgaben, sowie dringende und nicht dringende Aufgaben.

Eine Aufgabe ist dann dringend, wenn sie in nächster Zeit erledigt werden muss. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie wichtig ist. Der Arbeitsalltag wird häufig von dringenden Aufgaben bestimmt, die die gesamte Aufmerksamkeit erfordern. Hierbei bleiben alle wichtigen Aufgaben, die nicht dringend sind, auf der Strecke. Es ist einfach keine Zeit da, um sie zu erledigen.

Hat man die Aufgaben in die vier Kategorien eingeteilt, bekommt man gleich ein klareres Bild. Die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, wandern am besten gleich in den Papierkorb. Aufgaben, die dringend und nicht wichtig sind, kann man delegieren (wenn es denn jemanden gibt, an den man delegieren kann).

Die wichtigen und nicht dringenden Aufgaben schreibt man sich in den Kalender, damit man zu festgelegten Zeit an ihnen arbeiten kann. Alles, was wichtig und dringend ist, sollte sofort auf die Agenda kommen.

Die Eisenhower-Methode hat auch ihre Schwächen. Wie genau soll zum Beispiel eine Trennung zwischen wichtigen und nicht wichtigen Aufgaben erfolgen? Sind zwei Kategorien hier überhaupt genug? Trotzdem ist auch sie ein Werkzeug, welches richtig angewandt mit wenig Aufwand viel Arbeit ersparen kann.

Zeitmanagement-Methoden richtig anwenden

Für wen eignen sich die unterschiedlichen Methoden? Um das herauszufinden, sollte man sie am besten einmal ausprobieren. Nicht jede Methode eignet sich für jeden Zweck. Richtig angewandt kann man mit ihnen aber viel Zeit sparen und den eigenen Arbeitsalltag von einer Menge Stress befreien.

Übrigens: Ein Online-DMS wie docuplus hilft sowohl beim Zeitmanagement als auch bei der Ablage, z.B. als Rechnungs-Archiv oder zur Langzeit-Archivierung.

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

Die Pessimisten sagen – so weit sind wir noch nicht und werden wahrscheinlich auch nie sein, die Optimisten sind sich einig – wir sind schon mittendrin. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und das Streben nach mehr Produktivität führen dazu, dass papierloses Büro in absehbarer Zukunft auch bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen immer mehr verbreitet sein wird.

Daten abspeichern, E-Mails verwalten, Rechnungen archivieren – das alles funktioniert schon längst digital und bringt den Unternehmen viele Vorteile mit: von Ressourcenersparnis über verbesserte Kommunikation bis hin zu mehr Mobilität und Flexibilität im Arbeitsalltag.

Fotos, Videos und Musik speichert man schon lange digital online, nur Dokumente zu digitalisieren ist noch nicht für alle selbstverständlich. Dabei kommen Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz und sparen dem Unternehmen nicht nur Tonnen Papier. Sie  erhöhen auch nachweislich die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter. Und machen somit den Traum von einem papierlosen Büro zum Greifen nah.

Man könnte denken, dass gerade im Zeitalter der Digitalisierung wenig Papier verbraucht wird, doch es ist nicht so. Studien haben gezeigt, dass ausgerechnet jetzt besonders aktiv von Hand geschrieben wird – ein Büroangestellter verbraucht deshalb durchschnittlich bis zu 10.000 Seiten Papier im Jahr. Dabei wird der größte Teil der ausgedruckten Dokumente wieder vernichtet – unnötige Verschwendung von Ressourcen, das nicht nur für die Umwelt eine große Belastung ist, sondern auch für das Firmenbudget.

Aktuelle Studien haben auch gezeigt, dass man in einem Unternehmen durchschnittlich rund 19 Exemplare (also unterschiedliche Versionen) von ein und demselben Dokument abspeichert. Nur die wenigsten können dabei den Überblick über alle Korrekturen und Änderungen behalten. Richtig produktiv ist diese Arbeitsweise vor allem bei der Teamarbeit nich.

Die Arbeitsproduktivität nur mit einem Schritt verbessern

Die meisten Dokumente sind oft schon digital abgespeichert. Man muss die Arbeitsabläufe nur so organisieren, dass die Dokumente nicht mehr gedruckt werden, sondern nur online bearbeitet werden. Dafür müssen die Abläufe neu strukturiert und angepasst werden und es funktioniert eigentlich nur dann, wenn die Mitarbeiter mitmachen.

Um die Akzeptanz von solchen Vorgehensweisen im Team zu erhöhen, braucht man lediglich ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement-System, das einfach zu bedienen ist und intuitiv in Anwendung ist. Einmal im Unternehmen eingerichtet, wird so ein System immer besser von Mitarbeitern aufgenommen, da sie selbst erkennen können, dass ein solches DMS die Arbeit tatsächlich erleichtert.

Die meisten Unternehmensbereiche profitieren bereits von der Digitalisierung der Arbeitsprozesse, sei es Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Kunden, Kooperationspartnern oder den Kollegen im und außer Haus. Dank modernen Scan-Lösungen können Sie die Abläufe problemlos in die vorhandenen IT-Strukturen integrieren und unterstützen so nachweislich die Teamarbeit bzw. das Arbeiten im Team.

Digitalisierte Dokumente können aber nicht nur viel einfacher gespeichert, verwaltet und bearbeitet werden. Sie können an jede beliebige Stelle im Firmennetzwerk versendet werden, sei das Drucksysteme, IT-Anwendungen, E-Mails oder Share-Point-Portale. Und wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) auch über die Möglichkeit eines Archivs oder individuelles Workflows verfügt, dann können Unternehmen Ihre Prozesse optimal anpassen.

Gut funktionierende interne Kommunikation verbessert die Arbeitsproduktivität in Unternehmen. Ein DMS kann dabei große Hilfe leisten. Welcher Mitarbeiter bearbeitet gerade das Dokument? Welchem Kollegen wurde die Aufgabe zugeordnet? Wie ist der Stand der Bearbeitung der Akte? Gibt es in diesem Prozess noch freie Ressourcen? Schafft man es, das Projekt rechtzeitig zu beenden?

Die Workflow-Funktion im DMS hilft all diese Fragen jede Zeit zu klären und steigert die Arbeitsqualität, denn die Prozesse werden transparenter, Abstimmungswege kürzer und die Produktivität höher. Ausserdem sparen Unternehmen dabei, sowohl Zeit als auch Ressourcen.

Übrigens: Das Online DMS docuplus können Sie jederzeit testen – und als Einzelperson auch dauerhaft kostenfrei nutzen.

FAQ Dokumentenmanagementsystem

FAQ Dokumentenmanagementsystem: Was Sie schon immer über DMS wissen wollten

Der Dokumenten-Dschungel wird in den Unternehmen immer unübersichtlicher: Dokumente werden abgerufen, geändert, gespeichert, gesendet, wieder abgelegt und gelöscht. Damit man noch strukturiert und effizient arbeiten kann, greift man heutzutage zu Dokumentenmanagementsystemen, die die Arbeitsabläufe in den Unternehmen effizienter machen.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem macht den Zugriff auf die Informationen zum gewünschten Zeitpunkt, am gewünschten Ort möglich. Alle Arbeitsprozesse und Entscheidungen im Unternehmen können so schneller und somit effizienter erfolgen. Alle Dokumente werden an einem für alle definierten Personen gemeinsamen Ort abgespeichert, so dass jeder den Zugang zu diesem Archiv hat. Dabei werden alle Informationen zu dem Dokument abgespeichert: Erstellungsdatum, Dokumentenart, Schlagwörter, usw. Anhand dieser Informationen kann jedes Dokument schnell gefunden und bearbeitet werden.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

DMS schaffen Transparenz, da die Infos immer schnell zur Verfügung gestellt werden können. Alle Dokumente werden übersichtlich abgelegt und können deshalb schnell wiedergefunden werden. Dank DMS sind Ihre Dokumente in Sicherheit: Im Falle von Diebstahl, Wasser- oder Feuerschaden können Sie Ihre Dokumente schnell wiederherstellen. Verbesserte Arbeitseffizienz ist ein weiterer Vorteil eines Dokumentenmanagementsystems – Ihre E-Mails können übersichtlich archiviert werden und einzelne Arbeitsvorgänge kann man besser nachvollziehen

Welche DMS Aspekte sind besonders für KMU wichtig?

„DMS ist nur in großen Unternehmen sinnvoll“ – dieses Vorurteil hat den Mittelstand lange von der Anschaffung von DMS abgehalten. Inzwischen sind aber DMS-Lösungen nicht nur günstiger geworden, sondern auch viel einfacher zu bedienen und die Prozesse sind leichter zu automatisieren, so dass sich der Einsatz auch bei kleineren Unternehmen lohnt. Dabei soll man insbesondere darauf achten, dass es sich um ein Produkt handelt, das ohne großen Aufwand ins Unternehmen integriert werden kann. Außerdem soll man prüfen, ob das System an die Bedürfnisse angepasst werden kann und ob die Funktionen, die für dieses Unternehmen wenig Sinn machen, einfach abgeschaltet werden können. Zudem sollte man unbedingt vorab klären, welche zusätzliche Hardware das System benötigt und welche Netzwerkeinstellungen angepasst werden müssen. So können Sie besser kalkulieren, wie viel die Einführung von DMS in Ihrem Betrieb kosten wird.

Worauf muss man bei der Einführung achten?

Das Wichtigste ist es den Mitarbeitern zu kommunizieren, dass man ein neues System einführt. Oft scheitert die Einführung einfach daran, dass nicht alle Bescheid wissen und das System richtig benutzen. Man schafft ein System an, bindet es aber nicht richtig in den Alltag ein. Machen Sie am besten eine Schulung für alle Ihre Mitarbeiter und erklären Sie ihnen, wie viel Nutzen ihnen das neue System bringen wird. Nach einer kurzen Gewöhnungsphase werden sie die Vorteile von DMS nicht mehr missen wollen.

Was sollte ein gutes Dokumenten-Management-System (DMS) können?

Ein DMS sollte vor allem in der Lage sein, verschiedene Dokumente aus allen Abteilungen einer Firma archivieren zu können. Besonders wichtig sind dabei Bereiche Vertragswesen, Verwaltung der Aufträge, Personal und Rechnungswesen. Die Dokumente sollten so angelegt werden, dass sie mit Eingabe weniger Kriterien  gefunden werden können. Dazu soll eine aussagekräftige Dokumentbeschreibung hinzugefügt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden werden können. Volltextsuche erleichtert die Arbeit mit den Dokumenten ebenfalls enorm. Ein wichtiger Aspekt bei einem DMS System sind auch Workflow-Funktionen. Auch wenn das besonders in der Einführungsphase viel Aufwand für Unternehmen bedeutet, ist Workflow in dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken.