Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

Die meisten unserer Leser dürften mittlerweile wissen, was sich hinter dem Begriff des Dokumentenmanagement-Systems (kurz: DMS) verbirgt. Doch wer es selbst nicht nutzt, weiß vermutlich nicht, welche Funktionen ein solches System hat und welche Möglichkeiten es einem eröffnet.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann weit mehr als eben nur Dokumente zu managen. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle 6 Funktionen vor, die Ihnen Ihre Arbeit erheblich vereinfachen dürften.

Schnellerer Zugriff auf Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems

Dokumentenmanagement-Systems

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Der Computer ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Egal ob privat oder beruflich – wir nutzen dieses Wunderwerk der Technik beinahe täglich. Dabei ist es unausweichlich, dass wir auch elektronische Dokumente erzeugen. Sei es ein Text- oder Tabellendokument, eine E-Mail, Bilder oder andere Dokumente. All diese Dateien speichern wir entweder lokal auf dem Computer oder Laptop oder extern auf einem Server oder in einer Cloud.

Mit der Zeit sammeln sich so jede Menge Dateien an, die sich oft unsortiert auf dem Speichermedium tummeln. Möchte man nun ein Dokument wieder aufrufen, das man vor einigen Monaten erstellt hat, kann die Suche danach schon mal etwas Zeit kosten. Unterschiedliche Studien haben ergeben, dass ein Mitarbeiter täglich im Durchschnitt eine halbe Stunde mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt ist.

Durch ein DMS kann man diese Zeit sparen. Durch die integrierte Suchfunktion lassen sich bestimmte Dateien schnell finden. Man kann im Volltext suchen oder auch nach bestimmten Dateiformaten filtern. Des Weitern ist es möglich, sogenannte Metadaten zu arbeiten und so bspw. nach bestimmten Rechnungsnummern zu suchen. Auf dieses Weise verbringt man sehr viel weniger Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument.

Zugriff von überall und zu jeder Zeit

Flexibilität ist auch in der Arbeitswelt immer wichtiger. Die Zeiten, in denen man ausschließlich vom Büro aus gearbeitet hat, sind längst vorbei. Viele Menschen arbeiten von zuhause aus oder sind viel unterwegs. Das bedeutet aber auch, dass sie jederzeit und überall an die für sie relevanten Daten kommen müssen.

Auf ein DMS können Sie in der Regel über eine herkömmliche Browseroberfläche zugreifen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein internetfähiges Gerät und Internet. Sie benötigen hierfür keine spezielle Software.

Einige DMS bieten auch eine Lösung über WebDAV. Hierbei können Sie ein Netzlaufwerk über das Internet mit dem Dokumentenmanagement-System verbinden. Dieses Laufwerk öffnen Sie dann wie gewohnt über Ihren Explorer. Auf diese Weise können Sie weltweit so arbeiten, wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen tun würden.

Ein zentraler Speicherort für alle Informationen

Durch ein DMS können alle Informationen zentral gespeichert werden

Die Ablagemethoden aus der grauen Vorzeit hatten einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen zu einem Thema waren an einem Ort abgelegt. Egal ob Brief, Rechnung, handschriftliche Notiz oder Fax; alles lag im selben Ordner und konnte so auch schnell gefunden werden.

Heute verteilen sich diese Informationen auf verschiedenen Servern, Ordnern und anderen Systemen. Mit einem DMS erhält man die alte Ordnung mit neuester Technik zurück. Alle Dokumente, die ein Thema betreffen, können ganz leicht unter einem Stichwort abgespeichert und so auch ganz schnell wieder gefunden werden.

Richtlinien und Gesetze – mit einem DMS kein Problem

Um den gesetzlichen Vorschriften zum Thema elektronische Archivierung in Unternehmen zu genügen sind zwei Dinge wesentlich:

  1. Die Digitalisierung. Hier werden papierhafte Dokumente eingescannt und anschließend vernichtet.
  2. Das Empfangen von elektronischen Dokumenten.

In beiden Fällen muss nachweisbar sein, dass die in Ihrem System abgelegten Dokumente Originale sind. Ein einfaches Speichern auf einem Fileserver reicht deshalb nicht.

Die meisten DMS verfügen über Lösungen, um nachweisen zu können, dass es sich bei dem Dokument in Ihrem System um das Original handelt. Dies geschieht jedoch nur in Verbindung mit einer individuellen Verfahrensdokumentation.

Idealerweise lässt ein DMS-Anbieter sein System von einer unabhängigen Stelle prüfen, ob es zu einer gesetzeskonformen Archivierung fähig ist.

Kollaboration – bessere Zusammenarbeit

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Der Begriff Kollaboration bezeichnet heute die Zusammenarbeit eines Teams in der IT. Hierfür sind sowohl Kommunikation als auch Information von Nöten. Viele Dokumentenmanagement-Systeme vereinen diese beiden Voraussetzungen.

In einem DMS finden sich die nötigen Informationen in Form von Dokumenten und einer Dokumentation über das Was, Wer, Wann und Wie. Neben diesem zentralen Mitteilungsstream verfügen viele Systeme außerdem noch über eine Kommentar- und Notizfunktion. Diese können Sie bequem zu jedem Dokument hinterlassen, so dass Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen können.

Sollten Sie externe Mitarbeiter haben, die zwar auf ein bestimmtes Dokument, nicht jedoch auf das gesamte DMS zugreifen sollten, so können Sie das entsprechende Dokument freigeben, indem Sie es in einen Datenraum verlinken, der für externe Kollegen zugänglich ist.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen sind der schnellere Ablauf ebendieser, eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und eine Kosten- und Zeitersparnis für das Unternehmen.

Gerade die Verarbeitung von Rechnungen wird auch heute noch zumeist manuell abgewickelt. Eine Automation der Rechnungsverarbeitung lohnt sich im Grunde auch erst, wenn eine sehr große Menge an Rechnungen verarbeitet werden muss. Im Besten Fall müssen Sie dann nur noch die Rechnung manuell einscannen. Den Rest erledigt das Dokumenten-Management-System.

Das DMS erfasst die Daten aus dem Scan und überprüft sie rechnerisch. Außerdem gleicht es die Rechnung mit einer Bestellung im ERP-System ab. Wenn alles korrekt ist, legt das DMS diese Rechnung revisionssicher ab und löst eine Zahlung aus. Die Skontofrist  wird dabei berücksichtigt.

Fazit

Mit einem passenden Dokumenten-Management-System bleibt Ihnen sehr viel lästige Arbeit erspart. Der Arbeitsalltag kann um einiges effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für interessante und wichtige Dinge.

 

Elektronische Archivierung

Ursprünglich bedeutet „Archivierung“, historische Aufzeichnungen zu bewahren. Die aufbewahrten Aufzeichnungen sind einzigartig, im Gegensatz zu Büchern in einer Bibliothek, von denen es typischerweise viele Kopien gibt. Archive dienten als ursprüngliche Quellen für die Forschung zu bestimmten Themen. Zum Beispiel hat Coca Cola ein historisches Archiv, das die Geschichte des Unternehmens aufzeichnet. Das Unternehmen nutzt dieses Archiv, um mit den Informationen vergangener Jahre seine Markenattraktivität zu erhöhen.

In modernen elektronischen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) hat die Archivierung eine eigene Bedeutung. Die Archivierung digitaler Dokumente bedeutet, wenig genutzte Daten vom teuren Primärspeicher auf weniger teure Sekundärspeichergeräte zu verlagern. Die ausgelagerten Daten sind bei Bedarf jedoch zumindest für eine bestimmte Zeit weiterhin zugänglich. Informationen, unabhängig davon, wie sie ursprünglich produziert oder gesammelt werden, werden für Unternehmen und Organisationen immer wichtiger, während gleichzeitig die Anforderungen an die Archivierung von Informationen immer komplexer werden.

Der Lebenszyklus digitaler Dokumente

Der Lebenszyklus umfasst 5 Phasen

Während das digitale Zeitalter weniger Papier erzeugt, wächst die Zahl der elektronisch gespeicherten Dokumente. Richtlinien, die vom Informationsmanagement einer Organisation oder eines Unternehmen erstellt werden, bestimmen die Bedingungen des Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen. Hierin wird festgelegt, wie Dokumente zu erstellen, zu speichern und schließlich zu vernichten sind. Der Lebenszyklus von elektronischen Dokumenten und Datensätzen umfasst die Erstellung, Speicherung, Nutzung, Archivierung und Entsorgung. Es ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung, einen effizienten Ansatz für die Archivierung von digitalen Informationen zu finden. Gleichzeitig ist die Notwendigkeit, einen effizienten Ansatz zu etablieren, von wesentlicher Bedeutung für Kosteneinsparungen und die organisatorischen Leistungen.

Erstellung von digitalen Dokumenten

Der Lebenszyklus eines digitalen Dokuments beginnt mit dessen Erstellung. Eine der größten Herausforderungen für ein DMS besteht darin, die Entstehung neuer Datensätze auf logische und konsistente Weise für zukünftige Nutzung, Abruf und Speicherung zu dokumentieren. Erfolgt dies korrekt, ist ein Datensatz leicht zugänglich, bis die Nützlichkeit des Datensatzes abläuft und dieser zerstört wird. Dokumente können informell wie E-Mails und formell wie eingescannten Rechnungen und Kassenbelege sein. Unabhängig davon muss die Erstellung von Dokumenten geregelt werden.

Ein Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten kann für vertriebsbezogene Aufgaben, über den Kundensupport bis hin zum Management mehrfach verwendet werden. Es kann zudem mehrere Versionen eines Dokuments geben, um Änderungen zu berücksichtigen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden.

Speicherung und Nutzung

Die Archivierung unterliegt gesetzlichen Vorschriften

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Sobald ein Dokument elektronisch erstellt wurde, wird er normalerweise als Informationswerkzeug für Geschäftszwecke verteilt und verwendet. Aus diesem Grund werden Datensätze für einen einfachen Zugriff in einem Repository, einer Datenbank, gespeichert. Diese Phase umfasst das Indizieren und Anwenden von Metadaten auf jedes Dokument, sodass nach verschiedenen Klassifizierungen gesucht werden kann. Beispielsweise nach dem Namen des Erstellers, der Abteilung oder der Kategorie.

Archivierung

Die Archivierung ist ein weiterer Abschnitt im Dokumentenmanagementprozess. Die langfristigste Speicherung erfolgt, um Dokumente, die nicht mehr regelmäßig benötigt werden, auf lange Sicht zugänglich zu halten. Die Archivierung muss mit verschiedenen Rechtsvorschriften übereinstimmen. Die elektronische Datenarchivierung verwendet häufig automatisierte Programme, die wenig genutzte Datensätze identifizieren und diese auf sekundäre Speichergeräte verschieben. Zum Beispiel können die Dokumente in Cloud-Speichern von Drittanbietern verschoben werden. Es ist wichtig, die Integrität der archivierten Daten sicherzustellen. In der Regel werden Fehlererkennungsalgorithmen verwendet, um zu überprüfen, ob die Kopie mit dem Original übereinstimmt.

Die Datenarchivierung von Produktionsdaten verfolgt das Ziel, Kosten zu reduzieren und die Leistung der EDV zu verbessern. Nicht produktionsspezifische Daten werden in der Regel archiviert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Rechtliche Vorschriften verlangen, dass bestimmte Aufzeichnungen, wie Finanzdaten und Geschäftsbriefe, für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden. Je nach dem Wert der Dokumente für ein Unternehmen ist die dauerhafte Archivierung die letzte Phase des Lebenszyklus. Diese Dokumente werden nicht zerstört, sondern dauerhaft archiviert.

Zerstörung oder Entsorgung digitaler Dokumente

Die elektronische Archivierung hat Vor- und Nachteile

Bei der Datenarchivierung wird bewertet, warum und wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden sollte. Die Methode zur Entsorgung abgelaufener Daten sollte ebenfalls festgelegt werden. Wenn ein Dokument am Ende seiner Nutzungsdauer steht und die internen und gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten sind, kann es vernichtet werden. Bei der Zerstörung ist sicherzustellen, dass geltende Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Vorteile der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung reduziert die Ausgaben für die Datenpflege, und verbessert die Systemleistung und die Leistung der Organisation. Es wird geschätzt, dass bis zu 80 Prozent der Produktionsdaten möglicherweise keine unternehmenskritische Bedeutung haben. Diese Daten müssen daher nicht sofort zugänglich sein. Bei der elektronischen Archivierung können viele Dateien verkettet und oft komprimiert und verschlüsselt werden. Diese Praxis kann die Speicherplatzanforderungen reduzieren. Die Verschlüsselung ermöglicht es, die Daten nur für diejenigen zugänglich machen, die eine Berechtigung für den Zugriff haben.

Mögliche Problemen bei der elektronischen Datenarchivierung

Die Erhaltung elektronischer Daten steht vor einigen einzigartigen Problemen. Der Fortschritt in der Informationstechnik ist extrem schnell. Dies führt dazu, dass die Hardware und Software, die für die Erzeugung der Daten verwendet werden, schnell veraltet sind. Neue Speichermedien können möglicherweise keine Daten lesen, die auf alten Medien erstellt wurden. Neue Softwareprogramme werden ebenfalls regelmäßig eingeführt, um Technologieverbesserungen zu nutzen. Aktuelle Versionen sind möglicherweise nicht in der Lage, Daten zu lesen, die von alten Versionen erstellt wurden.

Es wurden in der Vergangenheit mehrere Strategien vorgeschlagen, um die mit archivierten Daten verbundenen Lesbarkeitsprobleme zu bewältigen. Dazu gehören das regelmäßige Kopieren alter Daten auf neue Medien und die regelmäßige Konvertierung alter Daten in neue Formate. Die Entwicklung von Emulationsprogrammen ist eine weitere MöglichkeitEmulationsprogramme bilden auf aktuellen Systemen frühere Umgebungen nach, sodass auf älteren System erstellte Daten gelesen werden können.

Durch ein DMS können Nutzungsrechte einfach organisiert werden

Grundsätzlich sollten die möglichen Probleme mit der Datenlesbarkeit bei der Archivierung berücksichtigt werden. Dies kann geschehen, in dem jedes Dokument mit einer Aufbewahrungsrichtlinie versehen wird. Daten, die ihre nützliche und gesetzlich vorgeschriebene Lebensdauer überschritten haben, können dann dauerhaft entfernt werden. Dadurch können Kosten für die Konvertierung alter Daten in ein neues Format eingespart werden.

Rechtliche Folgen und Abhilfe

Ein Hauptziel der Archivierung darin besteht, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Im Bezug hierauf ist das Lesbarkeitsproblem als besonders kritisch anzusehen. Andernfalls kann sich ein Unternehmen schnell in ernsten Schwierigkeiten befinden. Beispielsweise, wenn bestimmte Dokumente, die für Rechtsstreitigkeiten oder die Prüfung durch das Finanzamt erforderlich sind, nicht mehr verfügbar sind.

Die Archivierung von Dokumenten mittels DMS kann Kosten sparen, die Systemleistung verbessern und verhindern, dass ein Unternehmen ernsthafte rechtliche Probleme bekommt. Besondere Aufmerksamkeit muss dabei der Lesbarkeit und der Integrität der archivierten elektronischen Daten während ihrer Lebensdauer gelten.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivierung

Das papierlose Büro ist in aller Munde. Jeder wünscht sich die digitale Revolution. Aber die digitale Akte soll genau die gleichen Aufgaben erfüllen. Denn die Papierakte war zuverlässig und geduldig. Aber welche Aufgaben sind das eigentlich? Und kann das eine digitale Akte wirklich? Wo liegen die Unterschiede zwischen DMS und Archivierung?

Digitale Strategie im Unternehmen

Auch die Archivierung geht heute digital

Die papierhafte Ablage ist nicht mehr zeitgemäß

Mit diesen Fragen beschäftigen sich gerade viele Strategen. Sie sollen die digitale Aktenhaltung in einem Unternehmen oder einer Organisation einführen. Das zu entwickelnde Gesamtsystem kann sehr umfassend sein. Man bezeichnet es auch als Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM).

Nicht jedes ECM ist identisch ausgeprägt. Je nach Größe und Digitalisierung des Unternehmens kann es eine einfache digitale Ablage beinhalten oder den gesamten Geschäftsablauf im Unternehmen abbilden.

CMS und ECM – was ist was?

Den Begriff ECM kann man klar von einem Online-Content-Management-System (kurz CMS) abgrenzen. Denn in einem CMS geht es oft darum, Inhalte zum Beispiel für den eigenen Internetauftritt zu organisieren. Das ECM erfüllt wesentlich mehr Aufgaben.

In einem umfassenden ECM ist das CMS für Online-Inhalte mit abgebildet. Das CMS ist also Bestandteil des ECM. Gelingt eine geschäftsnahe Integration, ist das ein entscheidender Fortschritt für effiziente Geschäftsabläufe.

Aufbau eines ECM

Kern eines ECM ist dabei das Dokumenten-Management-Systems (kurz DMS). Man kann es mit der Fragestellung der Aktenhaltung vergleichen. Wichtig ist jedoch: Das DMS beschreibt lediglich die Aktenhaltung im Büro, also die aktuelle Aktenhaltung.

Nicht selten haben Unternehmen hier begonnen zu digitalisieren. Das papierlose Büro umfasst oft lediglich diese eine Komponente der digitalen Akte. Das bedeutet, man erzeugt eine digitale Datei und legt sie an einem bekannten Ort ab, auf den alle Berechtigte dieser Akte Zugriff haben.

Da es hier um die tägliche Arbeit der Mitarbeiter geht, sind die Erfolge sofort sichtbar. Man muss eine Akte nicht mehr im Nachbarbüro suchen. Auch mehrere Personen gleichzeitig können diese einsehen. Wege, um Akten zu holen, entfallen. Die digitale Akte macht das Arbeitsleben also bequemer.

Langes Suchen erübrigt sich mit einem DMS

Zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem

Doch zu einem zukunftssicheren DMS gehören noch weitere Funktionen. Zum Beispiel muss man sicherstellen, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Eine wichtige Grundfunktion ist also das Aus- und Einchecken von Dokumenten.

Vor allem die Funktionen, die für die Teamarbeit gedacht sind, werten die digitale Arbeit im Unternehmen massiv auf. Wichtiges Zentrum dabei ist und bleibt immer das Dokument. So kann man die Arbeit gemeinsam dort verrichten, wo sie nötig ist. Und dabei ist es egal, ob der Kollege im Nachbarbüro oder am anderen Ende der Welt ist.

Geschäftsprozesse im DMS

Auch das Freigeben von Dokumenten durch Berechtigte in einem Prozess ist heute oft gefordert. Zusätzlich wird die Ablage in definierten Ablageorten oft verwendet. Das entspricht in etwa dem Aktenschrank in der Analogie Papierakte. So sind alle Prozesse und Aufgaben abgedeckt, die auch mit der Papierakte erledigt werden können.

Neben den einfachen Teamfunktionen können mit einem DMS auch komplexe Prozesse abgedeckt werden. Ganze Geschäftsabläufe können mit einem DMS also gesteuert und überwacht werden. So können etablierte Geschäftsprozesse sogar unterstützt und neue Prozesse leichter eingeführt werden.

DMS – Bedeutung für das Unternehmen

Das Dokumentenmanagementsystem ist die zentrale Plattform, die alle Stati, auch den archivierten Status, eines Dokuments abdeckt. Dabei gehören zu einem DMS Funktionen, die unabhängig vom Status des Dokuments sind. Ein gutes Beispiel ist die umfassende Suche, auch im Volltext der Dokumente.

Denn wer relevante Dokumente schneller findet, spart Zeit. Und wie sagt ein berühmtes Sprichtwort? Zeit ist Geld!

Neben der Schnelligkeit spielt aber auch die Transparenz eine große Rolle. Denn wenn alle Informationen für Berechtigte leicht zugänglich sind, kann man Entscheidungen besser treffen und besser kommunizieren.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

DMS und Archivierung

Eine wichtige zusätzliche Funktion über die allgemeine Aktenführung hinaus ist die Archivierung. Sie hat Konsequenzen, die über die internen Regeln der Aktenhaltung in einem Unternehmen hinaus gehen. Dazu gehören zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Es gibt also einen entscheidenden Unterschied zwischen dem allgemeinen elektronischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Am besten ist das verständlich anhand eines Papierarchivs. Die normale Aktenhaltung im Aktenschrank unterscheidet sich gravierend von der Archivierung eines Dokuments.

Besonderheiten des Archivs

In der Papierwelt gibt es sowohl intern in einem Unternehmen als auch extern spezielle Bereiche und Stellen, die sich um die Archivierung kümmern. Diese Stellen haben oft einen starken juristischen Hintergrund. Denn hier gelten besondere Regeln.

So muss die digitale Akte bei der Archivierung eine bestimmte Form haben. So muss zum Beispiel festgestellt werden, ob es sich um das unveränderte Original handelt. Das geschieht oft durch elektronische Signaturen.

Um die Vollständigkeit des Archivs sicherzustellen, dürfen archivierte Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Ein Dokument einfach so aus dem Archivierungssystem zu löschen, ist daher nicht möglich.

Konsequenzen für die Digitalisierung

Dennoch nennt man beide Begriffe oft in einem Atemzug. Das liegt zum einen an einer unklaren Begriffsabgrenzung und zum anderen daran, dass Dokumentenmanagement-Systeme nicht vollumfänglich genutzt werden. Oftmals werden sie nur als Dokumentenablage verwendet. Umgangssprachlich heißt das dann „Archiv“.

Bei genauerem Hinsehen ist das nicht das Gleiche. Denn die Archivierung von Dokumenten ist ein formaler Akt. Gesetzliche Fristen und Konsequenzen sind an die Archivierung geknüpft. Wenn ein Unternehmen auf die digitale Archivierung umsteigt, muss es daher einiges beachten.

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Deshalb sollte die Archivierung in einer späteren Ausbaustufe des Dokumentenmanagement-Systems realisiert werden. Vor allem die sofort spürbaren Erfolge sollte man in den ersten Phasen in den Vordergrund stellen.

Vorteile der digitalen Akte

Im Laufe der Zeit entwickelt sich mit einem soliden Dokumentenmanagement-System auch ein solides Wissensmanagement im Unternehmen. Ausscheidende Mitarbeiter haben ihre Akten transparent abgelegt, neue Mitarbeiter haben sofort Zugriff darauf.

So wird die Effizienz im Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Ein sichtbares Wissensmanagement kann die Stimmung im Unternehmen sehr positiv beeinflussen.

Datensicherheit der digitalen Akte

Die Datensicherheit einer digitalen Akte wird von vielen Mitarbeitern und Strategen noch kiritsch betrachtet. Doch dafür gibt es keinen Grund.

Geschäftsrelevanten Dokumente werden nicht über verschiedene Kanäle verteilt. Sie liegen immer im gleichen Basissystem vor. Das erhöht die Datensicherheit im Unternehmen.

Für die Absicherung von Berechtigungen im Dokumentenmanagement-System ist ein Rechte- und Rollenkonzept notwendig. Dieses ist individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Dann steht der sicheren Nutzung des DMS nichts mehr im Wege.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Das DM-System und seine wichtigsten Funktionen

Ein Dokumentenmanagement-System ist – wie der Name  bereits verrät – in erster Linie dafür zuständig, unterschiedliche Dokumente zu managen. Das bedeutet, ein DM-System ist für die Organisation und die – im Idealfall einfache – Handhabung der entsprechenden Dokumente zuständig. Was dies aber konkret bedeutet, ist nicht jedem unbedingt von Anfang an klar. Wir stellen Ihnen daher die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems an dieser Stelle vor.

Weltweiter Zugriff ist kein Problem

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Es ist längst nicht mehr unüblich, von zu Hause aus oder auch von unterwegs zu arbeiten. Theoretisch könnte man auch an einem karibischen Strand liegen, während man mithilfe des Laptops mit seiner Firma verbunden ist. Wären Dokumente und Dateien eines Unternehmens lediglich lokal gespeichert, könnte allerdings nicht auf die benötigten Unterlagen zugegriffen werden.

Für dieses Problem bieten DMS mehrere Lösungswege. Natürlich benötigen Sie auf jeden Fall eine Internetverbindung. Ob Sie diese über Ihren Laptop oder über Ihren PC zu Hause benutzen, spielt dabei keine Rolle. Über einen Browser erreichen Sie das DM-System. Sie müssen also keine Software installiert haben.

Fast schon Büro-Feeling bekommen Sie, wenn Sie ein DMS nutzen, das die Funktion WebDAV beinhaltet. Mit dessen Hilfe können Sie – wie in Ihrem Unternehmen – über den Windows-Explorer, bzw. dessen Pendants von Apple oder Linux, in das Datenmanagement-System Ihres Unternehmens einloggen.

Schneller Zugriff auf Informationen

Die Arbeit an einem PC führt zur Erzeugung von elektronischen Dokumenten. Der Computer ist heute aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Und auch die Anzahl der computerfreien Privathaushalte ist in Deutschland verschwindend gering. Die Menge an Dokumenten, die verwaltet werden wollen, ist vor allem in Unternehmen immens. Da werden Briefe oder andere Texte geschrieben, Tabellen angelegt, E-Mails empfangen und versendet, Bilder gespeichert, Präsentationen vorbereitet und Zeichnungen eingescannt.

Im Normalfall werden diese Dateien in Unternehmen auf einem Server oder in einer Cloud gespeichert. Zwar versucht man meist, ein Speichersystem zu erarbeiten, so dass man einmal gespeicherte Dateien auch später wieder findet, doch die Realität hat gezeigt, dass man doch sehr häufig damit beschäftigt ist, nach einer Datei zu suchen. Nach einer Umfrage verbringen Mitarbeiter rund 13 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, nach Dokumenten auf ihrem Computer zu suchen.

Ein Dokumentenmanagement-System sorgt dafür, dass diese Zeit sinnvoller genutzt werden kann. Dafür bekommen die Dokumente einen Index. Anschließend können sie mit einer Volltext-Suchfunktion durchsucht werden. Sie können Ihre Suche dabei auf unterschiedliche Art und Weise eingrenzen. So können Sie beispielsweise nur Excel-Dateien durchsuchen oder sämtliche E-Mails. Durch sogenannte Metadaten, die man den einzelnen Dateien geben kann, ist es auch möglich nach Daten, Kundennummern oder Namen zu suchen. Dadurch verringert sich die Suchzeit erheblich.

Wie in einem Aktenordner alles an einem Ort

Die digitale Antwort auf den Aktenordner

Viele Unternehmer und Arbeitnehmer, die schon viele Jahre in der Berufswelt tätig sind, beklagen sich darüber, dass früher alles einfacher war. Zwar sollte die Digitalisierung uns das Leben einfacher machen, doch ist das in vielen Fällen nicht der Fall. Während man zum Beispiel früher einfach alle Unterlagen in einem Aktenordner gesammelt hat, sind diese nun auf verschiedene Speicherorte verteilt.

E-Mails liegen auf dem Server, Rechnungen sind in dem entsprechenden Programm gespeichert. Der Schriftverkehr verbirgt sich in diversen Ordnern und ist teilweise digital, teilweise schriftlich in einem klassischen Ordner aufgehoben. Durch ein DM-System finden Sie alle Informationen geordnet an ein und demselben Ort.

Die Prozesse eines Unternehmens automatisieren

Eine Automatisierung ist dann sinnvoll, wenn dadurch die Mitarbeiter entlastet werden, der Betrieb dadurch Zeit und Kosten sparen kann oder wenn dadurch die Geschäftsprozesse generell rascher ablaufen können. In den meisten Unternehmen wird beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen nach wie vor papierhaft durchgeführt. Dies geschieht zumeist manuell, was einen erhöhten Zeitaufwand bedeutet.

Möchte man die Bearbeitung von Rechnungen vollautomatisch abwickeln, könnte das folgendermaßen aussehen: Das DMS erfasst die erhaltene Rechnung. Dies geschieht entweder, indem sie zuvor – doch noch manuell – eingescannt werden oder, wenn sie per E-Mail empfangen wurden, in das DM-System eingepflegt werden. Das Dokumentenmanagement-System prüft nun die Rechnung und gleicht sie gegen eine zuvor erfasste Bestellung oder Beauftragung ab. Wenn alles richtig ist, legt das DMS die Rechnung automatisch revisionssicher ab und veranlasst die Zahlung. Eine eventuell vorhandene Skontofrist wird dabei automatisch beachtet.

Kollaboration – eine besser funktionierende Zusammenarbeit

Über ein DMS funktioniert die Kommunikation

Das ursprünglich aus dem englischsprachigen Raum stammende Wort Collaboration hat es mittlerweile auch in den deutschen Duden geschafft. Der Begriff Kollaboration bezeichnet in der Informationstechnologie die Zusammenarbeit von Teams an Projekten. Damit diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, sollten zwei Faktoren gegeben sein: Die Information und die Kommunikation.

Viele DMS haben hierfür in ihrer Software eine Lösung integriert. Sowohl der Austausch von Informationen als auch die Kommunikation finden am selben Ort statt: innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems.

Zu diesem Zweck verfügen die meisten DMS zum einen über einen bequemen Mitteilungsdienst, über den Sie von allen Änderungen oder neu hinzugefügten Dokumenten nahezu ohne Zeitverzögerung erfahren. Zum anderen enthalten die Systeme häufig eine Notizfunktion, über die Sie sich direkt mit anderen Teilnehmer austauschen können. So können Sie beispielsweise Kommentare zu einem Dokument hinterlassen oder auch Nachrichten schreiben oder beantworten.

Bei einigen Dokumentenmanagement-Systemen ist es sogar möglich, externen Beteiligten einen Link zukommen zu lassen, so dass auch sie für sie wichtige Informationen erhalten können, ohne dass sie gleich Zugriff auf den gesamten Inhalt des DMS haben.

Mit einem DM-System die Richtlinien und Gesetze einhalten

Um als Unternehmen seine bedeutsamen Dokumente ordnungsgemäß und vor allem gesetzeskonform digital zu archivieren, sind im Grunde zwei Dinge Thema. Zum einen das Einscannen von papierhaften Dokumenten, die man anschließend vernichtet (ersetzendes Scannen) und zum anderen das Empfangen von digitalen Dokumenten.

Die Dokumente, die anschließend in Ihrem System gespeichert sind, müssen nachweislich Originale sein. Hierfür ist zum einen eine Dokumentation des Verfahrens notwendig, mit welchem die Dokumente in Ihr System gelangt sind, bzw. wie der Prozess der Archivierung bei Ihnen organisiert ist. Zum anderen sind die meisten DMS mit Möglichkeiten ausgestattet, um Sie zu befähigen, die Originalität Ihrer Dokumente zu beweisen. Hierfür lässt der DMS-Anbieter im Vorfeld von einem unabhängigen Dritten überprüfen, ob sein angebotenes System eine gesetzeskonforme Archivierung erlaubt oder nicht.

Fazit

Ein Dokumentenmanagement-System kann sehr viel mehr leisten, als man anfänglich vielleicht glauben mag. Der Arbeitsalltag wird an vielen unterschiedlichen Stellen stark vereinfacht. Dadurch spart man Zeit und letztendlich auch Geld, das an anderer Stelle wiederum sinnvoll eingesetzt werden kann. Hierfür sollte das DM-System jedoch optimal auf das Unternehmen abgestimmt und zugeschnitten sein.

DMS vs. Dropbox

DMS oder Dropbox? Die Vor- und Nachteile im Überblick

Um heutzutage im Team effektiv zu arbeiten, ist es zwingend notwendig, dass jeder Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort Zugriff auf die elektronischen Daten und Dokumente hat. Unternehmer, die dazu die erforderlichen Voraussetzungen schaffen müssen, können zwischen Software und cloudbasierten Lösungen verschiedener Anbieter wählen. Einige Dienste können im gewissen Umfang gratis genutzt werden, anspruchsvollere Lösungen wie zum Beispiel das DMS docuplus sind kostenpflichtig. Ein Vergleich der Angebote soll Sie dabei unterstützen, die Lösung zu finden, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und die erforderliche Sicherheit gewährleistet.

DMS und Dropbox bieten beide Möglichkeiten der Archivierung

Die digitale Archivierung ist mittlerweile Pflicht

Was bietet Dropbox?

Der Name dieses Filehosting-Dienstes, der von der US-amerikanischen Firma gleichen Namens angeboten wird, ist anschaulich: „to drop“ heißt fallen lassen, „box“ ist die Schachtel, in der die einfach abgelegten Daten aufgefangen und bis zum nächsten Gebrauch aufbewahrt werden. Tatsächlich ist es den Entwicklern dieses Dienstes gelungen, Daten so zu speichern, dass ein oder auch mehrere Nutzer mit jedem elektronischen Endgerät auf die zuvor hochgeladenen Dokumente zugreifen können. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Den Dienst kann man über Browser oder App nutzen. Die Nutzung ist mit allen gebräuchlichen Betriebssystemen möglich. Ein DMS im engeren Sinne ist diese Lösung jedoch nicht. Das sollten Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.

Was leisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich elektronische Dokumente sicher und gesetzeskonform archivieren und effektiv verwalten. Das geschieht mit Hilfe komplexer Datenbanken und Softwarelösungen, die von hochspezialisierten Experten entwickelt werden. Der Vorteil der DMS liegt auf der Hand: Die Daten werden übersichtlich archiviert. Die Zugriffsrechte können genau definiert werden, sodass die Zusammenarbeit im Team leicht zu organisieren ist und dennoch für ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz gesorgt ist. Jeder Mitarbeiter hat zu jeder Zeit alle erforderlichen Daten im aktuellen Status zur Verfügung. Ein Abgleichen der Datensätze ist nicht erforderlich, wodurch Fehlerquellen vermieden werden.

Sicherheit hat oberste Priorität

Dieser Grundsatz gilt nicht allein auf hoher See, sondern auch beim Austausch von Daten im Internet und der Online-Speicherung von Dokumenten, Fotos und anderen Dateien. In puncto Sicherheit haben Dokumenten-Management-Systemeim direkten Vergleich mit cloudbasierten Lösungen zweifelsfrei die Nase vorn. Arbeiten Sie mit Dropbox oder anderen Filehosting Diensten müssen Sie unbedingt bedenken, dass Sie nicht wissen, wer Zugang zu Ihren – möglicherweise sehr sensiblen Daten hat. Die Daten, die mit Dropbox gespeichert werden, landen auf einem Server, der in den vereinigten Staaten steht. Serverstandort USA – das ist ein gravierender Nachteil dieses Angebotes, den insbesondere Unternehmer, aber auch private Nutzer nicht unterschätzen dürfen.

Immer wieder geriet Dropbox in der Vergangenheit in die Kritik, weil Daten und Passwörter der Kunden ganz offensichtlich in falsche Hände gelangen konnten. Kritiker befürchten außerdem, dass sich staatliche Stellen und Geheimdienste für die gespeicherten Daten interessieren.

Dropbox scheint auf den ersten Blick die günstigere Alternative

Dropbox ist im Basic-Tarif kostenlos

Gratis ist nicht in jedem Falle günstig

Ein wichtiger Aspekt, der für viele Anwender beim Vergleich von DMS und Dropbox eine zentrale Rolle spielt, sind die anfallenden Kosten. Die US-Amerikaner arbeiten mit einem Modell, das auf den ersten Blick sehr kundenfreundlich erscheint. Im sogenannten Basic Tarif kann der Nutzer bis zu 2 GB Speicher kostenlos nutzen. Wer beispielsweise Bilddokumente speichern will, kommt damit schnell an die Grenzen und muss dann ziemlich tief in die Tasche greifen.

Mit DMS sicher im Team arbeiten und übersichtlich archivieren

Entscheiden Sie sich für ein DMS, entstehen Ihnen zwar Kosten, doch Sie werden sehen, dass sich diese Investition lohnt. Sie bekommen eine zertifizierte Lösung, die Ihnen in jeder Hinsicht ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Server stehen in Deutschland. Das heißt, es gelten die deutschen Datenschutzrichtlinien, die im Vergleich zu vielen anderen Ländern deutlich höhere Sicherheitsstandards vorschreiben.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie zum Beispiel docuplus, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre tägliche Arbeit noch effektiver erledigen. Arbeitet man im Team, kann jeder auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Dabei kann exakt festgelegt werden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Es entfällt die Kontrolle der Datensätze. Jeder im Team ist jederzeit auf dem Stand und kann den Fortschritt der Bearbeitung verfolgen.

Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von einer professionellen Archivierung der Daten. Nerven- und zeitraubendes Suchen von bestimmten Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Mit dem Dokumenten-Management-System kann jedes einzelne Dokument mit Hilfe der Suchfunktion schnell aufgefunden werden. Außerdem ist Ihr Unternehmen mit der DMS-Archivierung auch bei der Zusammenarbeit mit den Ämtern und Behörden auf der sicheren Seite, weil die Archivierung zuverlässig und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Das ist ein wesentlicher Vorteil, den jede Unternehmensleitung hoch zu schätzen weiß.

Buchführung

Korrekte Buchführung vermeidet Ärger mit dem Finanzamt 

Kein Unternehmer ist von außerordentlichen Steuerprüfungen, Nachprüfungen oder hohen Forderungen von Seiten des Fiskus begeistert. Wer der Steuerpflicht unterliegt – und das ist in der Regel jeder Unternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende sowie Arbeitnehmer, muss sich an die gesetzlichen Vorgaben des Finanzamtes halten oder mit Repressalien rechnen. Die Buchführung nimmt bei selbstständigen und gewerblich Tätigen Menschen einen wichtigen Bestandteil der Arbeitsleistung und viel Zeit in Anspruch.

Wichtig: Ab einem Jahresumsatz von 500.000 Euro ist der Steuerprüfer ein jährlicher „Gast“. Dieser schreitet bei kleinsten Fehlern in den Belegen oder der Zuwiderhandlung bei Aufbewahrungsfristen ein.

Die Dokumentenaufbewahrung – Fristen nach § 147 AO

Aufbewahrt werden müssen alle Belege und Dokumente, die im direkten Zusammenhang mit dem Unternehmen und mit der Steuerpflicht stehen. Jahresabschlüsse und Inventar– sowie Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Geschäftsbriefe und Zollanmeldungen sowie Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Um die Übersicht zu behalten und im Falle einer außerordentlichen Buchprüfung handlungsfähig zu bleiben, muss die Buchführung korrekt und vollständig realisiert werden. Unternehmer können sich an ein Steuerbüro wenden oder den Vorteil einer leicht verständlichen und präzise arbeitenden Software zur Buchhaltung nutzen. Private Unterlagen sind strikt von Geschäftsunterlagen zu trennen, was bereits einen wichtigen Teil der Transparenz ausmacht.

Richtig organisieren und Richtlinien einhalten

Buchführung OrganisationDie Dokumentation der Buchführung vereinfacht nicht nur die Arbeit des Steuerprüfers, sondern spart auch dem Unternehmer Zeit. Wer den Überblick behält, sorgt automatisch für Transparenz und schließt die Problematik von Unklarheiten in der Steuererklärung aus.

Alle Dokumente aus dem Geschäft werden aufbewahrt, auch wenn es sich nur um eine Preisliste oder eine Auftragsbestätigung handelt. Durch die in Reihenfolge realisierte Anordnung und ein professionelles Ordnungssystem vereinfacht sich die Buchhaltung und der Ärger mit dem Fiskus bleibt aus. Auch wenn man einige nicht speziell aufgeführte Dokumente bereits nach 6 Jahren vernichten kann, empfiehlt sich die Aufbewahrung der Vollständigkeit halber für den gesamten Zeitraum von 10 Jahren.

Die richtige Archivierung von Dokumenten

Papier muss von Feuchtigkeit und feuergefährdeten Plätzen ferngehalten werden. Für physische Dokumente und Aktenordner empfehlen sich spezielle Büroschränke, die vor Nässe und Hitze schützen und obendrein die Sauberkeit und Lesbarkeit der Unterlagen erhalten. Denn der Verlust durch einen Brand oder die Beschädigung durch Nässe hebt die Aufbewahrungspflicht nicht auf und wird bei einer Steuerprüfung zum Problem.

Die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen erfolgt im Land der Steuerpflicht. Sollte ein Outsourcing innerhalb der EU gewünscht sein, handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Verlagerung. Hier muss man die Buchhaltung elektronisch aufsetzen und damit Nachvollziehbarkeit bieten.

Empfehlungen zur richtigen Buchführung

Mit einem Dokumentenmanagement-System erhöhen sich die Flexibilität und Effizienz. Generell hat die Buchführung am Computer mit einer Lagerung in virtuellen Datenräumen an Bedeutung gewonnen. Belege und Rechnungen werden sowohl online wie offline aufbewahrt und kategorisch abgelegt. Die Kosten zur Archivierung sinken und mit einem entsprechenden System bleibt es aus, dass man Aufbewahrungsfristen unterschreitet.

Folgen bei Nichteinhaltung der Fristen

Jede Zuwiderhandlung gegen die Aufbewahrungsfrist wird als steuerliche Straftat und eine Verletzung der Buchführungspflicht gewertet. Schätzt das Finanzamt die Umsätze, fällt diese Form der „Berechnung“ immer zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus. Bei grober Zuwiderhandlung oder dem Verdacht der Steuerhinterziehung sind Geld- und Freiheitsstrafen möglich. Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen mit Geschäftspartnern können unauffindbare Dokumente zur Belastung aufgrund nicht vorhandener Beweise führen.

Fazit: Ein Datenmanagement-System vereinfacht die Buchführung und beugt den hohen Kosten der Buchhaltung durch ein Steuerbüro vor. Fristen werden eingehalten, der Verlust von Dokumenten und wichtigen Belegen vermieden und Ordnung im System geschaffen. Dabei sparen Unternehmer viel Zeit und Geld, da die online Archivierung einfacher und kostengünstiger ist.

interne Kommuniaktion

DMS und interne Kommunikation

Wie läuft die interne Kommunikation in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen ab? Was bei einer Anzahl von maximal 10 Mitarbeitern noch in persönlichen Gesprächen funktioniert, ist schon bei Betrieben mit mehrere Abteilungen fast nicht mehr denkbar. Es müssen Lösungen für die interne Kommunikation geschaffen werden. DMS (Dokumentenmanagement System) heißt meist die Antwort auf die Frage, wie Kommunikation trotzdem funktionieren kann. Aber welche Aufgaben kann ein gutes DMS erleichtern und was nutzt es bei betrieblichen Abläufen?

Weshalb ist ein DMS nötig?

Wenn nicht alle Mitarbeiter an einem Standort sitzen, fängt die Problematik häufig bereits an: Jeder sollte immer und überall erreichbar sein, seien Arbeitsergebnisse ablegen und gemeinsam mit seinen Kollegen an Dokumenten arbeiten. Auf eine große Distanz ist das nur zu meistern, wenn die interne Kommunikation reibungslos funktioniert. Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit zur Ablage gemeinsamer Dokumente. Jeder, der daran arbeitet, lädt das Dokument herunter, nimmt seine Änderungen vor und lädt es wieder hoch – So kann auch gemeinsam, aber trotzdem nie parallel und damit doppelt, gearbeitet werden. Deadlines werden so leichter eingehalten und für alle Beteiligten ist schnell ersichtlich, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Diese Dokumente können im täglichen Betrieb wichtig sein

Mitarbeiter sind häufig auf der Suche nach den selben Dokumenten und suchen meist regelmäßig das Gleiche. Das können Arbeitsanweisungen sein, Vorlagen (Urlaubsanträge, Informationen zur Gleitzeit, u.v.m.). Stellt man sich nun vor, dass jeder Mitarbeiter immer wieder seine Kollegen fragen müsste, wo er diese oder jene Information findet, geht vor allem jede Menge Zeit verloren und ein großes Chaos entsteht. Die Suche nach etwas sollte in einem gut organisierten Unternehmen keine wesentliche Rolle spielen. Wichtige Listen und Anordnungen können dort ebenso abgelegt werden wie Arbeitspapiere. Beachtet werden sollte im Unternehmensalltag, dass die interne Kommunikation allerdings in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite ist. Vertrauliche Dokumente dürfen nur jenen Personen zugänglich sein, die diese auch sehen dürfen.

Und wie funktioniert die interne Kommunikation?

Ein gutes DMS beinhaltet auch alle laufenden und abgeschlossenen Projekte und liefert alles, was dazu gehört. Einzelne Aufgabe der beteiligten Mitarbeiter können dort einfach hinterlegt werden. Die interne Kommunikation innerhalb eines Projektes ist oftmals die Frage, wie der Projekt- bzw. Aufgabenstatus denn nun gerade ist. Das DMS liefert diese Antwort sofort. Wer arbeitet gerade an welchen Aufgaben, wie weit ein ein Status fortgeschritten, verschiebt sich die Endphase? Alle diese Fragen können beantwortet werden ohne zahlreiche Personen hierfür kontaktieren zu müssen. Für die interne Kommunikation ist allerdings selbst bei einem sehr guten DMS unerlässlich, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte es auch wirklich verwenden. Das heißt: Eigene Projekte und Aufgaben müssen innerhalb des DMS gepflegt werden und wer fündig werden möchte, muss sich auch darauf verlassen, dass alle relevanten Informationen dort abgelegt werden und veraltete Dokumente durch aktuelle Versionen ersetzt werden.

Große Datei versenden

Große Datei versenden einfach gemacht

Eine große Datei versenden ist auch heutzutage nicht ohne Weiteres möglich. Bei den üblichen E-Mail-Anbietern gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße. Wie können Sie besonders große Dateien aber trotzdem über das Internet versenden?

Auch wenn die technische Entwicklung in den letzten Jahren rasant vorangeschritten ist: Noch immer kann der Versand von großen Dateien über das Internet Probleme bereiten. Große Datenmengen im Anhang einer E-Mail zu versenden geht beispielsweise nicht.

Da der Austausch großer Dateien aber immer wichtiger wird, gibt es hier eine Reihe von Lösungen am Markt. Einige davon sind kostenlos, andere hingegen kostenpflichtig. Wer geschäftliche Daten übertragen möchte, sollte auf eine professionelle Lösung Wert legen.

Besonders einfach: Die Übertragung von Dateien im gleichen Netzwerk

Müssen Dateien nur zwischen Computern im gleichen Netzwerk übertragen werden, kann dies beispielsweise direkt über das WLAN geschehen. Ein spezieller Dienst ist hierfür nicht erforderlich. Alternativ kann die Übertragung auch per USB erfolgen. Hier ist natürlich eine besonders hohe Datensicherheit gegeben.

Große Dateien in der Cloud versenden

Wenn die Datei in ein anderes Netzwerk übertragen werden soll, dann wird sehr wahrscheinlich ein Filehoster zur Anwendung kommen. Hier werden Dateien online in der Cloud gespeichert. Die Datei wird also einfach hochgeladen und kann dann, sofern die jeweiligen Zugriffsberechtigungen vorliegen, auch auf anderen Computern heruntergeladen werden.

Die Auswahl an verschiedenen Cloud- und Filehosting-Anbietern ist groß. Gerade wenn es sich um sensible Daten oder geschäftliche Dateien handelt, sollte die Cloud-Lösung mit Bedacht gewählt werden.

Zu den meistgenutzten Filehostern gehören beispielsweise Dropbox und OneDrive, welches zu Microsoft gehört.

Große Datei versenden über ein Dokumenten-Management-System

Wer Dateien im geschäftlichen Umfeld austauschen will, sollte auch die Option eines professionellen Dokumenten-Management-Systems, auch DMS genannt, in Betracht ziehen. Ein DMS bietet vielfältige Optionen, um Dateien und Software zu verwalten und zu nutzen.

Zu den Vorteilen bei einem hochwertigen DMS gehört zum Beispiel die Datensicherheit in der Cloud, der Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien und Unterlagen durch Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an den Dateien.

Der Versand großer Dateien ist mit einem Dokumenten-Management-System ebenfalls kein Problem. Dateien können einfach hochgeladen und auf einem anderen Computer wieder heruntergeladen werden.

Die Sicherheit beim Versand von Dateien über ein DMS

Die Bandbreite an Cloud-Diensten und Filehostern ist groß. Nicht alle sind aber dazu geeignet, sensible Dateien zu hosten.

Bei der Auswahl eines DMS sollte daher unbedingt auf die Datensicherheit geschaut werden. Werden die Dateien beispielsweise nur verschlüsselt übertragen? Was passiert, wenn die Server der Cloud ausfallen? Sind die Daten dann trotzdem sicher gespeichert? Und welchen Zugriff hat der Hoster selbst auf die Daten?

Viele deutsche Unternehmen haben Probleme damit, ihre Daten bei internationalen Anbietern zu speichern. Das trifft vor allem auf amerikanische Anbieter zu, die zahlreich auf dem Markt vertreten sind. Ein Beispiel hierfür ist Dropbox.

In einem solchen Fall sollte man auf einen DMS-Anbieter zurückgreifen, der die Daten nur auf deutschen Servern speichert. Damit ist gewährleistet, dass der Anbieter im Rahmen der deutschen Gesetze handeln muss.

Die verschiedenen Optionen, um große Dateien zu verschicken

Wenn eine Datei zu groß ist, um per E-Mail versendet zu werden, muss auf andere Optionen zurückgegriffen werden. Soll die Übertragung im gleichen Netzwerk stattfinden, kann dies einfach über das WLAN oder per USB geschehen.

Ansonsten bietet sich der Versand über die Cloud an. Hier ist es ohne Probleme möglich, auch extrem große Dateien und Datenpakete zu versenden. Das kann auch über ein DMS geschehen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters sollte gerade in einem geschäftlichen Umfeld auf die Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes geachtet werden.

Die Aufbewahrungspflicht mit einem DMS einhalten

Als Unternehmer kennen Sie die Pflicht, gewisse Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufzuheben. Damit ist ein individuelles Document Management System, kurz auch als DMS bezeichnet, gefragt. Darin können Sie Kaufbelege, gewisse Korrespondenzen oder Versicherungspolicen sicher und richtig aufbewahren, um Sie im Fall der Fälle der Finanz- oder einer sonst befugten Behörde vorweisen zu können.

Für das DMS gibt es keine Ausnahmeregelung

Kleinunternehmer, Freiberufler, aber auch Unternehmer müssen also sämtliche Dokumente, die in Zusammenhang mit einem Kauf, mit der Korrespondenz oder mit einer Versicherung stehen, aufheben. Wenn Sie sich jetzt fragen, ob es hier Ausnahmeregelungen gibt, so ist dies grundsätzlich zu verneinen. Sie können alle Dokumente digital speichern, wobei Sie bei gewissen Fällen auch das papierbasierte Original nicht vernichten dürfen. Das betrifft vor allem Versicherungspolicen, aus denen Sie einen Leistungsanspruch lukrieren können, also zum Beispiel eine Renten- oder Lebensversicherung.

Auch für Bilanzen und Jahresabschlüsse gilt diese Regelung ebenso wie für sämtliche Dokumente, für die Sie in Deutschland eine Vorsteuer geltend machen möchten, allerdings im Inland dazu keinen Umsatz generiert haben. Dies ist in § 62 Abs. 2 UstDVgenau geregelt. Eine Aufbewahrung der Originaldokumente empfiehlt sich auch in Zusammenhang mit Immobilien.

Regelung der Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich erstreckt sich die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, auf sämtliche juristische und natürliche Personen. Geregelt ist sie individuell aus dem § 147 AO oder § 257 HGB bzw. § 14 UstG. Aus diesen Paragraphen ergeben sich auf die Fristen zur Aufbewahrungspflicht, wobei sich diese zum Einen nach der Dokumentenart selbst richtet, zum anderen aber auch nach der Frage, wer das Dokument warum aufbewahrt.

Grundsätzlich müssen Sie als Gewerbetreibender mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren rechnen. Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen alle Buchungsbelege, Schriftstücke die Organisation Ihres Unternehmens betreffend und die kompletten Jahresabschlüsse mit den vollständigen Lagerberichten.

Zusätzlich kann es auch um die Eröffnungsbilanz sowie alle den Zoll betreffenden Dokumente und eine Verzeichnis über das Inventar gehen. Grundsätzlich können Sie sich einfach daran orientieren, dass alles aufbewahrt werden sollte, was Sie im Falle einer Steuerprüfung zur Vorlage benötigen.

DMS für die zeitgemäße Aufbewahrung

Grundsätzlich ist die Aufbewahrung von Rechnungen oder Kaufbelegen in Form eines DMS natürlich zeitgemäß. Zudem ist sie auch vom Gesetzgeber erlaubt, der allerdings die genannten Ausnahmen verfügt hat. Festgelegt ist dies alles im § 14 UstG, der die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellungen von Dokumenten exakt regelt. Dazu gehört, dass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, auch dokumentiert werden, vor allem aber müssen Sie auch etwaige Fehler beim Scannen in einem extra Protokoll festhalten.

Die Person in Ihrem Unternehmen, die für das DMS zuständig ist, muss dazu geeignet und entsprechend von Ihnen autorisiert sein. Das DMS in Ihrem Betrieb muss umfassend den Anforderungen nach individueller Dokumentation der Metadaten und der kompletten Revisionssicherheit gerecht werden. Beachten sollten Sie außerdem, dass Sie die Originale erst nach einer neuerlichen Datensicherung vernichten dürfen, wobei dies als rechtskonform gilt, wenn es § 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO als zulässig erklärt.

Vorteile von DMS liegen auf der Hand

Grundsätzlich ist die digitale Archivierung von Dokumenten, sofern sie den rechtlichen Grundlagen entspricht, praktisch. Denn sie schafft nicht nur Platz, sondern eröffnet Ihnen im Unternehmen eine neue Form der Zusammenarbeit. Unabhängig von individuellen Standorten können Ihre Mitarbeiter oder Sie über den Browser auch von mobilen Geräten darauf zugreifen.

Das spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Ressourcen der Mitarbeiter. Viele Anbieter für DMS bieten zudem extra Features neben der standardmäßigen Digitalisierung an, wie etwa Notizfunktionen innerhalb eines Dokumentes selbst. Damit wird die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zusätzlich erleichtert. Eine professionelle DMS schützt Ihre Daten auch vor Diebstahl und Feuer- sowie Wasserschäden.

Aufbewahrungsfristen fuer Privatpersonen

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Privatpersonen

Lediglich für Arbeitnehmer mit Einnahmen von mehr als 500.000,00 Euro pro Jahr gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Diese Frist gilt für sämtliche Dokumente, insbesondere für alle steuerlich relevanten Unterlagen, zu denen vor allem die Bankbelege zählen.

Handwerkerrechnungen

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG sind Handwerkerrechnungen, die für erbrachte Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück oder einer Wohnung gelten, generell auch von Privatpersonen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht besteht für zwei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in welchem sie erstellt wurden. Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 500 EUR verhängt werden.

Die Handwerkerrechnungen dienen als Nachweis dafür, dass für die Handwerksarbeiten eine ordnungsgemäße Abrechnung und Versteuerung vorliegt. Für Handwerksarbeiten, die eine Gewährleistungspflicht beinhalten, empfiehlt sich sogar eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.

Kaufbelege / Quittungen

Auch ohne Aufbewahrungsfristen gilt für sämtliche Kaufbelege für den Zeitraum des Gewährleistungsanspruches gemäß § 437 BGB eine Aufbewahrungsempfehlung, um mögliche Reklamationen zu erleichtern. Der Gewährleistungsanspruch beträgt in der Regel zwei Jahre, während die Herstellergarantie meist nur für ein Jahr gilt.

Für hochwertigere Güter (Notebook, Handyetc.) sollte man die Rechnungen länger aufbewahren, da diese bei einem Diebstahl als Wertnachweis für die Hausratsversicherung dienen. Rechnungsansprüche verjähren mit Ende des dritten Jahres nach Fälligkeit.

Bankunterlagen

Für einmalige Zahlungen empfiehlt es sich, private Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen als Zahlungsnachweis mindestens zwei Jahre aufzuheben. Seit dem 01.01.2002 besteht die Möglichkeit, sämtliche Belege für mehrfach getätigte Zahlungen (z. B. Miete, Unterhalt) noch vier Jahre lang als Beweis heranzuziehen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, Verträge über Sparguthaben oder Kredite über die gesamte Laufzeit aufzubewahren. Dauerhaft abgeheftet werden sollten sämtliche Belege für Immobilien, um bei einem späteren Verkauf die Wertermittlung zu erleichtern.

Versicherungen

Auch für Versicherungen existieren keine generellen Aufbewahrungsfristen. Sinnvollerweise werden sämtliche Versicherungsunterlagen wie Verträge, Änderungen und Statusberichte über die gesamte Vertragslaufzeit abgeheftet. Lediglich Prämienschreiben, in denen der jeweils anfallende Versicherungsbetrag eingefordert wird, können bedenkenlos nach der Zahlung entsorgt werden. Unterlagen für eine Lebensversicherung sollten grundsätzlich aufbewahrt werden, da die Auszahlungsmitteilung der Versicherungsgesellschaft eventuell für steuerliche oder erbrechtliche Vorgänge von Bedeutung ist.

Gleiches gilt auch bei vorzeitiger Kündigung der Lebensversicherung. Denn nach der aktuellen Rechtsprechung besteht die Möglichkeit, aufgrund unzulässiger Kündigungsklauseln Nachschläge einzufordern. Dieses wäre nur mithilfe der Originalunterlagen möglich. Für den Fall, dass eine Abbuchungsvollmacht vorliegt, ist die Bestätigung über dieVersicherungskündigung bis zur nächst fälligen Zahlung aufzubewahren.

Wohnungs-/Mietunterlagen

Für Wohnungs- und Mietunterlagen gibt ebenfalls keine Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich, nach Beendigung des Mietverhältnisses alle relevanten Unterlagen wie Mietverträge, Mietänderungen, Übergabeprotokolle über einen Zeitraum von drei Jahren aufzubewahren. Denn Ansprüche aus Mietverträgen verjähren nach Ablauf von drei Jahren. Nebenkostenabrechnungen können sogar bis zu einem Jahr angefochten werden.

Daher sollten Nebenkostenabrechnungen zum Vergleich einzelner Posten ebenfalls für 3 Jahre abgeheftet werden. Es empfiehlt sich, sämtliche Belege für einen Haus- oder Wohnungskauf, die für eine Wertermittlung relevant wären, dauerhaft aufzuheben.

Steuerunterlagen

Für alle relevanten, die Einkommensteuer betreffenden Unterlagen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Allerdings werden die Steuerbescheide rückwirkend für Anträge auf steuerliche Zuschüsse (z. B. für Kindergärten, Pflegegeld) benötigt. Vorläufige oder unter Vorbehalt ergangene Steuerbescheide sind ebenfalls zu abzuheften.

Das Finanzamt kann diese bis vier Jahre rückwirkend ändern, wenn beispielsweise nachträglich neue steuerlich relevante Tatsachen bekannt werden. Bei Verdacht der Steuerhinterziehung können Unterlagen sogar bis zu zehn Jahre herangezogen werden.

Renten- und Arztunterlagen

Auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen empfiehlt es sich, sämtliche Unterlagen, die für einen Rentenanspruch relevant sind, bis zur endgültigen Klärung und Bestätigung abzuheften. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen, Einkommensnachweise und Zeugnisse. Röntgenbilder und Arztberichte sollten für eine eventuell spätere Diagnosestellung ebenfalls lebenslang aufgehoben werden.