Pendelordner

Was ist ein Pendelordner?

Es könnte das Ende des Pendelordners sein. Die Digitalisierung macht ihn komplett überflüssig. Aber was ist ein solcher Ordner überhaut? Wer sollte ihn haben und wofür brauchen Sie ihn?

Was ist ein Pendelordner?

Grundsätzlich kommen in diesen Ordner alle Belege der Buchhaltung, die in einem Monat anfallen. Das können Belege sein, Spesenabrechnungen, Zahlungseingänger oder auch Zahlungsausgänge.

Nun kommen diese Belege alle gesammelt monatlich in einen Belegordner. Dieser Pendelordner ist ein Leitordner, in dem die haptischen Belege zwischen der Firma und ihrem Steuerberater monatlich hin und her pendeln. Denn nachdem Sie alle Belege sammelten, kommt der Ordner zum Steuerberater, damit dieser alles prüfen kannt.

Nach erfolgreicher Prüfung schickt Ihr Steuerberater den Ordner wiederum zurück zu Ihnen. Erst dann erfolgt die Abheftung ins Ablagesystem Ihres Unternehmens. Daher stammt auch der Name des Pendelordners.

Pendelordner wird in Rente geschickt

Weil das System so aufwendig ist, suchen Unternehmen und die Digitalisierung laufend nach Optimierung. Sie finden es nicht aufwendig? Dann bedenken Sie folgendes:

Es sind immer zwei Ordner unterwegs. Denn der Ordner pendelt nun zum Steuerberater, während Sie schon wieder den neuen Ordner mit Inhalt befüllen. Nun kommt der erste Ordner vom Steuerberater zurück, während Sie ihm den zweiten schicken und den dritten befüllen. Das geht auch deutlich einfacher.

Letztlich pendeln so also meistens zwei Ordner zwischen der Firma und dem Steuerberater hin und her. Da können auch die besten Buchhalter und Steuerberater mal durcheinander kommen. Doch es gibt digitale Systeme, die Abhilfe schaffen.

Digitale Belegordner

Solche Buchführungsordner lassen sich schon längst digital anlegen. Es gibt ein Tool der Datev, welche ja ohnehin in diesem Bereich häufig genutzt wird. Denn Rechnungen werden heute meistens online verschickt und können als Anhang weitergeleitet oder archiviert werden.

Sie müssen die Belege fortan nicht mehr ausdrucken. Auch die Spesenabrechnungen oder andere Rechnungen und Zahlungen kommen heute online ins Unternehmen. Diese Belege alle auszudrucken, einen Pendelordner einzuführen und dann alles hin und her zu schicken, wäre viel zu aufwendig.

Unternehmen können mit digitalen Belegordnern viel Zeit und Geld sparen. Klar, das Tool muss einmal angeschafft werden, doch danach verringert sich der Arbeitsaufwand massiv. Vielleicht ist sogar eine Personaleinsparung möglich, weil weniger Belege gesammelt, ausgedruckt, verschickt und abgeheftet werden müssen.

Worauf gilt es bei einem digitalen Pendelordner zu achten?

Die Sicherheit Ihrer Daten steht natürlich an erster Stelle. In den Rechnungen und Dokumenten sind schließlich sensible Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Angestellten und Ihre Kunden enthalten. Sollten diese nach außen dringen, wäre das für Ihr Image und Ihr Unternehmen schlecht.

Die meisten Tools sind selbstverständlich sicher. Doch da viele dieser Systeme neu sind, sollten Sie sich vorher ausgiebig darüber informieren, Erfahrungen und Bewertungen einholen. Vielleicht sprechen Sie sogar mit einem Berater oder einem Experten auf diesem Gebiet.

Zusätzlich spielen die Kosten eine Rolle. Sie sollten diese Kosten der verschiedenen Anbieter vergleichen und betrachten, ob sich ein digitaler Buchführungsordner für Sie und Ihr Unternehmen lohnt. Nur weil etwas digital ist, muss es nicht zwingend einfacher und günstiger sein.

Brauchen Sie weiterhin Pendelordner?

PendelordnerGrundsätzlich ja. Schließlich sollte auch weiterhin ein Steuerberater über die Belege, Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften Ihres Unternehmens schauen. Dafür müssen die Daten zum Steuerberater geschickt, dort geprüft und anschließend bei Ihnen abgeheftet werden.

Doch für eben diesen Fall gibt es ja nun die digitalen Buchführungsordner. Diese nehmen Ihnen die Arbeit ab, erleichtern den Datentransfer und sorgen dafür, dass die Belegordner einfacher zum Auffinden sind.

Auch für eventuelle Steuerprüfungen sollten die Daten vor Ort sein und als Pendelordner verfügbar. Je nachdem, welches Finanzamt prüft und worauf diese eingestellt sind, beziehungsweise, wie digital sie sind, brauchen Sie ebenfalls noch die ausgedruckten Varianten

Fazit zum Pendelordner

Grundsätzlich ist der Pendelordner nötig, um alle Belege aus einer Periode – meistens ein Monat – zu sammeln und dann zur Prüfung zum Steuerberater zu schicken. Dieser schickt alle Belegordner nach erfolgreicher Prüfung wieder zurück, sodass die Buchhaltung des Unternehmens sie abheften und archivieren kann.

Heute geht aber immer mehr davon digital, sodass es gute Tools und Software für dieses Buchführungsordner gibt. Der alte Pendelordner geht also in Rente und bekommt Ersatz durch die digitalen Belegordner.

Bei den Tools sollten Sie und Ihr Unternehmen sich vorher über Sicherheit, Transparenz, Bedienung und Kosten informieren. Mit dem Tool haben Sie also einen digitalen Pendelordner, der alle Aufgaben der analogen Version übernimmt. Dadurch verfügen Sie über eine erstklassige und sichere Buchhaltung, die Ihnen im besten Falle sogar noch Geld spart.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

Die meisten unserer Leser dürften mittlerweile wissen, was sich hinter dem Begriff des Dokumentenmanagement-Systems (kurz: DMS) verbirgt. Doch wer es selbst nicht nutzt, weiß vermutlich nicht, welche Funktionen ein solches System hat und welche Möglichkeiten es einem eröffnet.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann weit mehr als eben nur Dokumente zu managen. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle 6 Funktionen vor, die Ihnen Ihre Arbeit erheblich vereinfachen dürften.

Schnellerer Zugriff auf Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems

Dokumentenmanagement-Systems

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Der Computer ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Egal ob privat oder beruflich – wir nutzen dieses Wunderwerk der Technik beinahe täglich. Dabei ist es unausweichlich, dass wir auch elektronische Dokumente erzeugen. Sei es ein Text- oder Tabellendokument, eine E-Mail, Bilder oder andere Dokumente. All diese Dateien speichern wir entweder lokal auf dem Computer oder Laptop oder extern auf einem Server oder in einer Cloud.

Mit der Zeit sammeln sich so jede Menge Dateien an, die sich oft unsortiert auf dem Speichermedium tummeln. Möchte man nun ein Dokument wieder aufrufen, das man vor einigen Monaten erstellt hat, kann die Suche danach schon mal etwas Zeit kosten. Unterschiedliche Studien haben ergeben, dass ein Mitarbeiter täglich im Durchschnitt eine halbe Stunde mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt ist.

Durch ein DMS kann man diese Zeit sparen. Durch die integrierte Suchfunktion lassen sich bestimmte Dateien schnell finden. Man kann im Volltext suchen oder auch nach bestimmten Dateiformaten filtern. Des Weitern ist es möglich, sogenannte Metadaten zu arbeiten und so bspw. nach bestimmten Rechnungsnummern zu suchen. Auf dieses Weise verbringt man sehr viel weniger Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument.

Zugriff von überall und zu jeder Zeit

Flexibilität ist auch in der Arbeitswelt immer wichtiger. Die Zeiten, in denen man ausschließlich vom Büro aus gearbeitet hat, sind längst vorbei. Viele Menschen arbeiten von zuhause aus oder sind viel unterwegs. Das bedeutet aber auch, dass sie jederzeit und überall an die für sie relevanten Daten kommen müssen.

Auf ein DMS können Sie in der Regel über eine herkömmliche Browseroberfläche zugreifen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein internetfähiges Gerät und Internet. Sie benötigen hierfür keine spezielle Software.

Einige DMS bieten auch eine Lösung über WebDAV. Hierbei können Sie ein Netzlaufwerk über das Internet mit dem Dokumentenmanagement-System verbinden. Dieses Laufwerk öffnen Sie dann wie gewohnt über Ihren Explorer. Auf diese Weise können Sie weltweit so arbeiten, wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen tun würden.

Ein zentraler Speicherort für alle Informationen

Durch ein DMS können alle Informationen zentral gespeichert werden

Die Ablagemethoden aus der grauen Vorzeit hatten einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen zu einem Thema waren an einem Ort abgelegt. Egal ob Brief, Rechnung, handschriftliche Notiz oder Fax; alles lag im selben Ordner und konnte so auch schnell gefunden werden.

Heute verteilen sich diese Informationen auf verschiedenen Servern, Ordnern und anderen Systemen. Mit einem DMS erhält man die alte Ordnung mit neuester Technik zurück. Alle Dokumente, die ein Thema betreffen, können ganz leicht unter einem Stichwort abgespeichert und so auch ganz schnell wieder gefunden werden.

Richtlinien und Gesetze – mit einem DMS kein Problem

Um den gesetzlichen Vorschriften zum Thema elektronische Archivierung in Unternehmen zu genügen sind zwei Dinge wesentlich:

  1. Die Digitalisierung. Hier werden papierhafte Dokumente eingescannt und anschließend vernichtet.
  2. Das Empfangen von elektronischen Dokumenten.

In beiden Fällen muss nachweisbar sein, dass die in Ihrem System abgelegten Dokumente Originale sind. Ein einfaches Speichern auf einem Fileserver reicht deshalb nicht.

Die meisten DMS verfügen über Lösungen, um nachweisen zu können, dass es sich bei dem Dokument in Ihrem System um das Original handelt. Dies geschieht jedoch nur in Verbindung mit einer individuellen Verfahrensdokumentation.

Idealerweise lässt ein DMS-Anbieter sein System von einer unabhängigen Stelle prüfen, ob es zu einer gesetzeskonformen Archivierung fähig ist.

Kollaboration – bessere Zusammenarbeit

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Der Begriff Kollaboration bezeichnet heute die Zusammenarbeit eines Teams in der IT. Hierfür sind sowohl Kommunikation als auch Information von Nöten. Viele Dokumentenmanagement-Systeme vereinen diese beiden Voraussetzungen.

In einem DMS finden sich die nötigen Informationen in Form von Dokumenten und einer Dokumentation über das Was, Wer, Wann und Wie. Neben diesem zentralen Mitteilungsstream verfügen viele Systeme außerdem noch über eine Kommentar- und Notizfunktion. Diese können Sie bequem zu jedem Dokument hinterlassen, so dass Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen können.

Sollten Sie externe Mitarbeiter haben, die zwar auf ein bestimmtes Dokument, nicht jedoch auf das gesamte DMS zugreifen sollten, so können Sie das entsprechende Dokument freigeben, indem Sie es in einen Datenraum verlinken, der für externe Kollegen zugänglich ist.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen sind der schnellere Ablauf ebendieser, eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und eine Kosten- und Zeitersparnis für das Unternehmen.

Gerade die Verarbeitung von Rechnungen wird auch heute noch zumeist manuell abgewickelt. Eine Automation der Rechnungsverarbeitung lohnt sich im Grunde auch erst, wenn eine sehr große Menge an Rechnungen verarbeitet werden muss. Im Besten Fall müssen Sie dann nur noch die Rechnung manuell einscannen. Den Rest erledigt das Dokumenten-Management-System.

Das DMS erfasst die Daten aus dem Scan und überprüft sie rechnerisch. Außerdem gleicht es die Rechnung mit einer Bestellung im ERP-System ab. Wenn alles korrekt ist, legt das DMS diese Rechnung revisionssicher ab und löst eine Zahlung aus. Die Skontofrist  wird dabei berücksichtigt.

Fazit

Mit einem passenden Dokumenten-Management-System bleibt Ihnen sehr viel lästige Arbeit erspart. Der Arbeitsalltag kann um einiges effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für interessante und wichtige Dinge.

 

Das Format PDF/A – Das kann es!

Fast jeder hat sie auf seinem Computer: Eine Software, um PDF-Dateien zu erstellen. Denn wenn man seine mühsam formatierten, dekorierten und optimierten Dateien an andere verschicken möchte, sollte der Empfänger auch das zu sehen bekommen, was der Ersteller fabriziert hat. Eine PDF-Datei als unveränderbare Version eines Dokuments, ist hierfür bestens geeignet. Doch was hat es denn jetzt eigentlich mit dem PDF/A-Format genau auf sich?

Von dem 1993 entwickelten Dateiformat aus dem Hause Adobe gibt es mittlerweile unterschiedliche Spezialformate. Mit diesen werden die vielfältigen Anforderungen der verschiedenen Branchen abgedeckt, die sie an das Arbeiten, Abspeichern und Archivieren in der digitalen Welt haben. Beim PDF/A-Format handelt es sich um eines dieser speziellen Formate. Es dient vor allem zur Langzeitspeicherung derjenigen Dokumente, die unveränderbar und originalgetreu gespeichert werden müssen.

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Aus analog wird digital – Archivierung im 21. Jahrhundert

Das sogenannte „papierlose Büro“ ist in aller Munde. Seit Jahren streben weltweit die Unternehmen und Behörden hin zu diesem Modell der Unternehmensführung. Die Mitarbeiter arbeiten in diesem nur noch mit digitalen Akten.

Was in Papierform im Unternehmen ankommt, wird als erstes in eine digitale Form umgewandelt. Dazu werden sie eingescannt und mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems unveränderbar abgelegt.

Ein wichtiger Punkt ist dabei die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der jeweiligen Datenschutzrichtlinien des entsprechenden Landes. Dies stellt die Unternehmen vor eine große Herausforderung, da digitale Dokumente manipuliert und gefälscht werden könnten.

Die Ansprüche an die digitale Arbeitswelt

Diese Entwicklung führte dazu, dass der Anspruch erhoben wurde, digitale Dokumente zukünftig so zu archivieren, dass sie auch nach langer Zeit noch in ihrem Ursprungszustand zu lesen sind. Dies bedeutet, dass es keinerlei Verschlechterungen in der Qualität geben und das Dokument keine Abweichung zum Original aufweisen darf. Manipulationen müssen von vorn herein unmöglich sein.

Adobe reagierte im Jahr 2005 entsprechend auf diese Anforderungen und führte das PDF-A-Format ein. Das „A“ steht hier für „Archivierung“. Mit diesem Format erhielt Adobe die ISO-Zertifizierung für die digitale Langzeitarchivierung. Doch worin unterscheidet sich nun PDF von PDF/A?

PDF/A

Das PDF/A Format ist unveränderbar

Die Unterschiede zwischen PDF und PDF/A

Bei einem PDF/A-Dokument handelt es sich um eine geschmälerte Version eines PDF-Dokuments. Das heißt konkret, dass sämtliche Funktionen, die mit der Archivierung nichts zu tun haben, nicht mehr vorhanden sind. Daten gehen dabei nicht verloren. Lediglich das Format ist ein anderes.

Was bedeutet ISO-Standard?

Unternehmen und Behörden sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren. Früher geschah dies einfach durch die Archivierung der Schriftstücke in einem Archiv. Durch die Digitalisierung stand man vor dem Problem, auch digitale Dateien archivieren zu müssen.

Zwar gibt es das PDF-Format schon relativ lang, doch war dieses mit der geeigneten Software problemlos veränderbar. Diese Veränderungen konnten später auch nicht mehr nachvollzogen werden. Somit war eine rechtskonforme Archivierung der ursprünglichen PDF-Dateien natürlich unmöglich.

Adobe entwickelte deshalb das Format PDF/A, welches 2005 (PDF/A-1) auf den Markt kam. Es folgten weitere Versionen in den Jahren 2011 (PDF/A-2) und 2012 (PDF/A-3). Bereits seit der ersten Veröffentlichung ist das PDF/A Format der ISO-Standard für die rechtlich notwendige Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten. Das heißt, das Format gilt als internationale Norm für die Langzeitarchivierung.

Die Formate PDF/A-1a und PDF/A-1b

Das PDF/A-1a Format ist auf jedem Gerät lesbar

Das Format PDF/A-1 steht in zwei Abstufungen zur Verfügung: 1a und 1b. Das „b“ steht dabei für „basic“ und erfüllt lediglich die Mindestanforderungen, welche die ISO-Norm stellt. Das Format ist so konzipiert, dass die Dokumente mindestens für die rechtlich vorgeschriebene Zeit reproduzierbar bleiben.

Das „a“ steht dagegen für „accessible“ (also zugänglich). Mithilfe dieses Formates sind die archivierten Dokumente auf jedem mobilen Endgerät lesbar. Außerdem gewährleisten sie die sog. „Barrierefreiheit“, was bedeutet, dass z.B. auch Menschen mit einer Sehbehinderung eine identische Darstellung erhalten.

Um alle rechtlichen Anforderungen abzudecken, sollte man daher immer zum PDF/A-1a Format greifen.

Das PDF/A-Format im Überblick

  • Das Format benötigt weniger Speicherplatz als gewöhnliche PDF-Dokumente
  • Es ist nicht möglich, die Datei zu verschlüsseln oder zu sperren
  • Die Farbprofile sind exakt definiert und hinterlegt
  • Man kann keine Links oder andere externe Inhalte darin verarbeiten, da diese sich ändern können
  • Auch Audio- und Videodateien können nicht darin verarbeitet werden
  • Digitale Signaturen sind hinterlegt
  • Es ist nicht möglich, transparente Objekte einzuarbeiten
  • Die Kennzeichnung einer PDF/A-1a-Datei ist in Form von Metadaten nach dem XMP-Standard vorhanden
  • Auch eingebettete Daten sind in dem Format nicht möglich

Fazit

Wer gesetzlich dazu verpflichtete ist, seine Dokumente längere Zeit zu archivieren, kommt um das PDF/A-Format nicht herum. Allein der Zweck der Archivierung bestimmt, welches Format – 1a, 1b, 2 oder 3 – Sie verwenden sollten. Allerdings ist es ratsam, stets die höchste Stufe der Norm zu wählen, da zum Zeitpunkt der Speicherung oftmals nicht klar ist, wer die Dokumente in Zukunft lesen wird.

PDF Dokument mit Microsoft Word erstellen

Mit Microsoft Word erstellte Dateien können durch das Hinzufügen von Medieninhalten wie Bildern und Diagrammen, aber auch umfangreiche Formatierung, schnell zu groß zum Versenden sein. Zudem lassen sie sich vom Empfänger bearbeiten, ein Feature das nicht immer erwünscht ist. Das PDF Format schafft Abhilfe. Wir zeigen Ihnen, mit welchen kostenlosen Tools Sie PDFDokumente über Word erstellen und exportieren.

Als der Softwarehersteller Adobe sein Portable Document Format, kurz PDF, entwickelte, hatte er dabei das Ziel, ein Dateiformat zu schaffen, das auf allen Endgeräten gleich dargestellt werden würde. Im Jahr 1993 stellte Adobe das Format vor und entwickelte es stets weiter. So erschien erst 2017 das PDF 2.0, die aktuelle Version des Formates. Das PDF kann einiges. Besonders Menschen, die oft Dokumente versenden müssen, entscheiden sich seit Jahren vor allem für den Transport der Inhalte per PDF-Dokument.

Vorteile und Funktionen des PDF

PDF

Das Logo der PDF-Dateien

Der grundlegende Nachteil des PDF-Dokumentes ist sein gleichzeitig sein Vorteil – Es ist nicht ohne weiteres editierbar, wenn der Ersteller es nicht vorgesehen hat. Da sich alle Inhalte, Text, Bilder, Formulare, aber eben auch Fonts, in das Dokument einbinden lassen, steht für den ungeübten Anwender am Ende des Prozesses ein „Read only“ Dokument, auf das er keinen Schreibzugriff hat. Aber gerade deswegen entscheiden sich Unternehmer und Anwender, die sensible Inhalte versenden möchten, für das Format. Signiert oder abgeschlossen ist die Version final. Nachträglich eingefügte Daten würden stets sichtbar.

Das Einbinden bedeutet jedoch auch die Kompatibilität mit den Geräten des Empfängers. Dokumente, die als PDF gespeichert werden, funktionieren für das Anzeigeprogramm wie ein Speicher von Details. Die Textart, beispielsweise Arial oder Times New Roman, ist ebenso enthalten wie der Zeichen- und Zeilenabstand, Rahmen oder Diagramme – unabhängig davon, ob sie auf dem Endgerät ebenfalls installiert sind. Darum sollten Sie sich immer dann für Dokumente im Portable Document Format entscheiden, wenn Sie nicht wissen, mit welcher Software der Empfänger arbeitet, oder nicht wollen, dass er Ihre Dokumente nachträglich bearbeitet.

PDF direkt in Word erstellen

Nutzen Sie jedoch Microsoft Word, um Textdokumente zu erstellen, stehen Sie zunächst vor einem Problem. Das Adobe Format wird nämlich standardmäßig nicht im Menü angeboten. Der Button, direkt ein Portable Dokument zu erstellen, wie er sich beispielsweise in Open Office findet, fehlt. Es bestehen dennoch zahlreiche Möglichkeiten, das gewünschte Format zu nutzen. Innerhalb der letzten Windows-Versionen hat Microsoft zudem sein System der Nachfrage angepasst. Sich dem beliebten Format zu verweigern, hatte dazu geführt, dass immer mehr zusätzliche Tools entwickelt wurden, die Windows zum Teil unsicher machten.

Möglichkeit 1: Exportieren Sie das Dokument

PDF

PDF Dateien sehen für alle Betrachter gleich aus

Die einfachste Möglichkeit ist die, welche Microsoft Word in den aktuellen Versionen integriert anbietet. Klicken Sie einfach nur auf Speichern, bietet das Programm Ihnen das neue Adobe Format nicht zur Auswahl an, sondern speichert die Daten als Doc. Der Nachteil der Doc-Datei ist es, eine Textdatei mit großen Datenmengen zu sein, in der neben Formatierungen, Links, Kapiteln, Ankern und vielem mehr auch Bildanhänge in voller Größe gespeichert werden. Mehrere hundert MB lassen sich nur mühsam über Clouds versenden. Klicken Sie daher nicht im Dateimenü auf Speichern, sondern auf Exportieren, wenn Sie sich für das Portable Format entscheiden möchten.

Möglichkeit 2: Als PDF „drucken“

Bietet Ihre Office-Version die Exportfunktion nicht an, weil Sie eine schlankere oder alte Version nutzen, können Sie seit Windows 7 Dokumente als PDF drucken. Drucken meint dabei eigentlich Speichern. Sie wählen diese Funktion jedoch über den Druckerdialog in Word aus. Dort, wo Sie Ihre installierten Drucker finden, findet sich auch „Microsoft Print to PDF“. Sie stellen in Ihrem Dokument alle Bereiche und Extras ein, die Sie bei einem Druck beachten würden, also beispielsweise Skalierung, Seiten, Farben und Format. Mit einem Klick auf den Druck öffnet sich der Explorer und fragt, wohin er die Datei speichern soll. Sie haben Ihr PDF erfolgreich „gedruckt“, wenn das Fenster sich von allein wieder geschlossen hat.

Software und Freeware nutzen zum Erstellen von PDFs

PDFs lassen sich vielfach umherschicken und speichern, ohne sich zu verändern

Zahlreiche Freewares und Apps wurden entwickelt, um dieses und weitere Probleme zu beheben. So kann der Print to PDFDrucker zwar das Dokument abbilden, aber er lässt Sie das PDF nach dem Drucken nicht mehr bearbeiten, mit anderen Dateien zusammenführen oder signieren. Nicht alle Tools bewältigen diese Aufgaben besser als Word. Der kostenfreie PDFCreator lässt sich beispielsweise als Button in das Officeprogramm einbinden, um mit einem Klick das Dokument zu erstellen.

Der umfangreiche Dienst SmallPDF lässt Sie alle möglichen Dokumente zu PDFs verwandeln, anpassen, die Dokumente drehen und zusammenführen, aber auch splitten. Dafür kostet die regelmäßige Nutzung einen geringen monatlichen Beitrag. Auch die PDF Editoren aus dem Hause Adobe kosten Geld. Zumindest, wenn sie alle gewünschten Funktionen erfüllen sollen. Erstellen Sie Formulare, interaktive Dokumente, binden Sie Hintergrunddaten aktiv ein oder experimentieren Sie mit dem Portable Format.

Letztgenannte Funktionen sind besonders für berufliche Officenutzer wichtig. Sie sind auch in dem kostenfreien PDFMailer von Gotomaxx enthalten, der sich auf die Professional oder Server Version kostenpflichtig updaten und so im gesamten Unternehmen nutzen lässt.

Darum sollten Sie PDFs nutzen

Die Arbeit mit PDFs macht vieles im Office leichter. Besonders aber verbessert sie die Kommunikation und entlastet den Datentransfer. Mit einer langsamen Netzanbindung oder eingeschränkten Volumen wird es für Sie als Sender und den Empfänger noch wichtiger, kompakte Daten zu versenden und empfangen. Einmal als bevorzugtes Format etabliert, gewöhnen Sie sich schnell an die Nutzung der PDF-Eigenheiten. Das Format funktioniert auch im Rahmen neuer Datenschutzverordnungen besser. Im Gegensatz zu Word Dateien lassen sich die Adobe Dateien schützen und sperren. So erhöhen Sie ganz nebenbei die Sicherheit in Ihrem Büro.

PDF

Was ist PDF?

Im Beruf und im privaten Alltag begegnet Ihnen das Dateiformat PDF fast täglich. Die meisten Menschen nutzen diese Art von Dokument, aber was hat es mit dem Format eigentlich auf sich? PDF steht als Abkürzung für Portable Document Format, also übersetzt ein tragbares Dokumentenformat. Das soll wohl bedeuten, dass es leicht transportierbar ist, was irgendwie auch passt. Wo kommen PDFs her und was können sie alles?

Geschichte und Hintergründe des PDF

PDF

PDF Dateien sehen für alle Betrachter gleich aus

Jemand erstellt einen aufschlussreichen Text im .doc Format. Er setzt Bilder und Tabellen ein, kreiert einen Footer und eine ansprechende Kopfzeile mit zusätzlichen Informationen. Anschließend bringt er das gesamte Dokument mit einer eleganten Schriftart, passend formatierten Überschriften und weiteren Details in ein perfektes Layout. Er speichert es, hängt es als Anhang an eine Email und schickt es jemandem, der es auf einem anderen Computer öffnet.

Und dann folgt die böse Überraschung. Auf dem Bildschirm des Adressaten erscheint ein vollkommen konfuses Dokument. Hier stimmt nur noch der Text, das gesamte Layout ging jedoch verloren. Da verschiedene Nutzer Dokumente mit verschiedenen Programmen oder Versionen desselben Programmes öffnen und lesen, kommt es bei Word-Dokumenten nicht selten zu digitalen Missverständnissen. Dasselbe passiert auch mit PowerPoint und Excel und vielen anderen Programmen, in denen formatiert und gelayoutet wird.

Die Lösung hierfür sind PDFs – ein Dateiformat, das Layout und Formatierung eines erstellten Dokumentes quasi einfriert und es ermöglicht, das Dokument auf jedem Rechner mit einem PDF-Reader zu öffnen. Und das ganz ohne böse Überraschungen, denn im PDF-Format gibt es kein Layout mehr. Es zeigt quasi ein Abbild des in Word oder Excel erstellten Dokumentes.

Ein Problem – eine Lösung

Die Entwickler von Adobe haben sich bereits 1993 mit dem beschriebenen Problem auseinander gesetzt. Ihr Ziel war es, ein Programm zu schreiben, das Dokumente und Schriftstücke unabhängig vom Programm, mit dem sie erstellt wurden, lesbar und verlustfrei transferierbar macht. Bis zur genialen Erfindung von PDFs war es gang und gäbe, dass Ersteller und Empfänger mühsam zweimal denselben Text formatieren mussten.

Diese Zeitverluste gehören seit Adobe der Vergangenheit an. PDF speichert alle Layoutelemente genauso wie sie sindSeitenumbrüche, Farben, Schriftarten, Absätze und Bilder oder Diagramme. Vollkommen unabhängig vom Betriebssystem sieht dank PDF der Empfänger dasselbe Dokument wie der Absender. Ein großer Vorteil ist auch, dass der Empfänger dem Dokument nicht einfach so etwas hinzufügen oder löschen kann. Die Manipulation von Angeboten, Artikeln, Rechnungen, Berichten oder Präsentationen ist nicht mehr so einfach möglich. Dies verleiht Absender und Adressat eine gewisse Sicherheit.

Vorteile für Textverfasser

Ein PDF zu erzeigen, ist sehr einfach

Die digitale Unabhängigkeit von PDFs ist der größte Vorteil dieses Dateityps. Alle Dokumente, die Sie jemandem zur Verfügung stellen wollen, verschickt man heutzutage meist in diesem praktischen Format. Dabei kann dieser sie weder ändern noch ergeben sich beim Ausdrucken oder Ansehen Abweichungen. Das Konvertieren beziehungsweise Umwandeln von Dokumenten in PDFs ist denkbar einfach. Dies kann mit dem Acrobat Writer, dem Acrobat Reader oder auch mit verschiedenen Print-to-file Druckern erfolgen. Oder auch einfach über die „speichern unter“ Funktion von Word, Excel und PowerPoint. Den AcrobatReader, der von Nöten ist, um ein PDF zu öffnen und es zu lesen, kann jeder kostenfrei im Internet herunterladen. Das Programm braucht kaum Speicherplatz und es ist mittlerweile auch für alle Mobilgeräte als App verfügbar.

Einer der Vorteile ist der Sicherheitsaspekt. Als Verfasser eines Dokuments können Sie sich sicher sein, dass der Empfänger das Dokument nicht verändert oder verfälscht. Es ist möglich, das Dokument mit einem Passwort zu schützen. So sind selbst die üblicherweise zulässigen Änderungen in Form von Markierungen nicht möglich. Zudem besteht die Möglichkeit, den Text gegen Kopieren oder sogar gegen das Ausdrucken zu schützen, falls dies gewünscht ist.

Daher sind oft Handbücher, Anleitungen und ganze Bücher als PDF-Files erhältlich. Im Dokument können interne Verlinkungen untergebracht werden. So kann der Leser schnell von einer Seite zur anderen springen, wenn eine inhaltliche Verbindung zwischen diesen besteht. Dies ist zum Beispiel bei einem Inhaltsverzeichnis, das mit den einzelnen Kapiteln verlinkt ist, praktisch. Es lassen sich natürlich auch externe Weblinks setzen.

Benutzerfreundlicher Allrounder

Seit mehr als einem Vierteljahrhundert gibt es das PDF Format von Adobe nun schon. Die Software kann auf nahezu jedem Rechner und Mobilgerät genutzt werden. In dieser Zeit hat sich das Format natürlich stets weiterentwickelt. Damit geht es kontinuierlich auch auf die sich ändernden und anspruchsvoller werdenden Bedürfnisse der Nutzer ein. So hat sich zum Beispiel die Notizfunktion entwickelt. Der einzige kleine Nachteil ist, dass Adobe selbst kein kostenfreies Tool zur Herstellung von PDFs anbietet. Diese ist aber wie erwähnt in vielen anderen (auch in kostenlosen) Programmen enthalten.

Zur Benutzerfreundlichkeit gehört natürlich auch der Vorteil von PDF, dass die Dateien deutlich kleiner sind als ihre AusgangsdokumentePDFs lassen sich in einer Email viel leichter verschicken als das entsprechende .doc-Dokument. Tabellen, Bilder, Schriftarten und so weiter werden komprimiert und somit verkleinert.

Aufbewahrung von Dokumenten und verschiedene Formate

PDFs machen papierhafte Archive überflüssig

Die Internationale Organisation für Normung, die besser unter der Abkürzung ISO bekannt ist, hat im Jahr 2005 PDF als ein gutes Format für langfristige Archivierung von Daten bezeichnet. Im Rahmen von ISO-Prüfungen wurden verschiedene Dokumententypen auf ihre Tauglichkeit geprüft, wobei PDF eine gute Lesbarkeit auch nach langer Zeit bescheinigt wurde. ISO-zertifizierte Betriebe können ihre Archive also getrost in Form von platzsparenden PDF-Dateien anlegen. ISO empfiehlt vor allem das PDF/A Format, weil es langlebig und beständig ist.

Hier wiederum gibt es eine Unterteilung in A-1b und A-1a. Eine Datei im Format PDF/A-1b gibt die Inhalte von Dokumenten visuell wieder und bildet sie originalgetreu ab. Das Format PDF/A-1a hingegen prüft zusätzlich die Abbildbarkeit nach dem sogenannten Unicode Standard. Dies ist vor allem für Screenreader von großer Bedeutung, die den Text erkennen und zum Beispiel vorlesen können.

Es gibt zudem das PDF/E-Format, welches ideal für die Archivierung und Darstellung von 3D-Bildern und Daten geeignet ist. Die 3D-Darstellungen sind dabei sogar drehbar, was zum Beispiel für Architekturmodelle wichtig ist. Das PDF/X Format findet in der Druckindustrie Verwendung und erleichtert dort die Prozesse von komplizierten Druckverfahren.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivierung

Das papierlose Büro ist in aller Munde. Jeder wünscht sich die digitale Revolution. Aber die digitale Akte soll genau die gleichen Aufgaben erfüllen. Denn die Papierakte war zuverlässig und geduldig. Aber welche Aufgaben sind das eigentlich? Und kann das eine digitale Akte wirklich? Wo liegen die Unterschiede zwischen DMS und Archivierung?

Digitale Strategie im Unternehmen

Auch die Archivierung geht heute digital

Die papierhafte Ablage ist nicht mehr zeitgemäß

Mit diesen Fragen beschäftigen sich gerade viele Strategen. Sie sollen die digitale Aktenhaltung in einem Unternehmen oder einer Organisation einführen. Das zu entwickelnde Gesamtsystem kann sehr umfassend sein. Man bezeichnet es auch als Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM).

Nicht jedes ECM ist identisch ausgeprägt. Je nach Größe und Digitalisierung des Unternehmens kann es eine einfache digitale Ablage beinhalten oder den gesamten Geschäftsablauf im Unternehmen abbilden.

CMS und ECM – was ist was?

Den Begriff ECM kann man klar von einem Online-Content-Management-System (kurz CMS) abgrenzen. Denn in einem CMS geht es oft darum, Inhalte zum Beispiel für den eigenen Internetauftritt zu organisieren. Das ECM erfüllt wesentlich mehr Aufgaben.

In einem umfassenden ECM ist das CMS für Online-Inhalte mit abgebildet. Das CMS ist also Bestandteil des ECM. Gelingt eine geschäftsnahe Integration, ist das ein entscheidender Fortschritt für effiziente Geschäftsabläufe.

Aufbau eines ECM

Kern eines ECM ist dabei das Dokumenten-Management-Systems (kurz DMS). Man kann es mit der Fragestellung der Aktenhaltung vergleichen. Wichtig ist jedoch: Das DMS beschreibt lediglich die Aktenhaltung im Büro, also die aktuelle Aktenhaltung.

Nicht selten haben Unternehmen hier begonnen zu digitalisieren. Das papierlose Büro umfasst oft lediglich diese eine Komponente der digitalen Akte. Das bedeutet, man erzeugt eine digitale Datei und legt sie an einem bekannten Ort ab, auf den alle Berechtigte dieser Akte Zugriff haben.

Da es hier um die tägliche Arbeit der Mitarbeiter geht, sind die Erfolge sofort sichtbar. Man muss eine Akte nicht mehr im Nachbarbüro suchen. Auch mehrere Personen gleichzeitig können diese einsehen. Wege, um Akten zu holen, entfallen. Die digitale Akte macht das Arbeitsleben also bequemer.

Langes Suchen erübrigt sich mit einem DMS

Zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem

Doch zu einem zukunftssicheren DMS gehören noch weitere Funktionen. Zum Beispiel muss man sicherstellen, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Eine wichtige Grundfunktion ist also das Aus- und Einchecken von Dokumenten.

Vor allem die Funktionen, die für die Teamarbeit gedacht sind, werten die digitale Arbeit im Unternehmen massiv auf. Wichtiges Zentrum dabei ist und bleibt immer das Dokument. So kann man die Arbeit gemeinsam dort verrichten, wo sie nötig ist. Und dabei ist es egal, ob der Kollege im Nachbarbüro oder am anderen Ende der Welt ist.

Geschäftsprozesse im DMS

Auch das Freigeben von Dokumenten durch Berechtigte in einem Prozess ist heute oft gefordert. Zusätzlich wird die Ablage in definierten Ablageorten oft verwendet. Das entspricht in etwa dem Aktenschrank in der Analogie Papierakte. So sind alle Prozesse und Aufgaben abgedeckt, die auch mit der Papierakte erledigt werden können.

Neben den einfachen Teamfunktionen können mit einem DMS auch komplexe Prozesse abgedeckt werden. Ganze Geschäftsabläufe können mit einem DMS also gesteuert und überwacht werden. So können etablierte Geschäftsprozesse sogar unterstützt und neue Prozesse leichter eingeführt werden.

DMS – Bedeutung für das Unternehmen

Das Dokumentenmanagementsystem ist die zentrale Plattform, die alle Stati, auch den archivierten Status, eines Dokuments abdeckt. Dabei gehören zu einem DMS Funktionen, die unabhängig vom Status des Dokuments sind. Ein gutes Beispiel ist die umfassende Suche, auch im Volltext der Dokumente.

Denn wer relevante Dokumente schneller findet, spart Zeit. Und wie sagt ein berühmtes Sprichtwort? Zeit ist Geld!

Neben der Schnelligkeit spielt aber auch die Transparenz eine große Rolle. Denn wenn alle Informationen für Berechtigte leicht zugänglich sind, kann man Entscheidungen besser treffen und besser kommunizieren.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

DMS und Archivierung

Eine wichtige zusätzliche Funktion über die allgemeine Aktenführung hinaus ist die Archivierung. Sie hat Konsequenzen, die über die internen Regeln der Aktenhaltung in einem Unternehmen hinaus gehen. Dazu gehören zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Es gibt also einen entscheidenden Unterschied zwischen dem allgemeinen elektronischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Am besten ist das verständlich anhand eines Papierarchivs. Die normale Aktenhaltung im Aktenschrank unterscheidet sich gravierend von der Archivierung eines Dokuments.

Besonderheiten des Archivs

In der Papierwelt gibt es sowohl intern in einem Unternehmen als auch extern spezielle Bereiche und Stellen, die sich um die Archivierung kümmern. Diese Stellen haben oft einen starken juristischen Hintergrund. Denn hier gelten besondere Regeln.

So muss die digitale Akte bei der Archivierung eine bestimmte Form haben. So muss zum Beispiel festgestellt werden, ob es sich um das unveränderte Original handelt. Das geschieht oft durch elektronische Signaturen.

Um die Vollständigkeit des Archivs sicherzustellen, dürfen archivierte Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Ein Dokument einfach so aus dem Archivierungssystem zu löschen, ist daher nicht möglich.

Konsequenzen für die Digitalisierung

Dennoch nennt man beide Begriffe oft in einem Atemzug. Das liegt zum einen an einer unklaren Begriffsabgrenzung und zum anderen daran, dass Dokumentenmanagement-Systeme nicht vollumfänglich genutzt werden. Oftmals werden sie nur als Dokumentenablage verwendet. Umgangssprachlich heißt das dann „Archiv“.

Bei genauerem Hinsehen ist das nicht das Gleiche. Denn die Archivierung von Dokumenten ist ein formaler Akt. Gesetzliche Fristen und Konsequenzen sind an die Archivierung geknüpft. Wenn ein Unternehmen auf die digitale Archivierung umsteigt, muss es daher einiges beachten.

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Deshalb sollte die Archivierung in einer späteren Ausbaustufe des Dokumentenmanagement-Systems realisiert werden. Vor allem die sofort spürbaren Erfolge sollte man in den ersten Phasen in den Vordergrund stellen.

Vorteile der digitalen Akte

Im Laufe der Zeit entwickelt sich mit einem soliden Dokumentenmanagement-System auch ein solides Wissensmanagement im Unternehmen. Ausscheidende Mitarbeiter haben ihre Akten transparent abgelegt, neue Mitarbeiter haben sofort Zugriff darauf.

So wird die Effizienz im Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Ein sichtbares Wissensmanagement kann die Stimmung im Unternehmen sehr positiv beeinflussen.

Datensicherheit der digitalen Akte

Die Datensicherheit einer digitalen Akte wird von vielen Mitarbeitern und Strategen noch kiritsch betrachtet. Doch dafür gibt es keinen Grund.

Geschäftsrelevanten Dokumente werden nicht über verschiedene Kanäle verteilt. Sie liegen immer im gleichen Basissystem vor. Das erhöht die Datensicherheit im Unternehmen.

Für die Absicherung von Berechtigungen im Dokumentenmanagement-System ist ein Rechte- und Rollenkonzept notwendig. Dieses ist individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Dann steht der sicheren Nutzung des DMS nichts mehr im Wege.

Das Search Fund Modell

Das Search Fund Modell ist eine einzigartige Chance für junge Unternehmer. Gerade im nordamerikanischen Raum ist es Gang und Gebe, dass gerade junge Unternehmer, die sich den Traum vom eigenen Business erfüllen wollen, neue Wege bestreiten. Das Search Fund Modell soll Jungunternehmer und Geschäftsinhaber, welche auf der Suche nach einem Nachfolger sind, vereinen. Auch in Europa sind immer mehr Menschen dazu bereit, diesen neuen, bisher relativ unbekannten Weg zu gehen.

Amerika – das Land der unbegrenzten Möglichkeiten

Das Search Fund Model hat seine Ursprünge in den USA

Die Idee zum Search Fund Modell kommt aus den USA

Zahlreiche junge Männer und Frauen in Europa jagen dem Traum hinterher ihr eigener Chef zu sein. Nur für ihr berufliches Vorankommen und nicht mehr für andere Menschen zu arbeiten. Eine erfolgversprechende Geschäftsidee sowie die Gründung einer eigenen Firma sind hierfür die Voraussetzungen. In Europa ist es bis jetzt eher die Norm, neue Startups zu gründen. Anders sieht es mittlerweile in Amerika aus.

Bereits vor etwa 30 Jahren sind die Wurzeln des Search Fund Modells zu finden. Professor H. Irving Grousbeck gilt als Entwickler dieses Modells. Er unterrichtete damals an der Harvard Business School, und setzte sich zum Ziel, jungen und talentierten Menschen beim Aufbau ihrer eigenen Firma zu helfen. Indem er junge Unternehmer an Unternehmen vermittelte, welche einen neuen Nachfolger suchten, unterstützte er diese dabei.

Seiner Meinung nach war dies der direkteste sowie einfachste Weg, Chef in einem Unternehmen zu werden. Eine Neugründung war nicht erforderlich. Denn in einem bereits bestehenden Unternehmen erhalten die Jungunternehmer Unterstützung von erfahrenen Fachleuten sowie Investoren. Dies ermöglicht ihnen, vom Know How sowie den Netzwerken der Mentoren zu profitieren. Dies führt wiederum dazu, dass die Jungunternehmer das erforderliche Kapital erhalten.

Die drei Phasen des Search Fund Modells

Das Ziel dieses Modells besteht darin, Investoren zu finden. Diese müssen von der Idee und den Qualitäten des Unternehmens überzeugt sein. Ist dies gegeben, müssen die Investoren dem Jungunternehmer das Kapital für die Suche sowie die benötigten Mittel für die Übernahme des Unternehmens bereitstellen. Das Einsammeln des Suchkapitals stellt zunächst die erste, große Hürde dar. Denn in dieser Phase der Unternehmensgründung gibt es nur geringe Anhaltspunkte für den Erfolg. Um diesen Schritt erfolgreich zu meistern, sind ein überzeugender Lebenslauf und überdurchschnittliche Abschlüsse renommierter Bildungseinrichtungen ein Muss.

Ein überdurchschnittlich guter Abschluss ist sehr wichtig

Die nächste Phase nimmt etwa zwei bis drei Jahre in Anspruch. Innerhalb dieser Phase betreiben die Jungunternehmer nun eine Suche nach Firmen, die in den nächsten Jahren nach einem Nachfolger suchen. Diese eignen sich besonders für einen Neustart. Erfahrene Geschäftsleute erhalten hierbei fachliche Unterstützung. Die Suchenden müssen hierbei systematisch vorgehen und dürfen sich nicht blenden lassen, um erfolgreich sein zu können. Die geeigneten Firmen müssen einen geeigneten Cashflow generieren und nachhaltig wirtschaften. Unternehmen, in denen kein grundlegender Wandel zu erwarten ist, sind für die Übernahme besonders geeignet. Weiterhin darf das Betätigungsfeld nicht zu komplex sein. Sind diese beiden Faktoren gegeben, ist das Risiko des Investments begrenzt.

Kompetente Mentoren helfen bei der Führung und Übernahme der Firma

Der dritten Phase des Search Fund Modells liegen langwierige Verhandlungen zu Grunde. Zunächst muss man sich über die Konditionen des Verkaufs einigen. Eine sorgfältige Prüfung der Geschäftsunterlagen bilden für den Verkauf des Fundament. Erst nach dem dies erfolgt ist, kann der Jungunternehmer mit Banken und Investoren über die Finanzierung verhandeln. Nach Abschluss der Veräußerung übernimmt der junge Unternehmer die Geschäftsführung. Mit diesem Schritt übernimmt er die Verantwortung für das Unternehmen. Jedoch wird er in der Regel weiterhin von seinen Mentoren unterstützt.

Erfahrungsgemäß verfügen die jungen Unternehmer über eine hohe Einsatzbereitschaft. Denn der zeitliche Aufwand ist überdurchschnittlich hoch. Weiterhin verzichtet die Vielzahl der Gründer gerade in der Anfangsphase auf ein angemessenes Einkommen. Sofern Investoren über das Search Fund Modell gewonnen werden, können die Jungunternehmer hiermit bei ihnen punkten. Denn mit dieser hohen Einsatzbereitschaft kreieren die Jungunternehmer den Investoren einen langfristigen Anlagehorizont.

Das Search Fund Modell stellt eine Win-Win Situation dar

Das Search Fund Modell – ein Modell der Zukunft?

Bei dem Search Fund Modell handelt es sich tatsächlich um ein Modell der Zukunft. Zwar wurde es mittlerweile weltweit erst 150 mal umgesetzt, allerdings verfügt es momentan noch über eine geringe Bekanntheit. Gegenwärtig verfügt der Markt etwa über 40 Search Funds. Die Tendenz steigt. Gerade in den Schwellenländern besteht verstärktes Interesse. Allerdings ist gerade im deutschsprachigen Ländern, wie Deutschland, Österreich sowie der Schweiz noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten. Jedoch sind immer mehr potentielle Unternehmensgründer sowie Investoren bereit dazu, diesen Weg des Search Fund Modells zu gehen. Denn gerade in Deutschland sind zahlreiche Firmen auf der Suche nach einem geeigneten Nachfolger.

Von dieser Art der Existenzgründung profitieren die jungen Unternehmer sowie die Mentoren. Denn diese können die jungen Unternehmer bei der Fortführung der Firma noch etwas lenken und können ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Hierdurch wird für beide Seiten eine Win-Win-Situationen geschaffen. Wenn man die Nachteile des Search Fund Modells beleuchtet, fällt auf, dass keine tatsächlichen Nachteile existieren. Die Arbeit wird effizienter, das Unternehmen wird im Sinne des Mentors weiter fortgeführt und der junge Unternehmer erhält zahlreiche Hilfestellungen. Für die Investoren ergibt sich ein langfristiger Anlagehorizont, sodass auch diese von der Übergabe profitieren.

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Was ist GoBD?

Jeder Unternehmer unterliegt den Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen, sowie zum Datenzugriff. Abgekürzt handelt es sich dabei um die GoBD, die vorgibt, wie lange Belege aufbewahrt und in welchem Zeitraum sie unveränderbar festgeschrieben werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt generell und unverändert 10 Jahre. Dies gilt für alle geschäftlichen Dokumente, für Belege und Kassenbücher. Jeder Buchhaltungspflichtige unterliegt der Regelung und muss seine Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Buchhaltung erfüllen.

Kontrollierbarkeit und Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen durch die GoBD

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Belege müssen unveränderbar aufgehoben werden

Mit der Einführung der GoBD sowie deren Änderungen wurde die GDPdU mit Jahresbeginn 2015 abgelöst. Die GDPdU regelte den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die Neuregelung schließt physische Dokumente, sowie jeden Beleg aus Bar- oder Kreditorengeschäften mit einer plausiblen Fristsetzung ein. In die Rubrik gewerbliche Dokumente werden sämtliche Dokumente zur Rechnungsstellung und einflussnehmenden Belegen einbezogen. Dazu gehören auch Buchungsstapel, die fortan bis zum Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung festgeschrieben werden. Hier gilt der Zeitraum bis zum Ende des Folgemonats nach dem aktuellen Geschäftsmonat.

Ein primärer Gesichtspunkt der GoBD ist die verpflichtende Unveränderbarkeit der Belege und deren Erfassung. Bei Geschäftsvorfällen in unbarer Form ist die Erfassung im Zeitraum von 10 Tagen vorgeschrieben. Bare, also kontokorrentbezogene Geschäftsbeziehungen erfordern eine unveränderbare Belegung nach acht Tagen. Eine übersichtliche, nachvollziehbare und der Wahrheit entsprechende Belegung Geschäftsvorgänge kann in IT-bezogener oder physischer Form erfolgen.

Die Bedeutung der Unveränderbarkeit

Ein unveränderbarer Beleg ist manipulationssicher und für die Finanzbehörde jederzeit abrufbar. Die Unveränderbarkeit muss laut Regelung ab dem Zeitpunkt der Erfassung vorliegen. Eingeschlossen sind alle Vor- und Begleitsysteme, die der Lohnabrechnung, der Warenwirtschaft oder der Zeiterfassung und der Fakturierung dienen. Die innerhalb der GoBD erfolgten Festlegungen ergeben sich aus der erstmaligen Konkretisierung von Fristen. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist unverändert beibehalten worden.

Die Frist für die Unveränderbarkeit eines Belegs richtet sich nach der Terminierung der USTVA. Dabei muss jeder Beleg in einem Dateiformat vorliegen, das eine nachträgliche Bearbeitung ausschließt. Die Buchführung in Office-Programmen oder in Word und veränderbaren Excel-Tabellen entspricht nicht den Vorgaben für „ordnungsgemäß“. Dies betrifft vor allem die digitalen Dokumente und Unterlagen, die einem Ausdruck auf Papier zugrunde liegen.

Ein weiterer neuer Aspekt entsteht aus der Dokumentations– und Protokollierungsverpflichtung für Stammdaten, die einen Einfluss auf Buchungen nehmen. Diese dürfen, liegen sie in digitaler Form vor, im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch entfernt werden. Eine unveränderbare Vorhaltung mit digitaler Verfügbarkeit für die Finanzverwaltung ist notwendig. Alle steuerlich relevanten Daten und Belege sind in die Verordnung integriert.

Bare und unbare Geschäftsabwicklungen mit unterschiedlichen Festschreibungsfristen

Auch Bargeschäfte müssen nachvollziehbar sein

Bei allen baren Geschäften sind Kassenbücher und der Einsatz einer Registrierkasse vorgegeben. Die Kassenbuchführung unterliegt den Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung, die auf einer Ableitung des Handelsgesetzbuches basiert. Bargeschäfte müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, mit nummerierten Belegen und transparent geführt werden. Der Wahrheit entsprechende, fortlaufend aufgezeichnete und in Gegenüberstellung von Soll- und Haben einsehbare Aufzeichnungen sind notwendig.

Dabei müssen die aufbewahrten Dokumente im Zeitraum von 10 Jahren so gelagert werden, dass ihre Lesbarkeit nicht beeinträchtig wird. Die Frist zur Festschreibung unbarer Geschäfte beläuft sich auf 10 Tage. Vor Einführung der GoBD gab es keine klar definierte Regelung eines Zeitraums zur Erfassung. Kontokorrentbeziehungen setzen die Unveränderbarkeit der Dokumente spätestens acht Tage nach dem Geschäftsvorfall voraus. Ob die Belege digital oder physisch aufbewahrt werden, unterliegt keiner klaren Vorgabe und bleibt dem Unternehmer überlassen.

Die Unveränderbarkeit in Übersicht erklärt

Unveränderbarkeit bedeutet, dass der jeweilige Beleg nach der Festschreibung nicht geändert, angepasst oder umgeschrieben wird. Das Outsourcing der Buchhaltung an eine Steuerbüro ist durch die Richtlinienänderung nicht betroffen. Allerdings gilt auch hier: Festgeschriebene Belege darf man nicht verändern. Eine nachträgliche Änderung stellt die Plausibilität und den Wahrheitsgehalt der Buchhaltung in Frage. Ist eine Änderung vorhandener Fehler notwendig, erfolgt diese vor Ablauf der Frist und vor der endgültigen Festschreibung.

Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchhaltung gilt erst als eingehalten, wenn ein Beleg gebucht und ohne nachträgliche Veränderungsmöglichkeit abgelegt ist. Kommt es zu einer später notwendigen Anpassung, muss diese lückenlos dokumentiert und in einem Protokoll festgehalten werden. Die strengen Kriterien zur Unveränderbarkeit von Belegen dient der Manipulationsbekämpfung. Unternehmer müssen ihre Unterlagen plausibel, mit nachvollziehbarem Inhalt und ordnungsgemäß fixieren und im Zeitraum von 10 Jahren für die jederzeitige Verfügung durch die Finanzbehörde sorgen.

Die Fristeinhaltung gilt auch, wenn ein Steuerbüro mit der Buchführung und Aufbewahrung der Dokumente beauftragt wird. Der Steuerberater arbeitet im Sinne des Mandanten und nimmt keine eigenmächtigen Änderungen vor.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen

Dokumente und Belege müssen aufbewahrt werden

Für die fristgemäße und ordnungsgemäße Aufzeichnungs– und Aufbewahrungsfrist geschäftlicher Belege gibt es verschiedene Grundsätze. Klarheit und Transparenz, richtige sowie von Willkür freie Handlungen und die Vollständigkeit der Dokumente bilden die Basis. Die Terminierung und periodische Abgrenzung sowie die Gleichheit in den Bewertungs– und Abrechnungsmethoden ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Im Vergleich zu den aktuellen Frist- und Regelvorschriften waren die Regularien der GDPdU verhältnismäßig offen, da es keine Konkretisierung der Fristen gab. Lediglich die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren war früher, und ist auch heute verbindlich. Bei einzelnen Vorgaben mit Auslegungsnotwendigkeit dienen die Regelungen einer Ergänzung der Vorgaben, die im Handelsgesetzbuch geregelt sind.

Die Vorteile einer Software zur plausiblen Buchhaltung

Unternehmer können mit DMS-Software Zeit und Kosten sparen. Die unveränderbare Speicherung aller Dokumente, Akten und Belege wird mittels der Software einfach und den Grundsätzen der GoBD entsprechend vorgenommen. Diese Möglichkeit eignet sich nicht nur für große Konzerne. Auch mittelständische und kleine Firmen unterliegen den gleichen Vorgaben wie Großunternehmen, woraus sich identische Verpflichtungen in der Buchhaltung und Unterlagenaufbewahrung ergeben.

Die digitale Buchhaltung wird durch die Aufbewahrung physischer Belege unterstützt und in ihrer Plausibiltiät verstärkt. Ein Programm für alle Arbeitsschritte der Erfassung und Ablage von Dokumenten ist hilfreich und sorgt für ÜbersichtlichkeitDMS-Software verfügt über eine bedienfreundliche Nutzeroberfläche und eine transparente Struktur. Das Programm wird von Finanzbehörden anerkannt, da es in seiner Funktion auf den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung basiert. Zur Ablage und Aufbewahrung von Akten, Dokumenten und Unterlagen kommt die Möglichkeit, durch die Erinnerungsfunktion keine Frist zu versäumen.

Mit Hilfe einer leicht bedienbaren und leistungsstarken Software muss der Unternehmer die Buchführung und Beleg-Aufbewahrung außerdem nicht auslagern. Die Umsetzung der Unveränderbarkeit aller Dokumente ist ein integrierter Bestandteil der DMS-Software, die manuelle Dateiformatsumwandlungen anhand dieser Tatsache ausschließen lässt.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Das DM-System und seine wichtigsten Funktionen

Ein Dokumentenmanagement-System ist – wie der Name  bereits verrät – in erster Linie dafür zuständig, unterschiedliche Dokumente zu managen. Das bedeutet, ein DM-System ist für die Organisation und die – im Idealfall einfache – Handhabung der entsprechenden Dokumente zuständig. Was dies aber konkret bedeutet, ist nicht jedem unbedingt von Anfang an klar. Wir stellen Ihnen daher die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems an dieser Stelle vor.

Weltweiter Zugriff ist kein Problem

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Es ist längst nicht mehr unüblich, von zu Hause aus oder auch von unterwegs zu arbeiten. Theoretisch könnte man auch an einem karibischen Strand liegen, während man mithilfe des Laptops mit seiner Firma verbunden ist. Wären Dokumente und Dateien eines Unternehmens lediglich lokal gespeichert, könnte allerdings nicht auf die benötigten Unterlagen zugegriffen werden.

Für dieses Problem bieten DMS mehrere Lösungswege. Natürlich benötigen Sie auf jeden Fall eine Internetverbindung. Ob Sie diese über Ihren Laptop oder über Ihren PC zu Hause benutzen, spielt dabei keine Rolle. Über einen Browser erreichen Sie das DM-System. Sie müssen also keine Software installiert haben.

Fast schon Büro-Feeling bekommen Sie, wenn Sie ein DMS nutzen, das die Funktion WebDAV beinhaltet. Mit dessen Hilfe können Sie – wie in Ihrem Unternehmen – über den Windows-Explorer, bzw. dessen Pendants von Apple oder Linux, in das Datenmanagement-System Ihres Unternehmens einloggen.

Schneller Zugriff auf Informationen

Die Arbeit an einem PC führt zur Erzeugung von elektronischen Dokumenten. Der Computer ist heute aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Und auch die Anzahl der computerfreien Privathaushalte ist in Deutschland verschwindend gering. Die Menge an Dokumenten, die verwaltet werden wollen, ist vor allem in Unternehmen immens. Da werden Briefe oder andere Texte geschrieben, Tabellen angelegt, E-Mails empfangen und versendet, Bilder gespeichert, Präsentationen vorbereitet und Zeichnungen eingescannt.

Im Normalfall werden diese Dateien in Unternehmen auf einem Server oder in einer Cloud gespeichert. Zwar versucht man meist, ein Speichersystem zu erarbeiten, so dass man einmal gespeicherte Dateien auch später wieder findet, doch die Realität hat gezeigt, dass man doch sehr häufig damit beschäftigt ist, nach einer Datei zu suchen. Nach einer Umfrage verbringen Mitarbeiter rund 13 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, nach Dokumenten auf ihrem Computer zu suchen.

Ein Dokumentenmanagement-System sorgt dafür, dass diese Zeit sinnvoller genutzt werden kann. Dafür bekommen die Dokumente einen Index. Anschließend können sie mit einer Volltext-Suchfunktion durchsucht werden. Sie können Ihre Suche dabei auf unterschiedliche Art und Weise eingrenzen. So können Sie beispielsweise nur Excel-Dateien durchsuchen oder sämtliche E-Mails. Durch sogenannte Metadaten, die man den einzelnen Dateien geben kann, ist es auch möglich nach Daten, Kundennummern oder Namen zu suchen. Dadurch verringert sich die Suchzeit erheblich.

Wie in einem Aktenordner alles an einem Ort

Die digitale Antwort auf den Aktenordner

Viele Unternehmer und Arbeitnehmer, die schon viele Jahre in der Berufswelt tätig sind, beklagen sich darüber, dass früher alles einfacher war. Zwar sollte die Digitalisierung uns das Leben einfacher machen, doch ist das in vielen Fällen nicht der Fall. Während man zum Beispiel früher einfach alle Unterlagen in einem Aktenordner gesammelt hat, sind diese nun auf verschiedene Speicherorte verteilt.

E-Mails liegen auf dem Server, Rechnungen sind in dem entsprechenden Programm gespeichert. Der Schriftverkehr verbirgt sich in diversen Ordnern und ist teilweise digital, teilweise schriftlich in einem klassischen Ordner aufgehoben. Durch ein DM-System finden Sie alle Informationen geordnet an ein und demselben Ort.

Die Prozesse eines Unternehmens automatisieren

Eine Automatisierung ist dann sinnvoll, wenn dadurch die Mitarbeiter entlastet werden, der Betrieb dadurch Zeit und Kosten sparen kann oder wenn dadurch die Geschäftsprozesse generell rascher ablaufen können. In den meisten Unternehmen wird beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen nach wie vor papierhaft durchgeführt. Dies geschieht zumeist manuell, was einen erhöhten Zeitaufwand bedeutet.

Möchte man die Bearbeitung von Rechnungen vollautomatisch abwickeln, könnte das folgendermaßen aussehen: Das DMS erfasst die erhaltene Rechnung. Dies geschieht entweder, indem sie zuvor – doch noch manuell – eingescannt werden oder, wenn sie per E-Mail empfangen wurden, in das DM-System eingepflegt werden. Das Dokumentenmanagement-System prüft nun die Rechnung und gleicht sie gegen eine zuvor erfasste Bestellung oder Beauftragung ab. Wenn alles richtig ist, legt das DMS die Rechnung automatisch revisionssicher ab und veranlasst die Zahlung. Eine eventuell vorhandene Skontofrist wird dabei automatisch beachtet.

Kollaboration – eine besser funktionierende Zusammenarbeit

Über ein DMS funktioniert die Kommunikation

Das ursprünglich aus dem englischsprachigen Raum stammende Wort Collaboration hat es mittlerweile auch in den deutschen Duden geschafft. Der Begriff Kollaboration bezeichnet in der Informationstechnologie die Zusammenarbeit von Teams an Projekten. Damit diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, sollten zwei Faktoren gegeben sein: Die Information und die Kommunikation.

Viele DMS haben hierfür in ihrer Software eine Lösung integriert. Sowohl der Austausch von Informationen als auch die Kommunikation finden am selben Ort statt: innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems.

Zu diesem Zweck verfügen die meisten DMS zum einen über einen bequemen Mitteilungsdienst, über den Sie von allen Änderungen oder neu hinzugefügten Dokumenten nahezu ohne Zeitverzögerung erfahren. Zum anderen enthalten die Systeme häufig eine Notizfunktion, über die Sie sich direkt mit anderen Teilnehmer austauschen können. So können Sie beispielsweise Kommentare zu einem Dokument hinterlassen oder auch Nachrichten schreiben oder beantworten.

Bei einigen Dokumentenmanagement-Systemen ist es sogar möglich, externen Beteiligten einen Link zukommen zu lassen, so dass auch sie für sie wichtige Informationen erhalten können, ohne dass sie gleich Zugriff auf den gesamten Inhalt des DMS haben.

Mit einem DM-System die Richtlinien und Gesetze einhalten

Um als Unternehmen seine bedeutsamen Dokumente ordnungsgemäß und vor allem gesetzeskonform digital zu archivieren, sind im Grunde zwei Dinge Thema. Zum einen das Einscannen von papierhaften Dokumenten, die man anschließend vernichtet (ersetzendes Scannen) und zum anderen das Empfangen von digitalen Dokumenten.

Die Dokumente, die anschließend in Ihrem System gespeichert sind, müssen nachweislich Originale sein. Hierfür ist zum einen eine Dokumentation des Verfahrens notwendig, mit welchem die Dokumente in Ihr System gelangt sind, bzw. wie der Prozess der Archivierung bei Ihnen organisiert ist. Zum anderen sind die meisten DMS mit Möglichkeiten ausgestattet, um Sie zu befähigen, die Originalität Ihrer Dokumente zu beweisen. Hierfür lässt der DMS-Anbieter im Vorfeld von einem unabhängigen Dritten überprüfen, ob sein angebotenes System eine gesetzeskonforme Archivierung erlaubt oder nicht.

Fazit

Ein Dokumentenmanagement-System kann sehr viel mehr leisten, als man anfänglich vielleicht glauben mag. Der Arbeitsalltag wird an vielen unterschiedlichen Stellen stark vereinfacht. Dadurch spart man Zeit und letztendlich auch Geld, das an anderer Stelle wiederum sinnvoll eingesetzt werden kann. Hierfür sollte das DM-System jedoch optimal auf das Unternehmen abgestimmt und zugeschnitten sein.

Die 7 besten Alternativen zu Microsoft Office

Seit dem Release von Microsoft Office im Jahr 1989, das damals ausschließlich für den Apple Macintosh erschien, hat sich viel geändert. Heute ist das Softwarepaket aus dem Hause Microsoft mit einem Marktanteil von deutlich über 80 Prozent der absolute Platzhirsch. Nichtsdestotrotz existieren auch zahlreiche Office Alternativen für all jene Nutzer, die den stolzen Preis für das „Original“ nicht zahlen möchten. Die Palette reicht von OpenOffice über FreeOffice und Apple iWork bis hin zu Google Drive. Unser Vergleich zeigt, was die Office Alternativen können und welche das beste Gesamtpaket abliefert.

Apache OpenOffice – Die deutschlandweit verbreitetste Alternative

OpenOffice ist eine bekannte Alternative zu Microsoft

Eine gute Alternative: OpenOffice

Das Softwarepaket Apache OpenOffice ist die wohl bekannteste Alternative zum „Microsoft-Original„. Die kostenlos für Windows, Mac OS und Linux erhältliche Software-Suite ist in deutscher Sprache erhältlich und liefert die Pendants zu gängigen Microsoft-Anwendungen. Im Detail sind dies der Writer (Word), Calc (Excel), Impress (Powerpoint), Base (Access) und Draw(Publisher). Hinzu kommt mit Math ein Tool zum Verfassen von mathematischen Formeln.

Das OpenOffice-Paket, das als Basis für weitere alternative Softwarepakete dient, glänzt vor allem dadurch, dass es alle grundlegenden Bedürfnisse der meisten Nutzer voll erfüllt. Problematisch ist in manchen Fällen lediglich die Weiterbearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten im docx-Format, da nicht immer alle Formatierungen übernommen werden. Außerdem ist die Zukunft der OpenOffice-Entwickler Apache ungeklärt, zumal nicht sichergestellt ist, dass bestehende und künftige Sicherheitslücken geschlossen werden.

LibreOffice – Der moderne Zwillingsbruder von OpenOffice

Nicht zuletzt durch die Integration in die gängigsten Linux-Distributionen zählt auch LibreOffice zu den bekanntesten Alternativen. Funktionell lehnt sich LibreOffice sehr eng an OpenOffice an und bietet dementsprechend einen ähnlichen Funktionsumfang. Verwunderlich ist das nicht, stammt LibreOffice doch von führenden Mitgliedern aus der „The Dokument Foundation“ OpenOffice-Community, die die Software auf der Basis von OpenOffice weiterentwickelt haben.

Auch dieses Softwarepaket ist völlig kostenlos und in deutscher Sprache für Linux, Mac OS und Windows erhältlich. Da sich OpenOffice und LibreOffice damit nur in einigen Details voneinander unterscheiden, verfügen beide über die gleichen Vor- und Nachteile. Somit funktioniert auch der Umstieg zwischen beiden Softwarepaketen problemlos.

NeoOffice – Die für Mac OS optimierte Software-Suite

Auch für Apple-Produkte gibt es Alternativen

Ausschließlich für Apple-Produkte: NeoOffice

Ähnlich wie LibreOffice basiert auch NeoOffice auf dem Sourcecode von OpenOffice. Der große Unterschied besteht jedoch darin, dass es sich bei NeoOffice um ein Softwarepaket handelt, das ausschließlich auf dem Betriebssystem Mac OS X lauffähig ist. Auf der funktionstechnischen Seite gleicht NeoOffice damit sowohl LibreOffice als auch OpenOffice. Dementsprechend sind auch hier alle äquivalenten Softwareprodukte zu den „Microsoft-Originalen“ mit an Bord.

Die Anpassung auf Apples Betriebssystem bringt jedoch den Vorteil mit sich, dass die Software hinsichtlich der Performance optimal an die Gegebenheiten angepasst wurde. Somit läuft NeoOffice deutlich flotter als die beiden Multiplattform-Suites, deren Performance des Öfteren kritisiert wird. Hinzu kommt neben einigen exklusiven Sonderfunktionen ein Vollbildmodus.

Erkauft werden diese Vorteile allerdings durch einen vergleichsweise hohen Preis. Anders als OpenOffice und LibreOffice schlägt die aktuellste Version von NeoOffice nämlich mit 29,99 Euro zu Buche. Problematisch ist dies vor allem vor dem Hintergrund, dass Apple den Käufern seine eigene Software iWork kostenlos bereitstellt.

FreeOffice – Die Alternative mit optionalen Upgrades für anspruchsvolle Anwender

Einen etwas anderen Weg schlägt das aus Nürnberg stammende Entwicklerteam SoftMaker ein. Der unternehmenseigene Bürosoftware-Suite FreeOffice verfügt mit dem TextMaker, dem PlanMaker und dem Programm Presentations zwar über die Gegenstücke zu den wichtigsten Microsoft-Produkten, macht aber dennoch einiges anders. Neben der völlig kostenfreien Basisversion für Windows und Linux gibt es zudem drei kostenpflichtige Ableger mit höherem Funktionsumfang.

Die Standardvariante kostet einmalig 69,95 Euro und verfügt zudem über einen Formeleditor, ein umfangreiches Synonymwörterbuch sowie eine integrierte Rechtschreibprüfung. Einen Schritt weiter geht die Professional Version für 99,95 Euro. Diese bietet neben einem Outlook-Ersatz auch ein integriertes Duden-Wörterbuch sowie den Duden-Korrektor. Letzteres macht die Software insbesondere für den professionellen Einsatz interessant.

Ergänzt wird die Produktpalette darüber hinaus durch eine kostenfreie Mobil-Version. Diese stellt alle Dokumente laut Herstellerangaben auf Mobilgeräten genauso dar, wie auf dem PC-Monitor. Auch die Mobil-Version lässt sich durch einen Aufpreis von 22,99 Euro upgraden. Das „SoftMaker Office HD-Upgrade“ dient jedoch ausschließlich der Anpassung der Software an die größeren Displays von Android-Tablets.

Prinzipiell weiß FreeOffice durch seine Performance sowie die Mobil-Version zu überzeugen. Gegen den Aufpreis gewinnt die Software zudem an zusätzlicher Qualität, die sich auszahlt. Allerdings ist das kostenpflichtige Update auch notwendig, um die neueren Microsoft-Formate (z.B. „docx„) zu verarbeiten. Die kostenfreie Basisversion beherrscht lediglich ältere Formate wie „doc„. Da SoftMaker FreeOffice ausschließlich für Linux und Windows erhältlich ist, handelt es sich um keine Alternative für Mac-User.

Apple iWork – Apples Standard-Software für Neugeräte

Exklusiv für Mac OS und iOS betriebene Mobilgeräte: Apple iWork

Auch die kalifornische Softwareschmiede in Cupertino hat ein hauseigenes Eisen im Office-Software-Feuer. Das Softwarepaket hört auf den Namen Apple iWork und ist ausschließlich für Mac OS und für mit iOS betriebene Mobilgeräte des Unternehmens erhältlich. Sowohl Linux- als auch Windows-User schauen damit in die Röhre. Die seit dem Jahr 2011 auch für Mobilgeräte releaste Software wird durch das ehemals internetbasierte „iWork“ ergänzt, das seit Juli 2012 in Apples iCloud integriert ist.

Hinsichtlich des Umfangs verfügt Apple iWork über eine Textverarbeitung (Pages), eine Präsentationssoftware (Keynote) sowie ein Programm zur Tabellenkalkulation (Numbers). Unter dem Strich ist der Funktionsumfang von Apple iWork damit gerade im Vergleich zu den Office Alternativen OpenOffice und LibreOffice eher gering. Die Kalifornier wetzen diese Scharte allerdings durch die gewohnt gute Nutzerführung und Handhabbarkeit aus.

Somit bietet sich Apple iWork für alle User an, die ihre Bürosoftware nur sporadisch nutzen oder damit einfache Arbeiten erledigen möchten. Für längere Texte wie Studienarbeiten oder gar den geschäftlichen Einsatz eignet sich die Software weniger. Zudem ist die Software für alle Nutzer, die kein neues Apple-Gerät erwerben, kostenpflichtig und für 17,99 Euro nachträglich zu erstehen.

Google Drive – Die bequeme Cloud-Lösung

Ebenso wie Apple fokussiert sich auch Konkurrent Google mit seinem Softwarepaket auf die wichtigsten Funktionen. Namentlich betrifft dies Google Docs, Google Slides, Google Sheets und Google Form, welche die jeweils von Microsoft bekannten Produkte Word, Powerpoint, Excel und Publisher ersetzen. Im Gegensatz zu Paketen wie der OpenOffice-SuiteFreeOffice oder NeoOffice handelt es sich jedoch um ein reines Online-Angebot. Das bedeutet, dass Googles Bürodienste in den Cloud-Speicherdienst integriert sind und damit nicht von Haus aus offline genutzt werden können.

Um Dokumente auch offline bearbeiten zu können, braucht es spezielle Erweiterung für den hauseigenen Internet-BrowserChrome. Der große Vorteil der kostenlosen Office Alternativen aus dem Hause Google ist das Web-Interface. Dieses ermöglicht nämlich die weitgehend plattformunabhängige Nutzung. Hinzu kommt der angebundene Cloud-Speicher, der die Bearbeitung und Präsentation von Dokumenten, Tabellen und Präsentation von beinahe jedem Endgerät aus ermöglicht.

Dieser große Vorteil ist zugleich jedoch auch der markanteste Nachteil. Ursächlich ist die Speicherung aller Dokumente auf den in den USA befindlichen Servern des IT-Konzerns. Wer im privaten Bereich Bedenken bezüglich des Datenschutzes hat, findet in OpenOffice oder LibreOffice deutlich bessere Alternativen. Darüber hinaus ist Google Drive somit aus datenschutzrechtlicher Sicht auch für den professionellen Einsatz eher nicht zu empfehlen.

WPS Office – Die upgradebare Bürolösung aus China

Für Windows ist nur die Basisversion kostenlos

Komplettiert wird das Feld der Office Alternativen durch das WPS Office-Paket, das bereits seit dem Jahr 1995 am Markt ist. Um Nutzern den Umstieg von Microsoft-Produkten so leicht wie möglich zu machen, ist das User-Interface stark an Word und Co. angelehnt. Neben der gänzlich kostenlosen Version für Linux, iOS und Android existiert ebenfalls eine kostenfrei nutzbare Windows-Version.

Diese Grundversion verfügt jedoch lediglich über eine Textverarbeitung, ein Tabellenkalkulationsprogramm sowie ein Präsentations-Tool. Auch fehlen einige Zusatzfunktionen. Alternativ ist für 49,99 US-Dollar eine kostenpflichtige Windows-Version verfügbar, die sich auch für professionelle Zwecke eignet. Das Upgrade auf die vollständige „Business Edition“ kann dabei jederzeit vorgenommen werden.

Wer die Software also zunächst testen möchte, kann entweder zur kostenlosen Variante greifen oder die „Business Edition“ zunächst für 19,99 US-Dollar für ein Jahr abonnieren. Insbesondere für Umsteiger von Microsoft-Produkten, die nur grundlegende Funktionen benötigen, ist die WPS-Software eine gute Alternative. Wer hingegen höhere Ansprüche hat, ist mit funktionsreicheren Varianten wie LibreOffice und OpenOffice besser bedient.

Fazit – Die besten Alternativen

Zieht man den Funktionsumfang als Bewertungsmaßstab heran, hat der Vergleich zwischen den sieben Office Alternativen zwei klare Sieger. Dabei handelt es sich um die Softwarepakete von OpenOffice und LibreOffice, die sich bis auf wenige Details gleichen. Allerdings ist die Zukunft von OpenOffice, wie bereits angesprochen, noch ungewiss. Im Hinblick auf den Sicherheitsaspekt liegt die Empfehlung daher klar bei LibreOffice.

Mac-User hingegen profitieren von Apples hauseigener Software iWork sowie von NeoOffice, zumal beide Produkte für das Betriebssystem optimiert sind. An dieser Stelle gilt die Faustregel: Wer niedrigere Ansprüche hat, nutzt iWork. Wer höhere Anforderungen stellt oder ein Softwarepaket für den professionellen Einsatz sucht, greift zum performanten NeoOffice.