News – Seite 2 – docuplus

Das Search Fund Modell

Das Search Fund Modell ist eine einzigartige Chance für junge Unternehmer. Gerade im nordamerikanischen Raum ist es Gang und Gebe, dass gerade junge Unternehmer, die sich den Traum vom eigenen Business erfüllen wollen, neue Wege bestreiten. Das Search Fund Modell soll Jungunternehmer und Geschäftsinhaber, welche auf der Suche nach einem Nachfolger sind, vereinen. Auch in Europa sind immer mehr Menschen dazu bereit, diesen neuen, bisher relativ unbekannten Weg zu gehen.

Amerika – das Land der unbegrenzten Möglichkeiten

Das Search Fund Model hat seine Ursprünge in den USA

Die Idee zum Search Fund Modell kommt aus den USA

Zahlreiche junge Männer und Frauen in Europa jagen dem Traum hinterher ihr eigener Chef zu sein. Nur für ihr berufliches Vorankommen und nicht mehr für andere Menschen zu arbeiten. Eine erfolgversprechende Geschäftsidee sowie die Gründung einer eigenen Firma sind hierfür die Voraussetzungen. In Europa ist es bis jetzt eher die Norm, neue Startups zu gründen. Anders sieht es mittlerweile in Amerika aus.

Bereits vor etwa 30 Jahren sind die Wurzeln des Search Fund Modells zu finden. Professor H. Irving Grousbeck gilt als Entwickler dieses Modells. Er unterrichtete damals an der Harvard Business School, und setzte sich zum Ziel, jungen und talentierten Menschen beim Aufbau ihrer eigenen Firma zu helfen. Indem er junge Unternehmer an Unternehmen vermittelte, welche einen neuen Nachfolger suchten, unterstützte er diese dabei.

Seiner Meinung nach war dies der direkteste sowie einfachste Weg, Chef in einem Unternehmen zu werden. Eine Neugründung war nicht erforderlich. Denn in einem bereits bestehenden Unternehmen erhalten die Jungunternehmer Unterstützung von erfahrenen Fachleuten sowie Investoren. Dies ermöglicht ihnen, vom Know How sowie den Netzwerken der Mentoren zu profitieren. Dies führt wiederum dazu, dass die Jungunternehmer das erforderliche Kapital erhalten.

Die drei Phasen des Search Fund Modells

Das Ziel dieses Modells besteht darin, Investoren zu finden. Diese müssen von der Idee und den Qualitäten des Unternehmens überzeugt sein. Ist dies gegeben, müssen die Investoren dem Jungunternehmer das Kapital für die Suche sowie die benötigten Mittel für die Übernahme des Unternehmens bereitstellen. Das Einsammeln des Suchkapitals stellt zunächst die erste, große Hürde dar. Denn in dieser Phase der Unternehmensgründung gibt es nur geringe Anhaltspunkte für den Erfolg. Um diesen Schritt erfolgreich zu meistern, sind ein überzeugender Lebenslauf und überdurchschnittliche Abschlüsse renommierter Bildungseinrichtungen ein Muss.

Ein überdurchschnittlich guter Abschluss ist sehr wichtig

Die nächste Phase nimmt etwa zwei bis drei Jahre in Anspruch. Innerhalb dieser Phase betreiben die Jungunternehmer nun eine Suche nach Firmen, die in den nächsten Jahren nach einem Nachfolger suchen. Diese eignen sich besonders für einen Neustart. Erfahrene Geschäftsleute erhalten hierbei fachliche Unterstützung. Die Suchenden müssen hierbei systematisch vorgehen und dürfen sich nicht blenden lassen, um erfolgreich sein zu können. Die geeigneten Firmen müssen einen geeigneten Cashflow generieren und nachhaltig wirtschaften. Unternehmen, in denen kein grundlegender Wandel zu erwarten ist, sind für die Übernahme besonders geeignet. Weiterhin darf das Betätigungsfeld nicht zu komplex sein. Sind diese beiden Faktoren gegeben, ist das Risiko des Investments begrenzt.

Kompetente Mentoren helfen bei der Führung und Übernahme der Firma

Der dritten Phase des Search Fund Modells liegen langwierige Verhandlungen zu Grunde. Zunächst muss man sich über die Konditionen des Verkaufs einigen. Eine sorgfältige Prüfung der Geschäftsunterlagen bilden für den Verkauf des Fundament. Erst nach dem dies erfolgt ist, kann der Jungunternehmer mit Banken und Investoren über die Finanzierung verhandeln. Nach Abschluss der Veräußerung übernimmt der junge Unternehmer die Geschäftsführung. Mit diesem Schritt übernimmt er die Verantwortung für das Unternehmen. Jedoch wird er in der Regel weiterhin von seinen Mentoren unterstützt.

Erfahrungsgemäß verfügen die jungen Unternehmer über eine hohe Einsatzbereitschaft. Denn der zeitliche Aufwand ist überdurchschnittlich hoch. Weiterhin verzichtet die Vielzahl der Gründer gerade in der Anfangsphase auf ein angemessenes Einkommen. Sofern Investoren über das Search Fund Modell gewonnen werden, können die Jungunternehmer hiermit bei ihnen punkten. Denn mit dieser hohen Einsatzbereitschaft kreieren die Jungunternehmer den Investoren einen langfristigen Anlagehorizont.

Das Search Fund Modell stellt eine Win-Win Situation dar

Das Search Fund Modell – ein Modell der Zukunft?

Bei dem Search Fund Modell handelt es sich tatsächlich um ein Modell der Zukunft. Zwar wurde es mittlerweile weltweit erst 150 mal umgesetzt, allerdings verfügt es momentan noch über eine geringe Bekanntheit. Gegenwärtig verfügt der Markt etwa über 40 Search Funds. Die Tendenz steigt. Gerade in den Schwellenländern besteht verstärktes Interesse. Allerdings ist gerade im deutschsprachigen Ländern, wie Deutschland, Österreich sowie der Schweiz noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten. Jedoch sind immer mehr potentielle Unternehmensgründer sowie Investoren bereit dazu, diesen Weg des Search Fund Modells zu gehen. Denn gerade in Deutschland sind zahlreiche Firmen auf der Suche nach einem geeigneten Nachfolger.

Von dieser Art der Existenzgründung profitieren die jungen Unternehmer sowie die Mentoren. Denn diese können die jungen Unternehmer bei der Fortführung der Firma noch etwas lenken und können ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Hierdurch wird für beide Seiten eine Win-Win-Situationen geschaffen. Wenn man die Nachteile des Search Fund Modells beleuchtet, fällt auf, dass keine tatsächlichen Nachteile existieren. Die Arbeit wird effizienter, das Unternehmen wird im Sinne des Mentors weiter fortgeführt und der junge Unternehmer erhält zahlreiche Hilfestellungen. Für die Investoren ergibt sich ein langfristiger Anlagehorizont, sodass auch diese von der Übergabe profitieren.

So setzen Sie DMS erfolgreich bei der Projektsteuerung ein

in Allgemein, Projekt/von Janina Winkler

Die Projektsteuerung ist innerhalb eines Unternehmens eine der schwierigsten Aufgaben. Die Prozesse innerhalb eines Projektes müssen so ausgerichtet werden, dass das Projektziel erreicht werden kann. Die Steuerung eines Projektes muss nicht zwingend von der gleichen Person übernommen werden, die auch die Leitung hat. Die Steuerung eines Projektes zieht sich durch alle Phasen angefangen von der Vorbereitung bis hin zum Abschluss. Bei jedem Projekt, unabhängig von seiner Größe, fallen auch zahlreiche Dokumente an. Über das gesamte Projekt durchlaufen auch die Dokumente mehrere Zyklen, damit für die Projektsteuerung immer die aktuellsten Dokumente zur Verfügung stehen, ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) notwendig.

Dokumente richtig verwalten

Unter DMS versteht man weniger ein eigenes System, sondern mehr die Strategie im Umgang mit Dokumenten im Laufe eines Projektes. Ein einziges Dokument kann im Rahmen eines Projektes von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Es wird oft mehrmals verändert und beinhaltet verschiedene Metadaten. Alle diese Informationen rund um ein einzelnes Dokument müssten verwaltet werden. Ist dies nicht der Fall, kann es passieren, dass Mitarbeiter mit einem veralteten Dokument arbeiten und dadurch redundante Arbeiten gemacht werden. Eine Versionierung der Dokumente mithilfe eines DMS trägt entscheidend zur Projektsteuerung bei. Anhand des Fortschritts der Bearbeitung von Dokumenten können Informationen gewonnen werden, die für die Steuerung relevant sind. Gegebenenfalls müssen Aktionen gesetzt werden, um Rückstände aufzuholen und bestimmte Zielvorgaben zu erreichen. Ohne funktionierendes DMS kann die Projektsteuerung erheblich behindert werden. Wichtige Dokumente sind nicht auffindbar oder es wurde nicht vermerkt welcher Mitarbeiter, wann daran gearbeitet hat. Dies führt dazu, dass aufgrund mangelnder Informationen nicht die richtigen Entscheidungen für die Steuerung eines Projektes getroffen werden können. DMS ist damit ein wichtiger Baustein einer funktionierenden Projektsteuerung.

Schluss mit dem Dokumentenchaos

Mithilfe eines DMS kann der Überblick behalten werden, die für eine erfolgreiche Projektsteuerung zwingend erforderlich ist. Damit ein DMS funktioniert, muss es aber durchdacht sein wie jenes von www.docuplus.net. Darüber können Dokumenten zentral in einer Cloud verwaltet werden. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter, egal von welchem Gerät sie darauf zugreifen, sicher sein können, dass sie an der aktuellsten Version arbeiten. Über die Volltextsuche kann nicht nur nach Schlagwörtern in den Dokumenttiteln gesucht werden, sämtliche Inhalte werden auf Basis der eingegebenen Schlagworte gefiltert. Damit die Daten sicher abgelegt sind, werden die Dateien zusätzlich verschlüsselt und sind so vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Was ist GoBD?

in Allgemein/von Julia Ullrich

Jeder Unternehmer unterliegt den Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen, sowie zum Datenzugriff. Abgekürzt handelt es sich dabei um die GoBD, die vorgibt, wie lange Belege aufbewahrt und in welchem Zeitraum sie unveränderbar festgeschrieben werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt generell und unverändert 10 Jahre. Dies gilt für alle geschäftlichen Dokumente, für Belege und Kassenbücher. Jeder Buchhaltungspflichtige unterliegt der Regelung und muss seine Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Buchhaltung erfüllen.

Kontrollierbarkeit und Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen durch die GoBD

Belege müssen unveränderbar aufgehoben werden

Mit der Einführung der GoBD sowie deren Änderungen wurde die GDPdU mit Jahresbeginn 2015 abgelöst. Die GDPdU regelte den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die Neuregelung schließt physische Dokumente, sowie jeden Beleg aus Bar- oder Kreditorengeschäften mit einer plausiblen Fristsetzung ein. In die Rubrik gewerbliche Dokumente werden sämtliche Dokumente zur Rechnungsstellung und einflussnehmenden Belegen einbezogen. Dazu gehören auch Buchungsstapel, die fortan bis zum Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung festgeschrieben werden. Hier gilt der Zeitraum bis zum Ende des Folgemonats nach dem aktuellen Geschäftsmonat.

Ein primärer Gesichtspunkt der GoBD ist die verpflichtende Unveränderbarkeit der Belege und deren Erfassung. Bei Geschäftsvorfällen in unbarer Form ist die Erfassung im Zeitraum von 10 Tagen vorgeschrieben. Bare, also kontokorrentbezogene Geschäftsbeziehungen erfordern eine unveränderbare Belegung nach acht Tagen. Eine übersichtliche, nachvollziehbare und der Wahrheit entsprechende Belegung Geschäftsvorgänge kann in IT-bezogener oder physischer Form erfolgen.

Die Bedeutung der Unveränderbarkeit

Ein unveränderbarer Beleg ist manipulationssicher und für die Finanzbehörde jederzeit abrufbar. Die Unveränderbarkeit muss laut Regelung ab dem Zeitpunkt der Erfassung vorliegen. Eingeschlossen sind alle Vor- und Begleitsysteme, die der Lohnabrechnung, der Warenwirtschaft oder der Zeiterfassung und der Fakturierung dienen. Die innerhalb der GoBD erfolgten Festlegungen ergeben sich aus der erstmaligen Konkretisierung von Fristen. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist unverändert beibehalten worden.

Die Frist für die Unveränderbarkeit eines Belegs richtet sich nach der Terminierung der USTVA. Dabei muss jeder Beleg in einem Dateiformat vorliegen, das eine nachträgliche Bearbeitung ausschließt. Die Buchführung in Office-Programmen oder in Word und veränderbaren Excel-Tabellen entspricht nicht den Vorgaben für „ordnungsgemäß“. Dies betrifft vor allem die digitalen Dokumente und Unterlagen, die einem Ausdruck auf Papier zugrunde liegen.

Ein weiterer neuer Aspekt entsteht aus der Dokumentations– und Protokollierungsverpflichtung für Stammdaten, die einen Einfluss auf Buchungen nehmen. Diese dürfen, liegen sie in digitaler Form vor, im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch entfernt werden. Eine unveränderbare Vorhaltung mit digitaler Verfügbarkeit für die Finanzverwaltung ist notwendig. Alle steuerlich relevanten Daten und Belege sind in die Verordnung integriert.

Bare und unbare Geschäftsabwicklungen mit unterschiedlichen Festschreibungsfristen

Auch Bargeschäfte müssen nachvollziehbar sein

Bei allen baren Geschäften sind Kassenbücher und der Einsatz einer Registrierkasse vorgegeben. Die Kassenbuchführung unterliegt den Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung, die auf einer Ableitung des Handelsgesetzbuches basiert. Bargeschäfte müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, mit nummerierten Belegen und transparent geführt werden. Der Wahrheit entsprechende, fortlaufend aufgezeichnete und in Gegenüberstellung von Soll- und Haben einsehbare Aufzeichnungen sind notwendig.

Dabei müssen die aufbewahrten Dokumente im Zeitraum von 10 Jahren so gelagert werden, dass ihre Lesbarkeit nicht beeinträchtig wird. Die Frist zur Festschreibung unbarer Geschäfte beläuft sich auf 10 Tage. Vor Einführung der GoBD gab es keine klar definierte Regelung eines Zeitraums zur Erfassung. Kontokorrentbeziehungen setzen die Unveränderbarkeit der Dokumente spätestens acht Tage nach dem Geschäftsvorfall voraus. Ob die Belege digital oder physisch aufbewahrt werden, unterliegt keiner klaren Vorgabe und bleibt dem Unternehmer überlassen.

Die Unveränderbarkeit in Übersicht erklärt

Unveränderbarkeit bedeutet, dass der jeweilige Beleg nach der Festschreibung nicht geändert, angepasst oder umgeschrieben wird. Das Outsourcing der Buchhaltung an eine Steuerbüro ist durch die Richtlinienänderung nicht betroffen. Allerdings gilt auch hier: Festgeschriebene Belege darf man nicht verändern. Eine nachträgliche Änderung stellt die Plausibilität und den Wahrheitsgehalt der Buchhaltung in Frage. Ist eine Änderung vorhandener Fehler notwendig, erfolgt diese vor Ablauf der Frist und vor der endgültigen Festschreibung.

Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchhaltung gilt erst als eingehalten, wenn ein Beleg gebucht und ohne nachträgliche Veränderungsmöglichkeit abgelegt ist. Kommt es zu einer später notwendigen Anpassung, muss diese lückenlos dokumentiert und in einem Protokoll festgehalten werden. Die strengen Kriterien zur Unveränderbarkeit von Belegen dient der Manipulationsbekämpfung. Unternehmer müssen ihre Unterlagen plausibel, mit nachvollziehbarem Inhalt und ordnungsgemäß fixieren und im Zeitraum von 10 Jahren für die jederzeitige Verfügung durch die Finanzbehörde sorgen.

Die Fristeinhaltung gilt auch, wenn ein Steuerbüro mit der Buchführung und Aufbewahrung der Dokumente beauftragt wird. Der Steuerberater arbeitet im Sinne des Mandanten und nimmt keine eigenmächtigen Änderungen vor.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen

Dokumente und Belege müssen aufbewahrt werden

Für die fristgemäße und ordnungsgemäße Aufzeichnungs– und Aufbewahrungsfrist geschäftlicher Belege gibt es verschiedene Grundsätze. Klarheit und Transparenz, richtige sowie von Willkür freie Handlungen und die Vollständigkeit der Dokumente bilden die Basis. Die Terminierung und periodische Abgrenzung sowie die Gleichheit in den Bewertungs– und Abrechnungsmethoden ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Im Vergleich zu den aktuellen Frist- und Regelvorschriften waren die Regularien der GDPdU verhältnismäßig offen, da es keine Konkretisierung der Fristen gab. Lediglich die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren war früher, und ist auch heute verbindlich. Bei einzelnen Vorgaben mit Auslegungsnotwendigkeit dienen die Regelungen einer Ergänzung der Vorgaben, die im Handelsgesetzbuch geregelt sind.

Die Vorteile einer Software zur plausiblen Buchhaltung

Unternehmer können mit DMS-Software Zeit und Kosten sparen. Die unveränderbare Speicherung aller Dokumente, Akten und Belege wird mittels der Software einfach und den Grundsätzen der GoBD entsprechend vorgenommen. Diese Möglichkeit eignet sich nicht nur für große Konzerne. Auch mittelständische und kleine Firmen unterliegen den gleichen Vorgaben wie Großunternehmen, woraus sich identische Verpflichtungen in der Buchhaltung und Unterlagenaufbewahrung ergeben.

Die digitale Buchhaltung wird durch die Aufbewahrung physischer Belege unterstützt und in ihrer Plausibiltiät verstärkt. Ein Programm für alle Arbeitsschritte der Erfassung und Ablage von Dokumenten ist hilfreich und sorgt für Übersichtlichkeit. DMS-Software verfügt über eine bedienfreundliche Nutzeroberfläche und eine transparente Struktur. Das Programm wird von Finanzbehörden anerkannt, da es in seiner Funktion auf den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung basiert. Zur Ablage und Aufbewahrung von Akten, Dokumenten und Unterlagen kommt die Möglichkeit, durch die Erinnerungsfunktion keine Frist zu versäumen.

Mit Hilfe einer leicht bedienbaren und leistungsstarken Software muss der Unternehmer die Buchführung und Beleg-Aufbewahrung außerdem nicht auslagern. Die Umsetzung der Unveränderbarkeit aller Dokumente ist ein integrierter Bestandteil der DMS-Software, die manuelle Dateiformatsumwandlungen anhand dieser Tatsache ausschließen lässt.

DMS vs. Dropbox

in Dokumentenmanagementsystem/von Julia Ullrich

DMS oder Dropbox? Die Vor- und Nachteile im Überblick

Um heutzutage im Team effektiv zu arbeiten, ist es zwingend notwendig, dass jeder Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort Zugriff auf die elektronischen Daten und Dokumente hat. Unternehmer, die dazu die erforderlichen Voraussetzungen schaffen müssen, können zwischen Software und cloudbasierten Lösungen verschiedener Anbieter wählen. Einige Dienste können im gewissen Umfang gratis genutzt werden, anspruchsvollere Lösungen wie zum Beispiel das DMS docuplus sind kostenpflichtig. Ein Vergleich der Angebote soll Sie dabei unterstützen, die Lösung zu finden, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und die erforderliche Sicherheit gewährleistet.

DMS und Dropbox bieten beide Möglichkeiten der Archivierung

Die digitale Archivierung ist mittlerweile Pflicht

Was bietet Dropbox?

Der Name dieses Filehosting-Dienstes, der von der US-amerikanischen Firma gleichen Namens angeboten wird, ist anschaulich: „to drop“ heißt fallen lassen, „box“ ist die Schachtel, in der die einfach abgelegten Daten aufgefangen und bis zum nächsten Gebrauch aufbewahrt werden. Tatsächlich ist es den Entwicklern dieses Dienstes gelungen, Daten so zu speichern, dass ein oder auch mehrere Nutzer mit jedem elektronischen Endgerät auf die zuvor hochgeladenen Dokumente zugreifen können. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Den Dienst kann man über Browser oder App nutzen. Die Nutzung ist mit allen gebräuchlichen Betriebssystemen möglich. Ein DMS im engeren Sinne ist diese Lösung jedoch nicht. Das sollten Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.

Was leisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich elektronische Dokumente sicher und gesetzeskonform archivieren und effektiv verwalten. Das geschieht mit Hilfe komplexer Datenbanken und Softwarelösungen, die von hochspezialisierten Experten entwickelt werden. Der Vorteil der DMS liegt auf der Hand: Die Daten werden übersichtlich archiviert. Die Zugriffsrechte können genau definiert werden, sodass die Zusammenarbeit im Team leicht zu organisieren ist und dennoch für ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz gesorgt ist. Jeder Mitarbeiter hat zu jeder Zeit alle erforderlichen Daten im aktuellen Status zur Verfügung. Ein Abgleichen der Datensätze ist nicht erforderlich, wodurch Fehlerquellen vermieden werden.

Sicherheit hat oberste Priorität

Dieser Grundsatz gilt nicht allein auf hoher See, sondern auch beim Austausch von Daten im Internet und der Online-Speicherung von Dokumenten, Fotos und anderen Dateien. In puncto Sicherheit haben Dokumenten-Management-Systemeim direkten Vergleich mit cloudbasierten Lösungen zweifelsfrei die Nase vorn. Arbeiten Sie mit Dropbox oder anderen Filehosting Diensten müssen Sie unbedingt bedenken, dass Sie nicht wissen, wer Zugang zu Ihren – möglicherweise sehr sensiblen Daten hat. Die Daten, die mit Dropbox gespeichert werden, landen auf einem Server, der in den vereinigten Staaten steht. Serverstandort USA – das ist ein gravierender Nachteil dieses Angebotes, den insbesondere Unternehmer, aber auch private Nutzer nicht unterschätzen dürfen.

Immer wieder geriet Dropbox in der Vergangenheit in die Kritik, weil Daten und Passwörter der Kunden ganz offensichtlich in falsche Hände gelangen konnten. Kritiker befürchten außerdem, dass sich staatliche Stellen und Geheimdienste für die gespeicherten Daten interessieren.

Dropbox scheint auf den ersten Blick die günstigere Alternative

Dropbox ist im Basic-Tarif kostenlos

Gratis ist nicht in jedem Falle günstig

Ein wichtiger Aspekt, der für viele Anwender beim Vergleich von DMS und Dropbox eine zentrale Rolle spielt, sind die anfallenden Kosten. Die US-Amerikaner arbeiten mit einem Modell, das auf den ersten Blick sehr kundenfreundlich erscheint. Im sogenannten Basic Tarif kann der Nutzer bis zu 2 GB Speicher kostenlos nutzen. Wer beispielsweise Bilddokumente speichern will, kommt damit schnell an die Grenzen und muss dann ziemlich tief in die Tasche greifen.

Mit DMS sicher im Team arbeiten und übersichtlich archivieren

Entscheiden Sie sich für ein DMS, entstehen Ihnen zwar Kosten, doch Sie werden sehen, dass sich diese Investition lohnt. Sie bekommen eine zertifizierte Lösung, die Ihnen in jeder Hinsicht ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Server stehen in Deutschland. Das heißt, es gelten die deutschen Datenschutzrichtlinien, die im Vergleich zu vielen anderen Ländern deutlich höhere Sicherheitsstandards vorschreiben.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie zum Beispiel docuplus, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre tägliche Arbeit noch effektiver erledigen. Arbeitet man im Team, kann jeder auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Dabei kann exakt festgelegt werden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Es entfällt die Kontrolle der Datensätze. Jeder im Team ist jederzeit auf dem Stand und kann den Fortschritt der Bearbeitung verfolgen.

Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von einer professionellen Archivierung der Daten. Nerven- und zeitraubendes Suchen von bestimmten Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Mit dem Dokumenten-Management-System kann jedes einzelne Dokument mit Hilfe der Suchfunktion schnell aufgefunden werden. Außerdem ist Ihr Unternehmen mit der DMS-Archivierung auch bei der Zusammenarbeit mit den Ämtern und Behörden auf der sicheren Seite, weil die Archivierung zuverlässig und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Das ist ein wesentlicher Vorteil, den jede Unternehmensleitung hoch zu schätzen weiß.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

in Allgemein/von Katharina Berger

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten nicht ausschließlich für Unternehmen oder Personen mit selbstständiger Tätigkeit. Es greifen gleichermaßen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Ohne das benötigte Wissen über derartige Pflichten landen wichtige Unterlagen oft zu früh im Abfall oder im Schredder. Dadurch fehlen später dringend benötigte Rechnungen, Verträge oder Kontoauszüge. Im weiteren Verlauf erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Dokumentenarten existieren.

Verstoß gegen Fristen: Bußgelder drohen

Unternehmen unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen. Die Frist umfasst bis zu zehn Jahre für steuerrelevante Dokumente. Anders gestaltet sich die Lage für Privatpersonen. Diesbezüglich existieren wenige klare Regelungen, die oft unbekannt sind. Aus diesem Grund besteht die Gefahr, dass Sie vermeintlich unwichtige Dokumente zu früh entsorgen. Das erweist sich gegebenenfalls rückblickend als Fehler. In diesem Fall geht die Wiederbeschaffung mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand einher. Fehlen bestimmte Dokumente, drohen Bußgelder, wenn Sie gegen gesetzliche Fristen verstoßen.

Auf dem heimischen Schreibtisch stapeln sich gerne die Papierberge mit Briefen, Rechnungen und anderen Unterlagen. Räumen Sie die Schriften auf, stellt sich bei jedem Dokument die Frage nach der Relevanz. Nicht alle Briefe gehören sofort in den Papierkorb. Einige Unterlagen sollten sie mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die nachfolgenden Informationen unterstützen Sie dabei, ein ordentliches Archiv mit den wirklich wichtigen Dokumenten zu führen.

Rechnungen von Handwerkern zwei Jahre aufbewahren

Im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen bei Privatpersonen existiert eine konkrete gesetzliche Vorschrift. Diese finden Sie in § 14 b, Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Hierin wirkt der Staat Schwarzarbeit entgegen. Er verpflichtet Privathaushalte, sämtliche Rechnungen von Handwerkern aufzubewahren. Alternativ akzeptiert das Gesetz einen Zahlungsbeleg oder eine „andere beweiskräftige Unterlage“.

Die Aufbewahrungsfrist beläuft sich auf zwei Jahre, sofern der Rechnungssteller nicht auf eine längere Zeitspanne hinweist. Grundsätzlich beginnt die Frist erst mit Ablauf des aktuellen Kalenderjahres. Stellt Ihnen ein Handwerker eine Rechnung im September 2017 aus, greift die Pflicht bis zum 31. Dezember 2019.

Durch die Nachweispflicht bezweckt der Gesetzgeber, dass Sie keine handwerklichen Tätigkeiten „unter der Hand“ in Auftrag geben. Bei einem Verstoß drohen Bußgelder bis zu einer Höhe von 500 Euro. Im Zusammenhang mit Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Fordert der Rechnungssteller in dieser Zeit den Betrag nicht ein, entfallen die Ansprüche.

Bankunterlagen mindestens drei Jahre archivieren

Weiter greifen keine anderen, konkret formulierten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Dennoch lohnt es sich, Unterlagen für einen gewissen Zeitraum zu archivieren. Das trifft auf Kontoauszüge zu. Gesetzlich liegt keine Verpflichtung zur Aufbewahrung der Kontoauszüge vor. Dennoch empfiehlt es sich, derartige Bankunterlagen in schriftlicher oder elektronischer Form mindestens über drei Jahre aufzubewahren. Mit ihnen weisen Sie beispielsweise die Zahlung von Rechnungen nach, falls der Rechnungssteller mit einer erneuten Forderung auf Sie zukommt. Bankbelege im Zusammenhang mit der Veräußerung einer Immobile heben Sie im Idealfall lebenslang auf, um den Verkaufspreis zu belegen. Verträge zu Krediten oder Sparguthaben archivieren Sie über deren komplette Laufzeit.

Gewährleistung – Rechnungen für die Reklamation

Die §§ 437 und 438 des BGB regeln die gesetzliche Gewährleistung. Hierbei handelt es sich um eine Mängelhaftung mit einer Verjährungsfrist von zwei Jahren ab Lieferung. Im Gewährleistungsfall fordert der Verkäufer von Ihnen die Rechnung. Aus diesem Grund liegt es nahe, Rechnungen über einen Zeitraum von zwei Jahren nach dem Kauf zu archivieren. Das trifft insbesondere auf hochpreisige Produkte wie PCs, Waschmaschinen, Fahrräder oder Kühlschränke zu. Ohne Rechnung akzeptieren Verkäufer in der Regel im Schadensfall den Anspruch auf Gewährleistung nicht. Legen Sie die Rechnung zusammen mit einem Zahlungsbeleg ab. Belege für den Bau eines Eigenheims heben Sie für etwaige Mängel mindestens fünf Jahre auf.

Aufbewahrungsfristen für Personen mit hohem Einkommen

Besondere Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten bei Vielverdienern. Erzielen Sie als Angestellter Einnahmen von mehr als 500.000 Euro jährlich, greift eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft sämtliche für die Steuer relevanten Dokumente. Dazu gehören beispielsweise die Kontoauszüge. Legen Sie die Unterlagen auf Nachfrage nicht vor, schätzt das Finanzamt die Steuer. Das geht für Sie gegebenenfalls mit hohen Nachzahlungen an den Fiskus einher.

Informationen zu Steuererklärung und Steuerbescheid

Unternehmen und Selbstständige verpflichtet das Gesetz zu einer Archivierung der Steuerunterlagen über mindestens zehn Jahre. Das gilt nicht für Sie als Privatperson. Dennoch empfiehlt es sich, Steuerbescheide ebenfalls über mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Bescheide erleichtern sämtliche Vorgänge, bei denen Sie einen Einkommensnachweis erbringen. Versieht das Finanzamt einen Steuerbescheid mit dem Zusatz „vorläufig“, heben Sie diesen bis zur endgültigen Festsetzung auf.

Im Zusammenhang mit der Steuererklärung erweist es sich als Vorteil, wenn Sie die zugehörigen Dokumente aufbewahren. Als Steuerzahler steht es Ihnen zu, diverse Ausgaben vom zu versteuernden Einkommen abzusetzen. Das Finanzamt besitzt das Recht, diesbezüglich Quittungen, Kontoauszüge oder Belege anzufordern. Heben Sie die relevanten Unterlagen mindestens so lange auf, bis Ihnen das Finanzamt den endgültigen Steuerbescheid schickt. Die Festsetzungsfrist beläuft sich auf vier Jahre. Während dieser Zeitspanne besteht prinzipiell die Möglichkeit, dass das Finanzamt eine Änderung vornimmt.

Persönliche Dokumente lebenslang aufbewahren

Sämtliche persönliche Dokumente und Urkunden heben Sie lebenslang auf. Dazu zählen beispielsweise Geburtsurkunde, Personalausweis, Reisepass, Stammbuch und Heiratsurkunde.

Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrer Bildung archivieren Sie ebenfalls Ihr ganzes Leben. Darunter fallen Abschlusszeugnisse der Schule, Ausbildungsurkunden oder die Zeugnisse von Hochschulen. Eine lebenslange Aufbewahrungsempfehlung gilt ebenfalls für sämtliche Unterlagen zur Rentenberechnung. Legen Sie zugehörige Dokumente so ab, dass Sie diese jederzeit wieder auffinden. Andernfalls fällt es schwer, die berechneten Rentenansprüche zu überprüfen und bei Bedarf anzufechten.

Tipp: Digitale Archivierung nutzen

Unter Berücksichtigung der erläuterten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen entsteht über die Zeit ein umfangreiches Archiv an Aktenordnern. Darunter leidet die Übersichtlichkeit und es gestaltet sich als schwierig, das gesuchte Dokument zielgerichtet zu finden. Die Digitalisierung bietet an dieser Stelle interessante Möglichkeiten. Mit einer abgesicherten, onlinebasierten Datenbankverwaltung speichern Sie alle wichtigen Unterlagen in digitaler Form. Das erspart Ihnen langwieriges Suchen und schafft Stauraum in der Wohnung.

Fazit zu den erläuterten Fristen und Empfehlungen

Die vorangegangenen Abschnitte lieferten Ihnen wertvolle Informationen zu unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Beachten Sie die Empfehlungen beziehungsweise gesetzlichen Vorgaben. Werfen Sie keine Dokumente vorzeitig weg, stehen Ihnen die erforderlichen Unterlagen im Bedarfsfall zur Verfügung. Um große Archive in Papierform zu vermeiden, empfiehlt sich die Digitalisierung von Rechnungen, Kontoauszügen oder anderweitigen Belegen.

DMS und interne Kommunikation

in Allgemein, Dokumentenmanagementsystem, Kommunikation/von Katharina Berger

Wie läuft die interne Kommunikation in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen ab? Was bei einer Anzahl von maximal 10 Mitarbeitern noch in persönlichen Gesprächen funktioniert, ist schon bei Betrieben mit mehrere Abteilungen fast nicht mehr denkbar. Es müssen Lösungen für die interne Kommunikation geschaffen werden. DMS (Dokumentenmanagement System) heißt meist die Antwort auf die Frage, wie Kommunikation trotzdem funktionieren kann. Aber welche Aufgaben kann ein gutes DMS erleichtern und was nutzt es bei betrieblichen Abläufen?

Weshalb ist ein DMS nötig?

Wenn nicht alle Mitarbeiter an einem Standort sitzen, fängt die Problematik häufig bereits an: Jeder sollte immer und überall erreichbar sein, seien Arbeitsergebnisse ablegen und gemeinsam mit seinen Kollegen an Dokumenten arbeiten. Auf eine große Distanz ist das nur zu meistern, wenn die interne Kommunikation reibungslos funktioniert. Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit zur Ablage gemeinsamer Dokumente. Jeder, der daran arbeitet, lädt das Dokument herunter, nimmt seine Änderungen vor und lädt es wieder hoch – So kann auch gemeinsam, aber trotzdem nie parallel und damit doppelt, gearbeitet werden. Deadlines werden so leichter eingehalten und für alle Beteiligten ist schnell ersichtlich, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Diese Dokumente können im täglichen Betrieb wichtig sein

Mitarbeiter sind häufig auf der Suche nach den selben Dokumenten und suchen meist regelmäßig das Gleiche. Das können Arbeitsanweisungen sein, Vorlagen (Urlaubsanträge, Informationen zur Gleitzeit, u.v.m.). Stellt man sich nun vor, dass jeder Mitarbeiter immer wieder seine Kollegen fragen müsste, wo er diese oder jene Information findet, geht vor allem jede Menge Zeit verloren und ein großes Chaos entsteht. Die Suche nach etwas sollte in einem gut organisierten Unternehmen keine wesentliche Rolle spielen. Wichtige Listen und Anordnungen können dort ebenso abgelegt werden wie Arbeitspapiere. Beachtet werden sollte im Unternehmensalltag, dass die interne Kommunikation allerdings in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite ist. Vertrauliche Dokumente dürfen nur jenen Personen zugänglich sein, die diese auch sehen dürfen.

Und wie funktioniert die interne Kommunikation?

Ein gutes DMS beinhaltet auch alle laufenden und abgeschlossenen Projekte und liefert alles, was dazu gehört. Einzelne Aufgabe der beteiligten Mitarbeiter können dort einfach hinterlegt werden. Die interne Kommunikation innerhalb eines Projektes ist oftmals die Frage, wie der Projekt- bzw. Aufgabenstatus denn nun gerade ist. Das DMS liefert diese Antwort sofort. Wer arbeitet gerade an welchen Aufgaben, wie weit ein ein Status fortgeschritten, verschiebt sich die Endphase? Alle diese Fragen können beantwortet werden ohne zahlreiche Personen hierfür kontaktieren zu müssen. Für die interne Kommunikation ist allerdings selbst bei einem sehr guten DMS unerlässlich, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte es auch wirklich verwenden. Das heißt: Eigene Projekte und Aufgaben müssen innerhalb des DMS gepflegt werden und wer fündig werden möchte, muss sich auch darauf verlassen, dass alle relevanten Informationen dort abgelegt werden und veraltete Dokumente durch aktuelle Versionen ersetzt werden.

Die Aufbewahungspflicht fuer Selbststaendige

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Selbstständige

in Allgemein/von Marlene Wenke

Der selbstständig Tätige hat in unserer Arbeitswelt ein Menge Verpflichtungen. Eine dieser vielen Verpflichtungen betrifft die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Hier ist es die Vorschrift des § 147 AO, die aus steuerrechtlicher Sicht elementare Regelungen enthält.

Die Aufbewahrungsfristen

Wenn es für den Selbstständigen um die Aufbewahrungspflicht von betrieblichen Unterlagen geht, dann sind regelmäßig zwei Fristen zu beachten. Es gibt eine Frist von sechs und eine Frist von 10 Jahren. Dies ist explizit in der vorbezeichneten Vorschrift geregelt. Aber auch aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB ergeben sich die gleichen Fristen. Es gibt aber auch Ausnahmen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten laufen nämlich dann nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und die betreffenden Unterlagen für die Finanzbehörden von Relevanz sind. Dies kann dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen in Einzelfällen deutlich länger ausfallen können.

Dies gilt namentlich auch in den Fällen, wenn gegen einen Selbstständigen beispielsweise steuerstrafrechtliche Ermittlungen angestrengt worden sind, aber auch in den Fällen einer vorläufigen steuerlichen Festsetzung oder einer steuerlichen Außenprüfung. Im Übrigen beginnen die Aufbewahrungsfristen grundsätzlich erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem beispielsweise von dem Steuerberater der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wird der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015 im Laufe des Jahres 2016 fertiggestellt, so beginnt die Aufbewahrungspflicht für diesen Jahresabschluss mit Schluss des Jahres 2016.

Dasselbe gilt zum Beispiel für eingehende oder ausgehende Rechnungen. Für Rechnungen, die im Laufe des Geschäftsjahres 2016 ein- oder ausgehen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Jahres 2016 zu laufen. Eine detaillierte Regelung hierzu enthält der Abs. 4 der oben genannten Vorschrift.

Die betroffenen Unterlagen

Die Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten demnach für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, allerdings nur soweit diese für den Fiskus von Bedeutung sind. Alle anderen in § 147 AO aufgelisteten geschäftlichen Unterlagen beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie unter anderem Rechnungen unterliegen grundsätzlich den Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.

Dies bedeutet in der Praxis, dass grundsätzlich jeder Selbstständige die einzelnen Geschäftsvorfälle betreffende sämtliche Rechnungen für regelmäßig zehn Jahre aufbewahren muss.

Adressat dieser Aufbewahrungspflichten

Eine nächste Frage ist die, welcher Selbstständige konkret von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen ist. Auch hier geben die Regelung in der Abgabenordnung in Verbindung mit dem Umsatzsteuergesetz eine Antwort.

Wer beispielsweise aus einem Gewerbebetrieb Gewinn von über 60.000 EUR oder einen Umsatz von über 600.000 EUR im Geschäftsjahr erwirtschaftet hat, ist verpflichtet, Bücher zu führen und damit auch verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen etc. zu beachten. Es gilt hier der Grundsatz, dass derjenige, der handelsrechtlich zur einer kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist, auch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen etc. zu beachten hat.

Da Kleingewerbetreibende und Freiberufler grundsätzlich nicht buchführungspflichtig sind, gelten für diese die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig nicht. Allerdings sollte auch hier beachtet werden, dass auch diese Berufsgruppen aus umsatzsteuerrechtlicher Pflicht Betriebseinnahmen aufzuzeichnen haben. Auch hier gilt dann wieder der Grundsatz, dass steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind. Sinn und Zweck dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es eben, den zuständigen Finanzbehörden zu ermöglichen, aufgrund der vorhandenen geschäftlichen Unterlagen die Steuer korrekt zu ermitteln.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Sofern Sie als Gewerbetreibender oder auch Freiberufler diese Aufbewahrungspflichten nicht einhalten, kann dies zu schwerwiegenden Sanktionen führen. Im Regelfall wird es dann zu einer Steuerschätzung kommen. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass diese Steuerschätzung wesentlich höher ausfällt, als wenn eine steuerliche Festsetzung auf der Grundlage vorhandener Geschäftsunterlagen erfolgt. Im Übrigen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten zu strafrechtlichen Verurteilungen führen. Diese Gefahr besteht vor allem in den Fallkonstellationen, in denen noch zusätzlich weitere Steuerstraftatbestände verwirklicht worden sind.

Fazit: Insgesamt ist er sehr wichtig, sich an diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu halten. Bei Unklarheiten sollten Sie auf jeden Fall einen fachmännischen Rat einholen, damit Sie seitens der Finanzbehörden keine Sanktionen zu erwarten haben.

Aufbewahrungsfristen fuer Privatpersonen

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Privatpersonen

in Allgemein, Dokumentenmanagementsystem/von Marlene Wenke

Lediglich für Arbeitnehmer mit Einnahmen von mehr als 500.000,00 Euro pro Jahr gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Diese Frist gilt für sämtliche Dokumente, insbesondere für alle steuerlich relevanten Unterlagen, zu denen vor allem die Bankbelege zählen.

Handwerkerrechnungen

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG sind Handwerkerrechnungen, die für erbrachte Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück oder einer Wohnung gelten, generell auch von Privatpersonen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht besteht für zwei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in welchem sie erstellt wurden. Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 500 EUR verhängt werden.

Die Handwerkerrechnungen dienen als Nachweis dafür, dass für die Handwerksarbeiten eine ordnungsgemäße Abrechnung und Versteuerung vorliegt. Für Handwerksarbeiten, die eine Gewährleistungspflicht beinhalten, empfiehlt sich sogar eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.

Kaufbelege / Quittungen

Auch ohne Aufbewahrungsfristen gilt für sämtliche Kaufbelege für den Zeitraum des Gewährleistungsanspruches gemäß § 437 BGB eine Aufbewahrungsempfehlung, um mögliche Reklamationen zu erleichtern. Der Gewährleistungsanspruch beträgt in der Regel zwei Jahre, während die Herstellergarantie meist nur für ein Jahr gilt.

Für hochwertigere Güter (Notebook, Handyetc.) sollte man die Rechnungen länger aufbewahren, da diese bei einem Diebstahl als Wertnachweis für die Hausratsversicherung dienen. Rechnungsansprüche verjähren mit Ende des dritten Jahres nach Fälligkeit.

Bankunterlagen

Für einmalige Zahlungen empfiehlt es sich, private Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen als Zahlungsnachweis mindestens zwei Jahre aufzuheben. Seit dem 01.01.2002 besteht die Möglichkeit, sämtliche Belege für mehrfach getätigte Zahlungen (z. B. Miete, Unterhalt) noch vier Jahre lang als Beweis heranzuziehen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, Verträge über Sparguthaben oder Kredite über die gesamte Laufzeit aufzubewahren. Dauerhaft abgeheftet werden sollten sämtliche Belege für Immobilien, um bei einem späteren Verkauf die Wertermittlung zu erleichtern.

Versicherungen

Auch für Versicherungen existieren keine generellen Aufbewahrungsfristen. Sinnvollerweise werden sämtliche Versicherungsunterlagen wie Verträge, Änderungen und Statusberichte über die gesamte Vertragslaufzeit abgeheftet. Lediglich Prämienschreiben, in denen der jeweils anfallende Versicherungsbetrag eingefordert wird, können bedenkenlos nach der Zahlung entsorgt werden. Unterlagen für eine Lebensversicherung sollten grundsätzlich aufbewahrt werden, da die Auszahlungsmitteilung der Versicherungsgesellschaft eventuell für steuerliche oder erbrechtliche Vorgänge von Bedeutung ist.

Gleiches gilt auch bei vorzeitiger Kündigung der Lebensversicherung. Denn nach der aktuellen Rechtsprechung besteht die Möglichkeit, aufgrund unzulässiger Kündigungsklauseln Nachschläge einzufordern. Dieses wäre nur mithilfe der Originalunterlagen möglich. Für den Fall, dass eine Abbuchungsvollmacht vorliegt, ist die Bestätigung über dieVersicherungskündigung bis zur nächst fälligen Zahlung aufzubewahren.

Wohnungs-/Mietunterlagen

Für Wohnungs- und Mietunterlagen gibt ebenfalls keine Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich, nach Beendigung des Mietverhältnisses alle relevanten Unterlagen wie Mietverträge, Mietänderungen, Übergabeprotokolle über einen Zeitraum von drei Jahren aufzubewahren. Denn Ansprüche aus Mietverträgen verjähren nach Ablauf von drei Jahren. Nebenkostenabrechnungen können sogar bis zu einem Jahr angefochten werden.

Daher sollten Nebenkostenabrechnungen zum Vergleich einzelner Posten ebenfalls für 3 Jahre abgeheftet werden. Es empfiehlt sich, sämtliche Belege für einen Haus- oder Wohnungskauf, die für eine Wertermittlung relevant wären, dauerhaft aufzuheben.

Steuerunterlagen

Für alle relevanten, die Einkommensteuer betreffenden Unterlagen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Allerdings werden die Steuerbescheide rückwirkend für Anträge auf steuerliche Zuschüsse (z. B. für Kindergärten, Pflegegeld) benötigt. Vorläufige oder unter Vorbehalt ergangene Steuerbescheide sind ebenfalls zu abzuheften.

Das Finanzamt kann diese bis vier Jahre rückwirkend ändern, wenn beispielsweise nachträglich neue steuerlich relevante Tatsachen bekannt werden. Bei Verdacht der Steuerhinterziehung können Unterlagen sogar bis zu zehn Jahre herangezogen werden.

Renten- und Arztunterlagen

Auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen empfiehlt es sich, sämtliche Unterlagen, die für einen Rentenanspruch relevant sind, bis zur endgültigen Klärung und Bestätigung abzuheften. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen, Einkommensnachweise und Zeugnisse. Röntgenbilder und Arztberichte sollten für eine eventuell spätere Diagnosestellung ebenfalls lebenslang aufgehoben werden.

Große Datei versenden einfach gemacht

in Allgemein, Dokumentenmanagementsystem/von Hannes Jarisch

Eine große Datei versenden ist auch heutzutage nicht ohne Weiteres möglich. Bei den üblichen E-Mail-Anbietern gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße. Wie können Sie besonders große Dateien aber trotzdem über das Internet versenden?

Auch wenn die technische Entwicklung in den letzten Jahren rasant vorangeschritten ist: Noch immer kann der Versand von großen Dateien über das Internet Probleme bereiten. Große Datenmengen im Anhang einer E-Mail zu versenden geht beispielsweise nicht.

Da der Austausch großer Dateien aber immer wichtiger wird, gibt es hier eine Reihe von Lösungen am Markt. Einige davon sind kostenlos, andere hingegen kostenpflichtig. Wer geschäftliche Daten übertragen möchte, sollte auf eine professionelle Lösung Wert legen.

Besonders einfach: Die Übertragung von Dateien im gleichen Netzwerk

Müssen Dateien nur zwischen Computern im gleichen Netzwerk übertragen werden, kann dies beispielsweise direkt über das WLAN geschehen. Ein spezieller Dienst ist hierfür nicht erforderlich. Alternativ kann die Übertragung auch per USB erfolgen. Hier ist natürlich eine besonders hohe Datensicherheit gegeben.

Große Dateien in der Cloud versenden

Wenn die Datei in ein anderes Netzwerk übertragen werden soll, dann wird sehr wahrscheinlich ein Filehoster zur Anwendung kommen. Hier werden Dateien online in der Cloud gespeichert. Die Datei wird also einfach hochgeladen und kann dann, sofern die jeweiligen Zugriffsberechtigungen vorliegen, auch auf anderen Computern heruntergeladen werden.

Die Auswahl an verschiedenen Cloud- und Filehosting-Anbietern ist groß. Gerade wenn es sich um sensible Daten oder geschäftliche Dateien handelt, sollte die Cloud-Lösung mit Bedacht gewählt werden.

Zu den meistgenutzten Filehostern gehören beispielsweise Dropbox und OneDrive, welches zu Microsoft gehört.

Große Datei versenden über ein Dokumenten-Management-System

Wer Dateien im geschäftlichen Umfeld austauschen will, sollte auch die Option eines professionellen Dokumenten-Management-Systems, auch DMS genannt, in Betracht ziehen. Ein DMS bietet vielfältige Optionen, um Dateien und Software zu verwalten und zu nutzen.

Zu den Vorteilen bei einem hochwertigen DMS gehört zum Beispiel die Datensicherheit in der Cloud, der Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien und Unterlagen durch Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an den Dateien.

Der Versand großer Dateien ist mit einem Dokumenten-Management-System ebenfalls kein Problem. Dateien können einfach hochgeladen und auf einem anderen Computer wieder heruntergeladen werden.

Die Sicherheit beim Versand von Dateien über ein DMS

Die Bandbreite an Cloud-Diensten und Filehostern ist groß. Nicht alle sind aber dazu geeignet, sensible Dateien zu hosten.

Bei der Auswahl eines DMS sollte daher unbedingt auf die Datensicherheit geschaut werden. Werden die Dateien beispielsweise nur verschlüsselt übertragen? Was passiert, wenn die Server der Cloud ausfallen? Sind die Daten dann trotzdem sicher gespeichert? Und welchen Zugriff hat der Hoster selbst auf die Daten?

Viele deutsche Unternehmen haben Probleme damit, ihre Daten bei internationalen Anbietern zu speichern. Das trifft vor allem auf amerikanische Anbieter zu, die zahlreich auf dem Markt vertreten sind. Ein Beispiel hierfür ist Dropbox.

In einem solchen Fall sollte man auf einen DMS-Anbieter zurückgreifen, der die Daten nur auf deutschen Servern speichert. Damit ist gewährleistet, dass der Anbieter im Rahmen der deutschen Gesetze handeln muss.

Die verschiedenen Optionen, um große Dateien zu verschicken

Wenn eine Datei zu groß ist, um per E-Mail versendet zu werden, muss auf andere Optionen zurückgegriffen werden. Soll die Übertragung im gleichen Netzwerk stattfinden, kann dies einfach über das WLAN oder per USB geschehen.

Ansonsten bietet sich der Versand über die Cloud an. Hier ist es ohne Probleme möglich, auch extrem große Dateien und Datenpakete zu versenden. Das kann auch über ein DMS geschehen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters sollte gerade in einem geschäftlichen Umfeld auf die Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes geachtet werden.

aufbewahrungsfristen und aufbewahrungspflicht fuer gewerbeitreibende

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

in Allgemein/von Marlene Wenke

In Deutschland unterliegen alle Personen sowie Gewerbetreibende der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten. Leider ist diese – vom Gesetzgeber festgelegte – Frist nicht einheitlich, sondern unterscheidet sich von Dokument zu Dokument. Darüber hinaus ist es auch von Bedeutung, ob es sich um ein Unternehmen, eine Privatperson oder zum Beispiel um einen Selbstständigen handelt. Im Folgenden sollen die verschiedenen Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende genauer unter die Lupe genommen werden.

Was ist die Aufbewahrungsfrist?

Aufbewahrungsfristen sind vom Gesetzgeber festgelegte Richtlinien und Bestimmungen, die regeln, wie lange ein bestimmtes Dokument aufbewahrt werden muss. Die Aufbewahrungsfrist betrifft dabei alle möglichen Formen und Arten an Dokumenten, die einen offiziellen Charakter haben. Sie gilt zum Beispiel für die ein- und ausgehende Korrespondenz, für Quittungen und Rechnungen und – selbstverständlich – auch für Steuerunterlagen.

Bei Gewerbetreibenden wird bei der Aufbewahrungsfrist zwischen Freiberuflern und Selbstständigen sowie zwischen Unternehmen und Kleingewerbetreibenden unterschieden.

Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende?

Die Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende beträgt entweder sechs oder zehn Jahre. Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, ist abhängig davon, um welches Dokument es sich handelt. Generell müssen die folgenden Dokumente sechs Jahre lang aufbewahrt werden:

Steuerunterlagen und für die Besteuerung relevante Informationen
Eingehende Geschäfts- und Handelsbriefe
Die gesamte, ausgehende Korrespondenz

Besonders wichtige Dokumente, die die Ware oder das Unternehmen betreffen müssen hingegen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hiervon betroffen sind die folgenden Dokumente und Akten:

Inventarverzeichnisse
Buchungsbelege
Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
Zollunterlagen

Damit ist zumindest geklärt, welche Dokumente und Akten wie lange aufbewahrt werden müssen. Es wird schnell ersichtlich, dass bei den Aufbewahrungsfristen vor allem finanzielle und unternehmensbezoge Informationen einen hohen Stellenwert und entsprechend lange Aufbewahrungsfristen haben.

Unterschiede für Kleingewerbetreibene und Freiberufler

Die selben Aufbewahrungsfristen wie für Gewerbetreibende gelten im Prinzip auch für die Inhaber von Kleingewerben sowie für Freiberufler. Das heißt auch hier müssen die Dokumente zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. Es gibt jedoch einige Besonderheiten, die zu beachten sind.

So besteht für diese beiden Gruppen grundsätzlich keine Buchführungspflicht. Dennoch müssen sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende aus Gründen der Umsatzsteuerfestlegung ihre Einnahmen dokumentieren. Sind Sie also als Kleinunternehmer oder Freiberufler tätig, dann müssen Sie diese Dokumentation Ihrer Einnahmen ebenfalls zehn Jahre aufbewahren, auch wenn es sich dabei nicht um Bücher im Sinne einer Buchführung handelt.

Außerdem müssen Sie als Freiberufler und Kleingewerbetreibender ein Verzeichnis erstellen, welches die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern die nicht abgeschrieben werden können enthält. Auch dieses Verzeichnis ist bei der Besteuerung von besonderer Bedeutung und muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kurz zusammengefasst kann man damit sagen, dass für alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen auch für Freiberufler und Kleinunternehmer die Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten.

Was bedeutet die Aufbewahrung im Sinne der Aufbewahrungsfristen?

Eine Aufbewahrung im rechtlichen Sinne bedeutet, dass die Dokumente, Akten sowie die Unternehmenskorrespondenz für den gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Entscheidend für die Aufbewahrung ist dabei, dass die betreffenden Unterlagen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sind bzw. zugänglich gemacht werden können.

Die Dokumente, die Aufbewahrungsfristen unterliegen, müssen zudem unverändert und im Original aufbewahrt werden. Es dürfen jedoch Sicherheitskopien angefertigt werden. Diese müssen dann aber mit dem Original gemeinsam aufbewahrt werden.

Zudem muss kenntlich gemacht werden, dass es sich um eine Kopie handelt. Auch eventuelle Fehler oder Abweichungen vom Original im Druck oder Darstellung müssen auf der Kopie vermerkt werden.

Wie können Dokumente und Akten für die Dauer der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden?

Das Gesetzt sieht keine besonderen Bestimmungen für die Aufbewahrung von Dokumenten vor, mit der Ausnahme, dass die für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sein müssen. Es ist daher durchaus möglich – und gängige Praxis – entsprechende Dokumente zu digitalisieren und in einem Programm zur Dokumentenverwaltung oder in einer Datenbank bzw. einem Server aufzubewahren. Dieses Verfahren garantiert nicht nur die entsprechende Qualität der Unterlagen, sondern spart auch Platz.

Werden die Akten auf digitalen Datenträgern oder Speichermedien wie etwa CDs oder einem USB Stick aufbewahrt, dann muss gewährleistet sein, dass auf die unveränderten Daten während der gesamten Gültigkeit der Aufbewahrungsfristen zugegriffen werden kann. Wie oben bereits genannt, müssen außerdem Veränderungen, Fehler oder Abweichungen vom Original in Form von Farbe oder Darstellung dokumentiert werden.

Darüber hinaus muss festgehalten werden, wann und von wem die Digitalisierung durchgeführt wurde und es muss eine Anmerkung vorhanden sein, ob es sich um ein Original oder eine Kopie handelt.

Was ist von den Aufbewahrungsfristen befreit?

Nicht aufbewahrt werden müssen grundsätzlich Unterlagen und Dokumente, die nicht Teil des offiziellen Schriftverkehrsbzw. der Unterlagen des Unternehmens sind. Einladungsschreiben, SPAM E-Mail und Werbung müssen zum Beispiel ebensowenig aufbewahrt werden, wie etwa eine Glückwunschkarte oder ein Schreiben zum Firmenjubiläum.

Die Aufbewahrungsfristen gelten grundsätzlich dem Nachweis von Leistungen, Einnahmen oder geschäftlicher Korrespondenz. Sie dienen der Besteuerung sowie der Sicherheit des Unternehmers und der Kunden. Unterlagen die hiermit nichts zu tun haben, können also auch trotz der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden, da diese hier keine Anwendung finden.

Fazit

Die Aufbewahrungsfristen sind ein häufiges Problem, da viele Menschen nicht wissen, welche Fristen für welche Dokumente existieren. Häufig werden Mails oder Briefe auch einfach gelöscht oder weggeworfen, weil der betreffenden Person nicht klar ist, dass diese Unterlagen den Aufbewahrungsfristen unterliegen. Dennoch ist die gesetzlich korrekte Aufbewahrung der Dokumente relativ einfach zu realisieren, wenn Sie erst einmal die Informationen haben, was wie lange aufbewahrt werden muss.