Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Was ist GoBD?

Jeder Unternehmer unterliegt den Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen, sowie zum Datenzugriff. Abgekürzt handelt es sich dabei um die GoBD, die vorgibt, wie lange Belege aufbewahrt und in welchem Zeitraum sie unveränderbar festgeschrieben werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt generell und unverändert 10 Jahre. Dies gilt für alle geschäftlichen Dokumente, für Belege und Kassenbücher. Jeder Buchhaltungspflichtige unterliegt der Regelung und muss seine Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Buchhaltung erfüllen.

Kontrollierbarkeit und Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen durch die GoBD

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Belege müssen unveränderbar aufgehoben werden

Mit der Einführung der GoBD sowie deren Änderungen wurde die GDPdU mit Jahresbeginn 2015 abgelöst. Die GDPdU regelte den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die Neuregelung schließt physische Dokumente, sowie jeden Beleg aus Bar- oder Kreditorengeschäften mit einer plausiblen Fristsetzung ein. In die Rubrik gewerbliche Dokumente werden sämtliche Dokumente zur Rechnungsstellung und einflussnehmenden Belegen einbezogen. Dazu gehören auch Buchungsstapel, die fortan bis zum Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung festgeschrieben werden. Hier gilt der Zeitraum bis zum Ende des Folgemonats nach dem aktuellen Geschäftsmonat.

Ein primärer Gesichtspunkt der GoBD ist die verpflichtende Unveränderbarkeit der Belege und deren Erfassung. Bei Geschäftsvorfällen in unbarer Form ist die Erfassung im Zeitraum von 10 Tagen vorgeschrieben. Bare, also kontokorrentbezogene Geschäftsbeziehungen erfordern eine unveränderbare Belegung nach acht Tagen. Eine übersichtliche, nachvollziehbare und der Wahrheit entsprechende Belegung Geschäftsvorgänge kann in IT-bezogener oder physischer Form erfolgen.

Die Bedeutung der Unveränderbarkeit

Ein unveränderbarer Beleg ist manipulationssicher und für die Finanzbehörde jederzeit abrufbar. Die Unveränderbarkeit muss laut Regelung ab dem Zeitpunkt der Erfassung vorliegen. Eingeschlossen sind alle Vor- und Begleitsysteme, die der Lohnabrechnung, der Warenwirtschaft oder der Zeiterfassung und der Fakturierung dienen. Die innerhalb der GoBD erfolgten Festlegungen ergeben sich aus der erstmaligen Konkretisierung von Fristen. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist unverändert beibehalten worden.

Die Frist für die Unveränderbarkeit eines Belegs richtet sich nach der Terminierung der USTVA. Dabei muss jeder Beleg in einem Dateiformat vorliegen, das eine nachträgliche Bearbeitung ausschließt. Die Buchführung in Office-Programmen oder in Word und veränderbaren Excel-Tabellen entspricht nicht den Vorgaben für “ordnungsgemäß”. Dies betrifft vor allem die digitalen Dokumente und Unterlagen, die einem Ausdruck auf Papier zugrunde liegen.

Ein weiterer neuer Aspekt entsteht aus der Dokumentations– und Protokollierungsverpflichtung für Stammdaten, die einen Einfluss auf Buchungen nehmen. Diese dürfen, liegen sie in digitaler Form vor, im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch entfernt werden. Eine unveränderbare Vorhaltung mit digitaler Verfügbarkeit für die Finanzverwaltung ist notwendig. Alle steuerlich relevanten Daten und Belege sind in die Verordnung integriert.

Bare und unbare Geschäftsabwicklungen mit unterschiedlichen Festschreibungsfristen

Auch Bargeschäfte müssen nachvollziehbar sein

Bei allen baren Geschäften sind Kassenbücher und der Einsatz einer Registrierkasse vorgegeben. Die Kassenbuchführung unterliegt den Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung, die auf einer Ableitung des Handelsgesetzbuches basiert. Bargeschäfte müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, mit nummerierten Belegen und transparent geführt werden. Der Wahrheit entsprechende, fortlaufend aufgezeichnete und in Gegenüberstellung von Soll- und Haben einsehbare Aufzeichnungen sind notwendig.

Dabei müssen die aufbewahrten Dokumente im Zeitraum von 10 Jahren so gelagert werden, dass ihre Lesbarkeit nicht beeinträchtig wird. Die Frist zur Festschreibung unbarer Geschäfte beläuft sich auf 10 Tage. Vor Einführung der GoBD gab es keine klar definierte Regelung eines Zeitraums zur Erfassung. Kontokorrentbeziehungen setzen die Unveränderbarkeit der Dokumente spätestens acht Tage nach dem Geschäftsvorfall voraus. Ob die Belege digital oder physisch aufbewahrt werden, unterliegt keiner klaren Vorgabe und bleibt dem Unternehmer überlassen.

Die Unveränderbarkeit in Übersicht erklärt

Unveränderbarkeit bedeutet, dass der jeweilige Beleg nach der Festschreibung nicht geändert, angepasst oder umgeschrieben wird. Das Outsourcing der Buchhaltung an eine Steuerbüro ist durch die Richtlinienänderung nicht betroffen. Allerdings gilt auch hier: Festgeschriebene Belege darf man nicht verändern. Eine nachträgliche Änderung stellt die Plausibilität und den Wahrheitsgehalt der Buchhaltung in Frage. Ist eine Änderung vorhandener Fehler notwendig, erfolgt diese vor Ablauf der Frist und vor der endgültigen Festschreibung.

Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchhaltung gilt erst als eingehalten, wenn ein Beleg gebucht und ohne nachträgliche Veränderungsmöglichkeit abgelegt ist. Kommt es zu einer später notwendigen Anpassung, muss diese lückenlos dokumentiert und in einem Protokoll festgehalten werden. Die strengen Kriterien zur Unveränderbarkeit von Belegen dient der Manipulationsbekämpfung. Unternehmer müssen ihre Unterlagen plausibel, mit nachvollziehbarem Inhalt und ordnungsgemäß fixieren und im Zeitraum von 10 Jahren für die jederzeitige Verfügung durch die Finanzbehörde sorgen.

Die Fristeinhaltung gilt auch, wenn ein Steuerbüro mit der Buchführung und Aufbewahrung der Dokumente beauftragt wird. Der Steuerberater arbeitet im Sinne des Mandanten und nimmt keine eigenmächtigen Änderungen vor.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen

Dokumente und Belege müssen aufbewahrt werden

Für die fristgemäße und ordnungsgemäße Aufzeichnungs– und Aufbewahrungsfrist geschäftlicher Belege gibt es verschiedene Grundsätze. Klarheit und Transparenz, richtige sowie von Willkür freie Handlungen und die Vollständigkeit der Dokumente bilden die Basis. Die Terminierung und periodische Abgrenzung sowie die Gleichheit in den Bewertungs– und Abrechnungsmethoden ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Im Vergleich zu den aktuellen Frist- und Regelvorschriften waren die Regularien der GDPdU verhältnismäßig offen, da es keine Konkretisierung der Fristen gab. Lediglich die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren war früher, und ist auch heute verbindlich. Bei einzelnen Vorgaben mit Auslegungsnotwendigkeit dienen die Regelungen einer Ergänzung der Vorgaben, die im Handelsgesetzbuch geregelt sind.

Die Vorteile einer Software zur plausiblen Buchhaltung

Unternehmer können mit DMS-Software Zeit und Kosten sparen. Die unveränderbare Speicherung aller Dokumente, Akten und Belege wird mittels der Software einfach und den Grundsätzen der GoBD entsprechend vorgenommen. Diese Möglichkeit eignet sich nicht nur für große Konzerne. Auch mittelständische und kleine Firmen unterliegen den gleichen Vorgaben wie Großunternehmen, woraus sich identische Verpflichtungen in der Buchhaltung und Unterlagenaufbewahrung ergeben.

Die digitale Buchhaltung wird durch die Aufbewahrung physischer Belege unterstützt und in ihrer Plausibiltiät verstärkt. Ein Programm für alle Arbeitsschritte der Erfassung und Ablage von Dokumenten ist hilfreich und sorgt für ÜbersichtlichkeitDMS-Software verfügt über eine bedienfreundliche Nutzeroberfläche und eine transparente Struktur. Das Programm wird von Finanzbehörden anerkannt, da es in seiner Funktion auf den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung basiert. Zur Ablage und Aufbewahrung von Akten, Dokumenten und Unterlagen kommt die Möglichkeit, durch die Erinnerungsfunktion keine Frist zu versäumen.

Mit Hilfe einer leicht bedienbaren und leistungsstarken Software muss der Unternehmer die Buchführung und Beleg-Aufbewahrung außerdem nicht auslagern. Die Umsetzung der Unveränderbarkeit aller Dokumente ist ein integrierter Bestandteil der DMS-Software, die manuelle Dateiformatsumwandlungen anhand dieser Tatsache ausschließen lässt.