Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten nicht ausschließlich für Unternehmen oder Personen mit selbstständiger Tätigkeit. Es greifen gleichermaßen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Ohne das benötigte Wissen über derartige Pflichten landen wichtige Unterlagen oft zu früh im Abfall oder im Schredder. Dadurch fehlen später dringend benötigte Rechnungen, Verträge oder Kontoauszüge. Im weiteren Verlauf erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Dokumentenarten existieren.

Verstoß gegen Fristen: Bußgelder drohen

Unternehmen unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen. Die Frist umfasst bis zu zehn Jahre für steuerrelevante Dokumente. Anders gestaltet sich die Lage für Privatpersonen. Diesbezüglich existieren wenige klare Regelungen, die oft unbekannt sind. Aus diesem Grund besteht die Gefahr, dass Sie vermeintlich unwichtige Dokumente zu früh entsorgen. Das erweist sich gegebenenfalls rückblickend als Fehler. In diesem Fall geht die Wiederbeschaffung mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand einher. Fehlen bestimmte Dokumente, drohen Bußgelder, wenn Sie gegen gesetzliche Fristen verstoßen.

Auf dem heimischen Schreibtisch stapeln sich gerne die Papierberge mit Briefen, Rechnungen und anderen Unterlagen. Räumen Sie die Schriften auf, stellt sich bei jedem Dokument die Frage nach der Relevanz. Nicht alle Briefe gehören sofort in den Papierkorb. Einige Unterlagen sollten sie mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die nachfolgenden Informationen unterstützen Sie dabei, ein ordentliches Archiv mit den wirklich wichtigen Dokumenten zu führen.

Rechnungen von Handwerkern zwei Jahre aufbewahren

Im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen bei Privatpersonen existiert eine konkrete gesetzliche Vorschrift. Diese finden Sie in § 14 b, Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Hierin wirkt der Staat Schwarzarbeit entgegen. Er verpflichtet Privathaushalte, sämtliche Rechnungen von Handwerkern aufzubewahren. Alternativ akzeptiert das Gesetz einen Zahlungsbeleg oder eine „andere beweiskräftige Unterlage“.

Die Aufbewahrungsfrist beläuft sich auf zwei Jahre, sofern der Rechnungssteller nicht auf eine längere Zeitspanne hinweist. Grundsätzlich beginnt die Frist erst mit Ablauf des aktuellen Kalenderjahres. Stellt Ihnen ein Handwerker eine Rechnung im September 2017 aus, greift die Pflicht bis zum 31. Dezember 2019.

Durch die Nachweispflicht bezweckt der Gesetzgeber, dass Sie keine handwerklichen Tätigkeiten „unter der Hand“ in Auftrag geben. Bei einem Verstoß drohen Bußgelder bis zu einer Höhe von 500 Euro. Im Zusammenhang mit Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Fordert der Rechnungssteller in dieser Zeit den Betrag nicht ein, entfallen die Ansprüche.

Bankunterlagen mindestens drei Jahre archivieren

Weiter greifen keine anderen, konkret formulierten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Dennoch lohnt es sich, Unterlagen für einen gewissen Zeitraum zu archivieren. Das trifft auf Kontoauszüge zu. Gesetzlich liegt keine Verpflichtung zur Aufbewahrung der Kontoauszüge vor. Dennoch empfiehlt es sich, derartige Bankunterlagen in schriftlicher oder elektronischer Form mindestens über drei Jahre aufzubewahren. Mit ihnen weisen Sie beispielsweise die Zahlung von Rechnungen nach, falls der Rechnungssteller mit einer erneuten Forderung auf Sie zukommt. Bankbelege im Zusammenhang mit der Veräußerung einer Immobile heben Sie im Idealfall lebenslang auf, um den Verkaufspreis zu belegen. Verträge zu Krediten oder Sparguthaben archivieren Sie über deren komplette Laufzeit.

Gewährleistung – Rechnungen für die Reklamation

Die §§ 437 und 438 des BGB regeln die gesetzliche Gewährleistung. Hierbei handelt es sich um eine Mängelhaftung mit einer Verjährungsfrist von zwei Jahren ab Lieferung. Im Gewährleistungsfall fordert der Verkäufer von Ihnen die Rechnung. Aus diesem Grund liegt es nahe, Rechnungen über einen Zeitraum von zwei Jahren nach dem Kauf zu archivieren. Das trifft insbesondere auf hochpreisige Produkte wie PCs, Waschmaschinen, Fahrräder oder Kühlschränke zu. Ohne Rechnung akzeptieren Verkäufer in der Regel im Schadensfall den Anspruch auf Gewährleistung nicht. Legen Sie die Rechnung zusammen mit einem Zahlungsbeleg ab. Belege für den Bau eines Eigenheims heben Sie für etwaige Mängel mindestens fünf Jahre auf.

Aufbewahrungsfristen für Personen mit hohem Einkommen

Besondere Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten bei Vielverdienern. Erzielen Sie als Angestellter Einnahmen von mehr als 500.000 Euro jährlich, greift eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft sämtliche für die Steuer relevanten Dokumente. Dazu gehören beispielsweise die Kontoauszüge. Legen Sie die Unterlagen auf Nachfrage nicht vor, schätzt das Finanzamt die Steuer. Das geht für Sie gegebenenfalls mit hohen Nachzahlungen an den Fiskus einher.

Informationen zu Steuererklärung und Steuerbescheid

Unternehmen und Selbstständige verpflichtet das Gesetz zu einer Archivierung der Steuerunterlagen über mindestens zehn Jahre. Das gilt nicht für Sie als Privatperson. Dennoch empfiehlt es sich, Steuerbescheide ebenfalls über mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Bescheide erleichtern sämtliche Vorgänge, bei denen Sie einen Einkommensnachweis erbringen. Versieht das Finanzamt einen Steuerbescheid mit dem Zusatz „vorläufig“, heben Sie diesen bis zur endgültigen Festsetzung auf.

Im Zusammenhang mit der Steuererklärung erweist es sich als Vorteil, wenn Sie die zugehörigen Dokumente aufbewahren. Als Steuerzahler steht es Ihnen zu, diverse Ausgaben vom zu versteuernden Einkommen abzusetzen. Das Finanzamt besitzt das Recht, diesbezüglich Quittungen, Kontoauszüge oder Belege anzufordern. Heben Sie die relevanten Unterlagen mindestens so lange auf, bis Ihnen das Finanzamt den endgültigen Steuerbescheid schickt. Die Festsetzungsfrist beläuft sich auf vier Jahre. Während dieser Zeitspanne besteht prinzipiell die Möglichkeit, dass das Finanzamt eine Änderung vornimmt.

Persönliche Dokumente lebenslang aufbewahren

Sämtliche persönliche Dokumente und Urkunden heben Sie lebenslang auf. Dazu zählen beispielsweise Geburtsurkunde, Personalausweis, Reisepass, Stammbuch und Heiratsurkunde.

Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrer Bildung archivieren Sie ebenfalls Ihr ganzes Leben. Darunter fallen Abschlusszeugnisse der Schule, Ausbildungsurkunden oder die Zeugnisse von Hochschulen. Eine lebenslange Aufbewahrungsempfehlung gilt ebenfalls für sämtliche Unterlagen zur Rentenberechnung. Legen Sie zugehörige Dokumente so ab, dass Sie diese jederzeit wieder auffinden. Andernfalls fällt es schwer, die berechneten Rentenansprüche zu überprüfen und bei Bedarf anzufechten.

Tipp: Digitale Archivierung nutzen

Unter Berücksichtigung der erläuterten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen entsteht über die Zeit ein umfangreiches Archiv an Aktenordnern. Darunter leidet die Übersichtlichkeit und es gestaltet sich als schwierig, das gesuchte Dokument zielgerichtet zu finden. Die Digitalisierung bietet an dieser Stelle interessante Möglichkeiten. Mit einer abgesicherten, onlinebasierten Datenbankverwaltung speichern Sie alle wichtigen Unterlagen in digitaler Form. Das erspart Ihnen langwieriges Suchen und schafft Stauraum in der Wohnung.

Fazit zu den erläuterten Fristen und Empfehlungen

Die vorangegangenen Abschnitte lieferten Ihnen wertvolle Informationen zu unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Beachten Sie die Empfehlungen beziehungsweise gesetzlichen Vorgaben. Werfen Sie keine Dokumente vorzeitig weg, stehen Ihnen die erforderlichen Unterlagen im Bedarfsfall zur Verfügung. Um große Archive in Papierform zu vermeiden, empfiehlt sich die Digitalisierung von Rechnungen, Kontoauszügen oder anderweitigen Belegen.