DMS vs. Dropbox

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DMS oder Dropbox? Die Vor- und Nachteile im Überblick

Um heutzutage im Team effektiv zu arbeiten, ist es zwingend notwendig, dass jeder Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort Zugriff auf die elektronischen Daten und Dokumente hat. Unternehmer, die dazu die erforderlichen Voraussetzungen schaffen müssen, können zwischen Software und cloudbasierten Lösungen verschiedener Anbieter wählen. Einige Dienste können im gewissen Umfang gratis genutzt werden, anspruchsvollere Lösungen wie zum Beispiel das DMS docuplus sind kostenpflichtig. Ein Vergleich der Angebote soll Sie dabei unterstützen, die Lösung zu finden, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und die erforderliche Sicherheit gewährleistet.

DMS und Dropbox bieten beide Möglichkeiten der Archivierung

Die digitale Archivierung ist mittlerweile Pflicht

Was bietet Dropbox?

Der Name dieses Filehosting-Dienstes, der von der US-amerikanischen Firma gleichen Namens angeboten wird, ist anschaulich: „to drop“ heißt fallen lassen, „box“ ist die Schachtel, in der die einfach abgelegten Daten aufgefangen und bis zum nächsten Gebrauch aufbewahrt werden. Tatsächlich ist es den Entwicklern dieses Dienstes gelungen, Daten so zu speichern, dass ein oder auch mehrere Nutzer mit jedem elektronischen Endgerät auf die zuvor hochgeladenen Dokumente zugreifen können. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Den Dienst kann man über Browser oder App nutzen. Die Nutzung ist mit allen gebräuchlichen Betriebssystemen möglich. Ein DMS im engeren Sinne ist diese Lösung jedoch nicht. Das sollten Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.

Was leisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich elektronische Dokumente sicher und gesetzeskonform archivieren und effektiv verwalten. Das geschieht mit Hilfe komplexer Datenbanken und Softwarelösungen, die von hochspezialisierten Experten entwickelt werden. Der Vorteil der DMS liegt auf der Hand: Die Daten werden übersichtlich archiviert. Die Zugriffsrechte können genau definiert werden, sodass die Zusammenarbeit im Team leicht zu organisieren ist und dennoch für ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz gesorgt ist. Jeder Mitarbeiter hat zu jeder Zeit alle erforderlichen Daten im aktuellen Status zur Verfügung. Ein Abgleichen der Datensätze ist nicht erforderlich, wodurch Fehlerquellen vermieden werden.

Sicherheit hat oberste Priorität

Dieser Grundsatz gilt nicht allein auf hoher See, sondern auch beim Austausch von Daten im Internet und der Online-Speicherung von Dokumenten, Fotos und anderen Dateien. In puncto Sicherheit haben Dokumenten-Management-Systemeim direkten Vergleich mit cloudbasierten Lösungen zweifelsfrei die Nase vorn. Arbeiten Sie mit Dropbox oder anderen Filehosting Diensten müssen Sie unbedingt bedenken, dass Sie nicht wissen, wer Zugang zu Ihren – möglicherweise sehr sensiblen Daten hat. Die Daten, die mit Dropbox gespeichert werden, landen auf einem Server, der in den vereinigten Staaten steht. Serverstandort USA – das ist ein gravierender Nachteil dieses Angebotes, den insbesondere Unternehmer, aber auch private Nutzer nicht unterschätzen dürfen.

Immer wieder geriet Dropbox in der Vergangenheit in die Kritik, weil Daten und Passwörter der Kunden ganz offensichtlich in falsche Hände gelangen konnten. Kritiker befürchten außerdem, dass sich staatliche Stellen und Geheimdienste für die gespeicherten Daten interessieren.

Dropbox scheint auf den ersten Blick die günstigere Alternative

Dropbox ist im Basic-Tarif kostenlos

Gratis ist nicht in jedem Falle günstig

Ein wichtiger Aspekt, der für viele Anwender beim Vergleich von DMS und Dropbox eine zentrale Rolle spielt, sind die anfallenden Kosten. Die US-Amerikaner arbeiten mit einem Modell, das auf den ersten Blick sehr kundenfreundlich erscheint. Im sogenannten Basic Tarif kann der Nutzer bis zu 2 GB Speicher kostenlos nutzen. Wer beispielsweise Bilddokumente speichern will, kommt damit schnell an die Grenzen und muss dann ziemlich tief in die Tasche greifen.

Mit DMS sicher im Team arbeiten und übersichtlich archivieren

Entscheiden Sie sich für ein DMS, entstehen Ihnen zwar Kosten, doch Sie werden sehen, dass sich diese Investition lohnt. Sie bekommen eine zertifizierte Lösung, die Ihnen in jeder Hinsicht ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Server stehen in Deutschland. Das heißt, es gelten die deutschen Datenschutzrichtlinien, die im Vergleich zu vielen anderen Ländern deutlich höhere Sicherheitsstandards vorschreiben.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie zum Beispiel docuplus, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre tägliche Arbeit noch effektiver erledigen. Arbeitet man im Team, kann jeder auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Dabei kann exakt festgelegt werden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Es entfällt die Kontrolle der Datensätze. Jeder im Team ist jederzeit auf dem Stand und kann den Fortschritt der Bearbeitung verfolgen.

Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von einer professionellen Archivierung der Daten. Nerven- und zeitraubendes Suchen von bestimmten Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Mit dem Dokumenten-Management-System kann jedes einzelne Dokument mit Hilfe der Suchfunktion schnell aufgefunden werden. Außerdem ist Ihr Unternehmen mit der DMS-Archivierung auch bei der Zusammenarbeit mit den Ämtern und Behörden auf der sicheren Seite, weil die Archivierung zuverlässig und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Das ist ein wesentlicher Vorteil, den jede Unternehmensleitung hoch zu schätzen weiß.

Buchführung

Korrekte Buchführung vermeidet Ärger mit dem Finanzamt 

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Kein Unternehmer ist von außerordentlichen Steuerprüfungen, Nachprüfungen oder hohen Forderungen von Seiten des Fiskus begeistert. Wer der Steuerpflicht unterliegt – und das ist in der Regel jeder Unternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende sowie Arbeitnehmer, muss sich an die gesetzlichen Vorgaben des Finanzamtes halten oder mit Repressalien rechnen. Die Buchführung nimmt bei selbstständigen und gewerblich Tätigen Menschen einen wichtigen Bestandteil der Arbeitsleistung und viel Zeit in Anspruch.

Wichtig: Ab einem Jahresumsatz von 500.000 Euro ist der Steuerprüfer ein jährlicher „Gast“. Dieser schreitet bei kleinsten Fehlern in den Belegen oder der Zuwiderhandlung bei Aufbewahrungsfristen ein.

Die Dokumentenaufbewahrung – Fristen nach § 147 AO

Aufbewahrt werden müssen alle Belege und Dokumente, die im direkten Zusammenhang mit dem Unternehmen und mit der Steuerpflicht stehen. Jahresabschlüsse und Inventar– sowie Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Geschäftsbriefe und Zollanmeldungen sowie Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Um die Übersicht zu behalten und im Falle einer außerordentlichen Buchprüfung handlungsfähig zu bleiben, muss die Buchführung korrekt und vollständig realisiert werden. Unternehmer können sich an ein Steuerbüro wenden oder den Vorteil einer leicht verständlichen und präzise arbeitenden Software zur Buchhaltung nutzen. Private Unterlagen sind strikt von Geschäftsunterlagen zu trennen, was bereits einen wichtigen Teil der Transparenz ausmacht.

Richtig organisieren und Richtlinien einhalten

Buchführung OrganisationDie Dokumentation der Buchführung vereinfacht nicht nur die Arbeit des Steuerprüfers, sondern spart auch dem Unternehmer Zeit. Wer den Überblick behält, sorgt automatisch für Transparenz und schließt die Problematik von Unklarheiten in der Steuererklärung aus.

Alle Dokumente aus dem Geschäft werden aufbewahrt, auch wenn es sich nur um eine Preisliste oder eine Auftragsbestätigung handelt. Durch die in Reihenfolge realisierte Anordnung und ein professionelles Ordnungssystem vereinfacht sich die Buchhaltung und der Ärger mit dem Fiskus bleibt aus. Auch wenn man einige nicht speziell aufgeführte Dokumente bereits nach 6 Jahren vernichten kann, empfiehlt sich die Aufbewahrung der Vollständigkeit halber für den gesamten Zeitraum von 10 Jahren.

Die richtige Archivierung von Dokumenten

Papier muss von Feuchtigkeit und feuergefährdeten Plätzen ferngehalten werden. Für physische Dokumente und Aktenordner empfehlen sich spezielle Büroschränke, die vor Nässe und Hitze schützen und obendrein die Sauberkeit und Lesbarkeit der Unterlagen erhalten. Denn der Verlust durch einen Brand oder die Beschädigung durch Nässe hebt die Aufbewahrungspflicht nicht auf und wird bei einer Steuerprüfung zum Problem.

Die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen erfolgt im Land der Steuerpflicht. Sollte ein Outsourcing innerhalb der EU gewünscht sein, handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Verlagerung. Hier muss man die Buchhaltung elektronisch aufsetzen und damit Nachvollziehbarkeit bieten.

Empfehlungen zur richtigen Buchführung

Mit einem Dokumentenmanagement-System erhöhen sich die Flexibilität und Effizienz. Generell hat die Buchführung am Computer mit einer Lagerung in virtuellen Datenräumen an Bedeutung gewonnen. Belege und Rechnungen werden sowohl online wie offline aufbewahrt und kategorisch abgelegt. Die Kosten zur Archivierung sinken und mit einem entsprechenden System bleibt es aus, dass man Aufbewahrungsfristen unterschreitet.

Folgen bei Nichteinhaltung der Fristen

Jede Zuwiderhandlung gegen die Aufbewahrungsfrist wird als steuerliche Straftat und eine Verletzung der Buchführungspflicht gewertet. Schätzt das Finanzamt die Umsätze, fällt diese Form der „Berechnung“ immer zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus. Bei grober Zuwiderhandlung oder dem Verdacht der Steuerhinterziehung sind Geld- und Freiheitsstrafen möglich. Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen mit Geschäftspartnern können unauffindbare Dokumente zur Belastung aufgrund nicht vorhandener Beweise führen.

Fazit: Ein Datenmanagement-System vereinfacht die Buchführung und beugt den hohen Kosten der Buchhaltung durch ein Steuerbüro vor. Fristen werden eingehalten, der Verlust von Dokumenten und wichtigen Belegen vermieden und Ordnung im System geschaffen. Dabei sparen Unternehmer viel Zeit und Geld, da die online Archivierung einfacher und kostengünstiger ist.

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Was ist GoBD?

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Jeder Unternehmer unterliegt den Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen, sowie zum Datenzugriff. Abgekürzt handelt es sich dabei um die GoBD, die vorgibt, wie lange Belege aufbewahrt und in welchem Zeitraum sie unveränderbar festgeschrieben werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt generell und unverändert 10 Jahre. Dies gilt für alle geschäftlichen Dokumente, für Belege und Kassenbücher. Jeder Buchhaltungspflichtige unterliegt der Regelung und muss seine Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Buchhaltung erfüllen.

Kontrollierbarkeit und Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen durch die GoBD

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Belege müssen unveränderbar aufgehoben werden

Mit der Einführung der GoBD sowie deren Änderungen wurde die GDPdU mit Jahresbeginn 2015 abgelöst. Die GDPdU regelte den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die Neuregelung schließt physische Dokumente, sowie jeden Beleg aus Bar- oder Kreditorengeschäften mit einer plausiblen Fristsetzung ein. In die Rubrik gewerbliche Dokumente werden sämtliche Dokumente zur Rechnungsstellung und einflussnehmenden Belegen einbezogen. Dazu gehören auch Buchungsstapel, die fortan bis zum Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung festgeschrieben werden. Hier gilt der Zeitraum bis zum Ende des Folgemonats nach dem aktuellen Geschäftsmonat.

Ein primärer Gesichtspunkt der GoBD ist die verpflichtende Unveränderbarkeit der Belege und deren Erfassung. Bei Geschäftsvorfällen in unbarer Form ist die Erfassung im Zeitraum von 10 Tagen vorgeschrieben. Bare, also kontokorrentbezogene Geschäftsbeziehungen erfordern eine unveränderbare Belegung nach acht Tagen. Eine übersichtliche, nachvollziehbare und der Wahrheit entsprechende Belegung Geschäftsvorgänge kann in IT-bezogener oder physischer Form erfolgen.

Die Bedeutung der Unveränderbarkeit

Ein unveränderbarer Beleg ist manipulationssicher und für die Finanzbehörde jederzeit abrufbar. Die Unveränderbarkeit muss laut Regelung ab dem Zeitpunkt der Erfassung vorliegen. Eingeschlossen sind alle Vor- und Begleitsysteme, die der Lohnabrechnung, der Warenwirtschaft oder der Zeiterfassung und der Fakturierung dienen. Die innerhalb der GoBD erfolgten Festlegungen ergeben sich aus der erstmaligen Konkretisierung von Fristen. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist unverändert beibehalten worden.

Die Frist für die Unveränderbarkeit eines Belegs richtet sich nach der Terminierung der USTVA. Dabei muss jeder Beleg in einem Dateiformat vorliegen, das eine nachträgliche Bearbeitung ausschließt. Die Buchführung in Office-Programmen oder in Word und veränderbaren Excel-Tabellen entspricht nicht den Vorgaben für „ordnungsgemäß“. Dies betrifft vor allem die digitalen Dokumente und Unterlagen, die einem Ausdruck auf Papier zugrunde liegen.

Ein weiterer neuer Aspekt entsteht aus der Dokumentations– und Protokollierungsverpflichtung für Stammdaten, die einen Einfluss auf Buchungen nehmen. Diese dürfen, liegen sie in digitaler Form vor, im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch entfernt werden. Eine unveränderbare Vorhaltung mit digitaler Verfügbarkeit für die Finanzverwaltung ist notwendig. Alle steuerlich relevanten Daten und Belege sind in die Verordnung integriert.

Bare und unbare Geschäftsabwicklungen mit unterschiedlichen Festschreibungsfristen

Auch Bargeschäfte müssen nachvollziehbar sein

Bei allen baren Geschäften sind Kassenbücher und der Einsatz einer Registrierkasse vorgegeben. Die Kassenbuchführung unterliegt den Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung, die auf einer Ableitung des Handelsgesetzbuches basiert. Bargeschäfte müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, mit nummerierten Belegen und transparent geführt werden. Der Wahrheit entsprechende, fortlaufend aufgezeichnete und in Gegenüberstellung von Soll- und Haben einsehbare Aufzeichnungen sind notwendig.

Dabei müssen die aufbewahrten Dokumente im Zeitraum von 10 Jahren so gelagert werden, dass ihre Lesbarkeit nicht beeinträchtig wird. Die Frist zur Festschreibung unbarer Geschäfte beläuft sich auf 10 Tage. Vor Einführung der GoBD gab es keine klar definierte Regelung eines Zeitraums zur Erfassung. Kontokorrentbeziehungen setzen die Unveränderbarkeit der Dokumente spätestens acht Tage nach dem Geschäftsvorfall voraus. Ob die Belege digital oder physisch aufbewahrt werden, unterliegt keiner klaren Vorgabe und bleibt dem Unternehmer überlassen.

Die Unveränderbarkeit in Übersicht erklärt

Unveränderbarkeit bedeutet, dass der jeweilige Beleg nach der Festschreibung nicht geändert, angepasst oder umgeschrieben wird. Das Outsourcing der Buchhaltung an eine Steuerbüro ist durch die Richtlinienänderung nicht betroffen. Allerdings gilt auch hier: Festgeschriebene Belege darf man nicht verändern. Eine nachträgliche Änderung stellt die Plausibilität und den Wahrheitsgehalt der Buchhaltung in Frage. Ist eine Änderung vorhandener Fehler notwendig, erfolgt diese vor Ablauf der Frist und vor der endgültigen Festschreibung.

Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchhaltung gilt erst als eingehalten, wenn ein Beleg gebucht und ohne nachträgliche Veränderungsmöglichkeit abgelegt ist. Kommt es zu einer später notwendigen Anpassung, muss diese lückenlos dokumentiert und in einem Protokoll festgehalten werden. Die strengen Kriterien zur Unveränderbarkeit von Belegen dient der Manipulationsbekämpfung. Unternehmer müssen ihre Unterlagen plausibel, mit nachvollziehbarem Inhalt und ordnungsgemäß fixieren und im Zeitraum von 10 Jahren für die jederzeitige Verfügung durch die Finanzbehörde sorgen.

Die Fristeinhaltung gilt auch, wenn ein Steuerbüro mit der Buchführung und Aufbewahrung der Dokumente beauftragt wird. Der Steuerberater arbeitet im Sinne des Mandanten und nimmt keine eigenmächtigen Änderungen vor.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen

Dokumente und Belege müssen aufbewahrt werden

Für die fristgemäße und ordnungsgemäße Aufzeichnungs– und Aufbewahrungsfrist geschäftlicher Belege gibt es verschiedene Grundsätze. Klarheit und Transparenz, richtige sowie von Willkür freie Handlungen und die Vollständigkeit der Dokumente bilden die Basis. Die Terminierung und periodische Abgrenzung sowie die Gleichheit in den Bewertungs– und Abrechnungsmethoden ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Im Vergleich zu den aktuellen Frist- und Regelvorschriften waren die Regularien der GDPdU verhältnismäßig offen, da es keine Konkretisierung der Fristen gab. Lediglich die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren war früher, und ist auch heute verbindlich. Bei einzelnen Vorgaben mit Auslegungsnotwendigkeit dienen die Regelungen einer Ergänzung der Vorgaben, die im Handelsgesetzbuch geregelt sind.

Die Vorteile einer Software zur plausiblen Buchhaltung

Unternehmer können mit DMS-Software Zeit und Kosten sparen. Die unveränderbare Speicherung aller Dokumente, Akten und Belege wird mittels der Software einfach und den Grundsätzen der GoBD entsprechend vorgenommen. Diese Möglichkeit eignet sich nicht nur für große Konzerne. Auch mittelständische und kleine Firmen unterliegen den gleichen Vorgaben wie Großunternehmen, woraus sich identische Verpflichtungen in der Buchhaltung und Unterlagenaufbewahrung ergeben.

Die digitale Buchhaltung wird durch die Aufbewahrung physischer Belege unterstützt und in ihrer Plausibiltiät verstärkt. Ein Programm für alle Arbeitsschritte der Erfassung und Ablage von Dokumenten ist hilfreich und sorgt für Übersichtlichkeit. DMS-Software verfügt über eine bedienfreundliche Nutzeroberfläche und eine transparente Struktur. Das Programm wird von Finanzbehörden anerkannt, da es in seiner Funktion auf den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung basiert. Zur Ablage und Aufbewahrung von Akten, Dokumenten und Unterlagen kommt die Möglichkeit, durch die Erinnerungsfunktion keine Frist zu versäumen.

Mit Hilfe einer leicht bedienbaren und leistungsstarken Software muss der Unternehmer die Buchführung und Beleg-Aufbewahrung außerdem nicht auslagern. Die Umsetzung der Unveränderbarkeit aller Dokumente ist ein integrierter Bestandteil der DMS-Software, die manuelle Dateiformatsumwandlungen anhand dieser Tatsache ausschließen lässt.

Die 7 besten Alternativen zu Microsoft Office

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Seit dem Release von Microsoft Office im Jahr 1989, das damals ausschließlich für den Apple Macintosh erschien, hat sich viel geändert. Heute ist das Softwarepaket aus dem Hause Microsoft mit einem Marktanteil von deutlich über 80 Prozent der absolute Platzhirsch. Nichtsdestotrotz existieren auch zahlreiche Office Alternativen für all jene Nutzer, die den stolzen Preis für das „Original“ nicht zahlen möchten. Die Palette reicht von OpenOffice über FreeOffice und Apple iWork bis hin zu Google Drive. Unser Vergleich zeigt, was die Office Alternativen können und welche das beste Gesamtpaket abliefert.

Apache OpenOffice – Die deutschlandweit verbreitetste Alternative

OpenOffice ist eine bekannte Alternative zu Microsoft

Eine gute Alternative: OpenOffice

Das Softwarepaket Apache OpenOffice ist die wohl bekannteste Alternative zum „Microsoft-Original„. Die kostenlos für Windows, Mac OS und Linux erhältliche Software-Suite ist in deutscher Sprache erhältlich und liefert die Pendants zu gängigen Microsoft-Anwendungen. Im Detail sind dies der Writer (Word), Calc (Excel), Impress (Powerpoint), Base (Access) und Draw(Publisher). Hinzu kommt mit Math ein Tool zum Verfassen von mathematischen Formeln.

Das OpenOffice-Paket, das als Basis für weitere alternative Softwarepakete dient, glänzt vor allem dadurch, dass es alle grundlegenden Bedürfnisse der meisten Nutzer voll erfüllt. Problematisch ist in manchen Fällen lediglich die Weiterbearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten im docx-Format, da nicht immer alle Formatierungen übernommen werden. Außerdem ist die Zukunft der OpenOffice-Entwickler Apache ungeklärt, zumal nicht sichergestellt ist, dass bestehende und künftige Sicherheitslücken geschlossen werden.

LibreOffice – Der moderne Zwillingsbruder von OpenOffice

Nicht zuletzt durch die Integration in die gängigsten Linux-Distributionen zählt auch LibreOffice zu den bekanntesten Alternativen. Funktionell lehnt sich LibreOffice sehr eng an OpenOffice an und bietet dementsprechend einen ähnlichen Funktionsumfang. Verwunderlich ist das nicht, stammt LibreOffice doch von führenden Mitgliedern aus der „The Dokument Foundation“ OpenOffice-Community, die die Software auf der Basis von OpenOffice weiterentwickelt haben.

Auch dieses Softwarepaket ist völlig kostenlos und in deutscher Sprache für Linux, Mac OS und Windows erhältlich. Da sich OpenOffice und LibreOffice damit nur in einigen Details voneinander unterscheiden, verfügen beide über die gleichen Vor- und Nachteile. Somit funktioniert auch der Umstieg zwischen beiden Softwarepaketen problemlos.

NeoOffice – Die für Mac OS optimierte Software-Suite

Auch für Apple-Produkte gibt es Alternativen

Ausschließlich für Apple-Produkte: NeoOffice

Ähnlich wie LibreOffice basiert auch NeoOffice auf dem Sourcecode von OpenOffice. Der große Unterschied besteht jedoch darin, dass es sich bei NeoOffice um ein Softwarepaket handelt, das ausschließlich auf dem Betriebssystem Mac OS X lauffähig ist. Auf der funktionstechnischen Seite gleicht NeoOffice damit sowohl LibreOffice als auch OpenOffice. Dementsprechend sind auch hier alle äquivalenten Softwareprodukte zu den „Microsoft-Originalen“ mit an Bord.

Die Anpassung auf Apples Betriebssystem bringt jedoch den Vorteil mit sich, dass die Software hinsichtlich der Performance optimal an die Gegebenheiten angepasst wurde. Somit läuft NeoOffice deutlich flotter als die beiden Multiplattform-Suites, deren Performance des Öfteren kritisiert wird. Hinzu kommt neben einigen exklusiven Sonderfunktionen ein Vollbildmodus.

Erkauft werden diese Vorteile allerdings durch einen vergleichsweise hohen Preis. Anders als OpenOffice und LibreOffice schlägt die aktuellste Version von NeoOffice nämlich mit 29,99 Euro zu Buche. Problematisch ist dies vor allem vor dem Hintergrund, dass Apple den Käufern seine eigene Software iWork kostenlos bereitstellt.

FreeOffice – Die Alternative mit optionalen Upgrades für anspruchsvolle Anwender

Einen etwas anderen Weg schlägt das aus Nürnberg stammende Entwicklerteam SoftMaker ein. Der unternehmenseigene Bürosoftware-Suite FreeOffice verfügt mit dem TextMaker, dem PlanMaker und dem Programm Presentations zwar über die Gegenstücke zu den wichtigsten Microsoft-Produkten, macht aber dennoch einiges anders. Neben der völlig kostenfreien Basisversion für Windows und Linux gibt es zudem drei kostenpflichtige Ableger mit höherem Funktionsumfang.

Die Standardvariante kostet einmalig 69,95 Euro und verfügt zudem über einen Formeleditor, ein umfangreiches Synonymwörterbuch sowie eine integrierte Rechtschreibprüfung. Einen Schritt weiter geht die Professional Version für 99,95 Euro. Diese bietet neben einem Outlook-Ersatz auch ein integriertes Duden-Wörterbuch sowie den Duden-Korrektor. Letzteres macht die Software insbesondere für den professionellen Einsatz interessant.

Ergänzt wird die Produktpalette darüber hinaus durch eine kostenfreie Mobil-Version. Diese stellt alle Dokumente laut Herstellerangaben auf Mobilgeräten genauso dar, wie auf dem PC-Monitor. Auch die Mobil-Version lässt sich durch einen Aufpreis von 22,99 Euro upgraden. Das „SoftMaker Office HD-Upgrade“ dient jedoch ausschließlich der Anpassung der Software an die größeren Displays von Android-Tablets.

Prinzipiell weiß FreeOffice durch seine Performance sowie die Mobil-Version zu überzeugen. Gegen den Aufpreis gewinnt die Software zudem an zusätzlicher Qualität, die sich auszahlt. Allerdings ist das kostenpflichtige Update auch notwendig, um die neueren Microsoft-Formate (z.B. „docx„) zu verarbeiten. Die kostenfreie Basisversion beherrscht lediglich ältere Formate wie „doc„. Da SoftMaker FreeOffice ausschließlich für Linux und Windows erhältlich ist, handelt es sich um keine Alternative für Mac-User.

Apple iWork – Apples Standard-Software für Neugeräte

Exklusiv für Mac OS und iOS betriebene Mobilgeräte: Apple iWork

Auch die kalifornische Softwareschmiede in Cupertino hat ein hauseigenes Eisen im Office-Software-Feuer. Das Softwarepaket hört auf den Namen Apple iWork und ist ausschließlich für Mac OS und für mit iOS betriebene Mobilgeräte des Unternehmens erhältlich. Sowohl Linux- als auch Windows-User schauen damit in die Röhre. Die seit dem Jahr 2011 auch für Mobilgeräte releaste Software wird durch das ehemals internetbasierte „iWork“ ergänzt, das seit Juli 2012 in Apples iCloud integriert ist.

Hinsichtlich des Umfangs verfügt Apple iWork über eine Textverarbeitung (Pages), eine Präsentationssoftware (Keynote) sowie ein Programm zur Tabellenkalkulation (Numbers). Unter dem Strich ist der Funktionsumfang von Apple iWork damit gerade im Vergleich zu den Office Alternativen OpenOffice und LibreOffice eher gering. Die Kalifornier wetzen diese Scharte allerdings durch die gewohnt gute Nutzerführung und Handhabbarkeit aus.

Somit bietet sich Apple iWork für alle User an, die ihre Bürosoftware nur sporadisch nutzen oder damit einfache Arbeiten erledigen möchten. Für längere Texte wie Studienarbeiten oder gar den geschäftlichen Einsatz eignet sich die Software weniger. Zudem ist die Software für alle Nutzer, die kein neues Apple-Gerät erwerben, kostenpflichtig und für 17,99 Euro nachträglich zu erstehen.

Google Drive – Die bequeme Cloud-Lösung

Ebenso wie Apple fokussiert sich auch Konkurrent Google mit seinem Softwarepaket auf die wichtigsten Funktionen. Namentlich betrifft dies Google Docs, Google Slides, Google Sheets und Google Form, welche die jeweils von Microsoft bekannten Produkte Word, Powerpoint, Excel und Publisher ersetzen. Im Gegensatz zu Paketen wie der OpenOffice-Suite, FreeOffice oder NeoOffice handelt es sich jedoch um ein reines Online-Angebot. Das bedeutet, dass Googles Bürodienste in den Cloud-Speicherdienst integriert sind und damit nicht von Haus aus offline genutzt werden können.

Um Dokumente auch offline bearbeiten zu können, braucht es spezielle Erweiterung für den hauseigenen Internet-BrowserChrome. Der große Vorteil der kostenlosen Office Alternativen aus dem Hause Google ist das Web-Interface. Dieses ermöglicht nämlich die weitgehend plattformunabhängige Nutzung. Hinzu kommt der angebundene Cloud-Speicher, der die Bearbeitung und Präsentation von Dokumenten, Tabellen und Präsentation von beinahe jedem Endgerät aus ermöglicht.

Dieser große Vorteil ist zugleich jedoch auch der markanteste Nachteil. Ursächlich ist die Speicherung aller Dokumente auf den in den USA befindlichen Servern des IT-Konzerns. Wer im privaten Bereich Bedenken bezüglich des Datenschutzes hat, findet in OpenOffice oder LibreOffice deutlich bessere Alternativen. Darüber hinaus ist Google Drive somit aus datenschutzrechtlicher Sicht auch für den professionellen Einsatz eher nicht zu empfehlen.

WPS Office – Die upgradebare Bürolösung aus China

Für Windows ist nur die Basisversion kostenlos

Komplettiert wird das Feld der Office Alternativen durch das WPS Office-Paket, das bereits seit dem Jahr 1995 am Markt ist. Um Nutzern den Umstieg von Microsoft-Produkten so leicht wie möglich zu machen, ist das User-Interface stark an Word und Co. angelehnt. Neben der gänzlich kostenlosen Version für Linux, iOS und Android existiert ebenfalls eine kostenfrei nutzbare Windows-Version.

Diese Grundversion verfügt jedoch lediglich über eine Textverarbeitung, ein Tabellenkalkulationsprogramm sowie ein Präsentations-Tool. Auch fehlen einige Zusatzfunktionen. Alternativ ist für 49,99 US-Dollar eine kostenpflichtige Windows-Version verfügbar, die sich auch für professionelle Zwecke eignet. Das Upgrade auf die vollständige „Business Edition“ kann dabei jederzeit vorgenommen werden.

Wer die Software also zunächst testen möchte, kann entweder zur kostenlosen Variante greifen oder die „Business Edition“ zunächst für 19,99 US-Dollar für ein Jahr abonnieren. Insbesondere für Umsteiger von Microsoft-Produkten, die nur grundlegende Funktionen benötigen, ist die WPS-Software eine gute Alternative. Wer hingegen höhere Ansprüche hat, ist mit funktionsreicheren Varianten wie LibreOffice und OpenOffice besser bedient.

Fazit – Die besten Alternativen

Zieht man den Funktionsumfang als Bewertungsmaßstab heran, hat der Vergleich zwischen den sieben Office Alternativen zwei klare Sieger. Dabei handelt es sich um die Softwarepakete von OpenOffice und LibreOffice, die sich bis auf wenige Details gleichen. Allerdings ist die Zukunft von OpenOffice, wie bereits angesprochen, noch ungewiss. Im Hinblick auf den Sicherheitsaspekt liegt die Empfehlung daher klar bei LibreOffice.

Mac-User hingegen profitieren von Apples hauseigener Software iWork sowie von NeoOffice, zumal beide Produkte für das Betriebssystem optimiert sind. An dieser Stelle gilt die Faustregel: Wer niedrigere Ansprüche hat, nutzt iWork. Wer höhere Anforderungen stellt oder ein Softwarepaket für den professionellen Einsatz sucht, greift zum performanten NeoOffice.

Die Aufbewahungspflicht fuer Selbststaendige

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Selbstständige

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Der selbstständig Tätige hat in unserer Arbeitswelt ein Menge Verpflichtungen. Eine dieser vielen Verpflichtungen betrifft die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Hier ist es die Vorschrift des § 147 AO, die aus steuerrechtlicher Sicht elementare Regelungen enthält.

Die Aufbewahrungsfristen

Wenn es für den Selbstständigen um die Aufbewahrungspflicht von betrieblichen Unterlagen geht, dann sind regelmäßig zwei Fristen zu beachten. Es gibt eine Frist von sechs und eine Frist von 10 Jahren. Dies ist explizit in der vorbezeichneten Vorschrift geregelt. Aber auch aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB ergeben sich die gleichen Fristen. Es gibt aber auch Ausnahmen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten laufen nämlich dann nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und die betreffenden Unterlagen für die Finanzbehörden von Relevanz sind. Dies kann dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen in Einzelfällen deutlich länger ausfallen können.

Dies gilt namentlich auch in den Fällen, wenn gegen einen Selbstständigen beispielsweise steuerstrafrechtliche Ermittlungen angestrengt worden sind, aber auch in den Fällen einer vorläufigen steuerlichen Festsetzung oder einer steuerlichen Außenprüfung. Im Übrigen beginnen die Aufbewahrungsfristen grundsätzlich erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem beispielsweise von dem Steuerberater der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wird der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015 im Laufe des Jahres 2016 fertiggestellt, so beginnt die Aufbewahrungspflicht für diesen Jahresabschluss mit Schluss des Jahres 2016.

Dasselbe gilt zum Beispiel für eingehende oder ausgehende Rechnungen. Für Rechnungen, die im Laufe des Geschäftsjahres 2016 ein- oder ausgehen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Jahres 2016 zu laufen. Eine detaillierte Regelung hierzu enthält der Abs. 4 der oben genannten Vorschrift.

Die betroffenen Unterlagen

Die Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten demnach für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, allerdings nur soweit diese für den Fiskus von Bedeutung sind. Alle anderen in § 147 AO aufgelisteten geschäftlichen Unterlagen beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie unter anderem Rechnungen unterliegen grundsätzlich den Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.

Dies bedeutet in der Praxis, dass grundsätzlich jeder Selbstständige die einzelnen Geschäftsvorfälle betreffende sämtliche Rechnungen für regelmäßig zehn Jahre aufbewahren muss.

Adressat dieser Aufbewahrungspflichten

Eine nächste Frage ist die, welcher Selbstständige konkret von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen ist. Auch hier geben die Regelung in der Abgabenordnung in Verbindung mit dem Umsatzsteuergesetz eine Antwort.

Wer beispielsweise aus einem Gewerbebetrieb Gewinn von über 60.000 EUR oder einen Umsatz von über 600.000 EUR im Geschäftsjahr erwirtschaftet hat, ist verpflichtet, Bücher zu führen und damit auch verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen etc. zu beachten. Es gilt hier der Grundsatz, dass derjenige, der handelsrechtlich zur einer kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist, auch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen etc. zu beachten hat.

Da Kleingewerbetreibende und Freiberufler grundsätzlich nicht buchführungspflichtig sind, gelten für diese die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig nicht. Allerdings sollte auch hier beachtet werden, dass auch diese Berufsgruppen aus umsatzsteuerrechtlicher Pflicht Betriebseinnahmen aufzuzeichnen haben. Auch hier gilt dann wieder der Grundsatz, dass steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind. Sinn und Zweck dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es eben, den zuständigen Finanzbehörden zu ermöglichen, aufgrund der vorhandenen geschäftlichen Unterlagen die Steuer korrekt zu ermitteln.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Sofern Sie als Gewerbetreibender oder auch Freiberufler diese Aufbewahrungspflichten nicht einhalten, kann dies zu schwerwiegenden Sanktionen führen. Im Regelfall wird es dann zu einer Steuerschätzung kommen. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass diese Steuerschätzung wesentlich höher ausfällt, als wenn eine steuerliche Festsetzung auf der Grundlage vorhandener Geschäftsunterlagen erfolgt. Im Übrigen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten zu strafrechtlichen Verurteilungen führen. Diese Gefahr besteht vor allem in den Fallkonstellationen, in denen noch zusätzlich weitere Steuerstraftatbestände verwirklicht worden sind.

Fazit: Insgesamt ist er sehr wichtig, sich an diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu halten. Bei Unklarheiten sollten Sie auf jeden Fall einen fachmännischen Rat einholen, damit Sie seitens der Finanzbehörden keine Sanktionen zu erwarten haben.

Aufbewahrungsfristen fuer Privatpersonen

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Privatpersonen

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Lediglich für Arbeitnehmer mit Einnahmen von mehr als 500.000,00 Euro pro Jahr gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Diese Frist gilt für sämtliche Dokumente, insbesondere für alle steuerlich relevanten Unterlagen, zu denen vor allem die Bankbelege zählen.

Handwerkerrechnungen

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG sind Handwerkerrechnungen, die für erbrachte Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück oder einer Wohnung gelten, generell auch von Privatpersonen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht besteht für zwei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in welchem sie erstellt wurden. Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 500 EUR verhängt werden.

Die Handwerkerrechnungen dienen als Nachweis dafür, dass für die Handwerksarbeiten eine ordnungsgemäße Abrechnung und Versteuerung vorliegt. Für Handwerksarbeiten, die eine Gewährleistungspflicht beinhalten, empfiehlt sich sogar eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.

Kaufbelege / Quittungen

Auch ohne Aufbewahrungsfristen gilt für sämtliche Kaufbelege für den Zeitraum des Gewährleistungsanspruches gemäß § 437 BGB eine Aufbewahrungsempfehlung, um mögliche Reklamationen zu erleichtern. Der Gewährleistungsanspruch beträgt in der Regel zwei Jahre, während die Herstellergarantie meist nur für ein Jahr gilt.

Für hochwertigere Güter (Notebook, Handyetc.) sollte man die Rechnungen länger aufbewahren, da diese bei einem Diebstahl als Wertnachweis für die Hausratsversicherung dienen. Rechnungsansprüche verjähren mit Ende des dritten Jahres nach Fälligkeit.

Bankunterlagen

Für einmalige Zahlungen empfiehlt es sich, private Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen als Zahlungsnachweis mindestens zwei Jahre aufzuheben. Seit dem 01.01.2002 besteht die Möglichkeit, sämtliche Belege für mehrfach getätigte Zahlungen (z. B. Miete, Unterhalt) noch vier Jahre lang als Beweis heranzuziehen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, Verträge über Sparguthaben oder Kredite über die gesamte Laufzeit aufzubewahren. Dauerhaft abgeheftet werden sollten sämtliche Belege für Immobilien, um bei einem späteren Verkauf die Wertermittlung zu erleichtern.

Versicherungen

Auch für Versicherungen existieren keine generellen Aufbewahrungsfristen. Sinnvollerweise werden sämtliche Versicherungsunterlagen wie Verträge, Änderungen und Statusberichte über die gesamte Vertragslaufzeit abgeheftet. Lediglich Prämienschreiben, in denen der jeweils anfallende Versicherungsbetrag eingefordert wird, können bedenkenlos nach der Zahlung entsorgt werden. Unterlagen für eine Lebensversicherung sollten grundsätzlich aufbewahrt werden, da die Auszahlungsmitteilung der Versicherungsgesellschaft eventuell für steuerliche oder erbrechtliche Vorgänge von Bedeutung ist.

Gleiches gilt auch bei vorzeitiger Kündigung der Lebensversicherung. Denn nach der aktuellen Rechtsprechung besteht die Möglichkeit, aufgrund unzulässiger Kündigungsklauseln Nachschläge einzufordern. Dieses wäre nur mithilfe der Originalunterlagen möglich. Für den Fall, dass eine Abbuchungsvollmacht vorliegt, ist die Bestätigung über dieVersicherungskündigung bis zur nächst fälligen Zahlung aufzubewahren.

Wohnungs-/Mietunterlagen

Für Wohnungs- und Mietunterlagen gibt ebenfalls keine Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich, nach Beendigung des Mietverhältnisses alle relevanten Unterlagen wie Mietverträge, Mietänderungen, Übergabeprotokolle über einen Zeitraum von drei Jahren aufzubewahren. Denn Ansprüche aus Mietverträgen verjähren nach Ablauf von drei Jahren. Nebenkostenabrechnungen können sogar bis zu einem Jahr angefochten werden.

Daher sollten Nebenkostenabrechnungen zum Vergleich einzelner Posten ebenfalls für 3 Jahre abgeheftet werden. Es empfiehlt sich, sämtliche Belege für einen Haus- oder Wohnungskauf, die für eine Wertermittlung relevant wären, dauerhaft aufzuheben.

Steuerunterlagen

Für alle relevanten, die Einkommensteuer betreffenden Unterlagen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Allerdings werden die Steuerbescheide rückwirkend für Anträge auf steuerliche Zuschüsse (z. B. für Kindergärten, Pflegegeld) benötigt. Vorläufige oder unter Vorbehalt ergangene Steuerbescheide sind ebenfalls zu abzuheften.

Das Finanzamt kann diese bis vier Jahre rückwirkend ändern, wenn beispielsweise nachträglich neue steuerlich relevante Tatsachen bekannt werden. Bei Verdacht der Steuerhinterziehung können Unterlagen sogar bis zu zehn Jahre herangezogen werden.

Renten- und Arztunterlagen

Auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen empfiehlt es sich, sämtliche Unterlagen, die für einen Rentenanspruch relevant sind, bis zur endgültigen Klärung und Bestätigung abzuheften. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen, Einkommensnachweise und Zeugnisse. Röntgenbilder und Arztberichte sollten für eine eventuell spätere Diagnosestellung ebenfalls lebenslang aufgehoben werden.

aufbewahrungsfristen und aufbewahrungspflicht fuer gewerbeitreibende

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

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In Deutschland unterliegen alle Personen sowie Gewerbetreibende der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten. Leider ist diese – vom Gesetzgeber festgelegte – Frist nicht einheitlich, sondern unterscheidet sich von Dokument zu Dokument. Darüber hinaus ist es auch von Bedeutung, ob es sich um ein Unternehmen, eine Privatperson oder zum Beispiel um einen Selbstständigen handelt. Im Folgenden sollen die verschiedenen Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende genauer unter die Lupe genommen werden.

Was ist die Aufbewahrungsfrist?

Aufbewahrungsfristen sind vom Gesetzgeber festgelegte Richtlinien und Bestimmungen, die regeln, wie lange ein bestimmtes Dokument aufbewahrt werden muss. Die Aufbewahrungsfrist betrifft dabei alle möglichen Formen und Arten an Dokumenten, die einen offiziellen Charakter haben. Sie gilt zum Beispiel für die ein- und ausgehende Korrespondenz, für Quittungen und Rechnungen und – selbstverständlich – auch für Steuerunterlagen.

Bei Gewerbetreibenden wird bei der Aufbewahrungsfrist zwischen Freiberuflern und Selbstständigen sowie zwischen Unternehmen und Kleingewerbetreibenden unterschieden.

Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende?

Die Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende beträgt entweder sechs oder zehn Jahre. Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, ist abhängig davon, um welches Dokument es sich handelt. Generell müssen die folgenden Dokumente sechs Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Steuerunterlagen und für die Besteuerung relevante Informationen
  • Eingehende Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Die gesamte, ausgehende Korrespondenz

Besonders wichtige Dokumente, die die Ware oder das Unternehmen betreffen müssen hingegen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hiervon betroffen sind die folgenden Dokumente und Akten:

  • Inventarverzeichnisse
  • Buchungsbelege
  • Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
  • Zollunterlagen

Damit ist zumindest geklärt, welche Dokumente und Akten wie lange aufbewahrt werden müssen. Es wird schnell ersichtlich, dass bei den Aufbewahrungsfristen vor allem finanzielle und unternehmensbezoge Informationen einen hohen Stellenwert und entsprechend lange Aufbewahrungsfristen haben.

Unterschiede für Kleingewerbetreibene und Freiberufler

Die selben Aufbewahrungsfristen wie für Gewerbetreibende gelten im Prinzip auch für die Inhaber von Kleingewerben sowie für Freiberufler. Das heißt auch hier müssen die Dokumente zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. Es gibt jedoch einige Besonderheiten, die zu beachten sind.

So besteht für diese beiden Gruppen grundsätzlich keine Buchführungspflicht. Dennoch müssen sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende aus Gründen der Umsatzsteuerfestlegung ihre Einnahmen dokumentieren. Sind Sie also als Kleinunternehmer oder Freiberufler tätig, dann müssen Sie diese Dokumentation Ihrer Einnahmen ebenfalls zehn Jahre aufbewahren, auch wenn es sich dabei nicht um Bücher im Sinne einer Buchführung handelt.

Außerdem müssen Sie als Freiberufler und Kleingewerbetreibender ein Verzeichnis erstellen, welches die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern die nicht abgeschrieben werden können enthält. Auch dieses Verzeichnis ist bei der Besteuerung von besonderer Bedeutung und muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kurz zusammengefasst kann man damit sagen, dass für alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen auch für Freiberufler und Kleinunternehmer die Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten.

Was bedeutet die Aufbewahrung im Sinne der Aufbewahrungsfristen?

Eine Aufbewahrung im rechtlichen Sinne bedeutet, dass die Dokumente, Akten sowie die Unternehmenskorrespondenz für den gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Entscheidend für die Aufbewahrung ist dabei, dass die betreffenden Unterlagen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sind bzw. zugänglich gemacht werden können.

Die Dokumente, die Aufbewahrungsfristen unterliegen, müssen zudem unverändert und im Original aufbewahrt werden. Es dürfen jedoch Sicherheitskopien angefertigt werden. Diese müssen dann aber mit dem Original gemeinsam aufbewahrt werden.

Zudem muss kenntlich gemacht werden, dass es sich um eine Kopie handelt. Auch eventuelle Fehler oder Abweichungen vom Original im Druck oder Darstellung müssen auf der Kopie vermerkt werden.

Wie können Dokumente und Akten für die Dauer der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden?

Das Gesetzt sieht keine besonderen Bestimmungen für die Aufbewahrung von Dokumenten vor, mit der Ausnahme, dass die für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sein müssen. Es ist daher durchaus möglich – und gängige Praxis – entsprechende Dokumente zu digitalisieren und in einem Programm zur Dokumentenverwaltung oder in einer Datenbank bzw. einem Server aufzubewahren. Dieses Verfahren garantiert nicht nur die entsprechende Qualität der Unterlagen, sondern spart auch Platz.

Werden die Akten auf digitalen Datenträgern oder Speichermedien wie etwa CDs oder einem USB Stick aufbewahrt, dann muss gewährleistet sein, dass auf die unveränderten Daten während der gesamten Gültigkeit der Aufbewahrungsfristen zugegriffen werden kann. Wie oben bereits genannt, müssen außerdem Veränderungen, Fehler oder Abweichungen vom Original in Form von Farbe oder Darstellung dokumentiert werden.

Darüber hinaus muss festgehalten werden, wann und von wem die Digitalisierung durchgeführt wurde und es muss eine Anmerkung vorhanden sein, ob es sich um ein Original oder eine Kopie handelt.

Was ist von den Aufbewahrungsfristen befreit?

Nicht aufbewahrt werden müssen grundsätzlich Unterlagen und Dokumente, die nicht Teil des offiziellen Schriftverkehrsbzw. der Unterlagen des Unternehmens sind. Einladungsschreiben, SPAM E-Mail und Werbung müssen zum Beispiel ebensowenig aufbewahrt werden, wie etwa eine Glückwunschkarte oder ein Schreiben zum Firmenjubiläum.

Die Aufbewahrungsfristen gelten grundsätzlich dem Nachweis von Leistungen, Einnahmen oder geschäftlicher Korrespondenz. Sie dienen der Besteuerung sowie der Sicherheit des Unternehmers und der Kunden. Unterlagen die hiermit nichts zu tun haben, können also auch trotz der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden, da diese hier keine Anwendung finden.

Fazit

Die Aufbewahrungsfristen sind ein häufiges Problem, da viele Menschen nicht wissen, welche Fristen für welche Dokumente existieren. Häufig werden Mails oder Briefe auch einfach gelöscht oder weggeworfen, weil der betreffenden Person nicht klar ist, dass diese Unterlagen den Aufbewahrungsfristen unterliegen. Dennoch ist die gesetzlich korrekte Aufbewahrung der Dokumente relativ einfach zu realisieren, wenn Sie erst einmal die Informationen haben, was wie lange aufbewahrt werden muss.

interne Kommuniaktion

DMS und interne Kommunikation

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Wie läuft die interne Kommunikation in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen ab? Was bei einer Anzahl von maximal 10 Mitarbeitern noch in persönlichen Gesprächen funktioniert, ist schon bei Betrieben mit mehrere Abteilungen fast nicht mehr denkbar. Es müssen Lösungen für die interne Kommunikation geschaffen werden. DMS (Dokumentenmanagement System) heißt meist die Antwort auf die Frage, wie Kommunikation trotzdem funktionieren kann. Aber welche Aufgaben kann ein gutes DMS erleichtern und was nutzt es bei betrieblichen Abläufen?

Weshalb ist ein DMS nötig?

Wenn nicht alle Mitarbeiter an einem Standort sitzen, fängt die Problematik häufig bereits an: Jeder sollte immer und überall erreichbar sein, seien Arbeitsergebnisse ablegen und gemeinsam mit seinen Kollegen an Dokumenten arbeiten. Auf eine große Distanz ist das nur zu meistern, wenn die interne Kommunikation reibungslos funktioniert. Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit zur Ablage gemeinsamer Dokumente. Jeder, der daran arbeitet, lädt das Dokument herunter, nimmt seine Änderungen vor und lädt es wieder hoch – So kann auch gemeinsam, aber trotzdem nie parallel und damit doppelt, gearbeitet werden. Deadlines werden so leichter eingehalten und für alle Beteiligten ist schnell ersichtlich, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Diese Dokumente können im täglichen Betrieb wichtig sein

Mitarbeiter sind häufig auf der Suche nach den selben Dokumenten und suchen meist regelmäßig das Gleiche. Das können Arbeitsanweisungen sein, Vorlagen (Urlaubsanträge, Informationen zur Gleitzeit, u.v.m.). Stellt man sich nun vor, dass jeder Mitarbeiter immer wieder seine Kollegen fragen müsste, wo er diese oder jene Information findet, geht vor allem jede Menge Zeit verloren und ein großes Chaos entsteht. Die Suche nach etwas sollte in einem gut organisierten Unternehmen keine wesentliche Rolle spielen. Wichtige Listen und Anordnungen können dort ebenso abgelegt werden wie Arbeitspapiere. Beachtet werden sollte im Unternehmensalltag, dass die interne Kommunikation allerdings in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite ist. Vertrauliche Dokumente dürfen nur jenen Personen zugänglich sein, die diese auch sehen dürfen.

Und wie funktioniert die interne Kommunikation?

Ein gutes DMS beinhaltet auch alle laufenden und abgeschlossenen Projekte und liefert alles, was dazu gehört. Einzelne Aufgabe der beteiligten Mitarbeiter können dort einfach hinterlegt werden. Die interne Kommunikation innerhalb eines Projektes ist oftmals die Frage, wie der Projekt- bzw. Aufgabenstatus denn nun gerade ist. Das DMS liefert diese Antwort sofort. Wer arbeitet gerade an welchen Aufgaben, wie weit ein ein Status fortgeschritten, verschiebt sich die Endphase? Alle diese Fragen können beantwortet werden ohne zahlreiche Personen hierfür kontaktieren zu müssen. Für die interne Kommunikation ist allerdings selbst bei einem sehr guten DMS unerlässlich, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte es auch wirklich verwenden. Das heißt: Eigene Projekte und Aufgaben müssen innerhalb des DMS gepflegt werden und wer fündig werden möchte, muss sich auch darauf verlassen, dass alle relevanten Informationen dort abgelegt werden und veraltete Dokumente durch aktuelle Versionen ersetzt werden.

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

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Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten nicht ausschließlich für Unternehmen oder Personen mit selbstständiger Tätigkeit. Es greifen gleichermaßen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Ohne das benötigte Wissen über derartige Pflichten landen wichtige Unterlagen oft zu früh im Abfall oder im Schredder. Dadurch fehlen später dringend benötigte Rechnungen, Verträge oder Kontoauszüge. Im weiteren Verlauf erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Dokumentenarten existieren.

Verstoß gegen Fristen: Bußgelder drohen

Unternehmen unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen. Die Frist umfasst bis zu zehn Jahre für steuerrelevante Dokumente. Anders gestaltet sich die Lage für Privatpersonen. Diesbezüglich existieren wenige klare Regelungen, die oft unbekannt sind. Aus diesem Grund besteht die Gefahr, dass Sie vermeintlich unwichtige Dokumente zu früh entsorgen. Das erweist sich gegebenenfalls rückblickend als Fehler. In diesem Fall geht die Wiederbeschaffung mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand einher. Fehlen bestimmte Dokumente, drohen Bußgelder, wenn Sie gegen gesetzliche Fristen verstoßen.

Auf dem heimischen Schreibtisch stapeln sich gerne die Papierberge mit Briefen, Rechnungen und anderen Unterlagen. Räumen Sie die Schriften auf, stellt sich bei jedem Dokument die Frage nach der Relevanz. Nicht alle Briefe gehören sofort in den Papierkorb. Einige Unterlagen sollten sie mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die nachfolgenden Informationen unterstützen Sie dabei, ein ordentliches Archiv mit den wirklich wichtigen Dokumenten zu führen.

Rechnungen von Handwerkern zwei Jahre aufbewahren

aufbewahrungsfristen rechnungIm Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen bei Privatpersonen existiert eine konkrete gesetzliche Vorschrift. Diese finden Sie in § 14 b, Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Hierin wirkt der Staat Schwarzarbeit entgegen. Er verpflichtet Privathaushalte, sämtliche Rechnungen von Handwerkern aufzubewahren. Alternativ akzeptiert das Gesetz einen Zahlungsbeleg oder eine „andere beweiskräftige Unterlage“.

Die Aufbewahrungsfrist beläuft sich auf zwei Jahre, sofern der Rechnungssteller nicht auf eine längere Zeitspanne hinweist. Grundsätzlich beginnt die Frist erst mit Ablauf des aktuellen Kalenderjahres. Stellt Ihnen ein Handwerker eine Rechnung im September 2017 aus, greift die Pflicht bis zum 31. Dezember 2019.

Durch die Nachweispflicht bezweckt der Gesetzgeber, dass Sie keine handwerklichen Tätigkeiten „unter der Hand“ in Auftrag geben. Bei einem Verstoß drohen Bußgelder bis zu einer Höhe von 500 Euro. Im Zusammenhang mit Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Fordert der Rechnungssteller in dieser Zeit den Betrag nicht ein, entfallen die Ansprüche.

Bankunterlagen mindestens drei Jahre archivieren

Weiter greifen keine anderen, konkret formulierten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Dennoch lohnt es sich, Unterlagen für einen gewissen Zeitraum zu archivieren. Das trifft auf Kontoauszüge zu. Gesetzlich liegt keine Verpflichtung zur Aufbewahrung der Kontoauszüge vor. Dennoch empfiehlt es sich, derartige Bankunterlagen in schriftlicher oder elektronischer Form mindestens über drei Jahre aufzubewahren. Mit ihnen weisen Sie beispielsweise die Zahlung von Rechnungen nach, falls der Rechnungssteller mit einer erneuten Forderung auf Sie zukommt. Bankbelege im Zusammenhang mit der Veräußerung einer Immobile heben Sie im Idealfall lebenslang auf, um den Verkaufspreis zu belegen. Verträge zu Krediten oder Sparguthaben archivieren Sie über deren komplette Laufzeit.

Gewährleistung – Rechnungen für die Reklamation

Die §§ 437 und 438 des BGB regeln die gesetzliche Gewährleistung. Hierbei handelt es sich um eine Mängelhaftung mit einer Verjährungsfrist von zwei Jahren ab Lieferung. Im Gewährleistungsfall fordert der Verkäufer von Ihnen die Rechnung. Aus diesem Grund liegt es nahe, Rechnungen über einen Zeitraum von zwei Jahren nach dem Kauf zu archivieren. Das trifft insbesondere auf hochpreisige Produkte wie PCs, Waschmaschinen, Fahrräder oder Kühlschränke zu. Ohne Rechnung akzeptieren Verkäufer in der Regel im Schadensfall den Anspruch auf Gewährleistung nicht. Legen Sie die Rechnung zusammen mit einem Zahlungsbeleg ab. Belege für den Bau eines Eigenheims heben Sie für etwaige Mängel mindestens fünf Jahre auf.

Aufbewahrungsfristen für Personen mit hohem Einkommen

Besondere Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten bei Vielverdienern. Erzielen Sie als Angestellter Einnahmen von mehr als 500.000 Euro jährlich, greift eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft sämtliche für die Steuer relevanten Dokumente. Dazu gehören beispielsweise die Kontoauszüge. Legen Sie die Unterlagen auf Nachfrage nicht vor, schätzt das Finanzamt die Steuer. Das geht für Sie gegebenenfalls mit hohen Nachzahlungen an den Fiskus einher.

Informationen zu Steuererklärung und Steuerbescheid

Unternehmen und Selbstständige verpflichtet das Gesetz zu einer Archivierung der Steuerunterlagen über mindestens zehn Jahre. Das gilt nicht für Sie als Privatperson. Dennoch empfiehlt es sich, Steuerbescheide ebenfalls über mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Bescheide erleichtern sämtliche Vorgänge, bei denen Sie einen Einkommensnachweis erbringen. Versieht das Finanzamt einen Steuerbescheid mit dem Zusatz „vorläufig“, heben Sie diesen bis zur endgültigen Festsetzung auf.

Im Zusammenhang mit der Steuererklärung erweist es sich als Vorteil, wenn Sie die zugehörigen Dokumente aufbewahren. Als Steuerzahler steht es Ihnen zu, diverse Ausgaben vom zu versteuernden Einkommen abzusetzen. Das Finanzamt besitzt das Recht, diesbezüglich Quittungen, Kontoauszüge oder Belege anzufordern. Heben Sie die relevanten Unterlagen mindestens so lange auf, bis Ihnen das Finanzamt den endgültigen Steuerbescheid schickt. Die Festsetzungsfrist beläuft sich auf vier Jahre. Während dieser Zeitspanne besteht prinzipiell die Möglichkeit, dass das Finanzamt eine Änderung vornimmt.

Persönliche Dokumente lebenslang aufbewahren

Sämtliche persönliche Dokumente und Urkunden heben Sie lebenslang auf. Dazu zählen beispielsweise Geburtsurkunde, Personalausweis, Reisepass, Stammbuch und Heiratsurkunde.

Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrer Bildung archivieren Sie ebenfalls Ihr ganzes Leben. Darunter fallen Abschlusszeugnisse der Schule, Ausbildungsurkunden oder die Zeugnisse von Hochschulen. Eine lebenslange Aufbewahrungsempfehlung gilt ebenfalls für sämtliche Unterlagen zur Rentenberechnung. Legen Sie zugehörige Dokumente so ab, dass Sie diese jederzeit wieder auffinden. Andernfalls fällt es schwer, die berechneten Rentenansprüche zu überprüfen und bei Bedarf anzufechten.

Tipp: Digitale Archivierung nutzen

Unter Berücksichtigung der erläuterten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen entsteht über die Zeit ein umfangreiches Archiv an Aktenordnern. Darunter leidet die Übersichtlichkeit und es gestaltet sich als schwierig, das gesuchte Dokument zielgerichtet zu finden. Die Digitalisierung bietet an dieser Stelle interessante Möglichkeiten. Mit einer abgesicherten, onlinebasierten Datenbankverwaltung speichern Sie alle wichtigen Unterlagen in digitaler Form. Das erspart Ihnen langwieriges Suchen und schafft Stauraum in der Wohnung.

Fazit zu den erläuterten Fristen und Empfehlungen

Die vorangegangenen Abschnitte lieferten Ihnen wertvolle Informationen zu unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Beachten Sie die Empfehlungen beziehungsweise gesetzlichen Vorgaben. Werfen Sie keine Dokumente vorzeitig weg, stehen Ihnen die erforderlichen Unterlagen im Bedarfsfall zur Verfügung. Um große Archive in Papierform zu vermeiden, empfiehlt sich die Digitalisierung von Rechnungen, Kontoauszügen oder anderweitigen Belegen.

Steuererklärung DMS

Mit einem DMS die Steuererklärung einfach erledigen

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Die Steuererklärung gehört ganz sicher nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten. Trotzdem muss Sie immer wieder aufs Neue abgegeben werden. Es spricht also nichts dagegen, mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) die Arbeit an der Steuererklärung möglichst einfach zu gestalten.

Egal ob privat oder beruflich, die Steuererklärung ist meistens eine lästige Pflicht. Schließlich müssen viele Dokumente gesammelt, verschiedene Formulare korrekt ausgefüllt und abgegeben werden. Und möglicherweise winkt dann auch noch eine Steuernachzahlung. Es hilft aber nichts, die Steuererklärung muss erledigt werden. Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem dabei helfen, diese Aufgabe schnell hinter sich zu bringen.

Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Steuererklärung helfen?

Mit einem DMS lassen sich Unterlagen sicher abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Die Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Papierablage sind dabei vielfältig. Dazu gehören zum Beispiel die höhere Sicherheit bei einem hochwertigen Dokumentenmanagementsystem und die leichtere Auffindbarkeit.

Dokumente für die Steuererklärung sicher abspeichern

Für die Steuererklärung muss häufig eine Vielzahl von Belegen eingereicht werden, beispielsweise Rechnungen. Diese Belege liegen meist in Papierform vor. Daher werden Sie auch in einem Archiv-Ordner abgeheftet. Das ist solange kein Problem, wie der Papierbeleg existiert. Allerdings kann es dann zu Problemen kommen, wenn er zerstört wird oder einfach nicht mehr auffindbar ist. Das kann zum Beispiel durch ein Feuer passieren. Auch bei einem Umzug kann ein Ordner schnell mal verloren gehen. Für einen solchen Fall sollte unbedingt eine Kopie der Unterlagen erstellt werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann zumindest sicherstellen, dass eine digitale Kopie der Belege existiert. Hier werden die Dateien in der Cloud gespeichert. Bei einem hochwertigen Anbieter ist die Datensicherheit dabei kein Problem. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass die deutschen Steuerbehörden noch immer auf die Arbeit mit Papierbelegen fixiert sind und es zu Problemen bei der Anerkennung einer digitalen Kopie kommen kann.

Unterlagen für die Steuererklärung im Dokumentenmanagementsystem schnell wiederfinden

Ein Papierarchiv hat ein weiteres großes Problem: Es wird schnell sehr unübersichtlich. Dabei kann es durchaus passieren, dass gewisse Belege nicht mehr auffindbar sind. Damit das nicht geschieht, ist ein Ablagesystem erforderlich, welches übersichtlich ist und trotzdem immer wieder erweitert werden kann. Trotzdem kann es dabei zu Mehraufwand kommen, zum Beispiel weil Belege immer wieder umgeheftet werden müssen.

Bei einen DMS gibt es diese Probleme nicht. Sobald eine Datei einmal hochgeladen wurde, lässt sie sich einfach wiederfinden. Dafür sorgen zum Beispiel Schlagworte, mit denen die einzelnen Dokumente verknüpft werden können. Das Ablagesystem lässt sich außerdem beliebig erweitern.

Ist eine papierlose Steuererklärung möglich?

Wer sich etwas näher mit den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems beschäftigt, der kommt schnell zur Frage nach dem papierlosen Büro. Wäre es nicht viel einfacher, stets alle Unterlagen und Dokumente einzuscannen und die Papierbelege einfach zu vernichten? So ließe sich beispielsweise viel Platz für ein Papierarchiv sparen.

Aus technischer Sicht ist das Ganze auch kein Problem. Mit entsprechenden Dokumentenscannern können Belege eingescannt und dann mit einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden. Leider macht aber die Bürokratie der papierlosen Steuererklärung einen Strich durch die Rechnung.

So muss die Übereinstimmung der digitalen Kopie mit dem Original auf Papier im Zweifel von einem Gericht entschieden werden. Hier gibt es noch keine Rechtssicherheit und es kommt stets auf den Einzelfall an. Sie sollten daher die Papierbelege auf jeden Fall aufheben. Allerdings kann ein Dokumentenmanagementsystem die Arbeit an der nächsten Steuererklärung trotzdem vereinfachen. Ihr Papierarchiv muss jetzt nicht immer in direkter Reichweite sein, stattdessen können die Ordner zum Beispiel platzsparender in einem Lagerraum untergebracht werden.

Die nächste Steuererklärung mit Dokumentenmanagementsystem

Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem wird die Arbeit an der nächsten Steuererklärung deutlich einfacher. Anstatt sich durch Berge an Papier zu wühlen und Stunden damit zu vergeuden, einen wichtigen aber leider nicht auffindbaren Beleg zu suchen, haben Sie bei einem gepflegten Dokumentenmanagementsystem stets alle Unterlagen digital griffbereit. Wer schon einmal an seiner Steuererklärung verzweifelt ist, der wird diese Hilfe mit Sicherheit zu schätzen wissen.