Buchführung

Korrekte Buchführung vermeidet Ärger mit dem Finanzamt 

Kein Unternehmer ist von außerordentlichen Steuerprüfungen, Nachprüfungen oder hohen Forderungen von Seiten des Fiskus begeistert. Wer der Steuerpflicht unterliegt – und das ist in der Regel jeder Unternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende sowie Arbeitnehmer, muss sich an die gesetzlichen Vorgaben des Finanzamtes halten oder mit Repressalien rechnen. Die Buchführung nimmt bei selbstständigen und gewerblich Tätigen Menschen einen wichtigen Bestandteil der Arbeitsleistung und viel Zeit in Anspruch.

Wichtig: Ab einem Jahresumsatz von 500.000 Euro ist der Steuerprüfer ein jährlicher “Gast”. Dieser schreitet bei kleinsten Fehlern in den Belegen oder der Zuwiderhandlung bei Aufbewahrungsfristen ein.

Die Dokumentenaufbewahrung – Fristen nach § 147 AO

Aufbewahrt werden müssen alle Belege und Dokumente, die im direkten Zusammenhang mit dem Unternehmen und mit der Steuerpflicht stehen. Jahresabschlüsse und Inventar– sowie Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Geschäftsbriefe und Zollanmeldungen sowie Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Um die Übersicht zu behalten und im Falle einer außerordentlichen Buchprüfung handlungsfähig zu bleiben, muss die Buchführung korrekt und vollständig realisiert werden. Unternehmer können sich an ein Steuerbüro wenden oder den Vorteil einer leicht verständlichen und präzise arbeitenden Software zur Buchhaltung nutzen. Private Unterlagen sind strikt von Geschäftsunterlagen zu trennen, was bereits einen wichtigen Teil der Transparenz ausmacht.

Richtig organisieren und Richtlinien einhalten

Buchführung OrganisationDie Dokumentation der Buchführung vereinfacht nicht nur die Arbeit des Steuerprüfers, sondern spart auch dem Unternehmer Zeit. Wer den Überblick behält, sorgt automatisch für Transparenz und schließt die Problematik von Unklarheiten in der Steuererklärung aus.

Alle Dokumente aus dem Geschäft werden aufbewahrt, auch wenn es sich nur um eine Preisliste oder eine Auftragsbestätigung handelt. Durch die in Reihenfolge realisierte Anordnung und ein professionelles Ordnungssystem vereinfacht sich die Buchhaltung und der Ärger mit dem Fiskus bleibt aus. Auch wenn man einige nicht speziell aufgeführte Dokumente bereits nach 6 Jahren vernichten kann, empfiehlt sich die Aufbewahrung der Vollständigkeit halber für den gesamten Zeitraum von 10 Jahren.

Die richtige Archivierung von Dokumenten

Papier muss von Feuchtigkeit und feuergefährdeten Plätzen ferngehalten werden. Für physische Dokumente und Aktenordner empfehlen sich spezielle Büroschränke, die vor Nässe und Hitze schützen und obendrein die Sauberkeit und Lesbarkeit der Unterlagen erhalten. Denn der Verlust durch einen Brand oder die Beschädigung durch Nässe hebt die Aufbewahrungspflicht nicht auf und wird bei einer Steuerprüfung zum Problem.

Die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen erfolgt im Land der Steuerpflicht. Sollte ein Outsourcing innerhalb der EU gewünscht sein, handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Verlagerung. Hier muss man die Buchhaltung elektronisch aufsetzen und damit Nachvollziehbarkeit bieten.

Empfehlungen zur richtigen Buchführung

Mit einem Dokumentenmanagement-System erhöhen sich die Flexibilität und Effizienz. Generell hat die Buchführung am Computer mit einer Lagerung in virtuellen Datenräumen an Bedeutung gewonnen. Belege und Rechnungen werden sowohl online wie offline aufbewahrt und kategorisch abgelegt. Die Kosten zur Archivierung sinken und mit einem entsprechenden System bleibt es aus, dass man Aufbewahrungsfristen unterschreitet.

Folgen bei Nichteinhaltung der Fristen

Jede Zuwiderhandlung gegen die Aufbewahrungsfrist wird als steuerliche Straftat und eine Verletzung der Buchführungspflicht gewertet. Schätzt das Finanzamt die Umsätze, fällt diese Form der “Berechnung” immer zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus. Bei grober Zuwiderhandlung oder dem Verdacht der Steuerhinterziehung sind Geld- und Freiheitsstrafen möglich. Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen mit Geschäftspartnern können unauffindbare Dokumente zur Belastung aufgrund nicht vorhandener Beweise führen.

Fazit: Ein Datenmanagement-System vereinfacht die Buchführung und beugt den hohen Kosten der Buchhaltung durch ein Steuerbüro vor. Fristen werden eingehalten, der Verlust von Dokumenten und wichtigen Belegen vermieden und Ordnung im System geschaffen. Dabei sparen Unternehmer viel Zeit und Geld, da die online Archivierung einfacher und kostengünstiger ist.