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Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

Die meisten unserer Leser dürften mittlerweile wissen, was sich hinter dem Begriff des Dokumentenmanagement-Systems (kurz: DMS) verbirgt. Doch wer es selbst nicht nutzt, weiß vermutlich nicht, welche Funktionen ein solches System hat und welche Möglichkeiten es einem eröffnet.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann weit mehr als eben nur Dokumente zu managen. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle 6 Funktionen vor, die Ihnen Ihre Arbeit erheblich vereinfachen dürften.

Schnellerer Zugriff auf Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems

Dokumentenmanagement-Systems

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Der Computer ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Egal ob privat oder beruflich – wir nutzen dieses Wunderwerk der Technik beinahe täglich. Dabei ist es unausweichlich, dass wir auch elektronische Dokumente erzeugen. Sei es ein Text- oder Tabellendokument, eine E-Mail, Bilder oder andere Dokumente. All diese Dateien speichern wir entweder lokal auf dem Computer oder Laptop oder extern auf einem Server oder in einer Cloud.

Mit der Zeit sammeln sich so jede Menge Dateien an, die sich oft unsortiert auf dem Speichermedium tummeln. Möchte man nun ein Dokument wieder aufrufen, das man vor einigen Monaten erstellt hat, kann die Suche danach schon mal etwas Zeit kosten. Unterschiedliche Studien haben ergeben, dass ein Mitarbeiter täglich im Durchschnitt eine halbe Stunde mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt ist.

Durch ein DMS kann man diese Zeit sparen. Durch die integrierte Suchfunktion lassen sich bestimmte Dateien schnell finden. Man kann im Volltext suchen oder auch nach bestimmten Dateiformaten filtern. Des Weitern ist es möglich, sogenannte Metadaten zu arbeiten und so bspw. nach bestimmten Rechnungsnummern zu suchen. Auf dieses Weise verbringt man sehr viel weniger Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument.

Zugriff von überall und zu jeder Zeit

Flexibilität ist auch in der Arbeitswelt immer wichtiger. Die Zeiten, in denen man ausschließlich vom Büro aus gearbeitet hat, sind längst vorbei. Viele Menschen arbeiten von zuhause aus oder sind viel unterwegs. Das bedeutet aber auch, dass sie jederzeit und überall an die für sie relevanten Daten kommen müssen.

Auf ein DMS können Sie in der Regel über eine herkömmliche Browseroberfläche zugreifen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein internetfähiges Gerät und Internet. Sie benötigen hierfür keine spezielle Software.

Einige DMS bieten auch eine Lösung über WebDAV. Hierbei können Sie ein Netzlaufwerk über das Internet mit dem Dokumentenmanagement-System verbinden. Dieses Laufwerk öffnen Sie dann wie gewohnt über Ihren Explorer. Auf diese Weise können Sie weltweit so arbeiten, wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen tun würden.

Ein zentraler Speicherort für alle Informationen

Durch ein DMS können alle Informationen zentral gespeichert werden

Die Ablagemethoden aus der grauen Vorzeit hatten einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen zu einem Thema waren an einem Ort abgelegt. Egal ob Brief, Rechnung, handschriftliche Notiz oder Fax; alles lag im selben Ordner und konnte so auch schnell gefunden werden.

Heute verteilen sich diese Informationen auf verschiedenen Servern, Ordnern und anderen Systemen. Mit einem DMS erhält man die alte Ordnung mit neuester Technik zurück. Alle Dokumente, die ein Thema betreffen, können ganz leicht unter einem Stichwort abgespeichert und so auch ganz schnell wieder gefunden werden.

Richtlinien und Gesetze – mit einem DMS kein Problem

Um den gesetzlichen Vorschriften zum Thema elektronische Archivierung in Unternehmen zu genügen sind zwei Dinge wesentlich:

  1. Die Digitalisierung. Hier werden papierhafte Dokumente eingescannt und anschließend vernichtet.
  2. Das Empfangen von elektronischen Dokumenten.

In beiden Fällen muss nachweisbar sein, dass die in Ihrem System abgelegten Dokumente Originale sind. Ein einfaches Speichern auf einem Fileserver reicht deshalb nicht.

Die meisten DMS verfügen über Lösungen, um nachweisen zu können, dass es sich bei dem Dokument in Ihrem System um das Original handelt. Dies geschieht jedoch nur in Verbindung mit einer individuellen Verfahrensdokumentation.

Idealerweise lässt ein DMS-Anbieter sein System von einer unabhängigen Stelle prüfen, ob es zu einer gesetzeskonformen Archivierung fähig ist.

Kollaboration – bessere Zusammenarbeit

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Der Begriff Kollaboration bezeichnet heute die Zusammenarbeit eines Teams in der IT. Hierfür sind sowohl Kommunikation als auch Information von Nöten. Viele Dokumentenmanagement-Systeme vereinen diese beiden Voraussetzungen.

In einem DMS finden sich die nötigen Informationen in Form von Dokumenten und einer Dokumentation über das Was, Wer, Wann und Wie. Neben diesem zentralen Mitteilungsstream verfügen viele Systeme außerdem noch über eine Kommentar- und Notizfunktion. Diese können Sie bequem zu jedem Dokument hinterlassen, so dass Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen können.

Sollten Sie externe Mitarbeiter haben, die zwar auf ein bestimmtes Dokument, nicht jedoch auf das gesamte DMS zugreifen sollten, so können Sie das entsprechende Dokument freigeben, indem Sie es in einen Datenraum verlinken, der für externe Kollegen zugänglich ist.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen sind der schnellere Ablauf ebendieser, eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und eine Kosten- und Zeitersparnis für das Unternehmen.

Gerade die Verarbeitung von Rechnungen wird auch heute noch zumeist manuell abgewickelt. Eine Automation der Rechnungsverarbeitung lohnt sich im Grunde auch erst, wenn eine sehr große Menge an Rechnungen verarbeitet werden muss. Im Besten Fall müssen Sie dann nur noch die Rechnung manuell einscannen. Den Rest erledigt das Dokumenten-Management-System.

Das DMS erfasst die Daten aus dem Scan und überprüft sie rechnerisch. Außerdem gleicht es die Rechnung mit einer Bestellung im ERP-System ab. Wenn alles korrekt ist, legt das DMS diese Rechnung revisionssicher ab und löst eine Zahlung aus. Die Skontofrist  wird dabei berücksichtigt.

Fazit

Mit einem passenden Dokumenten-Management-System bleibt Ihnen sehr viel lästige Arbeit erspart. Der Arbeitsalltag kann um einiges effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für interessante und wichtige Dinge.

 

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivierung

Das papierlose Büro ist in aller Munde. Jeder wünscht sich die digitale Revolution. Aber die digitale Akte soll genau die gleichen Aufgaben erfüllen. Denn die Papierakte war zuverlässig und geduldig. Aber welche Aufgaben sind das eigentlich? Und kann das eine digitale Akte wirklich? Wo liegen die Unterschiede zwischen DMS und Archivierung?

Digitale Strategie im Unternehmen

Auch die Archivierung geht heute digital

Die papierhafte Ablage ist nicht mehr zeitgemäß

Mit diesen Fragen beschäftigen sich gerade viele Strategen. Sie sollen die digitale Aktenhaltung in einem Unternehmen oder einer Organisation einführen. Das zu entwickelnde Gesamtsystem kann sehr umfassend sein. Man bezeichnet es auch als Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM).

Nicht jedes ECM ist identisch ausgeprägt. Je nach Größe und Digitalisierung des Unternehmens kann es eine einfache digitale Ablage beinhalten oder den gesamten Geschäftsablauf im Unternehmen abbilden.

CMS und ECM – was ist was?

Den Begriff ECM kann man klar von einem Online-Content-Management-System (kurz CMS) abgrenzen. Denn in einem CMS geht es oft darum, Inhalte zum Beispiel für den eigenen Internetauftritt zu organisieren. Das ECM erfüllt wesentlich mehr Aufgaben.

In einem umfassenden ECM ist das CMS für Online-Inhalte mit abgebildet. Das CMS ist also Bestandteil des ECM. Gelingt eine geschäftsnahe Integration, ist das ein entscheidender Fortschritt für effiziente Geschäftsabläufe.

Aufbau eines ECM

Kern eines ECM ist dabei das Dokumenten-Management-Systems (kurz DMS). Man kann es mit der Fragestellung der Aktenhaltung vergleichen. Wichtig ist jedoch: Das DMS beschreibt lediglich die Aktenhaltung im Büro, also die aktuelle Aktenhaltung.

Nicht selten haben Unternehmen hier begonnen zu digitalisieren. Das papierlose Büro umfasst oft lediglich diese eine Komponente der digitalen Akte. Das bedeutet, man erzeugt eine digitale Datei und legt sie an einem bekannten Ort ab, auf den alle Berechtigte dieser Akte Zugriff haben.

Da es hier um die tägliche Arbeit der Mitarbeiter geht, sind die Erfolge sofort sichtbar. Man muss eine Akte nicht mehr im Nachbarbüro suchen. Auch mehrere Personen gleichzeitig können diese einsehen. Wege, um Akten zu holen, entfallen. Die digitale Akte macht das Arbeitsleben also bequemer.

Langes Suchen erübrigt sich mit einem DMS

Zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem

Doch zu einem zukunftssicheren DMS gehören noch weitere Funktionen. Zum Beispiel muss man sicherstellen, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Eine wichtige Grundfunktion ist also das Aus- und Einchecken von Dokumenten.

Vor allem die Funktionen, die für die Teamarbeit gedacht sind, werten die digitale Arbeit im Unternehmen massiv auf. Wichtiges Zentrum dabei ist und bleibt immer das Dokument. So kann man die Arbeit gemeinsam dort verrichten, wo sie nötig ist. Und dabei ist es egal, ob der Kollege im Nachbarbüro oder am anderen Ende der Welt ist.

Geschäftsprozesse im DMS

Auch das Freigeben von Dokumenten durch Berechtigte in einem Prozess ist heute oft gefordert. Zusätzlich wird die Ablage in definierten Ablageorten oft verwendet. Das entspricht in etwa dem Aktenschrank in der Analogie Papierakte. So sind alle Prozesse und Aufgaben abgedeckt, die auch mit der Papierakte erledigt werden können.

Neben den einfachen Teamfunktionen können mit einem DMS auch komplexe Prozesse abgedeckt werden. Ganze Geschäftsabläufe können mit einem DMS also gesteuert und überwacht werden. So können etablierte Geschäftsprozesse sogar unterstützt und neue Prozesse leichter eingeführt werden.

DMS – Bedeutung für das Unternehmen

Das Dokumentenmanagementsystem ist die zentrale Plattform, die alle Stati, auch den archivierten Status, eines Dokuments abdeckt. Dabei gehören zu einem DMS Funktionen, die unabhängig vom Status des Dokuments sind. Ein gutes Beispiel ist die umfassende Suche, auch im Volltext der Dokumente.

Denn wer relevante Dokumente schneller findet, spart Zeit. Und wie sagt ein berühmtes Sprichtwort? Zeit ist Geld!

Neben der Schnelligkeit spielt aber auch die Transparenz eine große Rolle. Denn wenn alle Informationen für Berechtigte leicht zugänglich sind, kann man Entscheidungen besser treffen und besser kommunizieren.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

DMS und Archivierung

Eine wichtige zusätzliche Funktion über die allgemeine Aktenführung hinaus ist die Archivierung. Sie hat Konsequenzen, die über die internen Regeln der Aktenhaltung in einem Unternehmen hinaus gehen. Dazu gehören zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Es gibt also einen entscheidenden Unterschied zwischen dem allgemeinen elektronischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Am besten ist das verständlich anhand eines Papierarchivs. Die normale Aktenhaltung im Aktenschrank unterscheidet sich gravierend von der Archivierung eines Dokuments.

Besonderheiten des Archivs

In der Papierwelt gibt es sowohl intern in einem Unternehmen als auch extern spezielle Bereiche und Stellen, die sich um die Archivierung kümmern. Diese Stellen haben oft einen starken juristischen Hintergrund. Denn hier gelten besondere Regeln.

So muss die digitale Akte bei der Archivierung eine bestimmte Form haben. So muss zum Beispiel festgestellt werden, ob es sich um das unveränderte Original handelt. Das geschieht oft durch elektronische Signaturen.

Um die Vollständigkeit des Archivs sicherzustellen, dürfen archivierte Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Ein Dokument einfach so aus dem Archivierungssystem zu löschen, ist daher nicht möglich.

Konsequenzen für die Digitalisierung

Dennoch nennt man beide Begriffe oft in einem Atemzug. Das liegt zum einen an einer unklaren Begriffsabgrenzung und zum anderen daran, dass Dokumentenmanagement-Systeme nicht vollumfänglich genutzt werden. Oftmals werden sie nur als Dokumentenablage verwendet. Umgangssprachlich heißt das dann „Archiv“.

Bei genauerem Hinsehen ist das nicht das Gleiche. Denn die Archivierung von Dokumenten ist ein formaler Akt. Gesetzliche Fristen und Konsequenzen sind an die Archivierung geknüpft. Wenn ein Unternehmen auf die digitale Archivierung umsteigt, muss es daher einiges beachten.

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Deshalb sollte die Archivierung in einer späteren Ausbaustufe des Dokumentenmanagement-Systems realisiert werden. Vor allem die sofort spürbaren Erfolge sollte man in den ersten Phasen in den Vordergrund stellen.

Vorteile der digitalen Akte

Im Laufe der Zeit entwickelt sich mit einem soliden Dokumentenmanagement-System auch ein solides Wissensmanagement im Unternehmen. Ausscheidende Mitarbeiter haben ihre Akten transparent abgelegt, neue Mitarbeiter haben sofort Zugriff darauf.

So wird die Effizienz im Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Ein sichtbares Wissensmanagement kann die Stimmung im Unternehmen sehr positiv beeinflussen.

Datensicherheit der digitalen Akte

Die Datensicherheit einer digitalen Akte wird von vielen Mitarbeitern und Strategen noch kiritsch betrachtet. Doch dafür gibt es keinen Grund.

Geschäftsrelevanten Dokumente werden nicht über verschiedene Kanäle verteilt. Sie liegen immer im gleichen Basissystem vor. Das erhöht die Datensicherheit im Unternehmen.

Für die Absicherung von Berechtigungen im Dokumentenmanagement-System ist ein Rechte- und Rollenkonzept notwendig. Dieses ist individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Dann steht der sicheren Nutzung des DMS nichts mehr im Wege.

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Was ist GoBD?

Jeder Unternehmer unterliegt den Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen, sowie zum Datenzugriff. Abgekürzt handelt es sich dabei um die GoBD, die vorgibt, wie lange Belege aufbewahrt und in welchem Zeitraum sie unveränderbar festgeschrieben werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt generell und unverändert 10 Jahre. Dies gilt für alle geschäftlichen Dokumente, für Belege und Kassenbücher. Jeder Buchhaltungspflichtige unterliegt der Regelung und muss seine Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Buchhaltung erfüllen.

Kontrollierbarkeit und Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen durch die GoBD

Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen

Belege müssen unveränderbar aufgehoben werden

Mit der Einführung der GoBD sowie deren Änderungen wurde die GDPdU mit Jahresbeginn 2015 abgelöst. Die GDPdU regelte den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die Neuregelung schließt physische Dokumente, sowie jeden Beleg aus Bar- oder Kreditorengeschäften mit einer plausiblen Fristsetzung ein. In die Rubrik gewerbliche Dokumente werden sämtliche Dokumente zur Rechnungsstellung und einflussnehmenden Belegen einbezogen. Dazu gehören auch Buchungsstapel, die fortan bis zum Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung festgeschrieben werden. Hier gilt der Zeitraum bis zum Ende des Folgemonats nach dem aktuellen Geschäftsmonat.

Ein primärer Gesichtspunkt der GoBD ist die verpflichtende Unveränderbarkeit der Belege und deren Erfassung. Bei Geschäftsvorfällen in unbarer Form ist die Erfassung im Zeitraum von 10 Tagen vorgeschrieben. Bare, also kontokorrentbezogene Geschäftsbeziehungen erfordern eine unveränderbare Belegung nach acht Tagen. Eine übersichtliche, nachvollziehbare und der Wahrheit entsprechende Belegung Geschäftsvorgänge kann in IT-bezogener oder physischer Form erfolgen.

Die Bedeutung der Unveränderbarkeit

Ein unveränderbarer Beleg ist manipulationssicher und für die Finanzbehörde jederzeit abrufbar. Die Unveränderbarkeit muss laut Regelung ab dem Zeitpunkt der Erfassung vorliegen. Eingeschlossen sind alle Vor- und Begleitsysteme, die der Lohnabrechnung, der Warenwirtschaft oder der Zeiterfassung und der Fakturierung dienen. Die innerhalb der GoBD erfolgten Festlegungen ergeben sich aus der erstmaligen Konkretisierung von Fristen. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist unverändert beibehalten worden.

Die Frist für die Unveränderbarkeit eines Belegs richtet sich nach der Terminierung der USTVA. Dabei muss jeder Beleg in einem Dateiformat vorliegen, das eine nachträgliche Bearbeitung ausschließt. Die Buchführung in Office-Programmen oder in Word und veränderbaren Excel-Tabellen entspricht nicht den Vorgaben für „ordnungsgemäß“. Dies betrifft vor allem die digitalen Dokumente und Unterlagen, die einem Ausdruck auf Papier zugrunde liegen.

Ein weiterer neuer Aspekt entsteht aus der Dokumentations– und Protokollierungsverpflichtung für Stammdaten, die einen Einfluss auf Buchungen nehmen. Diese dürfen, liegen sie in digitaler Form vor, im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch entfernt werden. Eine unveränderbare Vorhaltung mit digitaler Verfügbarkeit für die Finanzverwaltung ist notwendig. Alle steuerlich relevanten Daten und Belege sind in die Verordnung integriert.

Bare und unbare Geschäftsabwicklungen mit unterschiedlichen Festschreibungsfristen

Auch Bargeschäfte müssen nachvollziehbar sein

Bei allen baren Geschäften sind Kassenbücher und der Einsatz einer Registrierkasse vorgegeben. Die Kassenbuchführung unterliegt den Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung, die auf einer Ableitung des Handelsgesetzbuches basiert. Bargeschäfte müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, mit nummerierten Belegen und transparent geführt werden. Der Wahrheit entsprechende, fortlaufend aufgezeichnete und in Gegenüberstellung von Soll- und Haben einsehbare Aufzeichnungen sind notwendig.

Dabei müssen die aufbewahrten Dokumente im Zeitraum von 10 Jahren so gelagert werden, dass ihre Lesbarkeit nicht beeinträchtig wird. Die Frist zur Festschreibung unbarer Geschäfte beläuft sich auf 10 Tage. Vor Einführung der GoBD gab es keine klar definierte Regelung eines Zeitraums zur Erfassung. Kontokorrentbeziehungen setzen die Unveränderbarkeit der Dokumente spätestens acht Tage nach dem Geschäftsvorfall voraus. Ob die Belege digital oder physisch aufbewahrt werden, unterliegt keiner klaren Vorgabe und bleibt dem Unternehmer überlassen.

Die Unveränderbarkeit in Übersicht erklärt

Unveränderbarkeit bedeutet, dass der jeweilige Beleg nach der Festschreibung nicht geändert, angepasst oder umgeschrieben wird. Das Outsourcing der Buchhaltung an eine Steuerbüro ist durch die Richtlinienänderung nicht betroffen. Allerdings gilt auch hier: Festgeschriebene Belege darf man nicht verändern. Eine nachträgliche Änderung stellt die Plausibilität und den Wahrheitsgehalt der Buchhaltung in Frage. Ist eine Änderung vorhandener Fehler notwendig, erfolgt diese vor Ablauf der Frist und vor der endgültigen Festschreibung.

Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchhaltung gilt erst als eingehalten, wenn ein Beleg gebucht und ohne nachträgliche Veränderungsmöglichkeit abgelegt ist. Kommt es zu einer später notwendigen Anpassung, muss diese lückenlos dokumentiert und in einem Protokoll festgehalten werden. Die strengen Kriterien zur Unveränderbarkeit von Belegen dient der Manipulationsbekämpfung. Unternehmer müssen ihre Unterlagen plausibel, mit nachvollziehbarem Inhalt und ordnungsgemäß fixieren und im Zeitraum von 10 Jahren für die jederzeitige Verfügung durch die Finanzbehörde sorgen.

Die Fristeinhaltung gilt auch, wenn ein Steuerbüro mit der Buchführung und Aufbewahrung der Dokumente beauftragt wird. Der Steuerberater arbeitet im Sinne des Mandanten und nimmt keine eigenmächtigen Änderungen vor.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen

Dokumente und Belege müssen aufbewahrt werden

Für die fristgemäße und ordnungsgemäße Aufzeichnungs– und Aufbewahrungsfrist geschäftlicher Belege gibt es verschiedene Grundsätze. Klarheit und Transparenz, richtige sowie von Willkür freie Handlungen und die Vollständigkeit der Dokumente bilden die Basis. Die Terminierung und periodische Abgrenzung sowie die Gleichheit in den Bewertungs– und Abrechnungsmethoden ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Im Vergleich zu den aktuellen Frist- und Regelvorschriften waren die Regularien der GDPdU verhältnismäßig offen, da es keine Konkretisierung der Fristen gab. Lediglich die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren war früher, und ist auch heute verbindlich. Bei einzelnen Vorgaben mit Auslegungsnotwendigkeit dienen die Regelungen einer Ergänzung der Vorgaben, die im Handelsgesetzbuch geregelt sind.

Die Vorteile einer Software zur plausiblen Buchhaltung

Unternehmer können mit DMS-Software Zeit und Kosten sparen. Die unveränderbare Speicherung aller Dokumente, Akten und Belege wird mittels der Software einfach und den Grundsätzen der GoBD entsprechend vorgenommen. Diese Möglichkeit eignet sich nicht nur für große Konzerne. Auch mittelständische und kleine Firmen unterliegen den gleichen Vorgaben wie Großunternehmen, woraus sich identische Verpflichtungen in der Buchhaltung und Unterlagenaufbewahrung ergeben.

Die digitale Buchhaltung wird durch die Aufbewahrung physischer Belege unterstützt und in ihrer Plausibiltiät verstärkt. Ein Programm für alle Arbeitsschritte der Erfassung und Ablage von Dokumenten ist hilfreich und sorgt für ÜbersichtlichkeitDMS-Software verfügt über eine bedienfreundliche Nutzeroberfläche und eine transparente Struktur. Das Programm wird von Finanzbehörden anerkannt, da es in seiner Funktion auf den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung basiert. Zur Ablage und Aufbewahrung von Akten, Dokumenten und Unterlagen kommt die Möglichkeit, durch die Erinnerungsfunktion keine Frist zu versäumen.

Mit Hilfe einer leicht bedienbaren und leistungsstarken Software muss der Unternehmer die Buchführung und Beleg-Aufbewahrung außerdem nicht auslagern. Die Umsetzung der Unveränderbarkeit aller Dokumente ist ein integrierter Bestandteil der DMS-Software, die manuelle Dateiformatsumwandlungen anhand dieser Tatsache ausschließen lässt.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Das DM-System und seine wichtigsten Funktionen

Ein Dokumentenmanagement-System ist – wie der Name  bereits verrät – in erster Linie dafür zuständig, unterschiedliche Dokumente zu managen. Das bedeutet, ein DM-System ist für die Organisation und die – im Idealfall einfache – Handhabung der entsprechenden Dokumente zuständig. Was dies aber konkret bedeutet, ist nicht jedem unbedingt von Anfang an klar. Wir stellen Ihnen daher die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems an dieser Stelle vor.

Weltweiter Zugriff ist kein Problem

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Es ist längst nicht mehr unüblich, von zu Hause aus oder auch von unterwegs zu arbeiten. Theoretisch könnte man auch an einem karibischen Strand liegen, während man mithilfe des Laptops mit seiner Firma verbunden ist. Wären Dokumente und Dateien eines Unternehmens lediglich lokal gespeichert, könnte allerdings nicht auf die benötigten Unterlagen zugegriffen werden.

Für dieses Problem bieten DMS mehrere Lösungswege. Natürlich benötigen Sie auf jeden Fall eine Internetverbindung. Ob Sie diese über Ihren Laptop oder über Ihren PC zu Hause benutzen, spielt dabei keine Rolle. Über einen Browser erreichen Sie das DM-System. Sie müssen also keine Software installiert haben.

Fast schon Büro-Feeling bekommen Sie, wenn Sie ein DMS nutzen, das die Funktion WebDAV beinhaltet. Mit dessen Hilfe können Sie – wie in Ihrem Unternehmen – über den Windows-Explorer, bzw. dessen Pendants von Apple oder Linux, in das Datenmanagement-System Ihres Unternehmens einloggen.

Schneller Zugriff auf Informationen

Die Arbeit an einem PC führt zur Erzeugung von elektronischen Dokumenten. Der Computer ist heute aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Und auch die Anzahl der computerfreien Privathaushalte ist in Deutschland verschwindend gering. Die Menge an Dokumenten, die verwaltet werden wollen, ist vor allem in Unternehmen immens. Da werden Briefe oder andere Texte geschrieben, Tabellen angelegt, E-Mails empfangen und versendet, Bilder gespeichert, Präsentationen vorbereitet und Zeichnungen eingescannt.

Im Normalfall werden diese Dateien in Unternehmen auf einem Server oder in einer Cloud gespeichert. Zwar versucht man meist, ein Speichersystem zu erarbeiten, so dass man einmal gespeicherte Dateien auch später wieder findet, doch die Realität hat gezeigt, dass man doch sehr häufig damit beschäftigt ist, nach einer Datei zu suchen. Nach einer Umfrage verbringen Mitarbeiter rund 13 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, nach Dokumenten auf ihrem Computer zu suchen.

Ein Dokumentenmanagement-System sorgt dafür, dass diese Zeit sinnvoller genutzt werden kann. Dafür bekommen die Dokumente einen Index. Anschließend können sie mit einer Volltext-Suchfunktion durchsucht werden. Sie können Ihre Suche dabei auf unterschiedliche Art und Weise eingrenzen. So können Sie beispielsweise nur Excel-Dateien durchsuchen oder sämtliche E-Mails. Durch sogenannte Metadaten, die man den einzelnen Dateien geben kann, ist es auch möglich nach Daten, Kundennummern oder Namen zu suchen. Dadurch verringert sich die Suchzeit erheblich.

Wie in einem Aktenordner alles an einem Ort

Die digitale Antwort auf den Aktenordner

Viele Unternehmer und Arbeitnehmer, die schon viele Jahre in der Berufswelt tätig sind, beklagen sich darüber, dass früher alles einfacher war. Zwar sollte die Digitalisierung uns das Leben einfacher machen, doch ist das in vielen Fällen nicht der Fall. Während man zum Beispiel früher einfach alle Unterlagen in einem Aktenordner gesammelt hat, sind diese nun auf verschiedene Speicherorte verteilt.

E-Mails liegen auf dem Server, Rechnungen sind in dem entsprechenden Programm gespeichert. Der Schriftverkehr verbirgt sich in diversen Ordnern und ist teilweise digital, teilweise schriftlich in einem klassischen Ordner aufgehoben. Durch ein DM-System finden Sie alle Informationen geordnet an ein und demselben Ort.

Die Prozesse eines Unternehmens automatisieren

Eine Automatisierung ist dann sinnvoll, wenn dadurch die Mitarbeiter entlastet werden, der Betrieb dadurch Zeit und Kosten sparen kann oder wenn dadurch die Geschäftsprozesse generell rascher ablaufen können. In den meisten Unternehmen wird beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen nach wie vor papierhaft durchgeführt. Dies geschieht zumeist manuell, was einen erhöhten Zeitaufwand bedeutet.

Möchte man die Bearbeitung von Rechnungen vollautomatisch abwickeln, könnte das folgendermaßen aussehen: Das DMS erfasst die erhaltene Rechnung. Dies geschieht entweder, indem sie zuvor – doch noch manuell – eingescannt werden oder, wenn sie per E-Mail empfangen wurden, in das DM-System eingepflegt werden. Das Dokumentenmanagement-System prüft nun die Rechnung und gleicht sie gegen eine zuvor erfasste Bestellung oder Beauftragung ab. Wenn alles richtig ist, legt das DMS die Rechnung automatisch revisionssicher ab und veranlasst die Zahlung. Eine eventuell vorhandene Skontofrist wird dabei automatisch beachtet.

Kollaboration – eine besser funktionierende Zusammenarbeit

Über ein DMS funktioniert die Kommunikation

Das ursprünglich aus dem englischsprachigen Raum stammende Wort Collaboration hat es mittlerweile auch in den deutschen Duden geschafft. Der Begriff Kollaboration bezeichnet in der Informationstechnologie die Zusammenarbeit von Teams an Projekten. Damit diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, sollten zwei Faktoren gegeben sein: Die Information und die Kommunikation.

Viele DMS haben hierfür in ihrer Software eine Lösung integriert. Sowohl der Austausch von Informationen als auch die Kommunikation finden am selben Ort statt: innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems.

Zu diesem Zweck verfügen die meisten DMS zum einen über einen bequemen Mitteilungsdienst, über den Sie von allen Änderungen oder neu hinzugefügten Dokumenten nahezu ohne Zeitverzögerung erfahren. Zum anderen enthalten die Systeme häufig eine Notizfunktion, über die Sie sich direkt mit anderen Teilnehmer austauschen können. So können Sie beispielsweise Kommentare zu einem Dokument hinterlassen oder auch Nachrichten schreiben oder beantworten.

Bei einigen Dokumentenmanagement-Systemen ist es sogar möglich, externen Beteiligten einen Link zukommen zu lassen, so dass auch sie für sie wichtige Informationen erhalten können, ohne dass sie gleich Zugriff auf den gesamten Inhalt des DMS haben.

Mit einem DM-System die Richtlinien und Gesetze einhalten

Um als Unternehmen seine bedeutsamen Dokumente ordnungsgemäß und vor allem gesetzeskonform digital zu archivieren, sind im Grunde zwei Dinge Thema. Zum einen das Einscannen von papierhaften Dokumenten, die man anschließend vernichtet (ersetzendes Scannen) und zum anderen das Empfangen von digitalen Dokumenten.

Die Dokumente, die anschließend in Ihrem System gespeichert sind, müssen nachweislich Originale sein. Hierfür ist zum einen eine Dokumentation des Verfahrens notwendig, mit welchem die Dokumente in Ihr System gelangt sind, bzw. wie der Prozess der Archivierung bei Ihnen organisiert ist. Zum anderen sind die meisten DMS mit Möglichkeiten ausgestattet, um Sie zu befähigen, die Originalität Ihrer Dokumente zu beweisen. Hierfür lässt der DMS-Anbieter im Vorfeld von einem unabhängigen Dritten überprüfen, ob sein angebotenes System eine gesetzeskonforme Archivierung erlaubt oder nicht.

Fazit

Ein Dokumentenmanagement-System kann sehr viel mehr leisten, als man anfänglich vielleicht glauben mag. Der Arbeitsalltag wird an vielen unterschiedlichen Stellen stark vereinfacht. Dadurch spart man Zeit und letztendlich auch Geld, das an anderer Stelle wiederum sinnvoll eingesetzt werden kann. Hierfür sollte das DM-System jedoch optimal auf das Unternehmen abgestimmt und zugeschnitten sein.

interne Kommuniaktion

DMS und interne Kommunikation

Wie läuft die interne Kommunikation in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen ab? Was bei einer Anzahl von maximal 10 Mitarbeitern noch in persönlichen Gesprächen funktioniert, ist schon bei Betrieben mit mehrere Abteilungen fast nicht mehr denkbar. Es müssen Lösungen für die interne Kommunikation geschaffen werden. DMS (Dokumentenmanagement System) heißt meist die Antwort auf die Frage, wie Kommunikation trotzdem funktionieren kann. Aber welche Aufgaben kann ein gutes DMS erleichtern und was nutzt es bei betrieblichen Abläufen?

Weshalb ist ein DMS nötig?

Wenn nicht alle Mitarbeiter an einem Standort sitzen, fängt die Problematik häufig bereits an: Jeder sollte immer und überall erreichbar sein, seien Arbeitsergebnisse ablegen und gemeinsam mit seinen Kollegen an Dokumenten arbeiten. Auf eine große Distanz ist das nur zu meistern, wenn die interne Kommunikation reibungslos funktioniert. Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit zur Ablage gemeinsamer Dokumente. Jeder, der daran arbeitet, lädt das Dokument herunter, nimmt seine Änderungen vor und lädt es wieder hoch – So kann auch gemeinsam, aber trotzdem nie parallel und damit doppelt, gearbeitet werden. Deadlines werden so leichter eingehalten und für alle Beteiligten ist schnell ersichtlich, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Diese Dokumente können im täglichen Betrieb wichtig sein

Mitarbeiter sind häufig auf der Suche nach den selben Dokumenten und suchen meist regelmäßig das Gleiche. Das können Arbeitsanweisungen sein, Vorlagen (Urlaubsanträge, Informationen zur Gleitzeit, u.v.m.). Stellt man sich nun vor, dass jeder Mitarbeiter immer wieder seine Kollegen fragen müsste, wo er diese oder jene Information findet, geht vor allem jede Menge Zeit verloren und ein großes Chaos entsteht. Die Suche nach etwas sollte in einem gut organisierten Unternehmen keine wesentliche Rolle spielen. Wichtige Listen und Anordnungen können dort ebenso abgelegt werden wie Arbeitspapiere. Beachtet werden sollte im Unternehmensalltag, dass die interne Kommunikation allerdings in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite ist. Vertrauliche Dokumente dürfen nur jenen Personen zugänglich sein, die diese auch sehen dürfen.

Und wie funktioniert die interne Kommunikation?

Ein gutes DMS beinhaltet auch alle laufenden und abgeschlossenen Projekte und liefert alles, was dazu gehört. Einzelne Aufgabe der beteiligten Mitarbeiter können dort einfach hinterlegt werden. Die interne Kommunikation innerhalb eines Projektes ist oftmals die Frage, wie der Projekt- bzw. Aufgabenstatus denn nun gerade ist. Das DMS liefert diese Antwort sofort. Wer arbeitet gerade an welchen Aufgaben, wie weit ein ein Status fortgeschritten, verschiebt sich die Endphase? Alle diese Fragen können beantwortet werden ohne zahlreiche Personen hierfür kontaktieren zu müssen. Für die interne Kommunikation ist allerdings selbst bei einem sehr guten DMS unerlässlich, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte es auch wirklich verwenden. Das heißt: Eigene Projekte und Aufgaben müssen innerhalb des DMS gepflegt werden und wer fündig werden möchte, muss sich auch darauf verlassen, dass alle relevanten Informationen dort abgelegt werden und veraltete Dokumente durch aktuelle Versionen ersetzt werden.

Große Datei versenden

Große Datei versenden einfach gemacht

Eine große Datei versenden ist auch heutzutage nicht ohne Weiteres möglich. Bei den üblichen E-Mail-Anbietern gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße. Wie können Sie besonders große Dateien aber trotzdem über das Internet versenden?

Auch wenn die technische Entwicklung in den letzten Jahren rasant vorangeschritten ist: Noch immer kann der Versand von großen Dateien über das Internet Probleme bereiten. Große Datenmengen im Anhang einer E-Mail zu versenden geht beispielsweise nicht.

Da der Austausch großer Dateien aber immer wichtiger wird, gibt es hier eine Reihe von Lösungen am Markt. Einige davon sind kostenlos, andere hingegen kostenpflichtig. Wer geschäftliche Daten übertragen möchte, sollte auf eine professionelle Lösung Wert legen.

Besonders einfach: Die Übertragung von Dateien im gleichen Netzwerk

Müssen Dateien nur zwischen Computern im gleichen Netzwerk übertragen werden, kann dies beispielsweise direkt über das WLAN geschehen. Ein spezieller Dienst ist hierfür nicht erforderlich. Alternativ kann die Übertragung auch per USB erfolgen. Hier ist natürlich eine besonders hohe Datensicherheit gegeben.

Große Dateien in der Cloud versenden

Wenn die Datei in ein anderes Netzwerk übertragen werden soll, dann wird sehr wahrscheinlich ein Filehoster zur Anwendung kommen. Hier werden Dateien online in der Cloud gespeichert. Die Datei wird also einfach hochgeladen und kann dann, sofern die jeweiligen Zugriffsberechtigungen vorliegen, auch auf anderen Computern heruntergeladen werden.

Die Auswahl an verschiedenen Cloud- und Filehosting-Anbietern ist groß. Gerade wenn es sich um sensible Daten oder geschäftliche Dateien handelt, sollte die Cloud-Lösung mit Bedacht gewählt werden.

Zu den meistgenutzten Filehostern gehören beispielsweise Dropbox und OneDrive, welches zu Microsoft gehört.

Große Datei versenden über ein Dokumenten-Management-System

Wer Dateien im geschäftlichen Umfeld austauschen will, sollte auch die Option eines professionellen Dokumenten-Management-Systems, auch DMS genannt, in Betracht ziehen. Ein DMS bietet vielfältige Optionen, um Dateien und Software zu verwalten und zu nutzen.

Zu den Vorteilen bei einem hochwertigen DMS gehört zum Beispiel die Datensicherheit in der Cloud, der Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien und Unterlagen durch Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an den Dateien.

Der Versand großer Dateien ist mit einem Dokumenten-Management-System ebenfalls kein Problem. Dateien können einfach hochgeladen und auf einem anderen Computer wieder heruntergeladen werden.

Die Sicherheit beim Versand von Dateien über ein DMS

Die Bandbreite an Cloud-Diensten und Filehostern ist groß. Nicht alle sind aber dazu geeignet, sensible Dateien zu hosten.

Bei der Auswahl eines DMS sollte daher unbedingt auf die Datensicherheit geschaut werden. Werden die Dateien beispielsweise nur verschlüsselt übertragen? Was passiert, wenn die Server der Cloud ausfallen? Sind die Daten dann trotzdem sicher gespeichert? Und welchen Zugriff hat der Hoster selbst auf die Daten?

Viele deutsche Unternehmen haben Probleme damit, ihre Daten bei internationalen Anbietern zu speichern. Das trifft vor allem auf amerikanische Anbieter zu, die zahlreich auf dem Markt vertreten sind. Ein Beispiel hierfür ist Dropbox.

In einem solchen Fall sollte man auf einen DMS-Anbieter zurückgreifen, der die Daten nur auf deutschen Servern speichert. Damit ist gewährleistet, dass der Anbieter im Rahmen der deutschen Gesetze handeln muss.

Die verschiedenen Optionen, um große Dateien zu verschicken

Wenn eine Datei zu groß ist, um per E-Mail versendet zu werden, muss auf andere Optionen zurückgegriffen werden. Soll die Übertragung im gleichen Netzwerk stattfinden, kann dies einfach über das WLAN oder per USB geschehen.

Ansonsten bietet sich der Versand über die Cloud an. Hier ist es ohne Probleme möglich, auch extrem große Dateien und Datenpakete zu versenden. Das kann auch über ein DMS geschehen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters sollte gerade in einem geschäftlichen Umfeld auf die Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes geachtet werden.

Die Aufbewahungspflicht fuer Selbststaendige

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Selbstständige

Der selbstständig Tätige hat in unserer Arbeitswelt ein Menge Verpflichtungen. Eine dieser vielen Verpflichtungen betrifft die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Hier ist es die Vorschrift des § 147 AO, die aus steuerrechtlicher Sicht elementare Regelungen enthält.

Die Aufbewahrungsfristen

Wenn es für den Selbstständigen um die Aufbewahrungspflicht von betrieblichen Unterlagen geht, dann sind regelmäßig zwei Fristen zu beachten. Es gibt eine Frist von sechs und eine Frist von 10 Jahren. Dies ist explizit in der vorbezeichneten Vorschrift geregelt. Aber auch aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB ergeben sich die gleichen Fristen. Es gibt aber auch Ausnahmen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten laufen nämlich dann nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und die betreffenden Unterlagen für die Finanzbehörden von Relevanz sind. Dies kann dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen in Einzelfällen deutlich länger ausfallen können.

Dies gilt namentlich auch in den Fällen, wenn gegen einen Selbstständigen beispielsweise steuerstrafrechtliche Ermittlungen angestrengt worden sind, aber auch in den Fällen einer vorläufigen steuerlichen Festsetzung oder einer steuerlichen Außenprüfung. Im Übrigen beginnen die Aufbewahrungsfristen grundsätzlich erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem beispielsweise von dem Steuerberater der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wird der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015 im Laufe des Jahres 2016 fertiggestellt, so beginnt die Aufbewahrungspflicht für diesen Jahresabschluss mit Schluss des Jahres 2016.

Dasselbe gilt zum Beispiel für eingehende oder ausgehende Rechnungen. Für Rechnungen, die im Laufe des Geschäftsjahres 2016 ein- oder ausgehen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Jahres 2016 zu laufen. Eine detaillierte Regelung hierzu enthält der Abs. 4 der oben genannten Vorschrift.

Die betroffenen Unterlagen

Die Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten demnach für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, allerdings nur soweit diese für den Fiskus von Bedeutung sind. Alle anderen in § 147 AO aufgelisteten geschäftlichen Unterlagen beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie unter anderem Rechnungen unterliegen grundsätzlich den Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.

Dies bedeutet in der Praxis, dass grundsätzlich jeder Selbstständige die einzelnen Geschäftsvorfälle betreffende sämtliche Rechnungen für regelmäßig zehn Jahre aufbewahren muss.

Adressat dieser Aufbewahrungspflichten

Eine nächste Frage ist die, welcher Selbstständige konkret von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen ist. Auch hier geben die Regelung in der Abgabenordnung in Verbindung mit dem Umsatzsteuergesetz eine Antwort.

Wer beispielsweise aus einem Gewerbebetrieb Gewinn von über 60.000 EUR oder einen Umsatz von über 600.000 EUR im Geschäftsjahr erwirtschaftet hat, ist verpflichtet, Bücher zu führen und damit auch verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen etc. zu beachten. Es gilt hier der Grundsatz, dass derjenige, der handelsrechtlich zur einer kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist, auch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen etc. zu beachten hat.

Da Kleingewerbetreibende und Freiberufler grundsätzlich nicht buchführungspflichtig sind, gelten für diese die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig nicht. Allerdings sollte auch hier beachtet werden, dass auch diese Berufsgruppen aus umsatzsteuerrechtlicher Pflicht Betriebseinnahmen aufzuzeichnen haben. Auch hier gilt dann wieder der Grundsatz, dass steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind. Sinn und Zweck dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es eben, den zuständigen Finanzbehörden zu ermöglichen, aufgrund der vorhandenen geschäftlichen Unterlagen die Steuer korrekt zu ermitteln.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Sofern Sie als Gewerbetreibender oder auch Freiberufler diese Aufbewahrungspflichten nicht einhalten, kann dies zu schwerwiegenden Sanktionen führen. Im Regelfall wird es dann zu einer Steuerschätzung kommen. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass diese Steuerschätzung wesentlich höher ausfällt, als wenn eine steuerliche Festsetzung auf der Grundlage vorhandener Geschäftsunterlagen erfolgt. Im Übrigen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten zu strafrechtlichen Verurteilungen führen. Diese Gefahr besteht vor allem in den Fallkonstellationen, in denen noch zusätzlich weitere Steuerstraftatbestände verwirklicht worden sind.

Fazit: Insgesamt ist er sehr wichtig, sich an diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu halten. Bei Unklarheiten sollten Sie auf jeden Fall einen fachmännischen Rat einholen, damit Sie seitens der Finanzbehörden keine Sanktionen zu erwarten haben.

Die Aufbewahrungspflicht mit einem DMS einhalten

Als Unternehmer kennen Sie die Pflicht, gewisse Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufzuheben. Damit ist ein individuelles Document Management System, kurz auch als DMS bezeichnet, gefragt. Darin können Sie Kaufbelege, gewisse Korrespondenzen oder Versicherungspolicen sicher und richtig aufbewahren, um Sie im Fall der Fälle der Finanz- oder einer sonst befugten Behörde vorweisen zu können.

Für das DMS gibt es keine Ausnahmeregelung

Kleinunternehmer, Freiberufler, aber auch Unternehmer müssen also sämtliche Dokumente, die in Zusammenhang mit einem Kauf, mit der Korrespondenz oder mit einer Versicherung stehen, aufheben. Wenn Sie sich jetzt fragen, ob es hier Ausnahmeregelungen gibt, so ist dies grundsätzlich zu verneinen. Sie können alle Dokumente digital speichern, wobei Sie bei gewissen Fällen auch das papierbasierte Original nicht vernichten dürfen. Das betrifft vor allem Versicherungspolicen, aus denen Sie einen Leistungsanspruch lukrieren können, also zum Beispiel eine Renten- oder Lebensversicherung.

Auch für Bilanzen und Jahresabschlüsse gilt diese Regelung ebenso wie für sämtliche Dokumente, für die Sie in Deutschland eine Vorsteuer geltend machen möchten, allerdings im Inland dazu keinen Umsatz generiert haben. Dies ist in § 62 Abs. 2 UstDVgenau geregelt. Eine Aufbewahrung der Originaldokumente empfiehlt sich auch in Zusammenhang mit Immobilien.

Regelung der Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich erstreckt sich die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, auf sämtliche juristische und natürliche Personen. Geregelt ist sie individuell aus dem § 147 AO oder § 257 HGB bzw. § 14 UstG. Aus diesen Paragraphen ergeben sich auf die Fristen zur Aufbewahrungspflicht, wobei sich diese zum Einen nach der Dokumentenart selbst richtet, zum anderen aber auch nach der Frage, wer das Dokument warum aufbewahrt.

Grundsätzlich müssen Sie als Gewerbetreibender mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren rechnen. Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen alle Buchungsbelege, Schriftstücke die Organisation Ihres Unternehmens betreffend und die kompletten Jahresabschlüsse mit den vollständigen Lagerberichten.

Zusätzlich kann es auch um die Eröffnungsbilanz sowie alle den Zoll betreffenden Dokumente und eine Verzeichnis über das Inventar gehen. Grundsätzlich können Sie sich einfach daran orientieren, dass alles aufbewahrt werden sollte, was Sie im Falle einer Steuerprüfung zur Vorlage benötigen.

DMS für die zeitgemäße Aufbewahrung

Grundsätzlich ist die Aufbewahrung von Rechnungen oder Kaufbelegen in Form eines DMS natürlich zeitgemäß. Zudem ist sie auch vom Gesetzgeber erlaubt, der allerdings die genannten Ausnahmen verfügt hat. Festgelegt ist dies alles im § 14 UstG, der die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellungen von Dokumenten exakt regelt. Dazu gehört, dass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, auch dokumentiert werden, vor allem aber müssen Sie auch etwaige Fehler beim Scannen in einem extra Protokoll festhalten.

Die Person in Ihrem Unternehmen, die für das DMS zuständig ist, muss dazu geeignet und entsprechend von Ihnen autorisiert sein. Das DMS in Ihrem Betrieb muss umfassend den Anforderungen nach individueller Dokumentation der Metadaten und der kompletten Revisionssicherheit gerecht werden. Beachten sollten Sie außerdem, dass Sie die Originale erst nach einer neuerlichen Datensicherung vernichten dürfen, wobei dies als rechtskonform gilt, wenn es § 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO als zulässig erklärt.

Vorteile von DMS liegen auf der Hand

Grundsätzlich ist die digitale Archivierung von Dokumenten, sofern sie den rechtlichen Grundlagen entspricht, praktisch. Denn sie schafft nicht nur Platz, sondern eröffnet Ihnen im Unternehmen eine neue Form der Zusammenarbeit. Unabhängig von individuellen Standorten können Ihre Mitarbeiter oder Sie über den Browser auch von mobilen Geräten darauf zugreifen.

Das spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Ressourcen der Mitarbeiter. Viele Anbieter für DMS bieten zudem extra Features neben der standardmäßigen Digitalisierung an, wie etwa Notizfunktionen innerhalb eines Dokumentes selbst. Damit wird die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zusätzlich erleichtert. Eine professionelle DMS schützt Ihre Daten auch vor Diebstahl und Feuer- sowie Wasserschäden.

Steuererklärung DMS

Mit einem DMS die Steuererklärung einfach erledigen

Die Steuererklärung gehört ganz sicher nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten. Trotzdem muss Sie immer wieder aufs Neue abgegeben werden. Es spricht also nichts dagegen, mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) die Arbeit an der Steuererklärung möglichst einfach zu gestalten.

Egal ob privat oder beruflich, die Steuererklärung ist meistens eine lästige Pflicht. Schließlich müssen viele Dokumente gesammelt, verschiedene Formulare korrekt ausgefüllt und abgegeben werden. Und möglicherweise winkt dann auch noch eine Steuernachzahlung. Es hilft aber nichts, die Steuererklärung muss erledigt werden. Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem dabei helfen, diese Aufgabe schnell hinter sich zu bringen.

Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Steuererklärung helfen?

Mit einem DMS lassen sich Unterlagen sicher abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Die Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Papierablage sind dabei vielfältig. Dazu gehören zum Beispiel die höhere Sicherheit bei einem hochwertigen Dokumentenmanagementsystem und die leichtere Auffindbarkeit.

Dokumente für die Steuererklärung sicher abspeichern

Für die Steuererklärung muss häufig eine Vielzahl von Belegen eingereicht werden, beispielsweise Rechnungen. Diese Belege liegen meist in Papierform vor. Daher werden Sie auch in einem Archiv-Ordner abgeheftet. Das ist solange kein Problem, wie der Papierbeleg existiert. Allerdings kann es dann zu Problemen kommen, wenn er zerstört wird oder einfach nicht mehr auffindbar ist. Das kann zum Beispiel durch ein Feuer passieren. Auch bei einem Umzug kann ein Ordner schnell mal verloren gehen. Für einen solchen Fall sollte unbedingt eine Kopie der Unterlagen erstellt werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann zumindest sicherstellen, dass eine digitale Kopie der Belege existiert. Hier werden die Dateien in der Cloud gespeichert. Bei einem hochwertigen Anbieter ist die Datensicherheit dabei kein Problem. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass die deutschen Steuerbehörden noch immer auf die Arbeit mit Papierbelegen fixiert sind und es zu Problemen bei der Anerkennung einer digitalen Kopie kommen kann.

Unterlagen für die Steuererklärung im Dokumentenmanagementsystem schnell wiederfinden

Ein Papierarchiv hat ein weiteres großes Problem: Es wird schnell sehr unübersichtlich. Dabei kann es durchaus passieren, dass gewisse Belege nicht mehr auffindbar sind. Damit das nicht geschieht, ist ein Ablagesystem erforderlich, welches übersichtlich ist und trotzdem immer wieder erweitert werden kann. Trotzdem kann es dabei zu Mehraufwand kommen, zum Beispiel weil Belege immer wieder umgeheftet werden müssen.

Bei einen DMS gibt es diese Probleme nicht. Sobald eine Datei einmal hochgeladen wurde, lässt sie sich einfach wiederfinden. Dafür sorgen zum Beispiel Schlagworte, mit denen die einzelnen Dokumente verknüpft werden können. Das Ablagesystem lässt sich außerdem beliebig erweitern.

Ist eine papierlose Steuererklärung möglich?

Wer sich etwas näher mit den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems beschäftigt, der kommt schnell zur Frage nach dem papierlosen Büro. Wäre es nicht viel einfacher, stets alle Unterlagen und Dokumente einzuscannen und die Papierbelege einfach zu vernichten? So ließe sich beispielsweise viel Platz für ein Papierarchiv sparen.

Aus technischer Sicht ist das Ganze auch kein Problem. Mit entsprechenden Dokumentenscannern können Belege eingescannt und dann mit einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden. Leider macht aber die Bürokratie der papierlosen Steuererklärung einen Strich durch die Rechnung.

So muss die Übereinstimmung der digitalen Kopie mit dem Original auf Papier im Zweifel von einem Gericht entschieden werden. Hier gibt es noch keine Rechtssicherheit und es kommt stets auf den Einzelfall an. Sie sollten daher die Papierbelege auf jeden Fall aufheben. Allerdings kann ein Dokumentenmanagementsystem die Arbeit an der nächsten Steuererklärung trotzdem vereinfachen. Ihr Papierarchiv muss jetzt nicht immer in direkter Reichweite sein, stattdessen können die Ordner zum Beispiel platzsparender in einem Lagerraum untergebracht werden.

Die nächste Steuererklärung mit Dokumentenmanagementsystem

Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem wird die Arbeit an der nächsten Steuererklärung deutlich einfacher. Anstatt sich durch Berge an Papier zu wühlen und Stunden damit zu vergeuden, einen wichtigen aber leider nicht auffindbaren Beleg zu suchen, haben Sie bei einem gepflegten Dokumentenmanagementsystem stets alle Unterlagen digital griffbereit. Wer schon einmal an seiner Steuererklärung verzweifelt ist, der wird diese Hilfe mit Sicherheit zu schätzen wissen.

DMS und Dropbox bieten beide Möglichkeiten der Archivierung

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Die Aufbewahrung von Dokumenten fällt mit der Zeit gar nicht so leicht – insbesondere dann nicht, wenn die Dokumente sich stapeln und man zu viel Zeit dafür braucht, die einzelnen Schriftstücke zu sortieren. Doch irgendwann mal können manche Dokumente einfach entsorgt werden, wodurch mehr Platz im Aktenschrank entsteht. Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind gesetzlich vorgeschrieben, und zwar nicht nur für Gewerbetreibende, Selbstständige oder Händler, sondern in vielen Fällen auch für Privatpersonen. Werden solche Dokumente zu früh entsorgt, kann man sich unnötigen Stress einhandeln.

Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?

Von der Aufbewahrungspflicht sind sowohl Unternehmen, als auch Selbstständige und Privatpersonen betroffen. Der Unterschied besteht hier jedoch in den jeweiligen Aufbewahrungsfristen. So müssen Privatpersonen beispielsweise Rechnungen nicht so lange aufbewahren, wie Gewerbetreibende oder Selbstständige. Trotzdem sollte man vor der Entsorgung der Unterlagen erst mal die jeweiligen Aufbewahrungsfristen überprüfen, denn diese können bis über zehn Jahre lang betragen. Für Urteile, Prozessakten und Mahnbescheide gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

Aufbewahrungspflicht fuer GewerbetreibendeJeder Gewerbetreibende ist gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen zu bewahren, wobei die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahre betragen.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich für Gewerbetreibende nach dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenverordnung (AO) geregelt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) dagegen enthält die gesetzlichen Vorschriften für Kaufleute. Zum größten Teil stimmen die steuerrechtlichen und die handelsrechtlichen Vorschriften überein, doch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften sind in der Praxis für Gewerbetreibende relevant.
Neben den genannten Gebieten gibt es auch Vorschriften aus anderen Gebieten, wie z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht oder dem Arbeitsrecht sowie dem Produkthaftungsgesetz.
Im Grunde ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, zu deren Aufbewahrung verpflichtet. Die Einzelheiten zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht werden sowohl in der AO geregelt, als auch in einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Tätigkeiten oder Berufe Aufzeichnungspflichten und Buchführungspflichten vorschreiben.
Alle Gewerbetreibende sind daneben ab Überschreiten bestimmter Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig, wobei die Umsatzgrenze bei 500.000 EUR liegt und die Gewinngrenze bei 50.000 EUR.

Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig?

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, welche aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bestehen,
  • Eröffnungsbilanz,
  • Lageberichte,
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung bedeutend sind.

Kaufleute sind dazu verpflichtet, folgende Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Einzelabschlüsse, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis erforderlich sind,
  • empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Betriebsinterne Aufzeichnungen (Arbeits- oder Fahrberichte beispielsweise) unterliegen nicht der Aufbewahrungspflicht.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Unterlagen:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und deren Wiedergaben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Alle anderen Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die Unterlage entstanden ist. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt jedoch erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Unter bestimmten Umständen können sich die Aufbewahrungsfristen auch verlängern, und zwar dann, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind, die gesetzliche Fristsetzungsfrist für Steuern jedoch noch nicht abgelaufen ist.

Im Falle einer Steuerhinterziehung wird die Frist auf zehn Jahre verlängert. Wenn die Steuer jedoch leichtfertig verkürzt worden ist, wird die Aufbewahrungsfrist auf fünf Jahre verlängert.

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige

Aufbewahrungsfrist fuer SelbststaendigeSelbstständige sind im Grunde genau wie Unternehmen dazu verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Zwar sind diese nicht im Handelsregister eingetragen, doch für Selbstständige gelten dieselben Vorschriften wie für große Konzerne. Außerdem sind Selbstständige, die einen Umsatz und Gewinn von über 600.000 EUR oder 60.000 EUR im Jahr erzielen, zu einer steuerlichen Buchführung verpflichtet. Selbstständige, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, jedoch als Nicht-Kaufleute gelten, müssen sogar eine doppelte Buchführung anfertigen.

Die Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Bankauszüge gilt hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei ist es völlig egal, ob es sich dabei um Bankauszüge auf dem Papier oder in digitaler Form handelt. Diese müssen sauber und ordentlich sortiert werden. Wird hierbei eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nicht eingehalten, ist die Folge eine Geldstrafe.

Dieselbe Aufbewahrungsfrist ist auch für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen sowie für Jahresabschlüsse, Lageberichte und ähnliche Unterlagen vorgesehen. Empfangene Geschäftsbriefe und Lohnkonten können dagegen wie im Falle der Gewerbetreibenden schon nach sechs Jahren entsorgt werden. Ansonsten gilt für alle anderen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt auch hier mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die jeweilige Unterlage entstanden ist.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Für Privatpersonen gilt in manchen Fällen auch die Aufbewahrungspflicht der Unterlagen.
Zwar müssen private Dokumente in der Regel nicht so lange aufbewahrt werden wie geschäftlichen Unterlagen, doch trotz dessen sollten einige private Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. So beträgt die empfohlene „Aufbewahrungsfrist Rechnungen“, bzw. für Kaufverträge und Kassenbons, Rechnungen und Garantieunterlagen sowie für die Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren 2 Jahre.

Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht betrifft die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen, wobei die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre lang beträgt. Bei Mängeln gilt eine Verjähungsfrist von fünf Jahren. Daher sollten die Handwerkerrechnungen auch so lange aufbewahrt werden. Privatpersonen müssen nur dann mit eventuellen Sanktionen rechnen, wenn sie sich nicht an die Aufbewahrungsfristen im Falle der Handwerkerrechnungen halten. Alle anderen Unterlagen sollten aufbewahrt werden. Insbesondere Kassenbelege mit Garantien sollten keinesfalls zu früh im Papierkorb landen, da der Garantieanspruch damit endet.

Dokumente im Zusammenhang mit dem Bau, dem Kauf oder dem Erhalt des Eigenheims müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Zu diesen zählen Unterlagen zu den planerischen Leistungen, sämtliche Bauleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten sowie Unterlagen zu den Reinigungsarbeiten.

Reklamationen und Mängelansprüche am Eigenheim sollten 5 Jahre lang aufgehoben werden.. Vielverdiener, die ein positives Einkommen über 500.000 EUR im Jahr haben, sind dazu verpflichtet, ihre Kontoauszüge, bzw. alle Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können, 6 Jahre lang aufzuheben. Ansonsten müssen private Steuerbescheide nicht verwahrt werden. Doch es wird angeraten, dies zu tun, da sie später bei manchen Anträgen auf Zuschüsse wichtig werden können.

Ärztliche Gutachten, Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Taufschein, Sterbeurkunden sowie Unterlagen zur Rentenberechnung sollten lebenslang aufbewahrt werden, da diese immer wieder benötigt werden.

Viele Menschen sind sich darüber nicht im Klaren, ob eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen vorliegt und ob Kontoauszüge und Bankunterlagen aufbewahrt werden müssen. Obwohl eine Privatperson gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist, Rechnungen vier Jahre lang aufzubewahren, können Belege regelmäßiger Zahlungen vier Jahre lang als Beweis herangezogen werden. Daher wird empfohlen, diese so lange auch aufzubewahren. Zwar ist es möglich, diese Unterlagen nach 6 Jahren beim Kreditinstitut anzufordern, da dieses dazu verpflichtet ist, es so lange aufzubewahren, doch dieses ist für eine Privatperson mit hohen Kosten verbunden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, diese Unterlagen auch länger aufzubewahren. Wenn es sich um Verträge zu Bankprodukten geht, so sollten diese so lange aufbewahrt werden, bis deren Laufzeit abgelaufen ist.

Es liegen keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vor, wenn es um Versicherungsunterlagen geht. Doch es wird auch hier geraten, diese entsprechend der Laufzeiten aufzuheben.

Im Grunde besteht auch keine Aufbewahrungsfrist für Wohnungs- und Mitverträge. Da die Verjähungsfrist bei allen Zahlungen rund um das Mietverhältnis drei Jahre lang beträgt, sollten die Dokumente auch so lange aufbewahrt werden.

Alle Belege, die beim Kauf einer Immobilie entstanden sind, sollten aus eigenem Interesse aufbewahrt werden. Denn solche Unterlagen können später als die Basis für die Ermittlung des Immobilienwertes gelten. Ein Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen, Übergabeprotokolle, Bauabnahme und die Gebäudeversicherung müssen immer gut archiviert werden.
Die private Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Handwerkerrechnung erhalten worden ist.

Die richtige Aufbewahrung der Dokumente

suche-datenraumloesung-beitrag-pixabayDas Gesetz sieht selbst die Form der Aufbewahrung der Unterlagen vor. So müssen die Dokumente immer lesbar sein. Da die Originalbelege auf Thermokopierpapier nach einer Zeit verblassen, sollten diese rechtzeitig auf ein normales Papier kopiert werden. Die Kopie muss jedoch zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.

Nach § 147 Abs. 2 AO sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren. Bei den Rechnungen, den Handels- und Geschäftsbriefen muss dafür gesorgt werden, dass diese bildlich das Original wiedergeben. Daten und Rechnungen in elektronischer Form müssen Echtheit gewährleisten können, weshalb alle Daten zu dem Vorgang am besten zusammen aufgehoben werden. Alle anderen Unterlagen, die als aufbewahrungspflichtig gelten, müssen inhaltlich übereinstimmen.

Der Bedarf nach einer elektronischen Archivierung wird immer größer, zumal sehr viele Unterlagen heute in elektronischer Form vorliegen. Dies betrifft nicht nur elektronische Rechnungen, sondern auch E-Mails sowie sonstige Unterlagen, die per E-Mail versendet werden. Dabei muss auch bedacht werden, dass für die Archivierung kein sogenannter „Medienbruch“ stattfinden darf. Darunter wird die Umwandlung des Mediums verstanden, so zum Beispiel der Ausdruck einer Rechnung in elektronischer Form. Eine Konvertierung ist nur dann zulässig, wenn ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird.

Inzwischen gibt es spezielle Archivsysteme, die zur Archivierung elektronischer Unterlagen verwendet werden. So verwalten, bewahren und erschließen komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) digitale Unterlagen und stellen anschließend die Informationen bereit. Dank diesen wird eine ganz neue Dimension digitaler Unterlagen gewährt. Daneben wird ein Medienbruch erfolgreich vermieden und gleichzeitig dafür gesorgt, dass elektronische Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden.

Alle aufbewahrten Unterlagen müssen gesichert aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass das Gebäude oder der Raum, in dem diese aufbewahrt werden, vor Wasser, Feuchtigkeit oder Feuer geschützt sein muss. Die Aufbewahrung der Unterlagen ist die Zuständigkeit des Steuerpflichtigen und er muss jederzeit gewährleisten können, dass die Dokumente eingesehen werden können.

Den steuerrechtlichen Vorgaben nach müssen die Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Dazu werden dem Handelsgesetzbuch nach keine Angaben gemacht. Doch die Unterlagen müssen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden. Daneben ist es möglich, dass die Finanzbehörde einem Antrag zustimmt, dass die Unterlagen außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden. Doch dafür muss der genaue Standort der Unterlagen der Finanzbehörde mitgeteilt werden und ein Datenzugriff durch die Finanzverwaltung muss ermöglicht werden. Daneben darf dadurch die Besteuerung keinesfalls beeinträchtigt werden.