Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Das DM-System und seine wichtigsten Funktionen

Ein Dokumentenmanagement-System ist – wie der Name  bereits verrät – in erster Linie dafür zuständig, unterschiedliche Dokumente zu managen. Das bedeutet, ein DM-System ist für die Organisation und die – im Idealfall einfache – Handhabung der entsprechenden Dokumente zuständig. Was dies aber konkret bedeutet, ist nicht jedem unbedingt von Anfang an klar. Wir stellen Ihnen daher die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems an dieser Stelle vor.

Weltweiter Zugriff ist kein Problem

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Es ist längst nicht mehr unüblich, von zu Hause aus oder auch von unterwegs zu arbeiten. Theoretisch könnte man auch an einem karibischen Strand liegen, während man mithilfe des Laptops mit seiner Firma verbunden ist. Wären Dokumente und Dateien eines Unternehmens lediglich lokal gespeichert, könnte allerdings nicht auf die benötigten Unterlagen zugegriffen werden.

Für dieses Problem bieten DMS mehrere Lösungswege. Natürlich benötigen Sie auf jeden Fall eine Internetverbindung. Ob Sie diese über Ihren Laptop oder über Ihren PC zu Hause benutzen, spielt dabei keine Rolle. Über einen Browser erreichen Sie das DM-System. Sie müssen also keine Software installiert haben.

Fast schon Büro-Feeling bekommen Sie, wenn Sie ein DMS nutzen, das die Funktion WebDAV beinhaltet. Mit dessen Hilfe können Sie – wie in Ihrem Unternehmen – über den Windows-Explorer, bzw. dessen Pendants von Apple oder Linux, in das Datenmanagement-System Ihres Unternehmens einloggen.

Schneller Zugriff auf Informationen

Die Arbeit an einem PC führt zur Erzeugung von elektronischen Dokumenten. Der Computer ist heute aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Und auch die Anzahl der computerfreien Privathaushalte ist in Deutschland verschwindend gering. Die Menge an Dokumenten, die verwaltet werden wollen, ist vor allem in Unternehmen immens. Da werden Briefe oder andere Texte geschrieben, Tabellen angelegt, E-Mails empfangen und versendet, Bilder gespeichert, Präsentationen vorbereitet und Zeichnungen eingescannt.

Im Normalfall werden diese Dateien in Unternehmen auf einem Server oder in einer Cloud gespeichert. Zwar versucht man meist, ein Speichersystem zu erarbeiten, so dass man einmal gespeicherte Dateien auch später wieder findet, doch die Realität hat gezeigt, dass man doch sehr häufig damit beschäftigt ist, nach einer Datei zu suchen. Nach einer Umfrage verbringen Mitarbeiter rund 13 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, nach Dokumenten auf ihrem Computer zu suchen.

Ein Dokumentenmanagement-System sorgt dafür, dass diese Zeit sinnvoller genutzt werden kann. Dafür bekommen die Dokumente einen Index. Anschließend können sie mit einer Volltext-Suchfunktion durchsucht werden. Sie können Ihre Suche dabei auf unterschiedliche Art und Weise eingrenzen. So können Sie beispielsweise nur Excel-Dateien durchsuchen oder sämtliche E-Mails. Durch sogenannte Metadaten, die man den einzelnen Dateien geben kann, ist es auch möglich nach Daten, Kundennummern oder Namen zu suchen. Dadurch verringert sich die Suchzeit erheblich.

Wie in einem Aktenordner alles an einem Ort

Die digitale Antwort auf den Aktenordner

Viele Unternehmer und Arbeitnehmer, die schon viele Jahre in der Berufswelt tätig sind, beklagen sich darüber, dass früher alles einfacher war. Zwar sollte die Digitalisierung uns das Leben einfacher machen, doch ist das in vielen Fällen nicht der Fall. Während man zum Beispiel früher einfach alle Unterlagen in einem Aktenordner gesammelt hat, sind diese nun auf verschiedene Speicherorte verteilt.

E-Mails liegen auf dem Server, Rechnungen sind in dem entsprechenden Programm gespeichert. Der Schriftverkehr verbirgt sich in diversen Ordnern und ist teilweise digital, teilweise schriftlich in einem klassischen Ordner aufgehoben. Durch ein DM-System finden Sie alle Informationen geordnet an ein und demselben Ort.

Die Prozesse eines Unternehmens automatisieren

Eine Automatisierung ist dann sinnvoll, wenn dadurch die Mitarbeiter entlastet werden, der Betrieb dadurch Zeit und Kosten sparen kann oder wenn dadurch die Geschäftsprozesse generell rascher ablaufen können. In den meisten Unternehmen wird beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen nach wie vor papierhaft durchgeführt. Dies geschieht zumeist manuell, was einen erhöhten Zeitaufwand bedeutet.

Möchte man die Bearbeitung von Rechnungen vollautomatisch abwickeln, könnte das folgendermaßen aussehen: Das DMS erfasst die erhaltene Rechnung. Dies geschieht entweder, indem sie zuvor – doch noch manuell – eingescannt werden oder, wenn sie per E-Mail empfangen wurden, in das DM-System eingepflegt werden. Das Dokumentenmanagement-System prüft nun die Rechnung und gleicht sie gegen eine zuvor erfasste Bestellung oder Beauftragung ab. Wenn alles richtig ist, legt das DMS die Rechnung automatisch revisionssicher ab und veranlasst die Zahlung. Eine eventuell vorhandene Skontofrist wird dabei automatisch beachtet.

Kollaboration – eine besser funktionierende Zusammenarbeit

Über ein DMS funktioniert die Kommunikation

Das ursprünglich aus dem englischsprachigen Raum stammende Wort Collaboration hat es mittlerweile auch in den deutschen Duden geschafft. Der Begriff Kollaboration bezeichnet in der Informationstechnologie die Zusammenarbeit von Teams an Projekten. Damit diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, sollten zwei Faktoren gegeben sein: Die Information und die Kommunikation.

Viele DMS haben hierfür in ihrer Software eine Lösung integriert. Sowohl der Austausch von Informationen als auch die Kommunikation finden am selben Ort statt: innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems.

Zu diesem Zweck verfügen die meisten DMS zum einen über einen bequemen Mitteilungsdienst, über den Sie von allen Änderungen oder neu hinzugefügten Dokumenten nahezu ohne Zeitverzögerung erfahren. Zum anderen enthalten die Systeme häufig eine Notizfunktion, über die Sie sich direkt mit anderen Teilnehmer austauschen können. So können Sie beispielsweise Kommentare zu einem Dokument hinterlassen oder auch Nachrichten schreiben oder beantworten.

Bei einigen Dokumentenmanagement-Systemen ist es sogar möglich, externen Beteiligten einen Link zukommen zu lassen, so dass auch sie für sie wichtige Informationen erhalten können, ohne dass sie gleich Zugriff auf den gesamten Inhalt des DMS haben.

Mit einem DM-System die Richtlinien und Gesetze einhalten

Um als Unternehmen seine bedeutsamen Dokumente ordnungsgemäß und vor allem gesetzeskonform digital zu archivieren, sind im Grunde zwei Dinge Thema. Zum einen das Einscannen von papierhaften Dokumenten, die man anschließend vernichtet (ersetzendes Scannen) und zum anderen das Empfangen von digitalen Dokumenten.

Die Dokumente, die anschließend in Ihrem System gespeichert sind, müssen nachweislich Originale sein. Hierfür ist zum einen eine Dokumentation des Verfahrens notwendig, mit welchem die Dokumente in Ihr System gelangt sind, bzw. wie der Prozess der Archivierung bei Ihnen organisiert ist. Zum anderen sind die meisten DMS mit Möglichkeiten ausgestattet, um Sie zu befähigen, die Originalität Ihrer Dokumente zu beweisen. Hierfür lässt der DMS-Anbieter im Vorfeld von einem unabhängigen Dritten überprüfen, ob sein angebotenes System eine gesetzeskonforme Archivierung erlaubt oder nicht.

Fazit

Ein Dokumentenmanagement-System kann sehr viel mehr leisten, als man anfänglich vielleicht glauben mag. Der Arbeitsalltag wird an vielen unterschiedlichen Stellen stark vereinfacht. Dadurch spart man Zeit und letztendlich auch Geld, das an anderer Stelle wiederum sinnvoll eingesetzt werden kann. Hierfür sollte das DM-System jedoch optimal auf das Unternehmen abgestimmt und zugeschnitten sein.