Dokuementenmanagement-fuer-Studenten

Als Student Zeit sparen: Mit dem richtigen Dokumentenmanagement

Ein einfaches Dokumentenmanagement ist gerade im Studium sehr wichtig. Schnell sammeln sich hier viele Dateien an, die irgendwann wieder gebraucht werden. Wie aber können diese ganzen Daten sicher gespeichert werden?

Ganz egal, welches Fach studiert wird: Die Menge an Stoff, die es im Laufe der Semester zu bearbeiten gilt, ist in jedem Studium sehr umfangreich. Dabei werden heutzutage natürlich viele Unterlagen digital zur Verfügung gestellt.

Jede Hochschule hat ein eigenes Portal, auf dem für jede Vorlesung und jedes Seminar die Unterlagen zur Veranstaltung zu finden sind. Neben PowerPoint-Präsentationen, wissenschaftlichen Artikeln und statistischen Datensätzen finden sich hier auch noch weiterführende Linksammlungen und andere Dokumente, die im Verlauf des Studiums noch wichtig werden können.

Dabei sollte man sich aber nicht darauf verlassen, dass die Uni die entsprechenden Unterlagen ewig auf ihren Servern speichert. Ganz im Gegenteil kommt es häufig am Ende des Semesters dazu, dass alle Dateien gelöscht werden. Und wer als Student dann nicht über einen eigenen Datenspeicher verfügt, kann ein Problem bekommen.

Dateien für das Studium sicher abspeichern – Auf dem eigenen Notebook?

Als Student möchte man also die Unterlagen aus seinem Studium digital verwalten, damit man auch später noch darauf zugreifen kann. Der erste Schritt ist hierbei meistens, die Dateien einfach auf dem eigenen Notebook zu speichern. Ein solches gehört ja schließlich zur Grundausstattung jedes Studenten.

Damit sind die Daten erstmal sicher. Das böse Erwachen kommt aber dann, wenn das Gerät geklaut wird oder aber kaputt geht. Fast jeder Student hat schon eine der Horrorstories gehört, bei denen die Bachelor- oder Masterarbeit nur auf dem eigenen Laptop gespeichert war und dieser dann einfach vom Arbeitsplatz in der Unibibliothek verschwand. Und dabei hat man nur kurz eine Kaffeepause gemacht.

Das ist natürlich eine absolute Katastrophe. Dabei ist es nicht nur wichtig, die eigene Abschlussarbeit sicher aufzubewahren, sondern auch alle anderen Unterlagen sicher zu archivieren, die im Studium noch eine Rolle spielen.

Dateien auf einem externen Datenträger speichern

Häufig werden externe Datenträger als eine Lösung gesehen, um Sicherheitskopien von wichtigen Unterlagen zu erstellen. Hier bieten sich externe Festplatten besonders an. Und auf jeden Fall erhöht es die Sicherheit schon enorm, neben der Kopie auf dem eigenen Notebook auch eine zweite Version auf einem weiteren Datenträger zu haben. Besser wäre an dieser Stelle aber ein Online-Backup in einem sicheren Rechenzentrum.

Aber auch diese Lösung hat den Nachteil, dass man zwingend auf den entsprechenden Datenträger angewiesen ist. Sollte beispielsweise der Laptop während des Heimatbesuches bei den Eltern kaputt gehen und die Sicherheitskopie einer dringend benötigten Datei befindet sich einige hundert Kilometer entfernt in der Studienstadt, ist auch hier kein Weiterarbeiten möglich.

Außerdem können physische Datenträger ebenfalls kaputt gehen. Auch dann ist die Sicherheitskopie verloren.

Ein digitales Dokumentenmanagement für das Studium

Die Lösung für diese Probleme kann ein digitales Dokumentenmanagement bieten. Hierbei werden die Unterlagen nicht auf einem eigenen Datenträger, sondern online gespeichert, zum Beispiel in der Cloud.

Das hat gleich eine Reihe von Vorteilen. Zwei der wichtigsten Eigenschaften einer solchen Lösung zur Datensicherung sind dabei:

  • Die Daten sind überall verfügbar
  • Die Daten werden unabhängig von Datenträgern gesichert

Durch Dokumentenmanagement in der Cloud alle Daten immer verfügbar haben

Wer seine Dokumente und Daten online abspeichert, der hat überall da Zugriff, wo auch eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Gerade für Studenten ist diese Flexibilität besonders wichtig, denn im Studium ist man häufig unterwegs und braucht gerade dann Zugriff auf die eigenen Dateien, wenn man am wenigsten damit rechnet.

Zusätzlich erhöht sich auch die Sicherheit. Eine Festplatte kann immer kaputt gehen oder unleserlich werden. Ein Notebook kann schnell herunterfallen oder geklaut werden. Wenn darauf die entscheidende Sicherheitskopie der Abschlussarbeit gespeichert war, ist das natürlich eine Katastrophe. Im schlimmsten Fall sind dann mehrere Monate an Arbeit komplett verloren.

Ist hingegen alles sicher in der Cloud gespeichert, kann so etwas nicht passieren. Wenn dann das Notebook geklaut wird, ist das zwar trotzdem noch ärgerlich. Allerdings kann man sich jetzt einfach bei einem anderen Gerät in die Cloud einloggen und hat so in wenigen Sekunden wieder alle Dateien zur Verfügung.

Dateien in der Cloud speichern – Den richtigen Anbieter finden

Durch die vielen Vorteile eines Dokumentenmanagements in der Cloud gibt es mittlerweile eine große Zahl an Anbietern. Um hier den richtigen zu finden, sollten einige Punkte bedacht werden. Als Student sind die Anforderungen an ein solches Dokumentenmanagement vergleichsweise gering.

Zunächst einmal muss natürlich die Sicherheit der Daten gegeben sein. Auch wenn datenschutzrechtliche Aspekte für einen Studenten vielleicht nicht so wichtig sind, da die Unterlagen aus dem Studium meistens keine sensiblen Daten enthalten, sollte natürlich trotzdem darauf geachtet werden, dass alles an einem sicheren Ort gespeichert ist. Dazu gehört auch die Frage, wer alles Zugriff auf die online gespeicherten Daten hat.

Außerdem muss der Cloud-Anbieter natürlich zuverlässig sein. Wenn die Daten häufig nicht erreichbar sind oder im schlimmsten Fall sogar verloren gehen können, dann verliert die Cloud ihre Vorteile.

Die unterschiedlichen Cloud-Lösungen bieten auch ein unterschiedliches Maß an Features. Manch eine Software kommt dabei mit einem sehr kleinen Umfang an Funktionen aus. Was für den einen Nutzer absolut ausreichend ist, ist für den anderen User zu wenig. Hier lohnt sich ein Vergleich.

Auch die Kosten spielen eine Rolle. Viele Lösungen sind in der Basis-Variante kostenlos und belasten damit das knappe Studenten-Budget nicht unnötig. Wenn es dann doch eine umfassendere Lösung sein soll, lohnt sich ein Preisvergleich.

Mit dem richtigen Dokumentenmanagement Zeit und Nerven im Studium sparen

Ein umfassendes Archiv an Dateien und Unterlagen kann im Studium sehr wichtig sein, zum Beispiel um die wissenschaftlichen Quellen bei Seminar- oder Abschlussarbeiten geordnet zu bekommen. Eine sehr gute Möglichkeit dafür bieten Speicherlösungen in der Cloud. Die große Auswahl an verschiedenen Anbietern sollte dabei dazu führen, dass jeder User die für ihn passende Software findet.

Übrigens: Das Online-DMS docuplus können Sie jederzeit kostenfrei testen. Nicht nur Studenten, sondern auch Selbstständige, können die Einzelplatzversion von docuplus dauerhaft kostenfrei nutzen.

Mann sitzt vor einem Laptop in einem Cafe und arbeitet.

Datenzugriff von unterwegs: Dokumente und andere Dateien ganz einfach in der Cloud speichern

Die ständige Verfügbarkeit von Dateien wird in einer immer mobileren Welt zunehmend wichtiger. Die Lösung bieten hier Cloud-Speicherdienste, bei denen digitale Inhalte direkt online abgelegt werden.

Früher war die Sache ganz einfach: Dateien wurden auf Datenträgern gespeichert. Wer also auf dem Computer ein Dokument anlegte, der hatte auch nur auf diesem Gerät Zugriff darauf. Alternativ konnte es natürlich zusätzlich auf einem mobilen Datenträger gespeichert werden.

Im Laufe der Zeit kamen dabei unterschiedliche mobile Datenträger zum Einsatz: externe Festplatten, Disketten oder USB-Sticks. Noch vor einigen Jahren war dies die einzige praktikable Möglichkeit, um Dateien zu speichern und weiterzuverbreiten.

Das führte zu einigen Problemen. Wie konnte beispielsweise ein bestimmtes Programm an den Kollegen weitergegeben werden, der ein paar hundert Kilometer entfernt saß? Hier blieb nur der traditionelle Postweg, über den der Programm-Datenträger versandt wurde.

Die technische Entwicklung des Internets in den letzten Jahren hat es zunächst ermöglicht, kleinere Dateien wesentlich effektiver auszutauschen, zum Beispiel per E-Mail. Auch das war allerdings eher umständlich und änderte sich erst mit der Entwicklung von cloud-basierten Lösungen.

 

Datenzugriff von überall: Was ist die Cloud?

Eine Cloud ist einfach gesagt ein Online-Speicherplatz für Dateien. Genau wie auf einer Festplatte können hier Dokumente, Programme und andere digitale Inhalte gespeichert werden.

Der große Vorteil dabei: Ein Zugriff auf die Dateien ist immer dann möglich, wenn ein Zugriff auf die Cloud besteht. Damit ist die Dateiverfügbarkeit überall und zu jeder Zeit gegeben. Das ist besonders in einer Arbeitswelt, die immer stärker von Mobilität geprägt wird, ein wichtiger Punkt. Es ist also kein Problem mehr, von zu Hause eine Änderung an der Präsentation vorzunehmen, die am nächsten Tag im Meeting ansteht.

Dateien können jetzt ganz einfach aktualisiert oder gelöscht werden. Auch die Koordination von Teamprojekten gestaltet sich so wesentlich einfacher. Der Austausch von Datenpaketen entfällt, denn jedes Teammitglied hat stets Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei. Diese wird automatisch synchronisiert.

Auch die Gefahr eines Datenverlustes kann in vielen Fällen durch das Speichern in der Cloud stark gesenkt werden. Sind bestimmte Daten nur auf einem Datenträger gespeichert, ist ein Verlust oder eine Beschädigung dieses Datenträgers immer auch eine Gefahr für die Datei selbst.

Deswegen müssen Sicherheitskopien oder besser noch ein Online-Backup angelegt werden. Dabei entsteht natürlich zusätzlicher Aufwand, denn schließlich müssen diese auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Wer seine Daten in der Cloud speichert, kann sich diesen Aufwand zu einem großen Teil sparen, denn die Verfügbarkeit der Daten wird durch einen guten Cloud-Anbieter sichergestellt.

 

Die Sicherheit in der Cloud

Wie bei allen internetbasierten Diensten stellt sich auch hier die Frage nach der Datensicherheit. Dabei ist diese Form der Datenablage nicht per se sicher oder unsicher. Werden die Daten verschlüsselt aufbewahrt, ist die Möglichkeit des Missbrauchs sehr gering. Deswegen sollte zusätzliche Sorgfalt in die Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gesteckt werden.

 

Dateien speichern in der Cloud: Einfach und sicher

Die technische Entwicklung macht es möglich: Dokumente, Präsentationen und andere Dateien können ganz einfach online gespeichert werden. Dadurch ist es kein Problem mehr, von überall auf die Daten zuzugreifen und sie zu aktualisieren. Auch die Sicherheit der gespeicherten Dateien ist bei der Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gegeben.

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FAQ Dokumentenmanagementsystem

FAQ Dokumentenmanagementsystem: Was Sie schon immer über DMS wissen wollten

Der Dokumenten-Dschungel wird in den Unternehmen immer unübersichtlicher: Dokumente werden abgerufen, geändert, gespeichert, gesendet, wieder abgelegt und gelöscht. Damit man noch strukturiert und effizient arbeiten kann, greift man heutzutage zu Dokumentenmanagementsystemen, die die Arbeitsabläufe in den Unternehmen effizienter machen.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem macht den Zugriff auf die Informationen zum gewünschten Zeitpunkt, am gewünschten Ort möglich. Alle Arbeitsprozesse und Entscheidungen im Unternehmen können so schneller und somit effizienter erfolgen. Alle Dokumente werden an einem für alle definierten Personen gemeinsamen Ort abgespeichert, so dass jeder den Zugang zu diesem Archiv hat. Dabei werden alle Informationen zu dem Dokument abgespeichert: Erstellungsdatum, Dokumentenart, Schlagwörter, usw. Anhand dieser Informationen kann jedes Dokument schnell gefunden und bearbeitet werden.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

DMS schaffen Transparenz, da die Infos immer schnell zur Verfügung gestellt werden können. Alle Dokumente werden übersichtlich abgelegt und können deshalb schnell wiedergefunden werden. Dank DMS sind Ihre Dokumente in Sicherheit: Im Falle von Diebstahl, Wasser- oder Feuerschaden können Sie Ihre Dokumente schnell wiederherstellen. Verbesserte Arbeitseffizienz ist ein weiterer Vorteil eines Dokumentenmanagementsystems – Ihre E-Mails können übersichtlich archiviert werden und einzelne Arbeitsvorgänge kann man besser nachvollziehen

Welche DMS Aspekte sind besonders für KMU wichtig?

„DMS ist nur in großen Unternehmen sinnvoll“ – dieses Vorurteil hat den Mittelstand lange von der Anschaffung von DMS abgehalten. Inzwischen sind aber DMS-Lösungen nicht nur günstiger geworden, sondern auch viel einfacher zu bedienen und die Prozesse sind leichter zu automatisieren, so dass sich der Einsatz auch bei kleineren Unternehmen lohnt. Dabei soll man insbesondere darauf achten, dass es sich um ein Produkt handelt, das ohne großen Aufwand ins Unternehmen integriert werden kann. Außerdem soll man prüfen, ob das System an die Bedürfnisse angepasst werden kann und ob die Funktionen, die für dieses Unternehmen wenig Sinn machen, einfach abgeschaltet werden können. Zudem sollte man unbedingt vorab klären, welche zusätzliche Hardware das System benötigt und welche Netzwerkeinstellungen angepasst werden müssen. So können Sie besser kalkulieren, wie viel die Einführung von DMS in Ihrem Betrieb kosten wird.

Worauf muss man bei der Einführung achten?

Das Wichtigste ist es den Mitarbeitern zu kommunizieren, dass man ein neues System einführt. Oft scheitert die Einführung einfach daran, dass nicht alle Bescheid wissen und das System richtig benutzen. Man schafft ein System an, bindet es aber nicht richtig in den Alltag ein. Machen Sie am besten eine Schulung für alle Ihre Mitarbeiter und erklären Sie ihnen, wie viel Nutzen ihnen das neue System bringen wird. Nach einer kurzen Gewöhnungsphase werden sie die Vorteile von DMS nicht mehr missen wollen.

Was sollte ein gutes Dokumenten-Management-System (DMS) können?

Ein DMS sollte vor allem in der Lage sein, verschiedene Dokumente aus allen Abteilungen einer Firma archivieren zu können. Besonders wichtig sind dabei Bereiche Vertragswesen, Verwaltung der Aufträge, Personal und Rechnungswesen. Die Dokumente sollten so angelegt werden, dass sie mit Eingabe weniger Kriterien  gefunden werden können. Dazu soll eine aussagekräftige Dokumentbeschreibung hinzugefügt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden werden können. Volltextsuche erleichtert die Arbeit mit den Dokumenten ebenfalls enorm. Ein wichtiger Aspekt bei einem DMS System sind auch Workflow-Funktionen. Auch wenn das besonders in der Einführungsphase viel Aufwand für Unternehmen bedeutet, ist Workflow in dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken.

Papierloses Büro – Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Papierloses Büro

Ein absolut papierloses Büro – eine Utopie oder doch unsere Zukunft? Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse führt dazu, dass man immer weniger Papier verbraucht und immer mehr Arbeitsschritte online abwickelt. Ob Versand von Dokumenten, Terminabsprachen oder Kurzmitteilungen – inzwischen ist es kaum denkbar, dass man für diese Aktivitäten ausgedruckte Dokumente verwendet. Das meiste wird per Mail oder per virtuellem Kalender erledigt. Auch für Verträge, geheime Informationen, Rechnungen und andere wichtige Dokumente gibt es gute Lösungen –  Dokumentmanagement-Systeme, die die höchsten Sicherheitskriterien erfüllen.

Wer sich für die Online Verwaltung seiner Dokumente entscheidet, profitiert natürlich nicht nur dadurch, dass er weniger Papier verbraucht. Ein papierloses Büro bringt auch weitere Vorteile für Unternehmen, angefangen von sinkenden Kosten und mehr Mobilität bis zu effizienteren Büro-Abläufen.

1) Kostenersparnis

Wer seine Arbeitsprozesse hauptsächlich online abwickelt, spart Kosten – von Versandkosten über Energie bis hin zu Platzressourcen.
Auch die Kosten für Archivräume, Aktenordner oder Papier entfallen dabei.papierloses Büro

2) Mehr Effizienz

Unternehmen können ihre Arbeitsabläufe viel effizienter gestalten, wenn sie nicht stundenlang nach dem
richtigen Vertrag in den Ordnern suchen müssen. Die Gefahr, dass ein Dokument aus Versehen im falschen Ordner landet ist ebenfalls geringer.

3) Einfachheit

Im Gegensatz zu der klassischen Büroorganisation vereinfachen digitale Dokumentationssysteme die Arbeit enorm.
Sei es die Suche, Verwaltung oder die Vergabe der Zuständigkeiten –  direkter Datenzugriff ermöglicht schnelle und einfache Arbeitsprozesse.

4) Bessere Mitarbeiterkommunikationpapierloses Büro

Manchmal bleibt nichts anderes übrig, als das Dokument oder die Mail auszudrucken, aber in den meisten Fällen lässt sich das vermeiden.
Wer in seinem Unternehmen das Intranet für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern einrichtet oder eine Sammeldatenbank einstellt,
wo die Kollegen Links zu den relevanten Informationen austauschen können, kann den Papierverbrauch in seinem Büro deutlich reduzieren.
Gut für die internen Ressourcen und natürlich auch für den Umweltschutz.

5) Mobilität und Flexibilität

Ob mobile Büros oder Arbeiten aus dem Zug, wenn man auf dem Weg zum Kunden ist – die aktuelle Arbeitssituation verlangt immer mehr
Flexibilität und Mobilität. Wie praktisch, wenn man auch unterwegs permanent den Zugriff auf die notwendigen Unterlagen hat!
Wer dabei Cloud-Systeme nutzt, braucht sich auch keine Sorgen machen, sollte der Laptop kaputt gehen – alle wichtigen Änderungen bleiben online abgespeichert.

6) Bessere Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnernpapierloses Büro

Auch für die Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern eignet sich das digitale Dokumentenmanagement perfekt.
Besonders wenn sie räumlich weit voneinander entfernt sind. Auf diese Weise kann man die Dokumente gemeinsam bearbeiten
und so immer nachvollziehen, wer welche Änderungen wann gemacht hat.

7) Sicherheit

Wer seine Dokumente online abspeichert, ist auf der sicheren Seite, falls die Papiervariante verloren geht.

8) Automatisierte Vorgänge

Dank digitalem Dokumentenmanagement könnte man manche Prozesse ganz simpel automatisieren lassen.
Vorgänge wie Freigaben, Erinnerungen, Aktualisierungen und vieles können automatisch laufen, ohne dass man wertvolle Zeit dafür verschwendet.

9) Struktur

Digital kann man die Dokumente meistens nicht nur viel schneller finden, sondern auch besser untereinander verlinken.
Klare Ordnerstrukturen helfen dabei die Daten so zu platzieren, dass sie immer von allen Berechtigten per Knopfdruck gefunden werden können.

 

 

 

7 Punkte die Sie bei der Wahl einer Datenraumloesung beachten muessen

7 Punkte, die Sie bei der Wahl einer Datenraumlösung beachten müssen

Die Auswahl von Software-Lösungen sollte stets bedacht erfolgen. Sind gewisse Systeme erst einmal eingerichtet, kann es sehr schwer sein, zu anderen Programmen zu wechseln. Auch bei einer Datenraumlösung sollten einige Punkte genau überprüft werden, bevor man sich für ein bestimmtes Produkt entscheidet. Hier geht es darum, wie Daten gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden können.

Zu den wichtigsten Dingen, die bei der Auswahl zu beachten sind, zählen:

  1. Sicherheit
  2. Einfache Bedienbarkeit
  3. Kompatibilität
  4. Effizienz
  5. Modularität
  6. Datenverfügbarkeit
  7. Schnelligkeit

Sicherheit

Die Sicherheit der Daten ist immer das wichtigste Kriterium. Eine günstige oder bequeme Lösung nützt nichts, wenn sie die Datensicherheit nicht gewährleisten kann. So sollten sensible Informationen beispielsweise immer verschlüsselt übertragen werden. Beim Speichern der Daten in der Cloud sollte ebenfalls darauf geachtet werden, wer Zugriff auf die Daten hat und wo genau diese gesichert sind.

Einfache Bedienbarkeit

Wie bei allen Programmen sollte auch hier die Bedienung einfach und selbsterklärend sein. Das komplexeste Programm bietet möglicherweise die meisten Optionen, ist aber auch nur nach einer intensiven Schulung zu bedienen. Wenn ein Großteil der Funktionen gar nicht gebraucht wird, ist das doppelt ärgerlich. Es sollte daher immer die einfachste Lösung die möglich ist gewählt werden, damit auch Mitarbeiter, die nicht über spezielle IT-Kenntnisse verfügen, keine Probleme beim Arbeiten haben.

Kompatibilität

Eine weitere große Herausforderung im IT-Bereich ist es, kompatible Software bereitzustellen. Nur dann ist flexibles Arbeiten und die reibungslose Integration von Daten gewährleistet.

In letzter Zeit hat sich hier technisch viel getan. Mittlerweile ist das Speichern der Daten in der Cloud eine interessante Option. Somit ist auch die ständige Verfügbarkeit an verschiedenen Orten gegeben.

Auch hier gilt die Regel: Je weniger komplex eine Datenraumlösung ist, umso eher ist die Kompatibilität zu verschiedenen Schnittstellen gewährleistet. Wer Daten in der Cloud bearbeitet, sollte dies beispielsweise in verschiedenen Browsern auf die gleiche Art und Weise tun können.

Effizientes Arbeiten durch Übersicht

Gerade bei der Organisation von großen Datenmengen ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Welche Datei wurde zu welcher Zeit bearbeitet und von wem? Auch sollten ältere Versionen einer Datei gespeichert werden, um sie im Notfall wiederherstellen zu können.

Geld sparen durch Module

Wie schon erläutert, sollten Software-Lösungen immer möglichst einfach sein. Dabei hilft es, wenn die Datenraumlösung aus einzelnen Modulen besteht. So müssen stets nur die Module oder Software-Pakete erworben werden, die auch tatsächlich benötigt werden. Ein angenehmer Nebeneffekt ist dabei die vereinfachte Bedienung der Programme, denn unnötige Funktionen sind gar nicht erst vorhanden.

Datenverfügbarkeit

Die Zuverlässigkeit der Datenraumlösung ist ein weiterer wichtiger Punkt. Es sollte zu jeder Zeit möglich sein, Dateien zu bearbeiten, zu erstellen oder zu verschieben. Größere Zeiträume ohne Datenverfügbarkeit können gerade im geschäftlichen Umfeld schnell zu hohen Kosten führen.

Schnelligkeit

Eine effektive Datenraumlösung muss einfach und schnell funktionieren. So sollte beispielsweise ein Upload oder Download von Dateien in angemessener Zeit möglich sein. Komplexe Systeme können bei einer weniger schnellen Internetverbindung zu vermeidbaren Verzögerungen führen.

Die passende Datenraumlösung gibt es für jede Aufgabe

Die Auswahl an verschiedenen Software- und Datenraumlösungen auf dem Markt ist groß. Dabei ist natürlich klar, dass sich viele Unterschiede bei den einzelnen Programmen dadurch erklären, dass sie für unterschiedliche Anwendungsgebiete gedacht sind. Gerade deswegen lohnt sich ein genauer Blick auf die Funktionen der Programme.

Um unnötige Komplexität zu vermeiden, sollte stets die einfachste Lösung ausgewählt werden. Das hat mehrere Vorteile. Zunächst werden dadurch unnötige Kosten gespart. Weiterhin vereinfacht sich auch die Bedienung der Programmoberfläche. Je weniger komplex die Software ist, umso eher ist auch eine Kompatibilität zu anderer Software gegeben. Deswegen ist es von Vorteil, eine modulare Datenraumlösung zu wählen, bei der nur die Komponenten ausgewählt werden, für die es auch tatsächlich eine Verwendung gibt.

Allerdings muss natürlich auch die Datensicherheit und Datenverfügbarkeit zu jedem Zeitpunkt gegeben sein. Dazu gehört auch die Verschlüsselung der Daten. Ebenfalls sollte eindeutig geklärt werden können, in welchem Land die Daten gespeichert werden.

Die Suche nach einer passenden Datenraumlösung mag aufwendig sein, aber sie lohnt sich. Nicht nur wird die Bedienung dadurch einfacher, auch lassen sich somit unnötige Kosten sparen.

effizient arbeiten

Effizient arbeiten mit einem Dokumentenmanagement-System

effizient arbeiten

 

Nie mehr Dokumente suchen, rechtssicher archivieren und sorgfältig dokumentieren – die Einführung von einem Dokumentenmanagement-System kann den Büroalltag deutlich erleichtern. Unternehmen, die DMS in ihre Arbeit integriert haben, bestätigen: Solche Systeme machen die Archivierung und die Informationssuche effizient. Und dennoch schließen manche Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme aus Kosten- oder organisatorischen Gründen immer noch aus. Was sie aber dabei nicht berücksichtigen, sind Kosten, die durch langes Suchen nach Informationen und ineffizientes Informationsmanagement entstehen. Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, die DMS mit sich bringen, sind dagegen enorm.

Viele Unternehmensprozesse immer noch papiergebunden. Besonders wer viel mit Texten zu tun hat, liest lieber Korrekturen auf dem Papier als auf dem Bildschirm: Textpassagen können markiert werden, handschriftliche Notizen können hinzugefügt werden und man kann den Text oft besser wahrnehmen. Problematisch wird es dann, wenn das korrigierte Blatt verloren geht oder unleserlich wird. Und richtig unübersichtlich wird es dann, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Kopien arbeiten. Kann ein Dokumentenmanagement-System wirklich etwas dagegen tun?

Effizient arbeiten mit einem Dokumentmanagement-Systemen: Wie funktioniert das?   

  • Wer kennt das nicht? Eine Präsentation wird ausgedruckt und alle zuständigen Mitarbeiter tragen ihre Korrekturen ein. Allerdings taucht ein paar Tage später ein weiteres Exemplar auf, wo die Kollegen aus der anderen Abteilung ihre Änderungen eingetragen haben. Welche Variante ist nun endgültig? Bei einer digitalen Ablage kann so etwas erst gar nicht passieren. Jedes digitalisierte Dokument wird nur einmal im System abgelegt, Dopplungen sind ausgeschlossen.
  • Wenn mehrere Menschen an einem Dokument arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Wer hat wann welche Änderungen gemacht? Ein DMS macht den kompletten Änderungsverlauf nachvollziehbar, denn es gibt nur eine einzige „Zentralversion“ vom Dokument und alle digitalen Anmerkungen werden diesem Dokument zugeordnet.
  • Wer kümmert sich um den Vertrag? Auf digitalem Wege kann man die Zuständigkeiten noch schneller erteilen und dafür sorgen, dass das notwendige Dokument bei dem richtigen Mitarbeiter in wenigen Sekunden landet. Das zu bearbeitende Dokument wird in seinem persönlichen Postfach abgelegt und wenn die Aufgabe erledigt ist, bekommt der Auftraggeber eine Benachrichtigung darüber.
  • Laut der IDC Studie kostet die Recherche nach dem Ort, wo die notwendigen Dokumente abgelegt sind, durchschnittlich 0,95 Euro pro Blatt. Wenn man dazu noch den Zeitaufwand mitrechnet, wird deutlich, dass sich Papiersysteme heute nicht mehr lohnen. Ein Dokumentenmanagementsystem schließt solche Probleme aus: Dank automatischer freier Volltextsuche können in wenigen Sekunden die richtigen Informationen gefunden werden.

Wenn die Geschäftsprozesse vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet sind, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge voll automatisch. Die Workflows sichern die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter und stellen sicher, dass ein Dokument alle vorgesehenen Bearbeitungsstufen durchläuft bevor es bei dem Kunden landet. Automatische Protokolle helfen dabei die Bearbeitungsschritte zu nachvollziehen und zu dokumentieren.

Struktur und Ordnung im Dokumentenmanagement

Erfolgreich die Papierflut eindämmen

Digitale Aktenverwaltung ist ein Thema das immer mehr auf dem Vormarsch ist und das Papierarchiv zunehmend ablöst in den Unternehmen. Eben aus dem Grund, dass die elektronische Archivierung von Dokumenten eine Vielzahl an Vorteilen bietet. Eine für die Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente bestens geeignete Lösung stellt docuplus dar. Revissionssicher können hier Akten archiviert werden und Arbeitsabläufe werden dadurch deutlich optimiert und beschleunigt. Vor allem Behörden, Versicherungen und Banken setzen bereits seit Jahren auf elektronische Akten, die durch zahlreiche Vorteile überzeugen, die nicht von der Hand zu weisen sind. Wann steigen Sie um?Cloud

Was genau bedeutet der Begriff E-Akte?

Im Grundsatz geht es hier darum, unterschiedlichste Objekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Nutzer der Informationen eine ganzheitliche Sicht auf alle relevanten Informationen erhält, strukturiert nach Vorgängen. In den meisten Fällen gleichen digitale Akten in ihrer Optik und Struktur den physischen, da sie gescannt werden und digital abgelegt. Dieser Vorgang bietet den großen Vorteil, dass schnell und ortsunabhängig auf die benötigten Materialen zugegriffen werden kann und das von mehreren Mitarbeitern zur selben Zeit. Liegt ein physischer Vorgang undigitalisiert bei einem Bearbeiter auf dem Schreibtisch, ist es einem zweiten zwar möglich anhand von Kopien ebenfalls daran zu arbeiten – jedoch hat dieser keinen Einblick in die Veränderungen die der andere Bearbeiter nach dem Kopiervorgang durchgeführt hat. In einem Online-Archiv kann Dank der Revisionierung immer auf die aktuellste Version einer Datei zugegriffen werden. Nicht nach jedem Schritt notwendige Absprachen und der permanente Informationsaustausch ersparen hier beiden Parteien eine Menge Zeit.

E-Akten sind überall immer verfügbar!

Akten archivierenDurch eine zentrale Rechtevergabe bei docuplus ist es möglich zu definieren, wer welche Akten einsehen und bearbeiten kann. Nicht relevante Daten für das Projekt können so für den jeweiligen Bearbeiter einfach nicht angezeigt werden. Unabhängig ob unterwegs oder aus dem Urlaub, im Büro oder auch nur auf die Schnelle auf dem Tablet – die Akten sind von überall verfügbar und schnell zu finden.

Digitalisierte Akten schaffen Raum!

Hinzukommt der Aspekt des Platzes, gerade wenn es notwendig ist die Vorgänge des laufenden Jahres immer griffbereit zu haben kommt häufig in der zweiten Jahreshälfte das Platzproblem auf. Aktenschränke und -ordner sind voll und es wird zunehmend schwieriger den Überblick zu bewahren. Das digitale Archiv ermöglicht es dagegen, selbst eine Akte von vor fünf Jahren in wenigen Sekunden griffbereit auf dem Schreibtisch zu haben, ohne den geringsten Mehraufwand.

Sichere Lösung des Compliance- Problems

Als Unternehmen ist man an bestimmte Lösch- und Aufbewahrungsfristen gebunden und muss gerade im Personalbereich gewährleisten, dass die Vertraulichkeit der Akten garantiert ist. Auch hier ist ein Online-Archiv von großem Vorteil und bestmöglicher Schutz vor äüßeren Einflüssen. Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit wird auf diese Weise ebenso garantiert wie der Schutz vor Verfälschung oder Verlust. Nur die dafür Berechtigten haben Zugriff auf diese sensiblen Daten und jegliche Veränderung an den Dokumenten wird protokolliert.

Fazit: Die Digitalisierung von Akten bietet zahlreiche Vorteile, die effizientes Arbeiten deutlich leichter umsetzbar machen. Defintiv ein Meilenstein in der Entwicklung von Geschäftsprozessen, der schon in wenigen Jahren aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken sein wird! Gerne können Sie docuplus auch erstmal 14 Tage unverbindlich testen und sich so von den zahlreichen Vorteilen überzeugen.  Erfahren Sie die intuitive Benutzerführung, die es ohne Schulung möglich macht einfach Dokumente online abzulegen. Die Benutzeroberfläche von docuplus ist dynamisch und durch die starke Anlehnung an Windows leicht verständlich, so dass es keiner Schulung oder zeitraubenden Einweisung bedarf.Unterlagen-archivieren

Kontaktieren Sie uns – wir überzeugen Sie gerne von unserer Lösung!

Dropbox scheint auf den ersten Blick die günstigere Variante zu sein

10 Gründe für den Umstieg auf Cloud Computing

Hinter dem Begriff Cloud Computing versteckt sich eine Technologie, in der Daten und Inhalte auf entfernten, externen Rechenzentren gespeichert werden, also nicht lokal am Arbeitsplatz sondern eben außerhalb. Metaphorisch gesprochen eben auf einer Wolke. (cloud)

Wo in der Vergangenheit noch Anwendungen oder Softwareprogramme aus dem Internet auf Computern bzw. Servern vor Ort ausgeführt wurden, kann durch Cloud Computing nun auf die gleichen Anwendungen mittels Internet zugegriffen werden. Diese Lösung ist insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beliebt, Tendenz steigend..

Was bewegt die Firmen auf die externe Cloud umzusteigen? Ein großer Aspekt ist die Effizienz die gesteigert wird und letzten Endes einen besseren Zahlenfluss generiert. Weitere Vorteile für Cloud Computing zeigen wir Ihnen im nachstehenden Text auf.

Grund 1: Flexibilität
Die Anforderungen des „daily business“ ändern sich laufend – kein Wunder, dass die meisten Unternehmen gerade hier eine flexible Lösung wünschen. Mit einem Cloud-basierten-Service kann dieser Bedarf gedeckt werden – denn die Remote-Server solcher Cloud-Lösungen verfügen über riesige Kapazitäten. Firmen profitieren beispielsweise von der Flexibilität, wenn sich die Anforderung an die Bandbreite ändert.

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Infografik: Softwareaktualisierung

Grund 2: Systemwiederherstellung
Die Firmen, die sich auf Cloud-basierte Services einlassen, benötigen keine komplexen Systemwiederherstellungspläne mehr, weil die Cloud-Computing-Anbieter sich um die meisten Belange kümmern – und das sogar mit schnelleren Reaktionszeiten als Inhouse.

Grund 3: Automatische Softwareaktualisierungen
Wer sich nicht ständig selbst um die Verwaltung der Sicherheitsaktualisierungen vor Ort kümmern möchte und zudem seinen Zeitaufwand noch erheblich senken möchte, der kann durch einen Cloud-Computing-Anbieter die Wartung von Servern – inklusive der Sicherheitsaktualisierungen – übernehmen lassen. Somit haben Ihre Kunden mehr Zeit und freie Kapazitäten für andere Aufgaben.

 Grund 4: Kein Investitionsaufwand
Gegenüber konventionellen Systemen erzielt das Cloud Computing klare Kostenvorteile, wenn es sich zum Beispiel um die Bezahlung nach der Dauer der Nutzung des Dienstes richtet und der Dienst nur gelegentlich genutzt wird. Lokale Ressourcen (sprich Software und Hardware) lassen sich somit einsparen. Ein Vorteil ergibt sich auch bei stark abweichenden Nachfragen. Normalerweise würde man Kapazität blocken, um Lastspitzen bedienen zu können. Die genutzte Kapazität lässt sich bei Inanspruchnahme von Cloud Computing variabel an den echten Bedarf anpassen.

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Gute Zusammenarbeit!

Grund 5: Bessere Zusammenarbeit
Auch eine Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern wird durch das standort-unabhängige Arbeiten erzielt. Denn man kann unabhängig vom Arbeitsplatz gleichzeitig auf das Dokument und auf freigegebenen Anwendungen zugreifen. Wichtige Aktualisierungen erhält man in Echtzeit, wenn man seinen Kollegen und Datensätzen folgt.


Grund 6: Einsatzbereitschaft unabhängig vom Standort

Ein Vorteil der auf der Hand liegt, ist die flexible Einsatzbereitschaft unabhängig vom Standort. Die einzige grundlegende Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter auf eine aktive Internetverbindung zurückgreifen können. Damit sind sie bereits „ausgerüstet“, um auf die Daten zugreifen zu können. Durch diese Flexibilität können sich besonders „kreative Köpfe“ produktiver einbringen, was sich natürlich auch positiv auf die Work-Life-Balance auswirkt.

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Infografik: Dokumente

Grund 7: Kontrolle über Dokumente
Stellen Sie sich vor, Personen aus anderen Zeitzonen und Regionen arbeiten gemeinsam an einem Projekt und müssen dementsprechend häufig auf ein und dasselbe Dokument zugreifen. Ohne eine Cloud würde das Dokument permanent per Email hin und her geschickt werden – was dazu führt, dass nur eine Person aktiv an einer Datei arbeiten kann. Und damit nicht genug: Das Dokument würde zwangsläufig mit Verschiedenen Namen, Formaten & Versionen abgespeichert werden und müsste letzten Endes manuell zusammengeführt werden.

Durch eine Cloud-Lösung können alle Dateien zentral an einem Ort abgespeichert werden – alle Mitarbeiter greifen dadurch auf eine zentrale Version zu. Darüber hinaus bietet ein solches System die Möglichkeit, sich per Chat-Nachrichten auszutauschen und gemeinsam Änderungen am Dokument vorzunehmen. Letztlich wirkt sich nicht nur positiv auf die Teambildung aus, sondern ermöglicht ein effizienteres Arbeiten.

Grund 8: Sicherheit
Wenn Sie Ihren Laptop verlieren oder er gar gestohlen werden sollte, wirkt sich ein solcher Verlust in erster Line enorm auf Ihre Finanzen aus. – all Ihre Daten sind nun zwangsläufig aber auch abhandengekommen. In solch einer Situation wäre es doch mehr als erfreulich, wenn Sie sich für ein Cloud-basiertes-System entschieden hätten, was gewährleistet, dass alle Daten sicher in der Cloud gespeichert werden. So können Sie unabhängig vom Verlust des Gerätes nach wie vor auf diese zugreifen.

Grund 9: Wettbewerbsfähigkeit
Die Flexibilität durch die Nutzung eines Cloud-Services ermöglicht Unternehmen und Behörden sich gezielt auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, da der eigene IT-Betrieb in den meisten Fällen deutlich verkleinert werden kann. Die dadurch entstehenden Einsparpotenziale & Effizienzsteigerungen wirken sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen aus. Zudem verbessern die Sicherheitsfunktionen einer Cloud – insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen – das IT-Sicherheitsniveau erheblich.

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Cloud Computing ist umweltfreundlich

 

Grund 10: Umweltfreundlich
Firmen die Cloud Computing einsetzen, nutzen ausschließlich den des benötigten Serverplatz und erzielen dadurch eine Verbesserung der CO2-Bilanz. Zusätzlich verringert sich der Energieverbrauch und der Ausstoß von Kohlendioxid – im Vergleich zu Servern vor Ort – um mindestens 30 %.

 

Zusätzliches Rechenzentrum in Norddeutschland eingeweiht

Der wichtigste Aspekt eines online Dokumenten-Managements sollte neben der Funktionalität die Sicherheit sein

Selbstverständlich wird dieses Thema bei der Weiterentwicklung von docuplus stetig vorangetrieben und den neusten Vorraussetzungen angepasst. Sensible Daten der Unternehmenskommunikation sollten dringend nach den höchsten Sicherheitsaspekten archiviert werden und vor Zugriffen von außen maximalen Schutz erfahren, schließlich handelt es sich hierbei um ein wichtiges Kapital des Unternehmens. docuplus kann in punkto Sicherheit nun mit einem weiteren großen Vorteil aufwarten: der georedundaten Datensicherung. Rechenzentrum

Seit August betreibt das Stuttgarter IT- Unternehmen astiga GmbH einen zusätzlichen Rechenzentrumsstandort. Zum Monatsbeginn wurde seitens des Unternehmens ein Rechenzentrum in Essen in Betrieb genommen. Wie auch bei dem bereits seit Jahren betriebenen Rechenzentrum in Stuttgart war der Standort in Deutschland und die technisch hochwertige Ausstattung eine Grundvorraussetzung für die Wahl eines weiteren Standortes. In dem das Unternehmen im Bereich Hosting geografisch expandiert, kann den Kunden neben der generell redundanten Speicherung nun auch eine georedundante Datenspeicherung garantiert werden. Somit ist der IT-Dienstleister in der Lage, eine maximale Ausfallsicherheit zu gewährleisten, was gerade im Bereich des Dokumentenmanagment-Systems einen klaren Pluspunkt darstellt. Mit einer Verfügbarkeit von 99,98% bietet die astiga GmbH eine Datenspeicherung, die höchstens 1,6 Stunden im Jahr an Ausfallzeit hat.

Durch den Betrieb eines zusätzlichen Rechenzentrums in Norddeutschland geht das Unternehmen einen weiteren Schritt aufzuzeigen, wie ernst hier das Bundesdatenschutzgesetz genommen wird. Sensible Firmendaten und die Unternehmenskommunikation ist bei docuplus bestens aufgehoben.

Durch die durchgängig redundante Datenspeicherung bietet die astiga Gmbh maximalen Schutz auch gegen Cyber-Angriffe, technische Defekte und Naturkatastrophen. Da die beiden deutschen Rechenzentren geografisch weit genug voneinander entfernt sind wird selbst den schlimmsten Szenarien vorgebeugt.

Datensicherheit„Aus Sicht des Datenschutzbeauftragten ist dies neben der ISO-Zertifizierung ein weiterer wichtiger Schritt, der die astiga GmbH auszeichnet.“, so Dr. Ralf Schadowki, der Datenschutzbeuauftrage des Unternehmens. (Die astiga GmbH ist ISO 9001 und ISO/IEC 27001 zertifiziert.)

Sowohl der Standort in Stuttgart als auch das TIER-3- Rechenzentrum in Essen sind technisch auf dem neusten Stand und bieten die besten Vorraussetzungen für sichere Datenspeicherung. Kontaktieren Sie uns, gerne stellen wir Ihnen die für Sie am besten geeignete Dokumenten-Management-Lösung vor. Das docuplus-Team freut sich auf Sie!