Mitgliedschaft im Bundesverband für IT-Sicherheit e.V. – TeleTrusT

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Das Online Dokumentenmanagement docuplus als Angebot der astiga GmbH kann seit Juli diesen Jahres auf den reichen Erfahrungsschatz zahlreicher Experten in Sachen IT-Sicherheit zurückgreifen. Als Mitglied im größten Kompetenzverbund für IT-Sicherheit in Deutschland und Europa, der TeleTrusT kann die astiga mit dem Qualitätszeichen „IT Security made in Germany“ ihre vertrauenswürdigen IT-Sicherheitslösungen anbieten. Der hohe Sicherheitsstandart für den die  Mitglieder der TeleTrusT bürgen kann unter anderem dadurch gewährleistet werden, dass ausschließlich Firmen, die ihren Sitz in Deutschland haben und ihre Produkte nach den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes in Deutschland entwickeln in den Kompetenzverbund aufgenommen werden.

 

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Im Verband sind sowohl Mitglieder aus Verwaltung und Wissenschaft als auch aus der Industrie, wodurch der Verband extrem breit aufgestellt ist. Das fachliche Know-How aus den unterschiedlichsten Bereichen ermöglicht einen erweiterten Blickwinkel auf das Thema IT-Sicherheit, bei dem die unterschiedlichsten Unternehmensformen und – bereiche integriert sind.

Bei Veranstaltungen, Workshops und Messeteilnahmen werden alle Themen rund um die IT-Sicherheit kontinuierlich fortgeführt und überarbeitet, so dass hier immer der aktuellste Wissensstand gewährleistet ist und gegenseitig Erfahrungen ausgetauscht und weitergegeben werden können.

Durch diesen Schritt wird der hohe Maßstab in punkto vertrauenswürdige IT-Sicherheitslösungen, der bei der Entwicklung von docuplus zugrunde gelegt wurde unterstrichen. Die Geschäftsleitung und Mitarbeiter der astiga GmbH sind stolz jetzt ein Teil dieses Netzwerkes zu sein. Wollen auch Sie von diesem Wissen profitieren, dann kontaktieren Sie uns!

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem – dies sollten Sie wissen

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In Phasen, in denen es stets bedeutender ist, die Dateiverwaltung digital zu machen, wird ein helfendes Dokumentenmanagementsystem (beziehungsweise DMS) unersetzlich. Aber was sind überhaupt die Nutzen eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dateien in einem bestimmten System zu erfassen und zu verwalten? Oder ist jenes bloß ein Programm, das innerbetriebliche Abläufe verkompliziert?

Ein Dokumentenmanagementsystem im Gebrauch in der Firma

In einem Unternehmen, einerlei ob es der Bäcker um die Straßenecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der weiten Welt ist, fallen Daten an. Verschiedene Unternehmer sollen nicht selten sogar mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dokumente eingehen dürfen. Mit bekannten Werkzeugen kann das schnell nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal vollbrachte Arbeit muss nochmals wiederholt werden. Oder der Sicherheitsaspekt ist an vielen Stellen nicht erfüllt. Ein professionelles DMS muss all diese Punkte gewissenhaft erfüllen. Dadurch darf das Dokumentenmanagementsystem selber aber nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss immer zur Verfügung stehen und muss direkt in den Workflow eingesetzt sein. Jeder Kollege, besonders solche ohne spezielle IT-Kenntnisse, sollten das System richtig einsetzen können. Nur dann ist ein Dokumentenmanagementsystem vertretbar, weil es den Workflow erleichtert. Andernfalls behindert es lediglich im Alltag.

Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma flexibel

Welcher Teil in einem Dokumentenmanagement-System auch nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle Computer, die in der Betriebszeit gebraucht werden, müssen an das Dokumentenmanagementsystem angebunden sein. Das erfordert nicht nur Hardware, allerdings auch das einsetzbare KnowHow. Da nicht jedes Firmenkonstrukt über passendes Humanapital verfügt, können hier erhebliche Zusatzkosten ergeben. Stets bekannter wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Spezialisierte Firmen bieten Systeme an, auf die die Vertragspartner online herankommen können. Die Wartung der Geräte, die verlässlich bereitgestellte Netzwerktechnik und das treffende Sicherheitsmodell geben diese Firmen in ihren Paketen außerdem mit zur Überlegung. So können auch mittelständige Firmen die Vorzüge vom Dokumentenmanagementsystem nutzen. Doch die Gelder für ein derartiges Tool sind auf diese Weise viel einfacher kalkulierbar. Mit einem WWW Dokumentenmanagement-System bleibt die Firma wettbewerbsfähig, aber auch beweglich.

docuplus Dokumentenmanagement

Alternative zu Dropbox

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Teamwork ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Wo die Zusammenarbeit allerdings früher unter einem Dach stattgefunden hat, agieren und kooperieren Teams heute weltweit über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. Die Kommunikation erfolgt elektronisch über Telefon, E-Mail, Internet und fortschreitend auch mittels Video-Konferenzen.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Bearbeitung von Projekten ist, dass alle Teammitglieder parallel die jeweils benötigten und aktuellsten Dokumente und Unterlagen einsehen können. Die Software docuplus bietet hierfür eine große Vielfalt an Möglichkeiten. Als Basis dient ein Archiv sämtlicher Geschäftsunterlagen, auf das zu jeder Zeit von jedem einfach per Browser zugegriffen werden kann, egal ob von einem PC, Notebook, Smartphone oder Tablet. Docuplus kann aber auch als alternative Dropbox, als gemeinsame Ablage für alle Mitarbeiter an einem Projekt verwendet werden. Cloud – das ist hier das Stichwort.

Alternative zu Filesharing & Co.

Die Vorteile von docuplus als Alternative zu Dropbox liegen auf der Hand. Der Zugriff via Browser ist leicht zu handhaben. Mitarbeiter müssen nicht für eine spezielle Software geschult werden, sondern können in Minutenschnelle mit docuplus arbeiten. Dazu erhält jedes Teammitglied seine eigene Zugangsberechtigung für Ordner und Dokumente. Unbefugte Zugriffe auf sensible Daten wie z.B. Personalakten werden somit verhindert. Gleichzeitig ist garantiert, dass alle Dokumente jeweils auf dem neuesten Stand sind und nicht mühsam abgeglichen werden müssen.

Es gibt eine große Auswahl kostenloser Programme im Internet, mit deren Hilfe man online auf gemeinsame, in der Cloud gespeicherte Daten zugreifen kann. Diese verfügen meist aber nur über niedrige oder gar keine Sicherheitsstandards. docuplus bietet sich hier als zuverlässige, Dropbox-Alternative an. Erstens ist docuplus zertifiziert. Zweitens gewährleistet die intelligente Verschlüsselung der gespeicherten Daten, dass Dritte nicht von außen auf Ihre Unterlagen zugreifen können, sondern nur die Mitarbeiter, die dazu berechtigt sind. Drittens werden alle Dokumente, die Sie mit docuplus archivieren, ausschließlich auf Servern in Deutschland abgespeichert und unterliegen somit dem deutschen Datenschutzrecht. Dieser Faktor ist nicht unerheblich in Bezug auf beispielsweise personenbezogene Daten. In manchen Ländern sieht die Rechtslage ganz aus.

Sicherheit und Datenschutz inklusive

Auch wenn Sie für docuplus als Alternative zu Dropbox im Vergleich zu kostenfreien Anbietern ein paar Euro investieren müssen – im Zweifelsfall sind Sie damit auf der sicheren Seite. Durch die strukturierte Archivierung sämtlicher Dokumente und Unterlagen Ihres Unternehmens können Teams docuplus für ihre Arbeit nicht nur als Alternative zu Datenaustauschbörsen wie Dropbox für laufende Projekte nutzen, sondern bei Bedarf auf ältere Daten, Berichte oder Konzepte zurückgreifen.

Mit den verschiedenen Funktionen von docuplus – der langfristigen und sicheren Datenarchivierung, dem cleveren Online Dokumentenmanagement, mit der Ablage für Teams und Arbeitsgruppen und nicht zuletzt unserem kompetenten Support – erhalten Sie eine Komplettlösung für die Arbeit via Internet von praktisch jedem Punkt der Welt aus.

Dateiablage und Datenaustausch leicht gemacht mit docuplus.

Sicherer Zugriff von überall

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Unsere Mitarbeiter müssen von überall auf der Welt aus auf unsere Unternehmensdaten und vor allem die Exposes unserer Gebäude zugreifen. Nach Tests mit unterschiedlichen Anbietern hat nur docuplus all unsere Anforderungen erfüllt.

Wir nutzen docuplus nun seit mehr als 2 Jahren uns sind sehr zufrieden.

Sehr flexibel

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Die Anwendung lässt sich durch seine flexible Zusammenstellung der einzelnen Module genau an die Ansprüche unterschiedlicher Anforderungen anpassen. Gerade das ist ein großes Plus.

Sicherer Austausch

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Wir nutzen docuplus, um unsere Redaktionstexte sicher zu speichern und zu archivieren. Damit haben alle Journalisten von überall Zugriff auf alle Publikationen.

Informationen sicher austauschen

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Die Software ist ein für uns wichtiger Kanal, um mit unseren Geschäftspartnern Informationen gesichert über das Internet austauschen zu können

Anspruchsvoll in jeder Hinsicht

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Wir haben sehr anspruchsvolle Kunden. Da muss jeder Prozess und jeder Handgriff sitzen. Wir haben uns für das Produkt entschieden,da uns die Kosten-Nutzen-Relation sowie die Leistungsfähigkeit des Anbieters vollständig überzeugt hat.