Elektronische Archivierung

Ursprünglich bedeutet “Archivierung”, historische Aufzeichnungen zu bewahren. Die aufbewahrten Aufzeichnungen sind einzigartig, im Gegensatz zu Büchern in einer Bibliothek, von denen es typischerweise viele Kopien gibt. Archive dienten als ursprüngliche Quellen für die Forschung zu bestimmten Themen. Zum Beispiel hat Coca Cola ein historisches Archiv, das die Geschichte des Unternehmens aufzeichnet. Das Unternehmen nutzt dieses Archiv, um mit den Informationen vergangener Jahre seine Markenattraktivität zu erhöhen.

In modernen elektronischen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) hat die Archivierung eine eigene Bedeutung. Die Archivierung digitaler Dokumente bedeutet, wenig genutzte Daten vom teuren Primärspeicher auf weniger teure Sekundärspeichergeräte zu verlagern. Die ausgelagerten Daten sind bei Bedarf jedoch zumindest für eine bestimmte Zeit weiterhin zugänglich. Informationen, unabhängig davon, wie sie ursprünglich produziert oder gesammelt werden, werden für Unternehmen und Organisationen immer wichtiger, während gleichzeitig die Anforderungen an die Archivierung von Informationen immer komplexer werden.

Der Lebenszyklus digitaler Dokumente

Der Lebenszyklus umfasst 5 Phasen

Während das digitale Zeitalter weniger Papier erzeugt, wächst die Zahl der elektronisch gespeicherten Dokumente. Richtlinien, die vom Informationsmanagement einer Organisation oder eines Unternehmen erstellt werden, bestimmen die Bedingungen des Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen. Hierin wird festgelegt, wie Dokumente zu erstellen, zu speichern und schließlich zu vernichten sind. Der Lebenszyklus von elektronischen Dokumenten und Datensätzen umfasst die Erstellung, Speicherung, Nutzung, Archivierung und Entsorgung. Es ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung, einen effizienten Ansatz für die Archivierung von digitalen Informationen zu finden. Gleichzeitig ist die Notwendigkeit, einen effizienten Ansatz zu etablieren, von wesentlicher Bedeutung für Kosteneinsparungen und die organisatorischen Leistungen.

Erstellung von digitalen Dokumenten

Der Lebenszyklus eines digitalen Dokuments beginnt mit dessen Erstellung. Eine der größten Herausforderungen für ein DMS besteht darin, die Entstehung neuer Datensätze auf logische und konsistente Weise für zukünftige Nutzung, Abruf und Speicherung zu dokumentieren. Erfolgt dies korrekt, ist ein Datensatz leicht zugänglich, bis die Nützlichkeit des Datensatzes abläuft und dieser zerstört wird. Dokumente können informell wie E-Mails und formell wie eingescannten Rechnungen und Kassenbelege sein. Unabhängig davon muss die Erstellung von Dokumenten geregelt werden.

Ein Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten kann für vertriebsbezogene Aufgaben, über den Kundensupport bis hin zum Management mehrfach verwendet werden. Es kann zudem mehrere Versionen eines Dokuments geben, um Änderungen zu berücksichtigen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden.

Speicherung und Nutzung

Die Archivierung unterliegt gesetzlichen Vorschriften

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Sobald ein Dokument elektronisch erstellt wurde, wird er normalerweise als Informationswerkzeug für Geschäftszwecke verteilt und verwendet. Aus diesem Grund werden Datensätze für einen einfachen Zugriff in einem Repository, einer Datenbank, gespeichert. Diese Phase umfasst das Indizieren und Anwenden von Metadaten auf jedes Dokument, sodass nach verschiedenen Klassifizierungen gesucht werden kann. Beispielsweise nach dem Namen des Erstellers, der Abteilung oder der Kategorie.

Archivierung

Die Archivierung ist ein weiterer Abschnitt im Dokumentenmanagementprozess. Die langfristigste Speicherung erfolgt, um Dokumente, die nicht mehr regelmäßig benötigt werden, auf lange Sicht zugänglich zu halten. Die Archivierung muss mit verschiedenen Rechtsvorschriften übereinstimmen. Die elektronische Datenarchivierung verwendet häufig automatisierte Programme, die wenig genutzte Datensätze identifizieren und diese auf sekundäre Speichergeräte verschieben. Zum Beispiel können die Dokumente in Cloud-Speichern von Drittanbietern verschoben werden. Es ist wichtig, die Integrität der archivierten Daten sicherzustellen. In der Regel werden Fehlererkennungsalgorithmen verwendet, um zu überprüfen, ob die Kopie mit dem Original übereinstimmt.

Die Datenarchivierung von Produktionsdaten verfolgt das Ziel, Kosten zu reduzieren und die Leistung der EDV zu verbessern. Nicht produktionsspezifische Daten werden in der Regel archiviert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Rechtliche Vorschriften verlangen, dass bestimmte Aufzeichnungen, wie Finanzdaten und Geschäftsbriefe, für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden. Je nach dem Wert der Dokumente für ein Unternehmen ist die dauerhafte Archivierung die letzte Phase des Lebenszyklus. Diese Dokumente werden nicht zerstört, sondern dauerhaft archiviert.

Zerstörung oder Entsorgung digitaler Dokumente

Die elektronische Archivierung hat Vor- und Nachteile

Bei der Datenarchivierung wird bewertet, warum und wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden sollte. Die Methode zur Entsorgung abgelaufener Daten sollte ebenfalls festgelegt werden. Wenn ein Dokument am Ende seiner Nutzungsdauer steht und die internen und gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten sind, kann es vernichtet werden. Bei der Zerstörung ist sicherzustellen, dass geltende Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Vorteile der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung reduziert die Ausgaben für die Datenpflege, und verbessert die Systemleistung und die Leistung der Organisation. Es wird geschätzt, dass bis zu 80 Prozent der Produktionsdaten möglicherweise keine unternehmenskritische Bedeutung haben. Diese Daten müssen daher nicht sofort zugänglich sein. Bei der elektronischen Archivierung können viele Dateien verkettet und oft komprimiert und verschlüsselt werden. Diese Praxis kann die Speicherplatzanforderungen reduzieren. Die Verschlüsselung ermöglicht es, die Daten nur für diejenigen zugänglich machen, die eine Berechtigung für den Zugriff haben.

Mögliche Problemen bei der elektronischen Datenarchivierung

Die Erhaltung elektronischer Daten steht vor einigen einzigartigen Problemen. Der Fortschritt in der Informationstechnik ist extrem schnell. Dies führt dazu, dass die Hardware und Software, die für die Erzeugung der Daten verwendet werden, schnell veraltet sind. Neue Speichermedien können möglicherweise keine Daten lesen, die auf alten Medien erstellt wurden. Neue Softwareprogramme werden ebenfalls regelmäßig eingeführt, um Technologieverbesserungen zu nutzen. Aktuelle Versionen sind möglicherweise nicht in der Lage, Daten zu lesen, die von alten Versionen erstellt wurden.

Es wurden in der Vergangenheit mehrere Strategien vorgeschlagen, um die mit archivierten Daten verbundenen Lesbarkeitsprobleme zu bewältigen. Dazu gehören das regelmäßige Kopieren alter Daten auf neue Medien und die regelmäßige Konvertierung alter Daten in neue Formate. Die Entwicklung von Emulationsprogrammen ist eine weitere MöglichkeitEmulationsprogramme bilden auf aktuellen Systemen frühere Umgebungen nach, sodass auf älteren System erstellte Daten gelesen werden können.

Durch ein DMS können Nutzungsrechte einfach organisiert werden

Grundsätzlich sollten die möglichen Probleme mit der Datenlesbarkeit bei der Archivierung berücksichtigt werden. Dies kann geschehen, in dem jedes Dokument mit einer Aufbewahrungsrichtlinie versehen wird. Daten, die ihre nützliche und gesetzlich vorgeschriebene Lebensdauer überschritten haben, können dann dauerhaft entfernt werden. Dadurch können Kosten für die Konvertierung alter Daten in ein neues Format eingespart werden.

Rechtliche Folgen und Abhilfe

Ein Hauptziel der Archivierung darin besteht, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Im Bezug hierauf ist das Lesbarkeitsproblem als besonders kritisch anzusehen. Andernfalls kann sich ein Unternehmen schnell in ernsten Schwierigkeiten befinden. Beispielsweise, wenn bestimmte Dokumente, die für Rechtsstreitigkeiten oder die Prüfung durch das Finanzamt erforderlich sind, nicht mehr verfügbar sind.

Die Archivierung von Dokumenten mittels DMS kann Kosten sparen, die Systemleistung verbessern und verhindern, dass ein Unternehmen ernsthafte rechtliche Probleme bekommt. Besondere Aufmerksamkeit muss dabei der Lesbarkeit und der Integrität der archivierten elektronischen Daten während ihrer Lebensdauer gelten.