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Der Workflow im papierlosen Buero

Der Workflow im papierlosen Büro

Im Geschäftsleben sammelt sich schnell viel Papier an: Rechnungen, Belege und Verträge kommen in Papierform daher und wollen bearbeitet und archiviert werden. Wichtige Dokumente sollten dabei auch schnell wiederzufinden sein, denn vielleicht werden sie noch einmal gebraucht. Auch juristische Aspekte müssen bedacht werden. Wie kann unter diesen Voraussetzungen ein papierloses Büro umgesetzt werden? Und inwieweit kann das Digitalisieren Ihrer Unterlagen im Büro zu einem besseren Workflow führen?

Eine eher unbeliebte, aber trotzdem sehr wichtige Aufgabe in deutschen Büros ist es, dem Papierchaos Herr zu werden. Im normalen Geschäftsbetrieb sammelt sich hier eine ganze Menge an: Rechnungen, Belege, Angebote, Verträge und alle anderen Geschäftsdokumente müssen zunächst ihrem Zweck nach bearbeitet und dann möglicherweise archiviert werden. Die Lösung hierfür ist auf den ersten Blick eindeutig: Papierbelege werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Das schafft aber auch eine Reihe von Nachteilen.

Papier ist zwar geduldig, nimmt aber auch jede Menge Platz weg. In jeder neuen Woche entstehen weitere Stapel an Unterlagen, die bearbeitet und archiviert werden wollen. Dadurch wird immer mehr Platz für entsprechende Ordner benötigt und nach einiger Zeit ist es kein Problem mehr, ganze Räume mit archivierten Unterlagen zu füllen. Nicht nur die Erstellung eines solchen Papierarchivs ist zeitraubend. Wenn in Zukunft ein bestimmter Beleg wieder benötigt wird, muss dieser erst einmal gefunden werden. Dann zeigt sich, ob das Archiv wirklich seinen Zweck erfüllen kann – oder aber ob der entsprechende Beleg für immer in den unzähligen Ordnern verschwunden ist. Kann das papierlose Büro hierzu eine Alternative sein?

Die Digitalisierung von Unterlagen als Grundlage für das papierlose Büro

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier aus technischer Sicht nicht mehr zeitgemäß. Die gesammelten Informationen können theoretisch ganz einfach digitalisiert werden, indem beispielsweise die Papierbelege eingescannt werden. Außerdem ist es sehr einfach möglich, das digitale Archiv so zu sortieren, dass alle Unterlagen in wenigen Sekunden wiedergefunden werden können. Zeitraubendes Suchen entfällt also.

Ein weiterer Vorteil des digitalen Büros: Ihr Archiv und die darin gesicherten Informationen sind sehr gut gesichert. Das ist bei einem Papierbeleg nicht immer der Fall. Nicht nur kann dieses einfach im Archiv verschwinden, ohne dass Sie es jemals wiederfinden – es kann auch durch andere Einflüsse wie beispielsweise einem Feuer zerstört werden.

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems für das papierlose Büro

Wie schaffen Sie die Umstellung hin zu einem papierlosen Büro? Der Arbeitsaufwand dafür muss gar nicht höher sein als bei der herkömmlichen Archivierung von Unterlagen. Anstatt aber das Papier in Ordnern zu archivieren, scannen Sie es ein. Dafür benötigen Sie die richtige Hardware in Form eines Dokumenten-Scanners. Im Vergleich zu einer Lagerung der Dokumente in Ordnern und Archivräumen werden sich die Kosten für die Anschaffung eines solchen Gerätes schnell amortisiert haben.

Einige dieser Geräte erstellen Scans, die nachträglich nicht mehr verändert werden können. Das ist eine wichtige Eigenschaft von Unterlagen im papierlosen Büro. Die digitalen Kopien können Sie dann in einer selbst gewählten Ordnerstruktur ablegen.

Was aber sollte mit den originalen Papierbelegen geschehen? Hier lohnt sich ein Blick auf die Gesetzeslage in Deutschland.

Das papierlose Büro aus juristischer Sicht

Leider gibt es auf dem Weg zum papierlosen Büro eine große Hürde: die rechtlichen Bestimmungen. Um Belege auf echtem Papier durch digitalisierte Versionen ersetzen zu können, müssen diese rechtlich gesehen den gleichen Beweiswert besitzen. Im geschäftlichen Bereich ist dies natürlich besonders wichtig. Wie so oft im Umfeld der Digitalisierung gibt es hier aber noch keine Rechtssicherheit. Im Einzelfall entscheidet dann ein Gericht darüber, ob eine digitalisierte Kopie aussagekräftig ist. Sind auf dem entsprechenden Beleg Unterschriften vorhanden, wird die digitale Sicherung noch einmal komplizierter.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten deshalb die Originale noch nicht entsorgt werden. Da Sie aber wahrscheinlich nur sehr selten zu den Papierkopien greifen müssen, lassen sich diese wesentlich platzsparender aufbewahren als ohne ein digitales Archiv. Es empfiehlt sich auch immer, beim entsprechenden Amt nachzufragen, um den dortigen Umgang mit digitalen Kopien in Erfahrung zu bringen.

Sie können in Deutschland durchaus ein papierloses Büro betreiben, sollten sich dann aber über das vorhandene Restrisiko bezüglich der Anerkennung von digitalen Kopien im Klaren sein.

Das papierlose Büro: Ein erster Schritt in die Zukunft?

Es stellt sich nicht die Frage, ob sich das papierlose Büro durchsetzen wird, sondern nur, wann dies geschieht. Aktuell ist die Rechtslage allerdings noch auf Papierbelege ausgerichtet. Durch die zunehmende Digitalisierung wird sich dies aber ändern. Schon heute können Sie ein digitales Archiv erstellen. Dafür empfiehlt sich der Einsatz von Dokumenten-Scannern, die speziell für den Betrieb im geschäftlichen Umfeld gedacht sind. Somit rückt das papierlose Büro einen großen Schritt näher!

Papierloses Büro – Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Papierloses Büro

Ein absolut papierloses Büro – eine Utopie oder doch unsere Zukunft? Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse führt dazu, dass man immer weniger Papier verbraucht und immer mehr Arbeitsschritte online abwickelt. Ob Versand von Dokumenten, Terminabsprachen oder Kurzmitteilungen – inzwischen ist es kaum denkbar, dass man für diese Aktivitäten ausgedruckte Dokumente verwendet. Das meiste wird per Mail oder per virtuellem Kalender erledigt. Auch für Verträge, geheime Informationen, Rechnungen und andere wichtige Dokumente gibt es gute Lösungen –  Dokumentmanagement-Systeme, die die höchsten Sicherheitskriterien erfüllen.

Wer sich für die Online Verwaltung seiner Dokumente entscheidet, profitiert natürlich nicht nur dadurch, dass er weniger Papier verbraucht. Ein papierloses Büro bringt auch weitere Vorteile für Unternehmen, angefangen von sinkenden Kosten und mehr Mobilität bis zu effizienteren Büro-Abläufen.

1) Kostenersparnis

Wer seine Arbeitsprozesse hauptsächlich online abwickelt, spart Kosten – von Versandkosten über Energie bis hin zu Platzressourcen.
Auch die Kosten für Archivräume, Aktenordner oder Papier entfallen dabei.papierloses Büro

2) Mehr Effizienz

Unternehmen können ihre Arbeitsabläufe viel effizienter gestalten, wenn sie nicht stundenlang nach dem
richtigen Vertrag in den Ordnern suchen müssen. Die Gefahr, dass ein Dokument aus Versehen im falschen Ordner landet ist ebenfalls geringer.

3) Einfachheit

Im Gegensatz zu der klassischen Büroorganisation vereinfachen digitale Dokumentationssysteme die Arbeit enorm.
Sei es die Suche, Verwaltung oder die Vergabe der Zuständigkeiten –  direkter Datenzugriff ermöglicht schnelle und einfache Arbeitsprozesse.

4) Bessere Mitarbeiterkommunikationpapierloses Büro

Manchmal bleibt nichts anderes übrig, als das Dokument oder die Mail auszudrucken, aber in den meisten Fällen lässt sich das vermeiden.
Wer in seinem Unternehmen das Intranet für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern einrichtet oder eine Sammeldatenbank einstellt,
wo die Kollegen Links zu den relevanten Informationen austauschen können, kann den Papierverbrauch in seinem Büro deutlich reduzieren.
Gut für die internen Ressourcen und natürlich auch für den Umweltschutz.

5) Mobilität und Flexibilität

Ob mobile Büros oder Arbeiten aus dem Zug, wenn man auf dem Weg zum Kunden ist – die aktuelle Arbeitssituation verlangt immer mehr
Flexibilität und Mobilität. Wie praktisch, wenn man auch unterwegs permanent den Zugriff auf die notwendigen Unterlagen hat!
Wer dabei Cloud-Systeme nutzt, braucht sich auch keine Sorgen machen, sollte der Laptop kaputt gehen – alle wichtigen Änderungen bleiben online abgespeichert.

6) Bessere Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnernpapierloses Büro

Auch für die Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern eignet sich das digitale Dokumentenmanagement perfekt.
Besonders wenn sie räumlich weit voneinander entfernt sind. Auf diese Weise kann man die Dokumente gemeinsam bearbeiten
und so immer nachvollziehen, wer welche Änderungen wann gemacht hat.

7) Sicherheit

Wer seine Dokumente online abspeichert, ist auf der sicheren Seite, falls die Papiervariante verloren geht.

8) Automatisierte Vorgänge

Dank digitalem Dokumentenmanagement könnte man manche Prozesse ganz simpel automatisieren lassen.
Vorgänge wie Freigaben, Erinnerungen, Aktualisierungen und vieles können automatisch laufen, ohne dass man wertvolle Zeit dafür verschwendet.

9) Struktur

Digital kann man die Dokumente meistens nicht nur viel schneller finden, sondern auch besser untereinander verlinken.
Klare Ordnerstrukturen helfen dabei die Daten so zu platzieren, dass sie immer von allen Berechtigten per Knopfdruck gefunden werden können.

 

 

 

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

Die Pessimisten sagen – so weit sind wir noch nicht und werden wahrscheinlich auch nie sein, die Optimisten sind sich einig – wir sind schon mittendrin. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und das Streben nach mehr Produktivität führen dazu, dass papierloses Büro in absehbarer Zukunft auch bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen immer mehr verbreitet sein wird.

Daten abspeichern, E-Mails verwalten, Rechnungen archivieren – das alles funktioniert schon längst digital und bringt den Unternehmen viele Vorteile mit: von Ressourcenersparnis über verbesserte Kommunikation bis hin zu mehr Mobilität und Flexibilität im Arbeitsalltag.

Fotos, Videos und Musik speichert man schon lange digital online, nur Dokumente zu digitalisieren ist noch nicht für alle selbstverständlich. Dabei kommen Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz und sparen dem Unternehmen nicht nur Tonnen Papier. Sie  erhöhen auch nachweislich die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter. Und machen somit den Traum von einem papierlosen Büro zum Greifen nah.

Man könnte denken, dass gerade im Zeitalter der Digitalisierung wenig Papier verbraucht wird, doch es ist nicht so. Studien haben gezeigt, dass ausgerechnet jetzt besonders aktiv von Hand geschrieben wird – ein Büroangestellter verbraucht deshalb durchschnittlich bis zu 10.000 Seiten Papier im Jahr. Dabei wird der größte Teil der ausgedruckten Dokumente wieder vernichtet – unnötige Verschwendung von Ressourcen, das nicht nur für die Umwelt eine große Belastung ist, sondern auch für das Firmenbudget.

Aktuelle Studien haben auch gezeigt, dass man in einem Unternehmen durchschnittlich rund 19 Exemplare (also unterschiedliche Versionen) von ein und demselben Dokument abspeichert. Nur die wenigsten können dabei den Überblick über alle Korrekturen und Änderungen behalten. Richtig produktiv ist diese Arbeitsweise vor allem bei der Teamarbeit nich.

Die Arbeitsproduktivität nur mit einem Schritt verbessern

Die meisten Dokumente sind oft schon digital abgespeichert. Man muss die Arbeitsabläufe nur so organisieren, dass die Dokumente nicht mehr gedruckt werden, sondern nur online bearbeitet werden. Dafür müssen die Abläufe neu strukturiert und angepasst werden und es funktioniert eigentlich nur dann, wenn die Mitarbeiter mitmachen.

Um die Akzeptanz von solchen Vorgehensweisen im Team zu erhöhen, braucht man lediglich ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement-System, das einfach zu bedienen ist und intuitiv in Anwendung ist. Einmal im Unternehmen eingerichtet, wird so ein System immer besser von Mitarbeitern aufgenommen, da sie selbst erkennen können, dass ein solches DMS die Arbeit tatsächlich erleichtert.

Die meisten Unternehmensbereiche profitieren bereits von der Digitalisierung der Arbeitsprozesse, sei es Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Kunden, Kooperationspartnern oder den Kollegen im und außer Haus. Dank modernen Scan-Lösungen können Sie die Abläufe problemlos in die vorhandenen IT-Strukturen integrieren und unterstützen so nachweislich die Teamarbeit bzw. das Arbeiten im Team.

Digitalisierte Dokumente können aber nicht nur viel einfacher gespeichert, verwaltet und bearbeitet werden. Sie können an jede beliebige Stelle im Firmennetzwerk versendet werden, sei das Drucksysteme, IT-Anwendungen, E-Mails oder Share-Point-Portale. Und wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) auch über die Möglichkeit eines Archivs oder individuelles Workflows verfügt, dann können Unternehmen Ihre Prozesse optimal anpassen.

Gut funktionierende interne Kommunikation verbessert die Arbeitsproduktivität in Unternehmen. Ein DMS kann dabei große Hilfe leisten. Welcher Mitarbeiter bearbeitet gerade das Dokument? Welchem Kollegen wurde die Aufgabe zugeordnet? Wie ist der Stand der Bearbeitung der Akte? Gibt es in diesem Prozess noch freie Ressourcen? Schafft man es, das Projekt rechtzeitig zu beenden?

Die Workflow-Funktion im DMS hilft all diese Fragen jede Zeit zu klären und steigert die Arbeitsqualität, denn die Prozesse werden transparenter, Abstimmungswege kürzer und die Produktivität höher. Ausserdem sparen Unternehmen dabei, sowohl Zeit als auch Ressourcen.

Übrigens: Das Online DMS docuplus können Sie jederzeit testen – und als Einzelperson auch dauerhaft kostenfrei nutzen.