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Wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

Die meisten unserer Leser dürften mittlerweile wissen, was sich hinter dem Begriff des Dokumentenmanagement-Systems (kurz: DMS) verbirgt. Doch wer es selbst nicht nutzt, weiß vermutlich nicht, welche Funktionen ein solches System hat und welche Möglichkeiten es einem eröffnet.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann weit mehr als eben nur Dokumente zu managen. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle 6 Funktionen vor, die Ihnen Ihre Arbeit erheblich vereinfachen dürften.

Schnellerer Zugriff auf Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems

Dokumentenmanagement-Systems

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Der Computer ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Egal ob privat oder beruflich – wir nutzen dieses Wunderwerk der Technik beinahe täglich. Dabei ist es unausweichlich, dass wir auch elektronische Dokumente erzeugen. Sei es ein Text- oder Tabellendokument, eine E-Mail, Bilder oder andere Dokumente. All diese Dateien speichern wir entweder lokal auf dem Computer oder Laptop oder extern auf einem Server oder in einer Cloud.

Mit der Zeit sammeln sich so jede Menge Dateien an, die sich oft unsortiert auf dem Speichermedium tummeln. Möchte man nun ein Dokument wieder aufrufen, das man vor einigen Monaten erstellt hat, kann die Suche danach schon mal etwas Zeit kosten. Unterschiedliche Studien haben ergeben, dass ein Mitarbeiter täglich im Durchschnitt eine halbe Stunde mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt ist.

Durch ein DMS kann man diese Zeit sparen. Durch die integrierte Suchfunktion lassen sich bestimmte Dateien schnell finden. Man kann im Volltext suchen oder auch nach bestimmten Dateiformaten filtern. Des Weitern ist es möglich, sogenannte Metadaten zu arbeiten und so bspw. nach bestimmten Rechnungsnummern zu suchen. Auf dieses Weise verbringt man sehr viel weniger Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument.

Zugriff von überall und zu jeder Zeit

Flexibilität ist auch in der Arbeitswelt immer wichtiger. Die Zeiten, in denen man ausschließlich vom Büro aus gearbeitet hat, sind längst vorbei. Viele Menschen arbeiten von zuhause aus oder sind viel unterwegs. Das bedeutet aber auch, dass sie jederzeit und überall an die für sie relevanten Daten kommen müssen.

Auf ein DMS können Sie in der Regel über eine herkömmliche Browseroberfläche zugreifen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein internetfähiges Gerät und Internet. Sie benötigen hierfür keine spezielle Software.

Einige DMS bieten auch eine Lösung über WebDAV. Hierbei können Sie ein Netzlaufwerk über das Internet mit dem Dokumentenmanagement-System verbinden. Dieses Laufwerk öffnen Sie dann wie gewohnt über Ihren Explorer. Auf diese Weise können Sie weltweit so arbeiten, wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen tun würden.

Ein zentraler Speicherort für alle Informationen

Durch ein DMS können alle Informationen zentral gespeichert werden

Die Ablagemethoden aus der grauen Vorzeit hatten einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen zu einem Thema waren an einem Ort abgelegt. Egal ob Brief, Rechnung, handschriftliche Notiz oder Fax; alles lag im selben Ordner und konnte so auch schnell gefunden werden.

Heute verteilen sich diese Informationen auf verschiedenen Servern, Ordnern und anderen Systemen. Mit einem DMS erhält man die alte Ordnung mit neuester Technik zurück. Alle Dokumente, die ein Thema betreffen, können ganz leicht unter einem Stichwort abgespeichert und so auch ganz schnell wieder gefunden werden.

Richtlinien und Gesetze – mit einem DMS kein Problem

Um den gesetzlichen Vorschriften zum Thema elektronische Archivierung in Unternehmen zu genügen sind zwei Dinge wesentlich:

  1. Die Digitalisierung. Hier werden papierhafte Dokumente eingescannt und anschließend vernichtet.
  2. Das Empfangen von elektronischen Dokumenten.

In beiden Fällen muss nachweisbar sein, dass die in Ihrem System abgelegten Dokumente Originale sind. Ein einfaches Speichern auf einem Fileserver reicht deshalb nicht.

Die meisten DMS verfügen über Lösungen, um nachweisen zu können, dass es sich bei dem Dokument in Ihrem System um das Original handelt. Dies geschieht jedoch nur in Verbindung mit einer individuellen Verfahrensdokumentation.

Idealerweise lässt ein DMS-Anbieter sein System von einer unabhängigen Stelle prüfen, ob es zu einer gesetzeskonformen Archivierung fähig ist.

Kollaboration – bessere Zusammenarbeit

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Der Begriff Kollaboration bezeichnet heute die Zusammenarbeit eines Teams in der IT. Hierfür sind sowohl Kommunikation als auch Information von Nöten. Viele Dokumentenmanagement-Systeme vereinen diese beiden Voraussetzungen.

In einem DMS finden sich die nötigen Informationen in Form von Dokumenten und einer Dokumentation über das Was, Wer, Wann und Wie. Neben diesem zentralen Mitteilungsstream verfügen viele Systeme außerdem noch über eine Kommentar- und Notizfunktion. Diese können Sie bequem zu jedem Dokument hinterlassen, so dass Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen können.

Sollten Sie externe Mitarbeiter haben, die zwar auf ein bestimmtes Dokument, nicht jedoch auf das gesamte DMS zugreifen sollten, so können Sie das entsprechende Dokument freigeben, indem Sie es in einen Datenraum verlinken, der für externe Kollegen zugänglich ist.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen sind der schnellere Ablauf ebendieser, eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und eine Kosten- und Zeitersparnis für das Unternehmen.

Gerade die Verarbeitung von Rechnungen wird auch heute noch zumeist manuell abgewickelt. Eine Automation der Rechnungsverarbeitung lohnt sich im Grunde auch erst, wenn eine sehr große Menge an Rechnungen verarbeitet werden muss. Im Besten Fall müssen Sie dann nur noch die Rechnung manuell einscannen. Den Rest erledigt das Dokumenten-Management-System.

Das DMS erfasst die Daten aus dem Scan und überprüft sie rechnerisch. Außerdem gleicht es die Rechnung mit einer Bestellung im ERP-System ab. Wenn alles korrekt ist, legt das DMS diese Rechnung revisionssicher ab und löst eine Zahlung aus. Die Skontofrist  wird dabei berücksichtigt.

Fazit

Mit einem passenden Dokumenten-Management-System bleibt Ihnen sehr viel lästige Arbeit erspart. Der Arbeitsalltag kann um einiges effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für interessante und wichtige Dinge.

 

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

Die Pessimisten sagen – so weit sind wir noch nicht und werden wahrscheinlich auch nie sein, die Optimisten sind sich einig – wir sind schon mittendrin. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und das Streben nach mehr Produktivität führen dazu, dass papierloses Büro in absehbarer Zukunft auch bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen immer mehr verbreitet sein wird.

Daten abspeichern, E-Mails verwalten, Rechnungen archivieren – das alles funktioniert schon längst digital und bringt den Unternehmen viele Vorteile mit: von Ressourcenersparnis über verbesserte Kommunikation bis hin zu mehr Mobilität und Flexibilität im Arbeitsalltag.

Fotos, Videos und Musik speichert man schon lange digital online, nur Dokumente zu digitalisieren ist noch nicht für alle selbstverständlich. Dabei kommen Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz und sparen dem Unternehmen nicht nur Tonnen Papier. Sie  erhöhen auch nachweislich die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter. Und machen somit den Traum von einem papierlosen Büro zum Greifen nah.

Man könnte denken, dass gerade im Zeitalter der Digitalisierung wenig Papier verbraucht wird, doch es ist nicht so. Studien haben gezeigt, dass ausgerechnet jetzt besonders aktiv von Hand geschrieben wird – ein Büroangestellter verbraucht deshalb durchschnittlich bis zu 10.000 Seiten Papier im Jahr. Dabei wird der größte Teil der ausgedruckten Dokumente wieder vernichtet – unnötige Verschwendung von Ressourcen, das nicht nur für die Umwelt eine große Belastung ist, sondern auch für das Firmenbudget.

Aktuelle Studien haben auch gezeigt, dass man in einem Unternehmen durchschnittlich rund 19 Exemplare (also unterschiedliche Versionen) von ein und demselben Dokument abspeichert. Nur die wenigsten können dabei den Überblick über alle Korrekturen und Änderungen behalten. Richtig produktiv ist diese Arbeitsweise vor allem bei der Teamarbeit nich.

Die Arbeitsproduktivität nur mit einem Schritt verbessern

Die meisten Dokumente sind oft schon digital abgespeichert. Man muss die Arbeitsabläufe nur so organisieren, dass die Dokumente nicht mehr gedruckt werden, sondern nur online bearbeitet werden. Dafür müssen die Abläufe neu strukturiert und angepasst werden und es funktioniert eigentlich nur dann, wenn die Mitarbeiter mitmachen.

Um die Akzeptanz von solchen Vorgehensweisen im Team zu erhöhen, braucht man lediglich ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement-System, das einfach zu bedienen ist und intuitiv in Anwendung ist. Einmal im Unternehmen eingerichtet, wird so ein System immer besser von Mitarbeitern aufgenommen, da sie selbst erkennen können, dass ein solches DMS die Arbeit tatsächlich erleichtert.

Die meisten Unternehmensbereiche profitieren bereits von der Digitalisierung der Arbeitsprozesse, sei es Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Kunden, Kooperationspartnern oder den Kollegen im und außer Haus. Dank modernen Scan-Lösungen können Sie die Abläufe problemlos in die vorhandenen IT-Strukturen integrieren und unterstützen so nachweislich die Teamarbeit bzw. das Arbeiten im Team.

Digitalisierte Dokumente können aber nicht nur viel einfacher gespeichert, verwaltet und bearbeitet werden. Sie können an jede beliebige Stelle im Firmennetzwerk versendet werden, sei das Drucksysteme, IT-Anwendungen, E-Mails oder Share-Point-Portale. Und wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) auch über die Möglichkeit eines Archivs oder individuelles Workflows verfügt, dann können Unternehmen Ihre Prozesse optimal anpassen.

Gut funktionierende interne Kommunikation verbessert die Arbeitsproduktivität in Unternehmen. Ein DMS kann dabei große Hilfe leisten. Welcher Mitarbeiter bearbeitet gerade das Dokument? Welchem Kollegen wurde die Aufgabe zugeordnet? Wie ist der Stand der Bearbeitung der Akte? Gibt es in diesem Prozess noch freie Ressourcen? Schafft man es, das Projekt rechtzeitig zu beenden?

Die Workflow-Funktion im DMS hilft all diese Fragen jede Zeit zu klären und steigert die Arbeitsqualität, denn die Prozesse werden transparenter, Abstimmungswege kürzer und die Produktivität höher. Ausserdem sparen Unternehmen dabei, sowohl Zeit als auch Ressourcen.

Übrigens: Das Online DMS docuplus können Sie jederzeit testen – und als Einzelperson auch dauerhaft kostenfrei nutzen.