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Elektronische Archivierung

Ursprünglich bedeutet „Archivierung“, historische Aufzeichnungen zu bewahren. Die aufbewahrten Aufzeichnungen sind einzigartig, im Gegensatz zu Büchern in einer Bibliothek, von denen es typischerweise viele Kopien gibt. Archive dienten als ursprüngliche Quellen für die Forschung zu bestimmten Themen. Zum Beispiel hat Coca Cola ein historisches Archiv, das die Geschichte des Unternehmens aufzeichnet. Das Unternehmen nutzt dieses Archiv, um mit den Informationen vergangener Jahre seine Markenattraktivität zu erhöhen.

In modernen elektronischen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) hat die Archivierung eine eigene Bedeutung. Die Archivierung digitaler Dokumente bedeutet, wenig genutzte Daten vom teuren Primärspeicher auf weniger teure Sekundärspeichergeräte zu verlagern. Die ausgelagerten Daten sind bei Bedarf jedoch zumindest für eine bestimmte Zeit weiterhin zugänglich. Informationen, unabhängig davon, wie sie ursprünglich produziert oder gesammelt werden, werden für Unternehmen und Organisationen immer wichtiger, während gleichzeitig die Anforderungen an die Archivierung von Informationen immer komplexer werden.

Der Lebenszyklus digitaler Dokumente

Der Lebenszyklus umfasst 5 Phasen

Während das digitale Zeitalter weniger Papier erzeugt, wächst die Zahl der elektronisch gespeicherten Dokumente. Richtlinien, die vom Informationsmanagement einer Organisation oder eines Unternehmen erstellt werden, bestimmen die Bedingungen des Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen. Hierin wird festgelegt, wie Dokumente zu erstellen, zu speichern und schließlich zu vernichten sind. Der Lebenszyklus von elektronischen Dokumenten und Datensätzen umfasst die Erstellung, Speicherung, Nutzung, Archivierung und Entsorgung. Es ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung, einen effizienten Ansatz für die Archivierung von digitalen Informationen zu finden. Gleichzeitig ist die Notwendigkeit, einen effizienten Ansatz zu etablieren, von wesentlicher Bedeutung für Kosteneinsparungen und die organisatorischen Leistungen.

Erstellung von digitalen Dokumenten

Der Lebenszyklus eines digitalen Dokuments beginnt mit dessen Erstellung. Eine der größten Herausforderungen für ein DMS besteht darin, die Entstehung neuer Datensätze auf logische und konsistente Weise für zukünftige Nutzung, Abruf und Speicherung zu dokumentieren. Erfolgt dies korrekt, ist ein Datensatz leicht zugänglich, bis die Nützlichkeit des Datensatzes abläuft und dieser zerstört wird. Dokumente können informell wie E-Mails und formell wie eingescannten Rechnungen und Kassenbelege sein. Unabhängig davon muss die Erstellung von Dokumenten geregelt werden.

Ein Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten kann für vertriebsbezogene Aufgaben, über den Kundensupport bis hin zum Management mehrfach verwendet werden. Es kann zudem mehrere Versionen eines Dokuments geben, um Änderungen zu berücksichtigen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden.

Speicherung und Nutzung

Die Archivierung unterliegt gesetzlichen Vorschriften

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Sobald ein Dokument elektronisch erstellt wurde, wird er normalerweise als Informationswerkzeug für Geschäftszwecke verteilt und verwendet. Aus diesem Grund werden Datensätze für einen einfachen Zugriff in einem Repository, einer Datenbank, gespeichert. Diese Phase umfasst das Indizieren und Anwenden von Metadaten auf jedes Dokument, sodass nach verschiedenen Klassifizierungen gesucht werden kann. Beispielsweise nach dem Namen des Erstellers, der Abteilung oder der Kategorie.

Archivierung

Die Archivierung ist ein weiterer Abschnitt im Dokumentenmanagementprozess. Die langfristigste Speicherung erfolgt, um Dokumente, die nicht mehr regelmäßig benötigt werden, auf lange Sicht zugänglich zu halten. Die Archivierung muss mit verschiedenen Rechtsvorschriften übereinstimmen. Die elektronische Datenarchivierung verwendet häufig automatisierte Programme, die wenig genutzte Datensätze identifizieren und diese auf sekundäre Speichergeräte verschieben. Zum Beispiel können die Dokumente in Cloud-Speichern von Drittanbietern verschoben werden. Es ist wichtig, die Integrität der archivierten Daten sicherzustellen. In der Regel werden Fehlererkennungsalgorithmen verwendet, um zu überprüfen, ob die Kopie mit dem Original übereinstimmt.

Die Datenarchivierung von Produktionsdaten verfolgt das Ziel, Kosten zu reduzieren und die Leistung der EDV zu verbessern. Nicht produktionsspezifische Daten werden in der Regel archiviert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Rechtliche Vorschriften verlangen, dass bestimmte Aufzeichnungen, wie Finanzdaten und Geschäftsbriefe, für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden. Je nach dem Wert der Dokumente für ein Unternehmen ist die dauerhafte Archivierung die letzte Phase des Lebenszyklus. Diese Dokumente werden nicht zerstört, sondern dauerhaft archiviert.

Zerstörung oder Entsorgung digitaler Dokumente

Die elektronische Archivierung hat Vor- und Nachteile

Bei der Datenarchivierung wird bewertet, warum und wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden sollte. Die Methode zur Entsorgung abgelaufener Daten sollte ebenfalls festgelegt werden. Wenn ein Dokument am Ende seiner Nutzungsdauer steht und die internen und gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten sind, kann es vernichtet werden. Bei der Zerstörung ist sicherzustellen, dass geltende Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Vorteile der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung reduziert die Ausgaben für die Datenpflege, und verbessert die Systemleistung und die Leistung der Organisation. Es wird geschätzt, dass bis zu 80 Prozent der Produktionsdaten möglicherweise keine unternehmenskritische Bedeutung haben. Diese Daten müssen daher nicht sofort zugänglich sein. Bei der elektronischen Archivierung können viele Dateien verkettet und oft komprimiert und verschlüsselt werden. Diese Praxis kann die Speicherplatzanforderungen reduzieren. Die Verschlüsselung ermöglicht es, die Daten nur für diejenigen zugänglich machen, die eine Berechtigung für den Zugriff haben.

Mögliche Problemen bei der elektronischen Datenarchivierung

Die Erhaltung elektronischer Daten steht vor einigen einzigartigen Problemen. Der Fortschritt in der Informationstechnik ist extrem schnell. Dies führt dazu, dass die Hardware und Software, die für die Erzeugung der Daten verwendet werden, schnell veraltet sind. Neue Speichermedien können möglicherweise keine Daten lesen, die auf alten Medien erstellt wurden. Neue Softwareprogramme werden ebenfalls regelmäßig eingeführt, um Technologieverbesserungen zu nutzen. Aktuelle Versionen sind möglicherweise nicht in der Lage, Daten zu lesen, die von alten Versionen erstellt wurden.

Es wurden in der Vergangenheit mehrere Strategien vorgeschlagen, um die mit archivierten Daten verbundenen Lesbarkeitsprobleme zu bewältigen. Dazu gehören das regelmäßige Kopieren alter Daten auf neue Medien und die regelmäßige Konvertierung alter Daten in neue Formate. Die Entwicklung von Emulationsprogrammen ist eine weitere MöglichkeitEmulationsprogramme bilden auf aktuellen Systemen frühere Umgebungen nach, sodass auf älteren System erstellte Daten gelesen werden können.

Durch ein DMS können Nutzungsrechte einfach organisiert werden

Grundsätzlich sollten die möglichen Probleme mit der Datenlesbarkeit bei der Archivierung berücksichtigt werden. Dies kann geschehen, in dem jedes Dokument mit einer Aufbewahrungsrichtlinie versehen wird. Daten, die ihre nützliche und gesetzlich vorgeschriebene Lebensdauer überschritten haben, können dann dauerhaft entfernt werden. Dadurch können Kosten für die Konvertierung alter Daten in ein neues Format eingespart werden.

Rechtliche Folgen und Abhilfe

Ein Hauptziel der Archivierung darin besteht, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Im Bezug hierauf ist das Lesbarkeitsproblem als besonders kritisch anzusehen. Andernfalls kann sich ein Unternehmen schnell in ernsten Schwierigkeiten befinden. Beispielsweise, wenn bestimmte Dokumente, die für Rechtsstreitigkeiten oder die Prüfung durch das Finanzamt erforderlich sind, nicht mehr verfügbar sind.

Die Archivierung von Dokumenten mittels DMS kann Kosten sparen, die Systemleistung verbessern und verhindern, dass ein Unternehmen ernsthafte rechtliche Probleme bekommt. Besondere Aufmerksamkeit muss dabei der Lesbarkeit und der Integrität der archivierten elektronischen Daten während ihrer Lebensdauer gelten.

Das Format PDF/A – Das kann es!

Fast jeder hat sie auf seinem Computer: Eine Software, um PDF-Dateien zu erstellen. Denn wenn man seine mühsam formatierten, dekorierten und optimierten Dateien an andere verschicken möchte, sollte der Empfänger auch das zu sehen bekommen, was der Ersteller fabriziert hat. Eine PDF-Datei als unveränderbare Version eines Dokuments, ist hierfür bestens geeignet. Doch was hat es denn jetzt eigentlich mit dem PDF/A-Format genau auf sich?

Von dem 1993 entwickelten Dateiformat aus dem Hause Adobe gibt es mittlerweile unterschiedliche Spezialformate. Mit diesen werden die vielfältigen Anforderungen der verschiedenen Branchen abgedeckt, die sie an das Arbeiten, Abspeichern und Archivieren in der digitalen Welt haben. Beim PDF/A-Format handelt es sich um eines dieser speziellen Formate. Es dient vor allem zur Langzeitspeicherung derjenigen Dokumente, die unveränderbar und originalgetreu gespeichert werden müssen.

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Aus analog wird digital – Archivierung im 21. Jahrhundert

Das sogenannte „papierlose Büro“ ist in aller Munde. Seit Jahren streben weltweit die Unternehmen und Behörden hin zu diesem Modell der Unternehmensführung. Die Mitarbeiter arbeiten in diesem nur noch mit digitalen Akten.

Was in Papierform im Unternehmen ankommt, wird als erstes in eine digitale Form umgewandelt. Dazu werden sie eingescannt und mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems unveränderbar abgelegt.

Ein wichtiger Punkt ist dabei die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der jeweiligen Datenschutzrichtlinien des entsprechenden Landes. Dies stellt die Unternehmen vor eine große Herausforderung, da digitale Dokumente manipuliert und gefälscht werden könnten.

Die Ansprüche an die digitale Arbeitswelt

Diese Entwicklung führte dazu, dass der Anspruch erhoben wurde, digitale Dokumente zukünftig so zu archivieren, dass sie auch nach langer Zeit noch in ihrem Ursprungszustand zu lesen sind. Dies bedeutet, dass es keinerlei Verschlechterungen in der Qualität geben und das Dokument keine Abweichung zum Original aufweisen darf. Manipulationen müssen von vorn herein unmöglich sein.

Adobe reagierte im Jahr 2005 entsprechend auf diese Anforderungen und führte das PDF-A-Format ein. Das „A“ steht hier für „Archivierung“. Mit diesem Format erhielt Adobe die ISO-Zertifizierung für die digitale Langzeitarchivierung. Doch worin unterscheidet sich nun PDF von PDF/A?

PDF/A

Das PDF/A Format ist unveränderbar

Die Unterschiede zwischen PDF und PDF/A

Bei einem PDF/A-Dokument handelt es sich um eine geschmälerte Version eines PDF-Dokuments. Das heißt konkret, dass sämtliche Funktionen, die mit der Archivierung nichts zu tun haben, nicht mehr vorhanden sind. Daten gehen dabei nicht verloren. Lediglich das Format ist ein anderes.

Was bedeutet ISO-Standard?

Unternehmen und Behörden sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren. Früher geschah dies einfach durch die Archivierung der Schriftstücke in einem Archiv. Durch die Digitalisierung stand man vor dem Problem, auch digitale Dateien archivieren zu müssen.

Zwar gibt es das PDF-Format schon relativ lang, doch war dieses mit der geeigneten Software problemlos veränderbar. Diese Veränderungen konnten später auch nicht mehr nachvollzogen werden. Somit war eine rechtskonforme Archivierung der ursprünglichen PDF-Dateien natürlich unmöglich.

Adobe entwickelte deshalb das Format PDF/A, welches 2005 (PDF/A-1) auf den Markt kam. Es folgten weitere Versionen in den Jahren 2011 (PDF/A-2) und 2012 (PDF/A-3). Bereits seit der ersten Veröffentlichung ist das PDF/A Format der ISO-Standard für die rechtlich notwendige Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten. Das heißt, das Format gilt als internationale Norm für die Langzeitarchivierung.

Die Formate PDF/A-1a und PDF/A-1b

Das PDF/A-1a Format ist auf jedem Gerät lesbar

Das Format PDF/A-1 steht in zwei Abstufungen zur Verfügung: 1a und 1b. Das „b“ steht dabei für „basic“ und erfüllt lediglich die Mindestanforderungen, welche die ISO-Norm stellt. Das Format ist so konzipiert, dass die Dokumente mindestens für die rechtlich vorgeschriebene Zeit reproduzierbar bleiben.

Das „a“ steht dagegen für „accessible“ (also zugänglich). Mithilfe dieses Formates sind die archivierten Dokumente auf jedem mobilen Endgerät lesbar. Außerdem gewährleisten sie die sog. „Barrierefreiheit“, was bedeutet, dass z.B. auch Menschen mit einer Sehbehinderung eine identische Darstellung erhalten.

Um alle rechtlichen Anforderungen abzudecken, sollte man daher immer zum PDF/A-1a Format greifen.

Das PDF/A-Format im Überblick

  • Das Format benötigt weniger Speicherplatz als gewöhnliche PDF-Dokumente
  • Es ist nicht möglich, die Datei zu verschlüsseln oder zu sperren
  • Die Farbprofile sind exakt definiert und hinterlegt
  • Man kann keine Links oder andere externe Inhalte darin verarbeiten, da diese sich ändern können
  • Auch Audio- und Videodateien können nicht darin verarbeitet werden
  • Digitale Signaturen sind hinterlegt
  • Es ist nicht möglich, transparente Objekte einzuarbeiten
  • Die Kennzeichnung einer PDF/A-1a-Datei ist in Form von Metadaten nach dem XMP-Standard vorhanden
  • Auch eingebettete Daten sind in dem Format nicht möglich

Fazit

Wer gesetzlich dazu verpflichtete ist, seine Dokumente längere Zeit zu archivieren, kommt um das PDF/A-Format nicht herum. Allein der Zweck der Archivierung bestimmt, welches Format – 1a, 1b, 2 oder 3 – Sie verwenden sollten. Allerdings ist es ratsam, stets die höchste Stufe der Norm zu wählen, da zum Zeitpunkt der Speicherung oftmals nicht klar ist, wer die Dokumente in Zukunft lesen wird.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivierung

Das papierlose Büro ist in aller Munde. Jeder wünscht sich die digitale Revolution. Aber die digitale Akte soll genau die gleichen Aufgaben erfüllen. Denn die Papierakte war zuverlässig und geduldig. Aber welche Aufgaben sind das eigentlich? Und kann das eine digitale Akte wirklich? Wo liegen die Unterschiede zwischen DMS und Archivierung?

Digitale Strategie im Unternehmen

Auch die Archivierung geht heute digital

Die papierhafte Ablage ist nicht mehr zeitgemäß

Mit diesen Fragen beschäftigen sich gerade viele Strategen. Sie sollen die digitale Aktenhaltung in einem Unternehmen oder einer Organisation einführen. Das zu entwickelnde Gesamtsystem kann sehr umfassend sein. Man bezeichnet es auch als Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM).

Nicht jedes ECM ist identisch ausgeprägt. Je nach Größe und Digitalisierung des Unternehmens kann es eine einfache digitale Ablage beinhalten oder den gesamten Geschäftsablauf im Unternehmen abbilden.

CMS und ECM – was ist was?

Den Begriff ECM kann man klar von einem Online-Content-Management-System (kurz CMS) abgrenzen. Denn in einem CMS geht es oft darum, Inhalte zum Beispiel für den eigenen Internetauftritt zu organisieren. Das ECM erfüllt wesentlich mehr Aufgaben.

In einem umfassenden ECM ist das CMS für Online-Inhalte mit abgebildet. Das CMS ist also Bestandteil des ECM. Gelingt eine geschäftsnahe Integration, ist das ein entscheidender Fortschritt für effiziente Geschäftsabläufe.

Aufbau eines ECM

Kern eines ECM ist dabei das Dokumenten-Management-Systems (kurz DMS). Man kann es mit der Fragestellung der Aktenhaltung vergleichen. Wichtig ist jedoch: Das DMS beschreibt lediglich die Aktenhaltung im Büro, also die aktuelle Aktenhaltung.

Nicht selten haben Unternehmen hier begonnen zu digitalisieren. Das papierlose Büro umfasst oft lediglich diese eine Komponente der digitalen Akte. Das bedeutet, man erzeugt eine digitale Datei und legt sie an einem bekannten Ort ab, auf den alle Berechtigte dieser Akte Zugriff haben.

Da es hier um die tägliche Arbeit der Mitarbeiter geht, sind die Erfolge sofort sichtbar. Man muss eine Akte nicht mehr im Nachbarbüro suchen. Auch mehrere Personen gleichzeitig können diese einsehen. Wege, um Akten zu holen, entfallen. Die digitale Akte macht das Arbeitsleben also bequemer.

Langes Suchen erübrigt sich mit einem DMS

Zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem

Doch zu einem zukunftssicheren DMS gehören noch weitere Funktionen. Zum Beispiel muss man sicherstellen, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Eine wichtige Grundfunktion ist also das Aus- und Einchecken von Dokumenten.

Vor allem die Funktionen, die für die Teamarbeit gedacht sind, werten die digitale Arbeit im Unternehmen massiv auf. Wichtiges Zentrum dabei ist und bleibt immer das Dokument. So kann man die Arbeit gemeinsam dort verrichten, wo sie nötig ist. Und dabei ist es egal, ob der Kollege im Nachbarbüro oder am anderen Ende der Welt ist.

Geschäftsprozesse im DMS

Auch das Freigeben von Dokumenten durch Berechtigte in einem Prozess ist heute oft gefordert. Zusätzlich wird die Ablage in definierten Ablageorten oft verwendet. Das entspricht in etwa dem Aktenschrank in der Analogie Papierakte. So sind alle Prozesse und Aufgaben abgedeckt, die auch mit der Papierakte erledigt werden können.

Neben den einfachen Teamfunktionen können mit einem DMS auch komplexe Prozesse abgedeckt werden. Ganze Geschäftsabläufe können mit einem DMS also gesteuert und überwacht werden. So können etablierte Geschäftsprozesse sogar unterstützt und neue Prozesse leichter eingeführt werden.

DMS – Bedeutung für das Unternehmen

Das Dokumentenmanagementsystem ist die zentrale Plattform, die alle Stati, auch den archivierten Status, eines Dokuments abdeckt. Dabei gehören zu einem DMS Funktionen, die unabhängig vom Status des Dokuments sind. Ein gutes Beispiel ist die umfassende Suche, auch im Volltext der Dokumente.

Denn wer relevante Dokumente schneller findet, spart Zeit. Und wie sagt ein berühmtes Sprichtwort? Zeit ist Geld!

Neben der Schnelligkeit spielt aber auch die Transparenz eine große Rolle. Denn wenn alle Informationen für Berechtigte leicht zugänglich sind, kann man Entscheidungen besser treffen und besser kommunizieren.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

DMS und Archivierung

Eine wichtige zusätzliche Funktion über die allgemeine Aktenführung hinaus ist die Archivierung. Sie hat Konsequenzen, die über die internen Regeln der Aktenhaltung in einem Unternehmen hinaus gehen. Dazu gehören zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Es gibt also einen entscheidenden Unterschied zwischen dem allgemeinen elektronischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Am besten ist das verständlich anhand eines Papierarchivs. Die normale Aktenhaltung im Aktenschrank unterscheidet sich gravierend von der Archivierung eines Dokuments.

Besonderheiten des Archivs

In der Papierwelt gibt es sowohl intern in einem Unternehmen als auch extern spezielle Bereiche und Stellen, die sich um die Archivierung kümmern. Diese Stellen haben oft einen starken juristischen Hintergrund. Denn hier gelten besondere Regeln.

So muss die digitale Akte bei der Archivierung eine bestimmte Form haben. So muss zum Beispiel festgestellt werden, ob es sich um das unveränderte Original handelt. Das geschieht oft durch elektronische Signaturen.

Um die Vollständigkeit des Archivs sicherzustellen, dürfen archivierte Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Ein Dokument einfach so aus dem Archivierungssystem zu löschen, ist daher nicht möglich.

Konsequenzen für die Digitalisierung

Dennoch nennt man beide Begriffe oft in einem Atemzug. Das liegt zum einen an einer unklaren Begriffsabgrenzung und zum anderen daran, dass Dokumentenmanagement-Systeme nicht vollumfänglich genutzt werden. Oftmals werden sie nur als Dokumentenablage verwendet. Umgangssprachlich heißt das dann „Archiv“.

Bei genauerem Hinsehen ist das nicht das Gleiche. Denn die Archivierung von Dokumenten ist ein formaler Akt. Gesetzliche Fristen und Konsequenzen sind an die Archivierung geknüpft. Wenn ein Unternehmen auf die digitale Archivierung umsteigt, muss es daher einiges beachten.

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Deshalb sollte die Archivierung in einer späteren Ausbaustufe des Dokumentenmanagement-Systems realisiert werden. Vor allem die sofort spürbaren Erfolge sollte man in den ersten Phasen in den Vordergrund stellen.

Vorteile der digitalen Akte

Im Laufe der Zeit entwickelt sich mit einem soliden Dokumentenmanagement-System auch ein solides Wissensmanagement im Unternehmen. Ausscheidende Mitarbeiter haben ihre Akten transparent abgelegt, neue Mitarbeiter haben sofort Zugriff darauf.

So wird die Effizienz im Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Ein sichtbares Wissensmanagement kann die Stimmung im Unternehmen sehr positiv beeinflussen.

Datensicherheit der digitalen Akte

Die Datensicherheit einer digitalen Akte wird von vielen Mitarbeitern und Strategen noch kiritsch betrachtet. Doch dafür gibt es keinen Grund.

Geschäftsrelevanten Dokumente werden nicht über verschiedene Kanäle verteilt. Sie liegen immer im gleichen Basissystem vor. Das erhöht die Datensicherheit im Unternehmen.

Für die Absicherung von Berechtigungen im Dokumentenmanagement-System ist ein Rechte- und Rollenkonzept notwendig. Dieses ist individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Dann steht der sicheren Nutzung des DMS nichts mehr im Wege.