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Das Format PDF/A – Das kann es!

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Fast jeder hat sie auf seinem Computer: Eine Software, um PDF-Dateien zu erstellen. Denn wenn man seine mühsam formatierten, dekorierten und optimierten Dateien an andere verschicken möchte, sollte der Empfänger auch das zu sehen bekommen, was der Ersteller fabriziert hat. Eine PDF-Datei als unveränderbare Version eines Dokuments, ist hierfür bestens geeignet. Doch was hat es denn jetzt eigentlich mit dem PDF/A-Format genau auf sich?

Von dem 1993 entwickelten Dateiformat aus dem Hause Adobe gibt es mittlerweile unterschiedliche Spezialformate. Mit diesen werden die vielfältigen Anforderungen der verschiedenen Branchen abgedeckt, die sie an das Arbeiten, Abspeichern und Archivieren in der digitalen Welt haben. Beim PDF/A-Format handelt es sich um eines dieser speziellen Formate. Es dient vor allem zur Langzeitspeicherung derjenigen Dokumente, die unveränderbar und originalgetreu gespeichert werden müssen.

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Aus analog wird digital – Archivierung im 21. Jahrhundert

Das sogenannte „papierlose Büro“ ist in aller Munde. Seit Jahren streben weltweit die Unternehmen und Behörden hin zu diesem Modell der Unternehmensführung. Die Mitarbeiter arbeiten in diesem nur noch mit digitalen Akten.

Was in Papierform im Unternehmen ankommt, wird als erstes in eine digitale Form umgewandelt. Dazu werden sie eingescannt und mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems unveränderbar abgelegt.

Ein wichtiger Punkt ist dabei die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der jeweiligen Datenschutzrichtlinien des entsprechenden Landes. Dies stellt die Unternehmen vor eine große Herausforderung, da digitale Dokumente manipuliert und gefälscht werden könnten.

Die Ansprüche an die digitale Arbeitswelt

Diese Entwicklung führte dazu, dass der Anspruch erhoben wurde, digitale Dokumente zukünftig so zu archivieren, dass sie auch nach langer Zeit noch in ihrem Ursprungszustand zu lesen sind. Dies bedeutet, dass es keinerlei Verschlechterungen in der Qualität geben und das Dokument keine Abweichung zum Original aufweisen darf. Manipulationen müssen von vorn herein unmöglich sein.

Adobe reagierte im Jahr 2005 entsprechend auf diese Anforderungen und führte das PDF-A-Format ein. Das „A“ steht hier für „Archivierung“. Mit diesem Format erhielt Adobe die ISO-Zertifizierung für die digitale Langzeitarchivierung. Doch worin unterscheidet sich nun PDF von PDF/A?

PDF/A

Das PDF/A Format ist unveränderbar

Die Unterschiede zwischen PDF und PDF/A

Bei einem PDF/A-Dokument handelt es sich um eine geschmälerte Version eines PDF-Dokuments. Das heißt konkret, dass sämtliche Funktionen, die mit der Archivierung nichts zu tun haben, nicht mehr vorhanden sind. Daten gehen dabei nicht verloren. Lediglich das Format ist ein anderes.

Was bedeutet ISO-Standard?

Unternehmen und Behörden sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren. Früher geschah dies einfach durch die Archivierung der Schriftstücke in einem Archiv. Durch die Digitalisierung stand man vor dem Problem, auch digitale Dateien archivieren zu müssen.

Zwar gibt es das PDF-Format schon relativ lang, doch war dieses mit der geeigneten Software problemlos veränderbar. Diese Veränderungen konnten später auch nicht mehr nachvollzogen werden. Somit war eine rechtskonforme Archivierung der ursprünglichen PDF-Dateien natürlich unmöglich.

Adobe entwickelte deshalb das Format PDF/A, welches 2005 (PDF/A-1) auf den Markt kam. Es folgten weitere Versionen in den Jahren 2011 (PDF/A-2) und 2012 (PDF/A-3). Bereits seit der ersten Veröffentlichung ist das PDF/A Format der ISO-Standard für die rechtlich notwendige Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten. Das heißt, das Format gilt als internationale Norm für die Langzeitarchivierung.

Die Formate PDF/A-1a und PDF/A-1b

Das PDF/A-1a Format ist auf jedem Gerät lesbar

Das Format PDF/A-1 steht in zwei Abstufungen zur Verfügung: 1a und 1b. Das „b“ steht dabei für „basic“ und erfüllt lediglich die Mindestanforderungen, welche die ISO-Norm stellt. Das Format ist so konzipiert, dass die Dokumente mindestens für die rechtlich vorgeschriebene Zeit reproduzierbar bleiben.

Das „a“ steht dagegen für „accessible“ (also zugänglich). Mithilfe dieses Formates sind die archivierten Dokumente auf jedem mobilen Endgerät lesbar. Außerdem gewährleisten sie die sog. „Barrierefreiheit“, was bedeutet, dass z.B. auch Menschen mit einer Sehbehinderung eine identische Darstellung erhalten.

Um alle rechtlichen Anforderungen abzudecken, sollte man daher immer zum PDF/A-1a Format greifen.

Das PDF/A-Format im Überblick

  • Das Format benötigt weniger Speicherplatz als gewöhnliche PDF-Dokumente
  • Es ist nicht möglich, die Datei zu verschlüsseln oder zu sperren
  • Die Farbprofile sind exakt definiert und hinterlegt
  • Man kann keine Links oder andere externe Inhalte darin verarbeiten, da diese sich ändern können
  • Auch Audio- und Videodateien können nicht darin verarbeitet werden
  • Digitale Signaturen sind hinterlegt
  • Es ist nicht möglich, transparente Objekte einzuarbeiten
  • Die Kennzeichnung einer PDF/A-1a-Datei ist in Form von Metadaten nach dem XMP-Standard vorhanden
  • Auch eingebettete Daten sind in dem Format nicht möglich

Fazit

Wer gesetzlich dazu verpflichtete ist, seine Dokumente längere Zeit zu archivieren, kommt um das PDF/A-Format nicht herum. Allein der Zweck der Archivierung bestimmt, welches Format – 1a, 1b, 2 oder 3 – Sie verwenden sollten. Allerdings ist es ratsam, stets die höchste Stufe der Norm zu wählen, da zum Zeitpunkt der Speicherung oftmals nicht klar ist, wer die Dokumente in Zukunft lesen wird.

PDF

Was ist PDF?

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Im Beruf und im privaten Alltag begegnet Ihnen das Dateiformat PDF fast täglich. Die meisten Menschen nutzen diese Art von Dokument, aber was hat es mit dem Format eigentlich auf sich? PDF steht als Abkürzung für Portable Document Format, also übersetzt ein tragbares Dokumentenformat. Das soll wohl bedeuten, dass es leicht transportierbar ist, was irgendwie auch passt. Wo kommen PDFs her und was können sie alles?

Geschichte und Hintergründe des PDF

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PDF Dateien sehen für alle Betrachter gleich aus

Jemand erstellt einen aufschlussreichen Text im .doc Format. Er setzt Bilder und Tabellen ein, kreiert einen Footer und eine ansprechende Kopfzeile mit zusätzlichen Informationen. Anschließend bringt er das gesamte Dokument mit einer eleganten Schriftart, passend formatierten Überschriften und weiteren Details in ein perfektes Layout. Er speichert es, hängt es als Anhang an eine Email und schickt es jemandem, der es auf einem anderen Computer öffnet.

Und dann folgt die böse Überraschung. Auf dem Bildschirm des Adressaten erscheint ein vollkommen konfuses Dokument. Hier stimmt nur noch der Text, das gesamte Layout ging jedoch verloren. Da verschiedene Nutzer Dokumente mit verschiedenen Programmen oder Versionen desselben Programmes öffnen und lesen, kommt es bei Word-Dokumenten nicht selten zu digitalen Missverständnissen. Dasselbe passiert auch mit PowerPoint und Excel und vielen anderen Programmen, in denen formatiert und gelayoutet wird.

Die Lösung hierfür sind PDFs – ein Dateiformat, das Layout und Formatierung eines erstellten Dokumentes quasi einfriert und es ermöglicht, das Dokument auf jedem Rechner mit einem PDF-Reader zu öffnen. Und das ganz ohne böse Überraschungen, denn im PDF-Format gibt es kein Layout mehr. Es zeigt quasi ein Abbild des in Word oder Excel erstellten Dokumentes.

Ein Problem – eine Lösung

Die Entwickler von Adobe haben sich bereits 1993 mit dem beschriebenen Problem auseinander gesetzt. Ihr Ziel war es, ein Programm zu schreiben, das Dokumente und Schriftstücke unabhängig vom Programm, mit dem sie erstellt wurden, lesbar und verlustfrei transferierbar macht. Bis zur genialen Erfindung von PDFs war es gang und gäbe, dass Ersteller und Empfänger mühsam zweimal denselben Text formatieren mussten.

Diese Zeitverluste gehören seit Adobe der Vergangenheit an. PDF speichert alle Layoutelemente genauso wie sie sind. Seitenumbrüche, Farben, Schriftarten, Absätze und Bilder oder Diagramme. Vollkommen unabhängig vom Betriebssystem sieht dank PDF der Empfänger dasselbe Dokument wie der Absender. Ein großer Vorteil ist auch, dass der Empfänger dem Dokument nicht einfach so etwas hinzufügen oder löschen kann. Die Manipulation von Angeboten, Artikeln, Rechnungen, Berichten oder Präsentationen ist nicht mehr so einfach möglich. Dies verleiht Absender und Adressat eine gewisse Sicherheit.

Vorteile für Textverfasser

Ein PDF zu erzeigen, ist sehr einfach

Die digitale Unabhängigkeit von PDFs ist der größte Vorteil dieses Dateityps. Alle Dokumente, die Sie jemandem zur Verfügung stellen wollen, verschickt man heutzutage meist in diesem praktischen Format. Dabei kann dieser sie weder ändern noch ergeben sich beim Ausdrucken oder Ansehen Abweichungen. Das Konvertieren beziehungsweise Umwandeln von Dokumenten in PDFs ist denkbar einfach. Dies kann mit dem Acrobat Writer, dem Acrobat Reader oder auch mit verschiedenen Print-to-file Druckern erfolgen. Oder auch einfach über die „speichern unter“ Funktion von Word, Excel und PowerPoint. Den AcrobatReader, der von Nöten ist, um ein PDF zu öffnen und es zu lesen, kann jeder kostenfrei im Internet herunterladen. Das Programm braucht kaum Speicherplatz und es ist mittlerweile auch für alle Mobilgeräte als App verfügbar.

Einer der Vorteile ist der Sicherheitsaspekt. Als Verfasser eines Dokuments können Sie sich sicher sein, dass der Empfänger das Dokument nicht verändert oder verfälscht. Es ist möglich, das Dokument mit einem Passwort zu schützen. So sind selbst die üblicherweise zulässigen Änderungen in Form von Markierungen nicht möglich. Zudem besteht die Möglichkeit, den Text gegen Kopieren oder sogar gegen das Ausdrucken zu schützen, falls dies gewünscht ist.

Daher sind oft Handbücher, Anleitungen und ganze Bücher als PDF-Files erhältlich. Im Dokument können interne Verlinkungen untergebracht werden. So kann der Leser schnell von einer Seite zur anderen springen, wenn eine inhaltliche Verbindung zwischen diesen besteht. Dies ist zum Beispiel bei einem Inhaltsverzeichnis, das mit den einzelnen Kapiteln verlinkt ist, praktisch. Es lassen sich natürlich auch externe Weblinks setzen.

Benutzerfreundlicher Allrounder

Seit mehr als einem Vierteljahrhundert gibt es das PDF Format von Adobe nun schon. Die Software kann auf nahezu jedem Rechner und Mobilgerät genutzt werden. In dieser Zeit hat sich das Format natürlich stets weiterentwickelt. Damit geht es kontinuierlich auch auf die sich ändernden und anspruchsvoller werdenden Bedürfnisse der Nutzer ein. So hat sich zum Beispiel die Notizfunktion entwickelt. Der einzige kleine Nachteil ist, dass Adobe selbst kein kostenfreies Tool zur Herstellung von PDFs anbietet. Diese ist aber wie erwähnt in vielen anderen (auch in kostenlosen) Programmen enthalten.

Zur Benutzerfreundlichkeit gehört natürlich auch der Vorteil von PDF, dass die Dateien deutlich kleiner sind als ihre Ausgangsdokumente. PDFs lassen sich in einer Email viel leichter verschicken als das entsprechende .doc-Dokument. Tabellen, Bilder, Schriftarten und so weiter werden komprimiert und somit verkleinert.

Aufbewahrung von Dokumenten und verschiedene Formate

PDFs machen papierhafte Archive überflüssig

Die Internationale Organisation für Normung, die besser unter der Abkürzung ISO bekannt ist, hat im Jahr 2005 PDF als ein gutes Format für langfristige Archivierung von Daten bezeichnet. Im Rahmen von ISO-Prüfungen wurden verschiedene Dokumententypen auf ihre Tauglichkeit geprüft, wobei PDF eine gute Lesbarkeit auch nach langer Zeit bescheinigt wurde. ISO-zertifizierte Betriebe können ihre Archive also getrost in Form von platzsparenden PDF-Dateien anlegen. ISO empfiehlt vor allem das PDF/A Format, weil es langlebig und beständig ist.

Hier wiederum gibt es eine Unterteilung in A-1b und A-1a. Eine Datei im Format PDF/A-1b gibt die Inhalte von Dokumenten visuell wieder und bildet sie originalgetreu ab. Das Format PDF/A-1a hingegen prüft zusätzlich die Abbildbarkeit nach dem sogenannten Unicode Standard. Dies ist vor allem für Screenreader von großer Bedeutung, die den Text erkennen und zum Beispiel vorlesen können.

Es gibt zudem das PDF/E-Format, welches ideal für die Archivierung und Darstellung von 3D-Bildern und Daten geeignet ist. Die 3D-Darstellungen sind dabei sogar drehbar, was zum Beispiel für Architekturmodelle wichtig ist. Das PDF/X Format findet in der Druckindustrie Verwendung und erleichtert dort die Prozesse von komplizierten Druckverfahren.

PDF Dokument mit Microsoft Word erstellen

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Mit Microsoft Word erstellte Dateien können durch das Hinzufügen von Medieninhalten wie Bildern und Diagrammen, aber auch umfangreiche Formatierung, schnell zu groß zum Versenden sein. Zudem lassen sie sich vom Empfänger bearbeiten, ein Feature das nicht immer erwünscht ist. Das PDF Format schafft Abhilfe. Wir zeigen Ihnen, mit welchen kostenlosen Tools Sie PDFDokumente über Word erstellen und exportieren.

Als der Softwarehersteller Adobe sein Portable Document Format, kurz PDF, entwickelte, hatte er dabei das Ziel, ein Dateiformat zu schaffen, das auf allen Endgeräten gleich dargestellt werden würde. Im Jahr 1993 stellte Adobe das Format vor und entwickelte es stets weiter. So erschien erst 2017 das PDF 2.0, die aktuelle Version des Formates. Das PDF kann einiges. Besonders Menschen, die oft Dokumente versenden müssen, entscheiden sich seit Jahren vor allem für den Transport der Inhalte per PDF-Dokument.

Vorteile und Funktionen des PDF

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Das Logo der PDF-Dateien

Der grundlegende Nachteil des PDF-Dokumentes ist sein gleichzeitig sein Vorteil – Es ist nicht ohne weiteres editierbar, wenn der Ersteller es nicht vorgesehen hat. Da sich alle Inhalte, Text, Bilder, Formulare, aber eben auch Fonts, in das Dokument einbinden lassen, steht für den ungeübten Anwender am Ende des Prozesses ein „Read only“ Dokument, auf das er keinen Schreibzugriff hat. Aber gerade deswegen entscheiden sich Unternehmer und Anwender, die sensible Inhalte versenden möchten, für das Format. Signiert oder abgeschlossen ist die Version final. Nachträglich eingefügte Daten würden stets sichtbar.

Das Einbinden bedeutet jedoch auch die Kompatibilität mit den Geräten des Empfängers. Dokumente, die als PDF gespeichert werden, funktionieren für das Anzeigeprogramm wie ein Speicher von Details. Die Textart, beispielsweise Arial oder Times New Roman, ist ebenso enthalten wie der Zeichen- und Zeilenabstand, Rahmen oder Diagramme – unabhängig davon, ob sie auf dem Endgerät ebenfalls installiert sind. Darum sollten Sie sich immer dann für Dokumente im Portable Document Format entscheiden, wenn Sie nicht wissen, mit welcher Software der Empfänger arbeitet, oder nicht wollen, dass er Ihre Dokumente nachträglich bearbeitet.

PDF direkt in Word erstellen

Nutzen Sie jedoch Microsoft Word, um Textdokumente zu erstellen, stehen Sie zunächst vor einem Problem. Das Adobe Format wird nämlich standardmäßig nicht im Menü angeboten. Der Button, direkt ein Portable Dokument zu erstellen, wie er sich beispielsweise in Open Office findet, fehlt. Es bestehen dennoch zahlreiche Möglichkeiten, das gewünschte Format zu nutzen. Innerhalb der letzten Windows-Versionen hat Microsoft zudem sein System der Nachfrage angepasst. Sich dem beliebten Format zu verweigern, hatte dazu geführt, dass immer mehr zusätzliche Tools entwickelt wurden, die Windows zum Teil unsicher machten.

Möglichkeit 1: Exportieren Sie das Dokument

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PDF Dateien sehen für alle Betrachter gleich aus

Die einfachste Möglichkeit ist die, welche Microsoft Word in den aktuellen Versionen integriert anbietet. Klicken Sie einfach nur auf Speichern, bietet das Programm Ihnen das neue Adobe Format nicht zur Auswahl an, sondern speichert die Daten als Doc. Der Nachteil der Doc-Datei ist es, eine Textdatei mit großen Datenmengen zu sein, in der neben Formatierungen, Links, Kapiteln, Ankern und vielem mehr auch Bildanhänge in voller Größe gespeichert werden. Mehrere hundert MB lassen sich nur mühsam über Clouds versenden. Klicken Sie daher nicht im Dateimenü auf Speichern, sondern auf Exportieren, wenn Sie sich für das Portable Format entscheiden möchten.

Möglichkeit 2: Als PDF „drucken“

Bietet Ihre Office-Version die Exportfunktion nicht an, weil Sie eine schlankere oder alte Version nutzen, können Sie seit Windows 7 Dokumente als PDF drucken. Drucken meint dabei eigentlich Speichern. Sie wählen diese Funktion jedoch über den Druckerdialog in Word aus. Dort, wo Sie Ihre installierten Drucker finden, findet sich auch „Microsoft Print to PDF“. Sie stellen in Ihrem Dokument alle Bereiche und Extras ein, die Sie bei einem Druck beachten würden, also beispielsweise Skalierung, Seiten, Farben und Format. Mit einem Klick auf den Druck öffnet sich der Explorer und fragt, wohin er die Datei speichern soll. Sie haben Ihr PDF erfolgreich „gedruckt“, wenn das Fenster sich von allein wieder geschlossen hat.

Software und Freeware nutzen zum Erstellen von PDFs

PDFs lassen sich vielfach umherschicken und speichern, ohne sich zu verändern

Zahlreiche Freewares und Apps wurden entwickelt, um dieses und weitere Probleme zu beheben. So kann der Print to PDFDrucker zwar das Dokument abbilden, aber er lässt Sie das PDF nach dem Drucken nicht mehr bearbeiten, mit anderen Dateien zusammenführen oder signieren. Nicht alle Tools bewältigen diese Aufgaben besser als Word. Der kostenfreie PDFCreator lässt sich beispielsweise als Button in das Officeprogramm einbinden, um mit einem Klick das Dokument zu erstellen.

Der umfangreiche Dienst SmallPDF lässt Sie alle möglichen Dokumente zu PDFs verwandeln, anpassen, die Dokumente drehen und zusammenführen, aber auch splitten. Dafür kostet die regelmäßige Nutzung einen geringen monatlichen Beitrag. Auch die PDF Editoren aus dem Hause Adobe kosten Geld. Zumindest, wenn sie alle gewünschten Funktionen erfüllen sollen. Erstellen Sie Formulare, interaktive Dokumente, binden Sie Hintergrunddaten aktiv ein oder experimentieren Sie mit dem Portable Format.

Letztgenannte Funktionen sind besonders für berufliche Officenutzer wichtig. Sie sind auch in dem kostenfreien PDFMailer von Gotomaxx enthalten, der sich auf die Professional oder Server Version kostenpflichtig updaten und so im gesamten Unternehmen nutzen lässt.

Darum sollten Sie PDFs nutzen

Die Arbeit mit PDFs macht vieles im Office leichter. Besonders aber verbessert sie die Kommunikation und entlastet den Datentransfer. Mit einer langsamen Netzanbindung oder eingeschränkten Volumen wird es für Sie als Sender und den Empfänger noch wichtiger, kompakte Daten zu versenden und empfangen. Einmal als bevorzugtes Format etabliert, gewöhnen Sie sich schnell an die Nutzung der PDF-Eigenheiten. Das Format funktioniert auch im Rahmen neuer Datenschutzverordnungen besser. Im Gegensatz zu Word Dateien lassen sich die Adobe Dateien schützen und sperren. So erhöhen Sie ganz nebenbei die Sicherheit in Ihrem Büro.