Große Datei versenden

Große Datei versenden einfach gemacht

in , /von

Eine große Datei versenden ist auch heutzutage nicht ohne Weiteres möglich. Bei den üblichen E-Mail-Anbietern gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße. Wie können Sie besonders große Dateien aber trotzdem über das Internet versenden?

Auch wenn die technische Entwicklung in den letzten Jahren rasant vorangeschritten ist: Noch immer kann der Versand von großen Dateien über das Internet Probleme bereiten. Große Datenmengen im Anhang einer E-Mail zu versenden geht beispielsweise nicht.

Da der Austausch großer Dateien aber immer wichtiger wird, gibt es hier eine Reihe von Lösungen am Markt. Einige davon sind kostenlos, andere hingegen kostenpflichtig. Wer geschäftliche Daten übertragen möchte, sollte auf eine professionelle Lösung Wert legen.

Besonders einfach: Die Übertragung von Dateien im gleichen Netzwerk

Müssen Dateien nur zwischen Computern im gleichen Netzwerk übertragen werden, kann dies beispielsweise direkt über das WLAN geschehen. Ein spezieller Dienst ist hierfür nicht erforderlich. Alternativ kann die Übertragung auch per USB erfolgen. Hier ist natürlich eine besonders hohe Datensicherheit gegeben.

Große Dateien in der Cloud versenden

Wenn die Datei in ein anderes Netzwerk übertragen werden soll, dann wird sehr wahrscheinlich ein Filehoster zur Anwendung kommen. Hier werden Dateien online in der Cloud gespeichert. Die Datei wird also einfach hochgeladen und kann dann, sofern die jeweiligen Zugriffsberechtigungen vorliegen, auch auf anderen Computern heruntergeladen werden.

Die Auswahl an verschiedenen Cloud- und Filehosting-Anbietern ist groß. Gerade wenn es sich um sensible Daten oder geschäftliche Dateien handelt, sollte die Cloud-Lösung mit Bedacht gewählt werden.

Zu den meistgenutzten Filehostern gehören beispielsweise Dropbox und OneDrive, welches zu Microsoft gehört.

Große Datei versenden über ein Dokumenten-Management-System

Wer Dateien im geschäftlichen Umfeld austauschen will, sollte auch die Option eines professionellen Dokumenten-Management-Systems, auch DMS genannt, in Betracht ziehen. Ein DMS bietet vielfältige Optionen, um Dateien und Software zu verwalten und zu nutzen.

Zu den Vorteilen bei einem hochwertigen DMS gehört zum Beispiel die Datensicherheit in der Cloud, der Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien und Unterlagen durch Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an den Dateien.

Der Versand großer Dateien ist mit einem Dokumenten-Management-System ebenfalls kein Problem. Dateien können einfach hochgeladen und auf einem anderen Computer wieder heruntergeladen werden.

Die Sicherheit beim Versand von Dateien über ein DMS

Die Bandbreite an Cloud-Diensten und Filehostern ist groß. Nicht alle sind aber dazu geeignet, sensible Dateien zu hosten.

Bei der Auswahl eines DMS sollte daher unbedingt auf die Datensicherheit geschaut werden. Werden die Dateien beispielsweise nur verschlüsselt übertragen? Was passiert, wenn die Server der Cloud ausfallen? Sind die Daten dann trotzdem sicher gespeichert? Und welchen Zugriff hat der Hoster selbst auf die Daten?

Viele deutsche Unternehmen haben Probleme damit, ihre Daten bei internationalen Anbietern zu speichern. Das trifft vor allem auf amerikanische Anbieter zu, die zahlreich auf dem Markt vertreten sind. Ein Beispiel hierfür ist Dropbox.

In einem solchen Fall sollte man auf einen DMS-Anbieter zurückgreifen, der die Daten nur auf deutschen Servern speichert. Damit ist gewährleistet, dass der Anbieter im Rahmen der deutschen Gesetze handeln muss.

Die verschiedenen Optionen, um große Dateien zu verschicken

Wenn eine Datei zu groß ist, um per E-Mail versendet zu werden, muss auf andere Optionen zurückgegriffen werden. Soll die Übertragung im gleichen Netzwerk stattfinden, kann dies einfach über das WLAN oder per USB geschehen.

Ansonsten bietet sich der Versand über die Cloud an. Hier ist es ohne Probleme möglich, auch extrem große Dateien und Datenpakete zu versenden. Das kann auch über ein DMS geschehen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters sollte gerade in einem geschäftlichen Umfeld auf die Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes geachtet werden.

Zeitmanegament - Drei Methoden, um zeit effektiv zu nutzen

Zeitmanagement: Drei einfache Methoden, um Zeit effektiv zu nutzen

in /von

Richtiges Zeitmanagement muss nicht kompliziert sein. Schon mit wenigen Handgriffen kann man Zeitfresser abschalten und mehr Aufgaben erledigen.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Zeit, die nicht richtig geplant wird, ist meistens verlorene Zeit. Wer wenig Zeit zur Erledigung einer Aufgabe hat, der weiß, wie wertvoll sie sein kann. Ansonsten gilt häufig eher die Devise: Eine Aufgabe dauert so lange, wie Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Das merkt man auch sehr häufig im Büro. Noch kurz vor dem Meeting wird fleißig an den benötigten PowerPoint-Folien gearbeitet. Obwohl für diese Aufgabe mehr als eine Woche Zeit war.

Mit wenig Aufwand die Zeit managen

Auch im Bereich Zeitmanagement kann man natürlich über das Ziel hinausschießen. Was bringt es, wenn die Organisation der Aufgaben länger dauert als die Aufgaben selbst? Deswegen sollte man immer Aufwand und Nutzen gegeneinander abwägen.

Mit einigen wenigen Hilfsmitteln lässt sich aber schon erstaunlich viel Zeit im Alltag freischaufeln. Die folgenden drei Methoden gehören dabei zu den am häufigsten genutzten Zeitmanagement-Techniken. Sie können in vielen unterschiedlichen Bereichen angewendet werden.

Die „Getting Things Done“-Methode

Unzählige Bücher sind schon zum Thema Zeitmanagement und Selbst-Management geschrieben worden. Zu den berühmtesten gehört dabei ganz sicher „Getting Things Done“ (GTD) von Robert Allen. In diesem Werk stellt er seine Zeitmanagement-Methode vor.

Laut Allen ist der Schlüssel für ein effektives Zeitmanagement das Aufschreiben aller zu erledigenden Aufgaben. Dabei empfiehlt der Autor, auch die nächsten Schritte zu notieren, die in Angriff genommen werden müssen, um die Aufgaben zu erledigen. Diese werden dann nach ihrer Priorität geordnet und abgearbeitet. Sehr kleine Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt werden können, sollen hingegen sofort angegangen werden.

Die GTD-Methode schafft bereits mit wenig Aufwand eine sehr gute Grundordnung. Sie hilft dabei, einen Überblick über alle Aufgaben und einen freien Kopf für die eigentliche Arbeit zu bekommen. Durch das Notieren des jeweils nächsten Arbeitsschrittes werden die zu erledigenden Projekte greifbar und sind keine abstrakten Arbeitspakete mehr.

Die Not-To-Do-Liste

Ab und zu im Leben soll man ja neue Dinge ausprobieren. Warum also nicht das Gegenteil von dem machen, was alle für richtig halten? Man legt sich also keine To-Do-Liste an, sondern eben eine Not-To-Do-Liste.

Auf diese schreibt man die Dinge, die man in Zukunft nicht mehr tun möchte. Dazu können schlechte Angewohnheiten gehören. In Büros wird heutzutage zum Beispiel viel Zeit auf Facebook, Spiegel Online und Co verbracht. Ein Punkt auf dieser Liste könnte also sein, nicht mehr automatisch auf die Seiten sozialer Netzwerke oder von Nachrichtenportalen zu gehen, sobald man den Rechner startet.

Tatsächlich scheint laut vielen Studien eine Not-To-Do-Liste viel wirksamer zu sein als eine To-Do-Liste.

Die Eisenhower-Matrix

Obwohl der Name etwas sperrig ist, kann man mit der Eisenhower Matrix, auch Eisenhower-Methode genannt, sehr einfach die eigenen Aufgaben sortieren. Diese werden durch zwei Kategorien in vier unterschiedliche Gruppen eingeteilt. So gibt es wichtige und nicht wichtige Aufgaben, sowie dringende und nicht dringende Aufgaben.

Eine Aufgabe ist dann dringend, wenn sie in nächster Zeit erledigt werden muss. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie wichtig ist. Der Arbeitsalltag wird häufig von dringenden Aufgaben bestimmt, die die gesamte Aufmerksamkeit erfordern. Hierbei bleiben alle wichtigen Aufgaben, die nicht dringend sind, auf der Strecke. Es ist einfach keine Zeit da, um sie zu erledigen.

Hat man die Aufgaben in die vier Kategorien eingeteilt, bekommt man gleich ein klareres Bild. Die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, wandern am besten gleich in den Papierkorb. Aufgaben, die dringend und nicht wichtig sind, kann man delegieren (wenn es denn jemanden gibt, an den man delegieren kann).

Die wichtigen und nicht dringenden Aufgaben schreibt man sich in den Kalender, damit man zu festgelegten Zeit an ihnen arbeiten kann. Alles, was wichtig und dringend ist, sollte sofort auf die Agenda kommen.

Die Eisenhower-Methode hat auch ihre Schwächen. Wie genau soll zum Beispiel eine Trennung zwischen wichtigen und nicht wichtigen Aufgaben erfolgen? Sind zwei Kategorien hier überhaupt genug? Trotzdem ist auch sie ein Werkzeug, welches richtig angewandt mit wenig Aufwand viel Arbeit ersparen kann.

Zeitmanagement-Methoden richtig anwenden

Für wen eignen sich die unterschiedlichen Methoden? Um das herauszufinden, sollte man sie am besten einmal ausprobieren. Nicht jede Methode eignet sich für jeden Zweck. Richtig angewandt kann man mit ihnen aber viel Zeit sparen und den eigenen Arbeitsalltag von einer Menge Stress befreien.

Übrigens: Ein Online-DMS wie docuplus hilft sowohl beim Zeitmanagement als auch bei der Ablage, z.B. als Rechnungs-Archiv oder zur Langzeit-Archivierung.

Der Workflow im papierlosen Buero

Der Workflow im papierlosen Büro

in , /von

Im Geschäftsleben sammelt sich schnell viel Papier an: Rechnungen, Belege und Verträge kommen in Papierform daher und wollen bearbeitet und archiviert werden. Wichtige Dokumente sollten dabei auch schnell wiederzufinden sein, denn vielleicht werden sie noch einmal gebraucht. Auch juristische Aspekte müssen bedacht werden. Wie kann unter diesen Voraussetzungen ein papierloses Büro umgesetzt werden? Und inwieweit kann das Digitalisieren Ihrer Unterlagen im Büro zu einem besseren Workflow führen?

Eine eher unbeliebte, aber trotzdem sehr wichtige Aufgabe in deutschen Büros ist es, dem Papierchaos Herr zu werden. Im normalen Geschäftsbetrieb sammelt sich hier eine ganze Menge an: Rechnungen, Belege, Angebote, Verträge und alle anderen Geschäftsdokumente müssen zunächst ihrem Zweck nach bearbeitet und dann möglicherweise archiviert werden. Die Lösung hierfür ist auf den ersten Blick eindeutig: Papierbelege werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Das schafft aber auch eine Reihe von Nachteilen.

Papier ist zwar geduldig, nimmt aber auch jede Menge Platz weg. In jeder neuen Woche entstehen weitere Stapel an Unterlagen, die bearbeitet und archiviert werden wollen. Dadurch wird immer mehr Platz für entsprechende Ordner benötigt und nach einiger Zeit ist es kein Problem mehr, ganze Räume mit archivierten Unterlagen zu füllen. Nicht nur die Erstellung eines solchen Papierarchivs ist zeitraubend. Wenn in Zukunft ein bestimmter Beleg wieder benötigt wird, muss dieser erst einmal gefunden werden. Dann zeigt sich, ob das Archiv wirklich seinen Zweck erfüllen kann – oder aber ob der entsprechende Beleg für immer in den unzähligen Ordnern verschwunden ist. Kann das papierlose Büro hierzu eine Alternative sein?

Die Digitalisierung von Unterlagen als Grundlage für das papierlose Büro

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier aus technischer Sicht nicht mehr zeitgemäß. Die gesammelten Informationen können theoretisch ganz einfach digitalisiert werden, indem beispielsweise die Papierbelege eingescannt werden. Außerdem ist es sehr einfach möglich, das digitale Archiv so zu sortieren, dass alle Unterlagen in wenigen Sekunden wiedergefunden werden können. Zeitraubendes Suchen entfällt also.

Ein weiterer Vorteil des digitalen Büros: Ihr Archiv und die darin gesicherten Informationen sind sehr gut gesichert. Das ist bei einem Papierbeleg nicht immer der Fall. Nicht nur kann dieses einfach im Archiv verschwinden, ohne dass Sie es jemals wiederfinden – es kann auch durch andere Einflüsse wie beispielsweise einem Feuer zerstört werden.

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems für das papierlose Büro

Wie schaffen Sie die Umstellung hin zu einem papierlosen Büro? Der Arbeitsaufwand dafür muss gar nicht höher sein als bei der herkömmlichen Archivierung von Unterlagen. Anstatt aber das Papier in Ordnern zu archivieren, scannen Sie es ein. Dafür benötigen Sie die richtige Hardware in Form eines Dokumenten-Scanners. Im Vergleich zu einer Lagerung der Dokumente in Ordnern und Archivräumen werden sich die Kosten für die Anschaffung eines solchen Gerätes schnell amortisiert haben.

Einige dieser Geräte erstellen Scans, die nachträglich nicht mehr verändert werden können. Das ist eine wichtige Eigenschaft von Unterlagen im papierlosen Büro. Die digitalen Kopien können Sie dann in einer selbst gewählten Ordnerstruktur ablegen.

Was aber sollte mit den originalen Papierbelegen geschehen? Hier lohnt sich ein Blick auf die Gesetzeslage in Deutschland.

Das papierlose Büro aus juristischer Sicht

Leider gibt es auf dem Weg zum papierlosen Büro eine große Hürde: die rechtlichen Bestimmungen. Um Belege auf echtem Papier durch digitalisierte Versionen ersetzen zu können, müssen diese rechtlich gesehen den gleichen Beweiswert besitzen. Im geschäftlichen Bereich ist dies natürlich besonders wichtig. Wie so oft im Umfeld der Digitalisierung gibt es hier aber noch keine Rechtssicherheit. Im Einzelfall entscheidet dann ein Gericht darüber, ob eine digitalisierte Kopie aussagekräftig ist. Sind auf dem entsprechenden Beleg Unterschriften vorhanden, wird die digitale Sicherung noch einmal komplizierter.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten deshalb die Originale noch nicht entsorgt werden. Da Sie aber wahrscheinlich nur sehr selten zu den Papierkopien greifen müssen, lassen sich diese wesentlich platzsparender aufbewahren als ohne ein digitales Archiv. Es empfiehlt sich auch immer, beim entsprechenden Amt nachzufragen, um den dortigen Umgang mit digitalen Kopien in Erfahrung zu bringen.

Sie können in Deutschland durchaus ein papierloses Büro betreiben, sollten sich dann aber über das vorhandene Restrisiko bezüglich der Anerkennung von digitalen Kopien im Klaren sein.

Das papierlose Büro: Ein erster Schritt in die Zukunft?

Es stellt sich nicht die Frage, ob sich das papierlose Büro durchsetzen wird, sondern nur, wann dies geschieht. Aktuell ist die Rechtslage allerdings noch auf Papierbelege ausgerichtet. Durch die zunehmende Digitalisierung wird sich dies aber ändern. Schon heute können Sie ein digitales Archiv erstellen. Dafür empfiehlt sich der Einsatz von Dokumenten-Scannern, die speziell für den Betrieb im geschäftlichen Umfeld gedacht sind. Somit rückt das papierlose Büro einen großen Schritt näher!

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

Papierloses Büro und die Arbeitsproduktivität

in /von

Die Pessimisten sagen – so weit sind wir noch nicht und werden wahrscheinlich auch nie sein, die Optimisten sind sich einig – wir sind schon mittendrin. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und das Streben nach mehr Produktivität führen dazu, dass papierloses Büro in absehbarer Zukunft auch bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen immer mehr verbreitet sein wird.

Daten abspeichern, E-Mails verwalten, Rechnungen archivieren – das alles funktioniert schon längst digital und bringt den Unternehmen viele Vorteile mit: von Ressourcenersparnis über verbesserte Kommunikation bis hin zu mehr Mobilität und Flexibilität im Arbeitsalltag.

Fotos, Videos und Musik speichert man schon lange digital online, nur Dokumente zu digitalisieren ist noch nicht für alle selbstverständlich. Dabei kommen Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz und sparen dem Unternehmen nicht nur Tonnen Papier. Sie  erhöhen auch nachweislich die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter. Und machen somit den Traum von einem papierlosen Büro zum Greifen nah.

Man könnte denken, dass gerade im Zeitalter der Digitalisierung wenig Papier verbraucht wird, doch es ist nicht so. Studien haben gezeigt, dass ausgerechnet jetzt besonders aktiv von Hand geschrieben wird – ein Büroangestellter verbraucht deshalb durchschnittlich bis zu 10.000 Seiten Papier im Jahr. Dabei wird der größte Teil der ausgedruckten Dokumente wieder vernichtet – unnötige Verschwendung von Ressourcen, das nicht nur für die Umwelt eine große Belastung ist, sondern auch für das Firmenbudget.

Aktuelle Studien haben auch gezeigt, dass man in einem Unternehmen durchschnittlich rund 19 Exemplare (also unterschiedliche Versionen) von ein und demselben Dokument abspeichert. Nur die wenigsten können dabei den Überblick über alle Korrekturen und Änderungen behalten. Richtig produktiv ist diese Arbeitsweise vor allem bei der Teamarbeit nich.

Die Arbeitsproduktivität nur mit einem Schritt verbessern

Die meisten Dokumente sind oft schon digital abgespeichert. Man muss die Arbeitsabläufe nur so organisieren, dass die Dokumente nicht mehr gedruckt werden, sondern nur online bearbeitet werden. Dafür müssen die Abläufe neu strukturiert und angepasst werden und es funktioniert eigentlich nur dann, wenn die Mitarbeiter mitmachen.

Um die Akzeptanz von solchen Vorgehensweisen im Team zu erhöhen, braucht man lediglich ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement-System, das einfach zu bedienen ist und intuitiv in Anwendung ist. Einmal im Unternehmen eingerichtet, wird so ein System immer besser von Mitarbeitern aufgenommen, da sie selbst erkennen können, dass ein solches DMS die Arbeit tatsächlich erleichtert.

Die meisten Unternehmensbereiche profitieren bereits von der Digitalisierung der Arbeitsprozesse, sei es Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Kunden, Kooperationspartnern oder den Kollegen im und außer Haus. Dank modernen Scan-Lösungen können Sie die Abläufe problemlos in die vorhandenen IT-Strukturen integrieren und unterstützen so nachweislich die Teamarbeit bzw. das Arbeiten im Team.

Digitalisierte Dokumente können aber nicht nur viel einfacher gespeichert, verwaltet und bearbeitet werden. Sie können an jede beliebige Stelle im Firmennetzwerk versendet werden, sei das Drucksysteme, IT-Anwendungen, E-Mails oder Share-Point-Portale. Und wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) auch über die Möglichkeit eines Archivs oder individuelles Workflows verfügt, dann können Unternehmen Ihre Prozesse optimal anpassen.

Gut funktionierende interne Kommunikation verbessert die Arbeitsproduktivität in Unternehmen. Ein DMS kann dabei große Hilfe leisten. Welcher Mitarbeiter bearbeitet gerade das Dokument? Welchem Kollegen wurde die Aufgabe zugeordnet? Wie ist der Stand der Bearbeitung der Akte? Gibt es in diesem Prozess noch freie Ressourcen? Schafft man es, das Projekt rechtzeitig zu beenden?

Die Workflow-Funktion im DMS hilft all diese Fragen jede Zeit zu klären und steigert die Arbeitsqualität, denn die Prozesse werden transparenter, Abstimmungswege kürzer und die Produktivität höher. Ausserdem sparen Unternehmen dabei, sowohl Zeit als auch Ressourcen.

Übrigens: Das Online DMS docuplus können Sie jederzeit testen – und als Einzelperson auch dauerhaft kostenfrei nutzen.

FAQ Dokumentenmanagementsystem

FAQ Dokumentenmanagementsystem: Was Sie schon immer über DMS wissen wollten

in , /von

Der Dokumenten-Dschungel wird in den Unternehmen immer unübersichtlicher: Dokumente werden abgerufen, geändert, gespeichert, gesendet, wieder abgelegt und gelöscht. Damit man noch strukturiert und effizient arbeiten kann, greift man heutzutage zu Dokumentenmanagementsystemen, die die Arbeitsabläufe in den Unternehmen effizienter machen.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem macht den Zugriff auf die Informationen zum gewünschten Zeitpunkt, am gewünschten Ort möglich. Alle Arbeitsprozesse und Entscheidungen im Unternehmen können so schneller und somit effizienter erfolgen. Alle Dokumente werden an einem für alle definierten Personen gemeinsamen Ort abgespeichert, so dass jeder den Zugang zu diesem Archiv hat. Dabei werden alle Informationen zu dem Dokument abgespeichert: Erstellungsdatum, Dokumentenart, Schlagwörter, usw. Anhand dieser Informationen kann jedes Dokument schnell gefunden und bearbeitet werden.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

DMS schaffen Transparenz, da die Infos immer schnell zur Verfügung gestellt werden können. Alle Dokumente werden übersichtlich abgelegt und können deshalb schnell wiedergefunden werden. Dank DMS sind Ihre Dokumente in Sicherheit: Im Falle von Diebstahl, Wasser- oder Feuerschaden können Sie Ihre Dokumente schnell wiederherstellen. Verbesserte Arbeitseffizienz ist ein weiterer Vorteil eines Dokumentenmanagementsystems – Ihre E-Mails können übersichtlich archiviert werden und einzelne Arbeitsvorgänge kann man besser nachvollziehen

Welche DMS Aspekte sind besonders für KMU wichtig?

„DMS ist nur in großen Unternehmen sinnvoll“ – dieses Vorurteil hat den Mittelstand lange von der Anschaffung von DMS abgehalten. Inzwischen sind aber DMS-Lösungen nicht nur günstiger geworden, sondern auch viel einfacher zu bedienen und die Prozesse sind leichter zu automatisieren, so dass sich der Einsatz auch bei kleineren Unternehmen lohnt. Dabei soll man insbesondere darauf achten, dass es sich um ein Produkt handelt, das ohne großen Aufwand ins Unternehmen integriert werden kann. Außerdem soll man prüfen, ob das System an die Bedürfnisse angepasst werden kann und ob die Funktionen, die für dieses Unternehmen wenig Sinn machen, einfach abgeschaltet werden können. Zudem sollte man unbedingt vorab klären, welche zusätzliche Hardware das System benötigt und welche Netzwerkeinstellungen angepasst werden müssen. So können Sie besser kalkulieren, wie viel die Einführung von DMS in Ihrem Betrieb kosten wird.

Worauf muss man bei der Einführung achten?

Das Wichtigste ist es den Mitarbeitern zu kommunizieren, dass man ein neues System einführt. Oft scheitert die Einführung einfach daran, dass nicht alle Bescheid wissen und das System richtig benutzen. Man schafft ein System an, bindet es aber nicht richtig in den Alltag ein. Machen Sie am besten eine Schulung für alle Ihre Mitarbeiter und erklären Sie ihnen, wie viel Nutzen ihnen das neue System bringen wird. Nach einer kurzen Gewöhnungsphase werden sie die Vorteile von DMS nicht mehr missen wollen.

Was sollte ein gutes Dokumenten-Management-System (DMS) können?

Ein DMS sollte vor allem in der Lage sein, verschiedene Dokumente aus allen Abteilungen einer Firma archivieren zu können. Besonders wichtig sind dabei Bereiche Vertragswesen, Verwaltung der Aufträge, Personal und Rechnungswesen. Die Dokumente sollten so angelegt werden, dass sie mit Eingabe weniger Kriterien  gefunden werden können. Dazu soll eine aussagekräftige Dokumentbeschreibung hinzugefügt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden werden können. Volltextsuche erleichtert die Arbeit mit den Dokumenten ebenfalls enorm. Ein wichtiger Aspekt bei einem DMS System sind auch Workflow-Funktionen. Auch wenn das besonders in der Einführungsphase viel Aufwand für Unternehmen bedeutet, ist Workflow in dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken.