Zusätzliches Rechenzentrum in Norddeutschland eingeweiht

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Der wichtigste Aspekt eines online Dokumenten-Managements sollte neben der Funktionalität die Sicherheit sein

Selbstverständlich wird dieses Thema bei der Weiterentwicklung von docuplus stetig vorangetrieben und den neusten Vorraussetzungen angepasst. Sensible Daten der Unternehmenskommunikation sollten dringend nach den höchsten Sicherheitsaspekten archiviert werden und vor Zugriffen von außen maximalen Schutz erfahren, schließlich handelt es sich hierbei um ein wichtiges Kapital des Unternehmens. docuplus kann in punkto Sicherheit nun mit einem weiteren großen Vorteil aufwarten: der georedundaten Datensicherung. Rechenzentrum

Seit August betreibt das Stuttgarter IT- Unternehmen astiga GmbH einen zusätzlichen Rechenzentrumsstandort. Zum Monatsbeginn wurde seitens des Unternehmens ein Rechenzentrum in Essen in Betrieb genommen. Wie auch bei dem bereits seit Jahren betriebenen Rechenzentrum in Stuttgart war der Standort in Deutschland und die technisch hochwertige Ausstattung eine Grundvorraussetzung für die Wahl eines weiteren Standortes. In dem das Unternehmen im Bereich Hosting geografisch expandiert, kann den Kunden neben der generell redundanten Speicherung nun auch eine georedundante Datenspeicherung garantiert werden. Somit ist der IT-Dienstleister in der Lage, eine maximale Ausfallsicherheit zu gewährleisten, was gerade im Bereich des Dokumentenmanagment-Systems einen klaren Pluspunkt darstellt. Mit einer Verfügbarkeit von 99,98% bietet die astiga GmbH eine Datenspeicherung, die höchstens 1,6 Stunden im Jahr an Ausfallzeit hat.

Durch den Betrieb eines zusätzlichen Rechenzentrums in Norddeutschland geht das Unternehmen einen weiteren Schritt aufzuzeigen, wie ernst hier das Bundesdatenschutzgesetz genommen wird. Sensible Firmendaten und die Unternehmenskommunikation ist bei docuplus bestens aufgehoben.

Durch die durchgängig redundante Datenspeicherung bietet die astiga Gmbh maximalen Schutz auch gegen Cyber-Angriffe, technische Defekte und Naturkatastrophen. Da die beiden deutschen Rechenzentren geografisch weit genug voneinander entfernt sind wird selbst den schlimmsten Szenarien vorgebeugt.

Datensicherheit„Aus Sicht des Datenschutzbeauftragten ist dies neben der ISO-Zertifizierung ein weiterer wichtiger Schritt, der die astiga GmbH auszeichnet.“, so Dr. Ralf Schadowki, der Datenschutzbeuauftrage des Unternehmens. (Die astiga GmbH ist ISO 9001 und ISO/IEC 27001 zertifiziert.)

Sowohl der Standort in Stuttgart als auch das TIER-3- Rechenzentrum in Essen sind technisch auf dem neusten Stand und bieten die besten Vorraussetzungen für sichere Datenspeicherung. Kontaktieren Sie uns, gerne stellen wir Ihnen die für Sie am besten geeignete Dokumenten-Management-Lösung vor. Das docuplus-Team freut sich auf Sie!

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem – dies sollten Sie wissen

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In Phasen, in denen es stets bedeutender ist, die Dateiverwaltung digital zu machen, wird ein helfendes Dokumentenmanagementsystem (beziehungsweise DMS) unersetzlich. Aber was sind überhaupt die Nutzen eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dateien in einem bestimmten System zu erfassen und zu verwalten? Oder ist jenes bloß ein Programm, das innerbetriebliche Abläufe verkompliziert?

Ein Dokumentenmanagementsystem im Gebrauch in der Firma

In einem Unternehmen, einerlei ob es der Bäcker um die Straßenecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der weiten Welt ist, fallen Daten an. Verschiedene Unternehmer sollen nicht selten sogar mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dokumente eingehen dürfen. Mit bekannten Werkzeugen kann das schnell nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal vollbrachte Arbeit muss nochmals wiederholt werden. Oder der Sicherheitsaspekt ist an vielen Stellen nicht erfüllt. Ein professionelles DMS muss all diese Punkte gewissenhaft erfüllen. Dadurch darf das Dokumentenmanagementsystem selber aber nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss immer zur Verfügung stehen und muss direkt in den Workflow eingesetzt sein. Jeder Kollege, besonders solche ohne spezielle IT-Kenntnisse, sollten das System richtig einsetzen können. Nur dann ist ein Dokumentenmanagementsystem vertretbar, weil es den Workflow erleichtert. Andernfalls behindert es lediglich im Alltag.

Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma flexibel

Welcher Teil in einem Dokumentenmanagement-System auch nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle Computer, die in der Betriebszeit gebraucht werden, müssen an das Dokumentenmanagementsystem angebunden sein. Das erfordert nicht nur Hardware, allerdings auch das einsetzbare KnowHow. Da nicht jedes Firmenkonstrukt über passendes Humanapital verfügt, können hier erhebliche Zusatzkosten ergeben. Stets bekannter wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Spezialisierte Firmen bieten Systeme an, auf die die Vertragspartner online herankommen können. Die Wartung der Geräte, die verlässlich bereitgestellte Netzwerktechnik und das treffende Sicherheitsmodell geben diese Firmen in ihren Paketen außerdem mit zur Überlegung. So können auch mittelständige Firmen die Vorzüge vom Dokumentenmanagementsystem nutzen. Doch die Gelder für ein derartiges Tool sind auf diese Weise viel einfacher kalkulierbar. Mit einem WWW Dokumentenmanagement-System bleibt die Firma wettbewerbsfähig, aber auch beweglich.

docuplus Dokumentenmanagement

Alternative zu Dropbox

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Teamwork ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Wo die Zusammenarbeit allerdings früher unter einem Dach stattgefunden hat, agieren und kooperieren Teams heute weltweit über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. Die Kommunikation erfolgt elektronisch über Telefon, E-Mail, Internet und fortschreitend auch mittels Video-Konferenzen.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Bearbeitung von Projekten ist, dass alle Teammitglieder parallel die jeweils benötigten und aktuellsten Dokumente und Unterlagen einsehen können. Die Software docuplus bietet hierfür eine große Vielfalt an Möglichkeiten. Als Basis dient ein Archiv sämtlicher Geschäftsunterlagen, auf das zu jeder Zeit von jedem einfach per Browser zugegriffen werden kann, egal ob von einem PC, Notebook, Smartphone oder Tablet. Docuplus kann aber auch als alternative Dropbox, als gemeinsame Ablage für alle Mitarbeiter an einem Projekt verwendet werden. Cloud – das ist hier das Stichwort.

Alternative zu Filesharing & Co.

Die Vorteile von docuplus als Alternative zu Dropbox liegen auf der Hand. Der Zugriff via Browser ist leicht zu handhaben. Mitarbeiter müssen nicht für eine spezielle Software geschult werden, sondern können in Minutenschnelle mit docuplus arbeiten. Dazu erhält jedes Teammitglied seine eigene Zugangsberechtigung für Ordner und Dokumente. Unbefugte Zugriffe auf sensible Daten wie z.B. Personalakten werden somit verhindert. Gleichzeitig ist garantiert, dass alle Dokumente jeweils auf dem neuesten Stand sind und nicht mühsam abgeglichen werden müssen.

Es gibt eine große Auswahl kostenloser Programme im Internet, mit deren Hilfe man online auf gemeinsame, in der Cloud gespeicherte Daten zugreifen kann. Diese verfügen meist aber nur über niedrige oder gar keine Sicherheitsstandards. docuplus bietet sich hier als zuverlässige, Dropbox-Alternative an. Erstens ist docuplus zertifiziert. Zweitens gewährleistet die intelligente Verschlüsselung der gespeicherten Daten, dass Dritte nicht von außen auf Ihre Unterlagen zugreifen können, sondern nur die Mitarbeiter, die dazu berechtigt sind. Drittens werden alle Dokumente, die Sie mit docuplus archivieren, ausschließlich auf Servern in Deutschland abgespeichert und unterliegen somit dem deutschen Datenschutzrecht. Dieser Faktor ist nicht unerheblich in Bezug auf beispielsweise personenbezogene Daten. In manchen Ländern sieht die Rechtslage ganz aus.

Sicherheit und Datenschutz inklusive

Auch wenn Sie für docuplus als Alternative zu Dropbox im Vergleich zu kostenfreien Anbietern ein paar Euro investieren müssen – im Zweifelsfall sind Sie damit auf der sicheren Seite. Durch die strukturierte Archivierung sämtlicher Dokumente und Unterlagen Ihres Unternehmens können Teams docuplus für ihre Arbeit nicht nur als Alternative zu Datenaustauschbörsen wie Dropbox für laufende Projekte nutzen, sondern bei Bedarf auf ältere Daten, Berichte oder Konzepte zurückgreifen.

Mit den verschiedenen Funktionen von docuplus – der langfristigen und sicheren Datenarchivierung, dem cleveren Online Dokumentenmanagement, mit der Ablage für Teams und Arbeitsgruppen und nicht zuletzt unserem kompetenten Support – erhalten Sie eine Komplettlösung für die Arbeit via Internet von praktisch jedem Punkt der Welt aus.

Dateiablage und Datenaustausch leicht gemacht mit docuplus.