Beiträge

Mann sitzt vor einem Laptop in einem Cafe und arbeitet.

Datenzugriff von unterwegs: Dokumente und andere Dateien ganz einfach in der Cloud speichern

Die ständige Verfügbarkeit von Dateien wird in einer immer mobileren Welt zunehmend wichtiger. Die Lösung bieten hier Cloud-Speicherdienste, bei denen digitale Inhalte direkt online abgelegt werden.

Früher war die Sache ganz einfach: Dateien wurden auf Datenträgern gespeichert. Wer also auf dem Computer ein Dokument anlegte, der hatte auch nur auf diesem Gerät Zugriff darauf. Alternativ konnte es natürlich zusätzlich auf einem mobilen Datenträger gespeichert werden.

Im Laufe der Zeit kamen dabei unterschiedliche mobile Datenträger zum Einsatz: externe Festplatten, Disketten oder USB-Sticks. Noch vor einigen Jahren war dies die einzige praktikable Möglichkeit, um Dateien zu speichern und weiterzuverbreiten.

Das führte zu einigen Problemen. Wie konnte beispielsweise ein bestimmtes Programm an den Kollegen weitergegeben werden, der ein paar hundert Kilometer entfernt saß? Hier blieb nur der traditionelle Postweg, über den der Programm-Datenträger versandt wurde.

Die technische Entwicklung des Internets in den letzten Jahren hat es zunächst ermöglicht, kleinere Dateien wesentlich effektiver auszutauschen, zum Beispiel per E-Mail. Auch das war allerdings eher umständlich und änderte sich erst mit der Entwicklung von cloud-basierten Lösungen.

 

Datenzugriff von überall: Was ist die Cloud?

Eine Cloud ist einfach gesagt ein Online-Speicherplatz für Dateien. Genau wie auf einer Festplatte können hier Dokumente, Programme und andere digitale Inhalte gespeichert werden.

Der große Vorteil dabei: Ein Zugriff auf die Dateien ist immer dann möglich, wenn ein Zugriff auf die Cloud besteht. Damit ist die Dateiverfügbarkeit überall und zu jeder Zeit gegeben. Das ist besonders in einer Arbeitswelt, die immer stärker von Mobilität geprägt wird, ein wichtiger Punkt. Es ist also kein Problem mehr, von zu Hause eine Änderung an der Präsentation vorzunehmen, die am nächsten Tag im Meeting ansteht.

Dateien können jetzt ganz einfach aktualisiert oder gelöscht werden. Auch die Koordination von Teamprojekten gestaltet sich so wesentlich einfacher. Der Austausch von Datenpaketen entfällt, denn jedes Teammitglied hat stets Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei. Diese wird automatisch synchronisiert.

Auch die Gefahr eines Datenverlustes kann in vielen Fällen durch das Speichern in der Cloud stark gesenkt werden. Sind bestimmte Daten nur auf einem Datenträger gespeichert, ist ein Verlust oder eine Beschädigung dieses Datenträgers immer auch eine Gefahr für die Datei selbst.

Deswegen müssen Sicherheitskopien oder besser noch ein Online-Backup angelegt werden. Dabei entsteht natürlich zusätzlicher Aufwand, denn schließlich müssen diese auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Wer seine Daten in der Cloud speichert, kann sich diesen Aufwand zu einem großen Teil sparen, denn die Verfügbarkeit der Daten wird durch einen guten Cloud-Anbieter sichergestellt.

 

Die Sicherheit in der Cloud

Wie bei allen internetbasierten Diensten stellt sich auch hier die Frage nach der Datensicherheit. Dabei ist diese Form der Datenablage nicht per se sicher oder unsicher. Werden die Daten verschlüsselt aufbewahrt, ist die Möglichkeit des Missbrauchs sehr gering. Deswegen sollte zusätzliche Sorgfalt in die Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gesteckt werden.

 

Dateien speichern in der Cloud: Einfach und sicher

Die technische Entwicklung macht es möglich: Dokumente, Präsentationen und andere Dateien können ganz einfach online gespeichert werden. Dadurch ist es kein Problem mehr, von überall auf die Daten zuzugreifen und sie zu aktualisieren. Auch die Sicherheit der gespeicherten Dateien ist bei der Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gegeben.

Tipp: Das sichere Cloud-basierte Dokumenten-Management von docuplus können Sie jederzeit testen. Als Freiberufler, Selbstständiger oder Student nutzen Sie das DMS sogar kostenfrei. Testen Sie docuplus doch gleich einmal.

Zusätzliches Rechenzentrum in Norddeutschland eingeweiht

Der wichtigste Aspekt eines online Dokumenten-Managements sollte neben der Funktionalität die Sicherheit sein

Selbstverständlich wird dieses Thema bei der Weiterentwicklung von docuplus stetig vorangetrieben und den neusten Vorraussetzungen angepasst. Sensible Daten der Unternehmenskommunikation sollten dringend nach den höchsten Sicherheitsaspekten archiviert werden und vor Zugriffen von außen maximalen Schutz erfahren, schließlich handelt es sich hierbei um ein wichtiges Kapital des Unternehmens. docuplus kann in punkto Sicherheit nun mit einem weiteren großen Vorteil aufwarten: der georedundaten Datensicherung. Rechenzentrum

Seit August betreibt das Stuttgarter IT- Unternehmen astiga GmbH einen zusätzlichen Rechenzentrumsstandort. Zum Monatsbeginn wurde seitens des Unternehmens ein Rechenzentrum in Essen in Betrieb genommen. Wie auch bei dem bereits seit Jahren betriebenen Rechenzentrum in Stuttgart war der Standort in Deutschland und die technisch hochwertige Ausstattung eine Grundvorraussetzung für die Wahl eines weiteren Standortes. In dem das Unternehmen im Bereich Hosting geografisch expandiert, kann den Kunden neben der generell redundanten Speicherung nun auch eine georedundante Datenspeicherung garantiert werden. Somit ist der IT-Dienstleister in der Lage, eine maximale Ausfallsicherheit zu gewährleisten, was gerade im Bereich des Dokumentenmanagment-Systems einen klaren Pluspunkt darstellt. Mit einer Verfügbarkeit von 99,98% bietet die astiga GmbH eine Datenspeicherung, die höchstens 1,6 Stunden im Jahr an Ausfallzeit hat.

Durch den Betrieb eines zusätzlichen Rechenzentrums in Norddeutschland geht das Unternehmen einen weiteren Schritt aufzuzeigen, wie ernst hier das Bundesdatenschutzgesetz genommen wird. Sensible Firmendaten und die Unternehmenskommunikation ist bei docuplus bestens aufgehoben.

Durch die durchgängig redundante Datenspeicherung bietet die astiga Gmbh maximalen Schutz auch gegen Cyber-Angriffe, technische Defekte und Naturkatastrophen. Da die beiden deutschen Rechenzentren geografisch weit genug voneinander entfernt sind wird selbst den schlimmsten Szenarien vorgebeugt.

Datensicherheit„Aus Sicht des Datenschutzbeauftragten ist dies neben der ISO-Zertifizierung ein weiterer wichtiger Schritt, der die astiga GmbH auszeichnet.“, so Dr. Ralf Schadowki, der Datenschutzbeuauftrage des Unternehmens. (Die astiga GmbH ist ISO 9001 und ISO/IEC 27001 zertifiziert.)

Sowohl der Standort in Stuttgart als auch das TIER-3- Rechenzentrum in Essen sind technisch auf dem neusten Stand und bieten die besten Vorraussetzungen für sichere Datenspeicherung. Kontaktieren Sie uns, gerne stellen wir Ihnen die für Sie am besten geeignete Dokumenten-Management-Lösung vor. Das docuplus-Team freut sich auf Sie!