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Große Datei versenden

Große Datei versenden einfach gemacht

Eine große Datei versenden ist auch heutzutage nicht ohne Weiteres möglich. Bei den üblichen E-Mail-Anbietern gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße. Wie können Sie besonders große Dateien aber trotzdem über das Internet versenden?

Auch wenn die technische Entwicklung in den letzten Jahren rasant vorangeschritten ist: Noch immer kann der Versand von großen Dateien über das Internet Probleme bereiten. Große Datenmengen im Anhang einer E-Mail zu versenden geht beispielsweise nicht.

Da der Austausch großer Dateien aber immer wichtiger wird, gibt es hier eine Reihe von Lösungen am Markt. Einige davon sind kostenlos, andere hingegen kostenpflichtig. Wer geschäftliche Daten übertragen möchte, sollte auf eine professionelle Lösung Wert legen.

Besonders einfach: Die Übertragung von Dateien im gleichen Netzwerk

Müssen Dateien nur zwischen Computern im gleichen Netzwerk übertragen werden, kann dies beispielsweise direkt über das WLAN geschehen. Ein spezieller Dienst ist hierfür nicht erforderlich. Alternativ kann die Übertragung auch per USB erfolgen. Hier ist natürlich eine besonders hohe Datensicherheit gegeben.

Große Dateien in der Cloud versenden

Wenn die Datei in ein anderes Netzwerk übertragen werden soll, dann wird sehr wahrscheinlich ein Filehoster zur Anwendung kommen. Hier werden Dateien online in der Cloud gespeichert. Die Datei wird also einfach hochgeladen und kann dann, sofern die jeweiligen Zugriffsberechtigungen vorliegen, auch auf anderen Computern heruntergeladen werden.

Die Auswahl an verschiedenen Cloud- und Filehosting-Anbietern ist groß. Gerade wenn es sich um sensible Daten oder geschäftliche Dateien handelt, sollte die Cloud-Lösung mit Bedacht gewählt werden.

Zu den meistgenutzten Filehostern gehören beispielsweise Dropbox und OneDrive, welches zu Microsoft gehört.

Große Datei versenden über ein Dokumenten-Management-System

Wer Dateien im geschäftlichen Umfeld austauschen will, sollte auch die Option eines professionellen Dokumenten-Management-Systems, auch DMS genannt, in Betracht ziehen. Ein DMS bietet vielfältige Optionen, um Dateien und Software zu verwalten und zu nutzen.

Zu den Vorteilen bei einem hochwertigen DMS gehört zum Beispiel die Datensicherheit in der Cloud, der Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien und Unterlagen durch Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an den Dateien.

Der Versand großer Dateien ist mit einem Dokumenten-Management-System ebenfalls kein Problem. Dateien können einfach hochgeladen und auf einem anderen Computer wieder heruntergeladen werden.

Die Sicherheit beim Versand von Dateien über ein DMS

Die Bandbreite an Cloud-Diensten und Filehostern ist groß. Nicht alle sind aber dazu geeignet, sensible Dateien zu hosten.

Bei der Auswahl eines DMS sollte daher unbedingt auf die Datensicherheit geschaut werden. Werden die Dateien beispielsweise nur verschlüsselt übertragen? Was passiert, wenn die Server der Cloud ausfallen? Sind die Daten dann trotzdem sicher gespeichert? Und welchen Zugriff hat der Hoster selbst auf die Daten?

Viele deutsche Unternehmen haben Probleme damit, ihre Daten bei internationalen Anbietern zu speichern. Das trifft vor allem auf amerikanische Anbieter zu, die zahlreich auf dem Markt vertreten sind. Ein Beispiel hierfür ist Dropbox.

In einem solchen Fall sollte man auf einen DMS-Anbieter zurückgreifen, der die Daten nur auf deutschen Servern speichert. Damit ist gewährleistet, dass der Anbieter im Rahmen der deutschen Gesetze handeln muss.

Die verschiedenen Optionen, um große Dateien zu verschicken

Wenn eine Datei zu groß ist, um per E-Mail versendet zu werden, muss auf andere Optionen zurückgegriffen werden. Soll die Übertragung im gleichen Netzwerk stattfinden, kann dies einfach über das WLAN oder per USB geschehen.

Ansonsten bietet sich der Versand über die Cloud an. Hier ist es ohne Probleme möglich, auch extrem große Dateien und Datenpakete zu versenden. Das kann auch über ein DMS geschehen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters sollte gerade in einem geschäftlichen Umfeld auf die Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes geachtet werden.

Mann sitzt vor einem Laptop in einem Cafe und arbeitet.

Datenzugriff von unterwegs: Dokumente und andere Dateien ganz einfach in der Cloud speichern

Die ständige Verfügbarkeit von Dateien wird in einer immer mobileren Welt zunehmend wichtiger. Die Lösung bieten hier Cloud-Speicherdienste, bei denen digitale Inhalte direkt online abgelegt werden.

Früher war die Sache ganz einfach: Dateien wurden auf Datenträgern gespeichert. Wer also auf dem Computer ein Dokument anlegte, der hatte auch nur auf diesem Gerät Zugriff darauf. Alternativ konnte es natürlich zusätzlich auf einem mobilen Datenträger gespeichert werden.

Im Laufe der Zeit kamen dabei unterschiedliche mobile Datenträger zum Einsatz: externe Festplatten, Disketten oder USB-Sticks. Noch vor einigen Jahren war dies die einzige praktikable Möglichkeit, um Dateien zu speichern und weiterzuverbreiten.

Das führte zu einigen Problemen. Wie konnte beispielsweise ein bestimmtes Programm an den Kollegen weitergegeben werden, der ein paar hundert Kilometer entfernt saß? Hier blieb nur der traditionelle Postweg, über den der Programm-Datenträger versandt wurde.

Die technische Entwicklung des Internets in den letzten Jahren hat es zunächst ermöglicht, kleinere Dateien wesentlich effektiver auszutauschen, zum Beispiel per E-Mail. Auch das war allerdings eher umständlich und änderte sich erst mit der Entwicklung von cloud-basierten Lösungen.

 

Datenzugriff von überall: Was ist die Cloud?

Eine Cloud ist einfach gesagt ein Online-Speicherplatz für Dateien. Genau wie auf einer Festplatte können hier Dokumente, Programme und andere digitale Inhalte gespeichert werden.

Der große Vorteil dabei: Ein Zugriff auf die Dateien ist immer dann möglich, wenn ein Zugriff auf die Cloud besteht. Damit ist die Dateiverfügbarkeit überall und zu jeder Zeit gegeben. Das ist besonders in einer Arbeitswelt, die immer stärker von Mobilität geprägt wird, ein wichtiger Punkt. Es ist also kein Problem mehr, von zu Hause eine Änderung an der Präsentation vorzunehmen, die am nächsten Tag im Meeting ansteht.

Dateien können jetzt ganz einfach aktualisiert oder gelöscht werden. Auch die Koordination von Teamprojekten gestaltet sich so wesentlich einfacher. Der Austausch von Datenpaketen entfällt, denn jedes Teammitglied hat stets Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei. Diese wird automatisch synchronisiert.

Auch die Gefahr eines Datenverlustes kann in vielen Fällen durch das Speichern in der Cloud stark gesenkt werden. Sind bestimmte Daten nur auf einem Datenträger gespeichert, ist ein Verlust oder eine Beschädigung dieses Datenträgers immer auch eine Gefahr für die Datei selbst.

Deswegen müssen Sicherheitskopien oder besser noch ein Online-Backup angelegt werden. Dabei entsteht natürlich zusätzlicher Aufwand, denn schließlich müssen diese auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Wer seine Daten in der Cloud speichert, kann sich diesen Aufwand zu einem großen Teil sparen, denn die Verfügbarkeit der Daten wird durch einen guten Cloud-Anbieter sichergestellt.

 

Die Sicherheit in der Cloud

Wie bei allen internetbasierten Diensten stellt sich auch hier die Frage nach der Datensicherheit. Dabei ist diese Form der Datenablage nicht per se sicher oder unsicher. Werden die Daten verschlüsselt aufbewahrt, ist die Möglichkeit des Missbrauchs sehr gering. Deswegen sollte zusätzliche Sorgfalt in die Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gesteckt werden.

 

Dateien speichern in der Cloud: Einfach und sicher

Die technische Entwicklung macht es möglich: Dokumente, Präsentationen und andere Dateien können ganz einfach online gespeichert werden. Dadurch ist es kein Problem mehr, von überall auf die Daten zuzugreifen und sie zu aktualisieren. Auch die Sicherheit der gespeicherten Dateien ist bei der Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters gegeben.

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