Beiträge

Die Aufbewahungspflicht fuer Selbststaendige

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Selbstständige

Der selbstständig Tätige hat in unserer Arbeitswelt ein Menge Verpflichtungen. Eine dieser vielen Verpflichtungen betrifft die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Hier ist es die Vorschrift des § 147 AO, die aus steuerrechtlicher Sicht elementare Regelungen enthält.

Die Aufbewahrungsfristen

Wenn es für den Selbstständigen um die Aufbewahrungspflicht von betrieblichen Unterlagen geht, dann sind regelmäßig zwei Fristen zu beachten. Es gibt eine Frist von sechs und eine Frist von 10 Jahren. Dies ist explizit in der vorbezeichneten Vorschrift geregelt. Aber auch aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB ergeben sich die gleichen Fristen. Es gibt aber auch Ausnahmen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten laufen nämlich dann nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und die betreffenden Unterlagen für die Finanzbehörden von Relevanz sind. Dies kann dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen in Einzelfällen deutlich länger ausfallen können.

Dies gilt namentlich auch in den Fällen, wenn gegen einen Selbstständigen beispielsweise steuerstrafrechtliche Ermittlungen angestrengt worden sind, aber auch in den Fällen einer vorläufigen steuerlichen Festsetzung oder einer steuerlichen Außenprüfung. Im Übrigen beginnen die Aufbewahrungsfristen grundsätzlich erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem beispielsweise von dem Steuerberater der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wird der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015 im Laufe des Jahres 2016 fertiggestellt, so beginnt die Aufbewahrungspflicht für diesen Jahresabschluss mit Schluss des Jahres 2016.

Dasselbe gilt zum Beispiel für eingehende oder ausgehende Rechnungen. Für Rechnungen, die im Laufe des Geschäftsjahres 2016 ein- oder ausgehen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Jahres 2016 zu laufen. Eine detaillierte Regelung hierzu enthält der Abs. 4 der oben genannten Vorschrift.

Die betroffenen Unterlagen

Die Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten demnach für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, allerdings nur soweit diese für den Fiskus von Bedeutung sind. Alle anderen in § 147 AO aufgelisteten geschäftlichen Unterlagen beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie unter anderem Rechnungen unterliegen grundsätzlich den Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.

Dies bedeutet in der Praxis, dass grundsätzlich jeder Selbstständige die einzelnen Geschäftsvorfälle betreffende sämtliche Rechnungen für regelmäßig zehn Jahre aufbewahren muss.

Adressat dieser Aufbewahrungspflichten

Eine nächste Frage ist die, welcher Selbstständige konkret von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen ist. Auch hier geben die Regelung in der Abgabenordnung in Verbindung mit dem Umsatzsteuergesetz eine Antwort.

Wer beispielsweise aus einem Gewerbebetrieb Gewinn von über 60.000 EUR oder einen Umsatz von über 600.000 EUR im Geschäftsjahr erwirtschaftet hat, ist verpflichtet, Bücher zu führen und damit auch verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen etc. zu beachten. Es gilt hier der Grundsatz, dass derjenige, der handelsrechtlich zur einer kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist, auch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen etc. zu beachten hat.

Da Kleingewerbetreibende und Freiberufler grundsätzlich nicht buchführungspflichtig sind, gelten für diese die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig nicht. Allerdings sollte auch hier beachtet werden, dass auch diese Berufsgruppen aus umsatzsteuerrechtlicher Pflicht Betriebseinnahmen aufzuzeichnen haben. Auch hier gilt dann wieder der Grundsatz, dass steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind. Sinn und Zweck dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es eben, den zuständigen Finanzbehörden zu ermöglichen, aufgrund der vorhandenen geschäftlichen Unterlagen die Steuer korrekt zu ermitteln.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Sofern Sie als Gewerbetreibender oder auch Freiberufler diese Aufbewahrungspflichten nicht einhalten, kann dies zu schwerwiegenden Sanktionen führen. Im Regelfall wird es dann zu einer Steuerschätzung kommen. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass diese Steuerschätzung wesentlich höher ausfällt, als wenn eine steuerliche Festsetzung auf der Grundlage vorhandener Geschäftsunterlagen erfolgt. Im Übrigen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten zu strafrechtlichen Verurteilungen führen. Diese Gefahr besteht vor allem in den Fallkonstellationen, in denen noch zusätzlich weitere Steuerstraftatbestände verwirklicht worden sind.

Fazit: Insgesamt ist er sehr wichtig, sich an diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu halten. Bei Unklarheiten sollten Sie auf jeden Fall einen fachmännischen Rat einholen, damit Sie seitens der Finanzbehörden keine Sanktionen zu erwarten haben.

Die Aufbewahrungspflicht mit einem DMS einhalten

Als Unternehmer kennen Sie die Pflicht, gewisse Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufzuheben. Damit ist ein individuelles Document Management System, kurz auch als DMS bezeichnet, gefragt. Darin können Sie Kaufbelege, gewisse Korrespondenzen oder Versicherungspolicen sicher und richtig aufbewahren, um Sie im Fall der Fälle der Finanz- oder einer sonst befugten Behörde vorweisen zu können.

Für das DMS gibt es keine Ausnahmeregelung

Kleinunternehmer, Freiberufler, aber auch Unternehmer müssen also sämtliche Dokumente, die in Zusammenhang mit einem Kauf, mit der Korrespondenz oder mit einer Versicherung stehen, aufheben. Wenn Sie sich jetzt fragen, ob es hier Ausnahmeregelungen gibt, so ist dies grundsätzlich zu verneinen. Sie können alle Dokumente digital speichern, wobei Sie bei gewissen Fällen auch das papierbasierte Original nicht vernichten dürfen. Das betrifft vor allem Versicherungspolicen, aus denen Sie einen Leistungsanspruch lukrieren können, also zum Beispiel eine Renten- oder Lebensversicherung.

Auch für Bilanzen und Jahresabschlüsse gilt diese Regelung ebenso wie für sämtliche Dokumente, für die Sie in Deutschland eine Vorsteuer geltend machen möchten, allerdings im Inland dazu keinen Umsatz generiert haben. Dies ist in § 62 Abs. 2 UstDVgenau geregelt. Eine Aufbewahrung der Originaldokumente empfiehlt sich auch in Zusammenhang mit Immobilien.

Regelung der Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich erstreckt sich die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, auf sämtliche juristische und natürliche Personen. Geregelt ist sie individuell aus dem § 147 AO oder § 257 HGB bzw. § 14 UstG. Aus diesen Paragraphen ergeben sich auf die Fristen zur Aufbewahrungspflicht, wobei sich diese zum Einen nach der Dokumentenart selbst richtet, zum anderen aber auch nach der Frage, wer das Dokument warum aufbewahrt.

Grundsätzlich müssen Sie als Gewerbetreibender mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren rechnen. Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen alle Buchungsbelege, Schriftstücke die Organisation Ihres Unternehmens betreffend und die kompletten Jahresabschlüsse mit den vollständigen Lagerberichten.

Zusätzlich kann es auch um die Eröffnungsbilanz sowie alle den Zoll betreffenden Dokumente und eine Verzeichnis über das Inventar gehen. Grundsätzlich können Sie sich einfach daran orientieren, dass alles aufbewahrt werden sollte, was Sie im Falle einer Steuerprüfung zur Vorlage benötigen.

DMS für die zeitgemäße Aufbewahrung

Grundsätzlich ist die Aufbewahrung von Rechnungen oder Kaufbelegen in Form eines DMS natürlich zeitgemäß. Zudem ist sie auch vom Gesetzgeber erlaubt, der allerdings die genannten Ausnahmen verfügt hat. Festgelegt ist dies alles im § 14 UstG, der die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellungen von Dokumenten exakt regelt. Dazu gehört, dass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, auch dokumentiert werden, vor allem aber müssen Sie auch etwaige Fehler beim Scannen in einem extra Protokoll festhalten.

Die Person in Ihrem Unternehmen, die für das DMS zuständig ist, muss dazu geeignet und entsprechend von Ihnen autorisiert sein. Das DMS in Ihrem Betrieb muss umfassend den Anforderungen nach individueller Dokumentation der Metadaten und der kompletten Revisionssicherheit gerecht werden. Beachten sollten Sie außerdem, dass Sie die Originale erst nach einer neuerlichen Datensicherung vernichten dürfen, wobei dies als rechtskonform gilt, wenn es § 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO als zulässig erklärt.

Vorteile von DMS liegen auf der Hand

Grundsätzlich ist die digitale Archivierung von Dokumenten, sofern sie den rechtlichen Grundlagen entspricht, praktisch. Denn sie schafft nicht nur Platz, sondern eröffnet Ihnen im Unternehmen eine neue Form der Zusammenarbeit. Unabhängig von individuellen Standorten können Ihre Mitarbeiter oder Sie über den Browser auch von mobilen Geräten darauf zugreifen.

Das spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Ressourcen der Mitarbeiter. Viele Anbieter für DMS bieten zudem extra Features neben der standardmäßigen Digitalisierung an, wie etwa Notizfunktionen innerhalb eines Dokumentes selbst. Damit wird die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zusätzlich erleichtert. Eine professionelle DMS schützt Ihre Daten auch vor Diebstahl und Feuer- sowie Wasserschäden.

Aufbewahrungsfristen fuer Privatpersonen

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Privatpersonen

Lediglich für Arbeitnehmer mit Einnahmen von mehr als 500.000,00 Euro pro Jahr gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Diese Frist gilt für sämtliche Dokumente, insbesondere für alle steuerlich relevanten Unterlagen, zu denen vor allem die Bankbelege zählen.

Handwerkerrechnungen

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG sind Handwerkerrechnungen, die für erbrachte Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück oder einer Wohnung gelten, generell auch von Privatpersonen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht besteht für zwei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in welchem sie erstellt wurden. Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 500 EUR verhängt werden.

Die Handwerkerrechnungen dienen als Nachweis dafür, dass für die Handwerksarbeiten eine ordnungsgemäße Abrechnung und Versteuerung vorliegt. Für Handwerksarbeiten, die eine Gewährleistungspflicht beinhalten, empfiehlt sich sogar eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.

Kaufbelege / Quittungen

Auch ohne Aufbewahrungsfristen gilt für sämtliche Kaufbelege für den Zeitraum des Gewährleistungsanspruches gemäß § 437 BGB eine Aufbewahrungsempfehlung, um mögliche Reklamationen zu erleichtern. Der Gewährleistungsanspruch beträgt in der Regel zwei Jahre, während die Herstellergarantie meist nur für ein Jahr gilt.

Für hochwertigere Güter (Notebook, Handyetc.) sollte man die Rechnungen länger aufbewahren, da diese bei einem Diebstahl als Wertnachweis für die Hausratsversicherung dienen. Rechnungsansprüche verjähren mit Ende des dritten Jahres nach Fälligkeit.

Bankunterlagen

Für einmalige Zahlungen empfiehlt es sich, private Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen als Zahlungsnachweis mindestens zwei Jahre aufzuheben. Seit dem 01.01.2002 besteht die Möglichkeit, sämtliche Belege für mehrfach getätigte Zahlungen (z. B. Miete, Unterhalt) noch vier Jahre lang als Beweis heranzuziehen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, Verträge über Sparguthaben oder Kredite über die gesamte Laufzeit aufzubewahren. Dauerhaft abgeheftet werden sollten sämtliche Belege für Immobilien, um bei einem späteren Verkauf die Wertermittlung zu erleichtern.

Versicherungen

Auch für Versicherungen existieren keine generellen Aufbewahrungsfristen. Sinnvollerweise werden sämtliche Versicherungsunterlagen wie Verträge, Änderungen und Statusberichte über die gesamte Vertragslaufzeit abgeheftet. Lediglich Prämienschreiben, in denen der jeweils anfallende Versicherungsbetrag eingefordert wird, können bedenkenlos nach der Zahlung entsorgt werden. Unterlagen für eine Lebensversicherung sollten grundsätzlich aufbewahrt werden, da die Auszahlungsmitteilung der Versicherungsgesellschaft eventuell für steuerliche oder erbrechtliche Vorgänge von Bedeutung ist.

Gleiches gilt auch bei vorzeitiger Kündigung der Lebensversicherung. Denn nach der aktuellen Rechtsprechung besteht die Möglichkeit, aufgrund unzulässiger Kündigungsklauseln Nachschläge einzufordern. Dieses wäre nur mithilfe der Originalunterlagen möglich. Für den Fall, dass eine Abbuchungsvollmacht vorliegt, ist die Bestätigung über dieVersicherungskündigung bis zur nächst fälligen Zahlung aufzubewahren.

Wohnungs-/Mietunterlagen

Für Wohnungs- und Mietunterlagen gibt ebenfalls keine Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich, nach Beendigung des Mietverhältnisses alle relevanten Unterlagen wie Mietverträge, Mietänderungen, Übergabeprotokolle über einen Zeitraum von drei Jahren aufzubewahren. Denn Ansprüche aus Mietverträgen verjähren nach Ablauf von drei Jahren. Nebenkostenabrechnungen können sogar bis zu einem Jahr angefochten werden.

Daher sollten Nebenkostenabrechnungen zum Vergleich einzelner Posten ebenfalls für 3 Jahre abgeheftet werden. Es empfiehlt sich, sämtliche Belege für einen Haus- oder Wohnungskauf, die für eine Wertermittlung relevant wären, dauerhaft aufzuheben.

Steuerunterlagen

Für alle relevanten, die Einkommensteuer betreffenden Unterlagen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Allerdings werden die Steuerbescheide rückwirkend für Anträge auf steuerliche Zuschüsse (z. B. für Kindergärten, Pflegegeld) benötigt. Vorläufige oder unter Vorbehalt ergangene Steuerbescheide sind ebenfalls zu abzuheften.

Das Finanzamt kann diese bis vier Jahre rückwirkend ändern, wenn beispielsweise nachträglich neue steuerlich relevante Tatsachen bekannt werden. Bei Verdacht der Steuerhinterziehung können Unterlagen sogar bis zu zehn Jahre herangezogen werden.

Renten- und Arztunterlagen

Auch ohne generelle Aufbewahrungsfristen empfiehlt es sich, sämtliche Unterlagen, die für einen Rentenanspruch relevant sind, bis zur endgültigen Klärung und Bestätigung abzuheften. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen, Einkommensnachweise und Zeugnisse. Röntgenbilder und Arztberichte sollten für eine eventuell spätere Diagnosestellung ebenfalls lebenslang aufgehoben werden.

DMS und Dropbox bieten beide Möglichkeiten der Archivierung

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Die Aufbewahrung von Dokumenten fällt mit der Zeit gar nicht so leicht – insbesondere dann nicht, wenn die Dokumente sich stapeln und man zu viel Zeit dafür braucht, die einzelnen Schriftstücke zu sortieren. Doch irgendwann mal können manche Dokumente einfach entsorgt werden, wodurch mehr Platz im Aktenschrank entsteht. Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind gesetzlich vorgeschrieben, und zwar nicht nur für Gewerbetreibende, Selbstständige oder Händler, sondern in vielen Fällen auch für Privatpersonen. Werden solche Dokumente zu früh entsorgt, kann man sich unnötigen Stress einhandeln.

Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?

Von der Aufbewahrungspflicht sind sowohl Unternehmen, als auch Selbstständige und Privatpersonen betroffen. Der Unterschied besteht hier jedoch in den jeweiligen Aufbewahrungsfristen. So müssen Privatpersonen beispielsweise Rechnungen nicht so lange aufbewahren, wie Gewerbetreibende oder Selbstständige. Trotzdem sollte man vor der Entsorgung der Unterlagen erst mal die jeweiligen Aufbewahrungsfristen überprüfen, denn diese können bis über zehn Jahre lang betragen. Für Urteile, Prozessakten und Mahnbescheide gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

Aufbewahrungspflicht fuer GewerbetreibendeJeder Gewerbetreibende ist gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen zu bewahren, wobei die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahre betragen.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich für Gewerbetreibende nach dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenverordnung (AO) geregelt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) dagegen enthält die gesetzlichen Vorschriften für Kaufleute. Zum größten Teil stimmen die steuerrechtlichen und die handelsrechtlichen Vorschriften überein, doch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften sind in der Praxis für Gewerbetreibende relevant.
Neben den genannten Gebieten gibt es auch Vorschriften aus anderen Gebieten, wie z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht oder dem Arbeitsrecht sowie dem Produkthaftungsgesetz.
Im Grunde ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, zu deren Aufbewahrung verpflichtet. Die Einzelheiten zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht werden sowohl in der AO geregelt, als auch in einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Tätigkeiten oder Berufe Aufzeichnungspflichten und Buchführungspflichten vorschreiben.
Alle Gewerbetreibende sind daneben ab Überschreiten bestimmter Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig, wobei die Umsatzgrenze bei 500.000 EUR liegt und die Gewinngrenze bei 50.000 EUR.

Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig?

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, welche aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bestehen,
  • Eröffnungsbilanz,
  • Lageberichte,
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung bedeutend sind.

Kaufleute sind dazu verpflichtet, folgende Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Einzelabschlüsse, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis erforderlich sind,
  • empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Betriebsinterne Aufzeichnungen (Arbeits- oder Fahrberichte beispielsweise) unterliegen nicht der Aufbewahrungspflicht.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Unterlagen:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und deren Wiedergaben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Alle anderen Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die Unterlage entstanden ist. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt jedoch erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Unter bestimmten Umständen können sich die Aufbewahrungsfristen auch verlängern, und zwar dann, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind, die gesetzliche Fristsetzungsfrist für Steuern jedoch noch nicht abgelaufen ist.

Im Falle einer Steuerhinterziehung wird die Frist auf zehn Jahre verlängert. Wenn die Steuer jedoch leichtfertig verkürzt worden ist, wird die Aufbewahrungsfrist auf fünf Jahre verlängert.

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige

Aufbewahrungsfrist fuer SelbststaendigeSelbstständige sind im Grunde genau wie Unternehmen dazu verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Zwar sind diese nicht im Handelsregister eingetragen, doch für Selbstständige gelten dieselben Vorschriften wie für große Konzerne. Außerdem sind Selbstständige, die einen Umsatz und Gewinn von über 600.000 EUR oder 60.000 EUR im Jahr erzielen, zu einer steuerlichen Buchführung verpflichtet. Selbstständige, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, jedoch als Nicht-Kaufleute gelten, müssen sogar eine doppelte Buchführung anfertigen.

Die Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Bankauszüge gilt hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei ist es völlig egal, ob es sich dabei um Bankauszüge auf dem Papier oder in digitaler Form handelt. Diese müssen sauber und ordentlich sortiert werden. Wird hierbei eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nicht eingehalten, ist die Folge eine Geldstrafe.

Dieselbe Aufbewahrungsfrist ist auch für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen sowie für Jahresabschlüsse, Lageberichte und ähnliche Unterlagen vorgesehen. Empfangene Geschäftsbriefe und Lohnkonten können dagegen wie im Falle der Gewerbetreibenden schon nach sechs Jahren entsorgt werden. Ansonsten gilt für alle anderen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt auch hier mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die jeweilige Unterlage entstanden ist.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Für Privatpersonen gilt in manchen Fällen auch die Aufbewahrungspflicht der Unterlagen.
Zwar müssen private Dokumente in der Regel nicht so lange aufbewahrt werden wie geschäftlichen Unterlagen, doch trotz dessen sollten einige private Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. So beträgt die empfohlene „Aufbewahrungsfrist Rechnungen“, bzw. für Kaufverträge und Kassenbons, Rechnungen und Garantieunterlagen sowie für die Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren 2 Jahre.

Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht betrifft die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen, wobei die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre lang beträgt. Bei Mängeln gilt eine Verjähungsfrist von fünf Jahren. Daher sollten die Handwerkerrechnungen auch so lange aufbewahrt werden. Privatpersonen müssen nur dann mit eventuellen Sanktionen rechnen, wenn sie sich nicht an die Aufbewahrungsfristen im Falle der Handwerkerrechnungen halten. Alle anderen Unterlagen sollten aufbewahrt werden. Insbesondere Kassenbelege mit Garantien sollten keinesfalls zu früh im Papierkorb landen, da der Garantieanspruch damit endet.

Dokumente im Zusammenhang mit dem Bau, dem Kauf oder dem Erhalt des Eigenheims müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Zu diesen zählen Unterlagen zu den planerischen Leistungen, sämtliche Bauleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten sowie Unterlagen zu den Reinigungsarbeiten.

Reklamationen und Mängelansprüche am Eigenheim sollten 5 Jahre lang aufgehoben werden.. Vielverdiener, die ein positives Einkommen über 500.000 EUR im Jahr haben, sind dazu verpflichtet, ihre Kontoauszüge, bzw. alle Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können, 6 Jahre lang aufzuheben. Ansonsten müssen private Steuerbescheide nicht verwahrt werden. Doch es wird angeraten, dies zu tun, da sie später bei manchen Anträgen auf Zuschüsse wichtig werden können.

Ärztliche Gutachten, Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Taufschein, Sterbeurkunden sowie Unterlagen zur Rentenberechnung sollten lebenslang aufbewahrt werden, da diese immer wieder benötigt werden.

Viele Menschen sind sich darüber nicht im Klaren, ob eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen vorliegt und ob Kontoauszüge und Bankunterlagen aufbewahrt werden müssen. Obwohl eine Privatperson gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist, Rechnungen vier Jahre lang aufzubewahren, können Belege regelmäßiger Zahlungen vier Jahre lang als Beweis herangezogen werden. Daher wird empfohlen, diese so lange auch aufzubewahren. Zwar ist es möglich, diese Unterlagen nach 6 Jahren beim Kreditinstitut anzufordern, da dieses dazu verpflichtet ist, es so lange aufzubewahren, doch dieses ist für eine Privatperson mit hohen Kosten verbunden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, diese Unterlagen auch länger aufzubewahren. Wenn es sich um Verträge zu Bankprodukten geht, so sollten diese so lange aufbewahrt werden, bis deren Laufzeit abgelaufen ist.

Es liegen keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vor, wenn es um Versicherungsunterlagen geht. Doch es wird auch hier geraten, diese entsprechend der Laufzeiten aufzuheben.

Im Grunde besteht auch keine Aufbewahrungsfrist für Wohnungs- und Mitverträge. Da die Verjähungsfrist bei allen Zahlungen rund um das Mietverhältnis drei Jahre lang beträgt, sollten die Dokumente auch so lange aufbewahrt werden.

Alle Belege, die beim Kauf einer Immobilie entstanden sind, sollten aus eigenem Interesse aufbewahrt werden. Denn solche Unterlagen können später als die Basis für die Ermittlung des Immobilienwertes gelten. Ein Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen, Übergabeprotokolle, Bauabnahme und die Gebäudeversicherung müssen immer gut archiviert werden.
Die private Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Handwerkerrechnung erhalten worden ist.

Die richtige Aufbewahrung der Dokumente

suche-datenraumloesung-beitrag-pixabayDas Gesetz sieht selbst die Form der Aufbewahrung der Unterlagen vor. So müssen die Dokumente immer lesbar sein. Da die Originalbelege auf Thermokopierpapier nach einer Zeit verblassen, sollten diese rechtzeitig auf ein normales Papier kopiert werden. Die Kopie muss jedoch zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.

Nach § 147 Abs. 2 AO sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren. Bei den Rechnungen, den Handels- und Geschäftsbriefen muss dafür gesorgt werden, dass diese bildlich das Original wiedergeben. Daten und Rechnungen in elektronischer Form müssen Echtheit gewährleisten können, weshalb alle Daten zu dem Vorgang am besten zusammen aufgehoben werden. Alle anderen Unterlagen, die als aufbewahrungspflichtig gelten, müssen inhaltlich übereinstimmen.

Der Bedarf nach einer elektronischen Archivierung wird immer größer, zumal sehr viele Unterlagen heute in elektronischer Form vorliegen. Dies betrifft nicht nur elektronische Rechnungen, sondern auch E-Mails sowie sonstige Unterlagen, die per E-Mail versendet werden. Dabei muss auch bedacht werden, dass für die Archivierung kein sogenannter „Medienbruch“ stattfinden darf. Darunter wird die Umwandlung des Mediums verstanden, so zum Beispiel der Ausdruck einer Rechnung in elektronischer Form. Eine Konvertierung ist nur dann zulässig, wenn ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird.

Inzwischen gibt es spezielle Archivsysteme, die zur Archivierung elektronischer Unterlagen verwendet werden. So verwalten, bewahren und erschließen komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) digitale Unterlagen und stellen anschließend die Informationen bereit. Dank diesen wird eine ganz neue Dimension digitaler Unterlagen gewährt. Daneben wird ein Medienbruch erfolgreich vermieden und gleichzeitig dafür gesorgt, dass elektronische Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden.

Alle aufbewahrten Unterlagen müssen gesichert aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass das Gebäude oder der Raum, in dem diese aufbewahrt werden, vor Wasser, Feuchtigkeit oder Feuer geschützt sein muss. Die Aufbewahrung der Unterlagen ist die Zuständigkeit des Steuerpflichtigen und er muss jederzeit gewährleisten können, dass die Dokumente eingesehen werden können.

Den steuerrechtlichen Vorgaben nach müssen die Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Dazu werden dem Handelsgesetzbuch nach keine Angaben gemacht. Doch die Unterlagen müssen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden. Daneben ist es möglich, dass die Finanzbehörde einem Antrag zustimmt, dass die Unterlagen außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden. Doch dafür muss der genaue Standort der Unterlagen der Finanzbehörde mitgeteilt werden und ein Datenzugriff durch die Finanzverwaltung muss ermöglicht werden. Daneben darf dadurch die Besteuerung keinesfalls beeinträchtigt werden.

aufbewahrungsfristen und aufbewahrungspflicht fuer gewerbeitreibende

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

In Deutschland unterliegen alle Personen sowie Gewerbetreibende der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten. Leider ist diese – vom Gesetzgeber festgelegte – Frist nicht einheitlich, sondern unterscheidet sich von Dokument zu Dokument. Darüber hinaus ist es auch von Bedeutung, ob es sich um ein Unternehmen, eine Privatperson oder zum Beispiel um einen Selbstständigen handelt. Im Folgenden sollen die verschiedenen Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende genauer unter die Lupe genommen werden.

Was ist die Aufbewahrungsfrist?

Aufbewahrungsfristen sind vom Gesetzgeber festgelegte Richtlinien und Bestimmungen, die regeln, wie lange ein bestimmtes Dokument aufbewahrt werden muss. Die Aufbewahrungsfrist betrifft dabei alle möglichen Formen und Arten an Dokumenten, die einen offiziellen Charakter haben. Sie gilt zum Beispiel für die ein- und ausgehende Korrespondenz, für Quittungen und Rechnungen und – selbstverständlich – auch für Steuerunterlagen.

Bei Gewerbetreibenden wird bei der Aufbewahrungsfrist zwischen Freiberuflern und Selbstständigen sowie zwischen Unternehmen und Kleingewerbetreibenden unterschieden.

Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende?

Die Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende beträgt entweder sechs oder zehn Jahre. Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, ist abhängig davon, um welches Dokument es sich handelt. Generell müssen die folgenden Dokumente sechs Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Steuerunterlagen und für die Besteuerung relevante Informationen
  • Eingehende Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Die gesamte, ausgehende Korrespondenz

Besonders wichtige Dokumente, die die Ware oder das Unternehmen betreffen müssen hingegen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hiervon betroffen sind die folgenden Dokumente und Akten:

  • Inventarverzeichnisse
  • Buchungsbelege
  • Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
  • Zollunterlagen

Damit ist zumindest geklärt, welche Dokumente und Akten wie lange aufbewahrt werden müssen. Es wird schnell ersichtlich, dass bei den Aufbewahrungsfristen vor allem finanzielle und unternehmensbezoge Informationen einen hohen Stellenwert und entsprechend lange Aufbewahrungsfristen haben.

Unterschiede für Kleingewerbetreibene und Freiberufler

Die selben Aufbewahrungsfristen wie für Gewerbetreibende gelten im Prinzip auch für die Inhaber von Kleingewerben sowie für Freiberufler. Das heißt auch hier müssen die Dokumente zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. Es gibt jedoch einige Besonderheiten, die zu beachten sind.

So besteht für diese beiden Gruppen grundsätzlich keine Buchführungspflicht. Dennoch müssen sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende aus Gründen der Umsatzsteuerfestlegung ihre Einnahmen dokumentieren. Sind Sie also als Kleinunternehmer oder Freiberufler tätig, dann müssen Sie diese Dokumentation Ihrer Einnahmen ebenfalls zehn Jahre aufbewahren, auch wenn es sich dabei nicht um Bücher im Sinne einer Buchführung handelt.

Außerdem müssen Sie als Freiberufler und Kleingewerbetreibender ein Verzeichnis erstellen, welches die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern die nicht abgeschrieben werden können enthält. Auch dieses Verzeichnis ist bei der Besteuerung von besonderer Bedeutung und muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kurz zusammengefasst kann man damit sagen, dass für alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen auch für Freiberufler und Kleinunternehmer die Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten.

Was bedeutet die Aufbewahrung im Sinne der Aufbewahrungsfristen?

Eine Aufbewahrung im rechtlichen Sinne bedeutet, dass die Dokumente, Akten sowie die Unternehmenskorrespondenz für den gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Entscheidend für die Aufbewahrung ist dabei, dass die betreffenden Unterlagen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sind bzw. zugänglich gemacht werden können.

Die Dokumente, die Aufbewahrungsfristen unterliegen, müssen zudem unverändert und im Original aufbewahrt werden. Es dürfen jedoch Sicherheitskopien angefertigt werden. Diese müssen dann aber mit dem Original gemeinsam aufbewahrt werden.

Zudem muss kenntlich gemacht werden, dass es sich um eine Kopie handelt. Auch eventuelle Fehler oder Abweichungen vom Original im Druck oder Darstellung müssen auf der Kopie vermerkt werden.

Wie können Dokumente und Akten für die Dauer der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden?

Das Gesetzt sieht keine besonderen Bestimmungen für die Aufbewahrung von Dokumenten vor, mit der Ausnahme, dass die für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sein müssen. Es ist daher durchaus möglich – und gängige Praxis – entsprechende Dokumente zu digitalisieren und in einem Programm zur Dokumentenverwaltung oder in einer Datenbank bzw. einem Server aufzubewahren. Dieses Verfahren garantiert nicht nur die entsprechende Qualität der Unterlagen, sondern spart auch Platz.

Werden die Akten auf digitalen Datenträgern oder Speichermedien wie etwa CDs oder einem USB Stick aufbewahrt, dann muss gewährleistet sein, dass auf die unveränderten Daten während der gesamten Gültigkeit der Aufbewahrungsfristen zugegriffen werden kann. Wie oben bereits genannt, müssen außerdem Veränderungen, Fehler oder Abweichungen vom Original in Form von Farbe oder Darstellung dokumentiert werden.

Darüber hinaus muss festgehalten werden, wann und von wem die Digitalisierung durchgeführt wurde und es muss eine Anmerkung vorhanden sein, ob es sich um ein Original oder eine Kopie handelt.

Was ist von den Aufbewahrungsfristen befreit?

Nicht aufbewahrt werden müssen grundsätzlich Unterlagen und Dokumente, die nicht Teil des offiziellen Schriftverkehrsbzw. der Unterlagen des Unternehmens sind. Einladungsschreiben, SPAM E-Mail und Werbung müssen zum Beispiel ebensowenig aufbewahrt werden, wie etwa eine Glückwunschkarte oder ein Schreiben zum Firmenjubiläum.

Die Aufbewahrungsfristen gelten grundsätzlich dem Nachweis von Leistungen, Einnahmen oder geschäftlicher Korrespondenz. Sie dienen der Besteuerung sowie der Sicherheit des Unternehmers und der Kunden. Unterlagen die hiermit nichts zu tun haben, können also auch trotz der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden, da diese hier keine Anwendung finden.

Fazit

Die Aufbewahrungsfristen sind ein häufiges Problem, da viele Menschen nicht wissen, welche Fristen für welche Dokumente existieren. Häufig werden Mails oder Briefe auch einfach gelöscht oder weggeworfen, weil der betreffenden Person nicht klar ist, dass diese Unterlagen den Aufbewahrungsfristen unterliegen. Dennoch ist die gesetzlich korrekte Aufbewahrung der Dokumente relativ einfach zu realisieren, wenn Sie erst einmal die Informationen haben, was wie lange aufbewahrt werden muss.