Papierloses Büro – Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Ein absolut papierloses Büro – eine Utopie oder doch unsere Zukunft? Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse führt dazu, dass man immer weniger Papier verbraucht und immer mehr Arbeitsschritte online abwickelt. Ob Versand von Dokumenten, Terminabsprachen oder Kurzmitteilungen – inzwischen ist es kaum denkbar, dass man für diese Aktivitäten ausgedruckte Dokumente verwendet. Das meiste wird per Mail oder per virtuellem Kalender erledigt. Auch für Verträge, geheime Informationen, Rechnungen und andere wichtige Dokumente gibt es gute Lösungen – Dokumentmanagement-Systeme, die die höchsten Sicherheitskriterien erfüllen.
Wer sich für die Online Verwaltung seiner Dokumente entscheidet, profitiert natürlich nicht nur dadurch, dass er weniger Papier verbraucht. Ein papierloses Büro bringt auch weitere Vorteile für Unternehmen, angefangen von sinkenden Kosten und mehr Mobilität bis zu effizienteren Büro-Abläufen.
1) Kostenersparnis
Wer seine Arbeitsprozesse hauptsächlich online abwickelt, spart Kosten – von Versandkosten über Energie bis hin zu Platzressourcen.
Auch die Kosten für Archivräume, Aktenordner oder Papier entfallen dabei.
2) Mehr Effizienz
Unternehmen können ihre Arbeitsabläufe viel effizienter gestalten, wenn sie nicht stundenlang nach dem
richtigen Vertrag in den Ordnern suchen müssen. Die Gefahr, dass ein Dokument aus Versehen im falschen Ordner landet ist ebenfalls geringer.
3) Einfachheit
Im Gegensatz zu der klassischen Büroorganisation vereinfachen digitale Dokumentationssysteme die Arbeit enorm.
Sei es die Suche, Verwaltung oder die Vergabe der Zuständigkeiten – direkter Datenzugriff ermöglicht schnelle und einfache Arbeitsprozesse.
4) Bessere Mitarbeiterkommunikation
Manchmal bleibt nichts anderes übrig, als das Dokument oder die Mail auszudrucken, aber in den meisten Fällen lässt sich das vermeiden.
Wer in seinem Unternehmen das Intranet für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern einrichtet oder eine Sammeldatenbank einstellt,
wo die Kollegen Links zu den relevanten Informationen austauschen können, kann den Papierverbrauch in seinem Büro deutlich reduzieren.
Gut für die internen Ressourcen und natürlich auch für den Umweltschutz.
5) Mobilität und Flexibilität
Ob mobile Büros oder Arbeiten aus dem Zug, wenn man auf dem Weg zum Kunden ist – die aktuelle Arbeitssituation verlangt immer mehr
Flexibilität und Mobilität. Wie praktisch, wenn man auch unterwegs permanent den Zugriff auf die notwendigen Unterlagen hat!
Wer dabei Cloud-Systeme nutzt, braucht sich auch keine Sorgen machen, sollte der Laptop kaputt gehen – alle wichtigen Änderungen bleiben online abgespeichert.
6) Bessere Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern
Auch für die Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern eignet sich das digitale Dokumentenmanagement perfekt.
Besonders wenn sie räumlich weit voneinander entfernt sind. Auf diese Weise kann man die Dokumente gemeinsam bearbeiten
und so immer nachvollziehen, wer welche Änderungen wann gemacht hat.
7) Sicherheit
Wer seine Dokumente online abspeichert, ist auf der sicheren Seite, falls die Papiervariante verloren geht.
8) Automatisierte Vorgänge
Dank digitalem Dokumentenmanagement könnte man manche Prozesse ganz simpel automatisieren lassen.
Vorgänge wie Freigaben, Erinnerungen, Aktualisierungen und vieles können automatisch laufen, ohne dass man wertvolle Zeit dafür verschwendet.
9) Struktur
Digital kann man die Dokumente meistens nicht nur viel schneller finden, sondern auch besser untereinander verlinken.
Klare Ordnerstrukturen helfen dabei die Daten so zu platzieren, dass sie immer von allen Berechtigten per Knopfdruck gefunden werden können.
