Das Thema Unterlagen archivieren ist für jedes Unternehmen eine alltägliche Herausforderung, verbunden mit zum Teil beträchtlichem Zeit- und Arbeitsaufwand sowie großem Platzbedarf. All Ihre Rechnungen, Geschäftsbriefe, Kassenbelege, Personalakten etc. müssen laut gesetzlicher Regelung sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Da fallen im Lauf der Zeit große Papiermengen und viele Aktenordner an. Sie müssen entsprechend geordnet und sicher gelagert werden, aber trotzdem für einen schnellen Zugriff bereitstehen. So war es jedenfalls früher.
Unterlagen archivieren
Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem wie der Software docuplus® erleichtern Sie sich das Unterlagen archivieren erheblich. Papiere werden gescannt, digitale Unterlagen direkt abgespeichert. Ob Textdokumente, E-Mails, Scans, Foto- und Videodateien oder Geschäftsgrafiken – das intelligente Konzept von docuplus® ermöglicht es, alle Daten online bereitzustellen. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht in ein neues Programm einarbeiten, sondern können das Archiv einfach über den Browser sofort nutzen. Das spart Zeit und kostenintensive Schulungen. Auch ein unkompliziertes Teamwork über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg ist mit docuplus® kein Problem mehr. Sie können nicht nur Unterlagen archivieren, sondern das System auch als Projektraum nutzen und selbst Mitarbeiter von Fremdfirmen teilnehmen lassen.
Archivierte Unterlagen: Von jedem Ort der Welt zugreifbar
Wenn Sie mit docuplus® Ihre Unterlagen archivieren, haben Sie außerdem Zugriff von jedem Ort der Welt, nicht nur vom Büro-PC oder Laptop, sondern auch per Smartphone und Tablet Computer. Darüber hinaus wird docuplus® permanent an technische Entwicklungen angepasst. So sind Sie immer garantiert auf dem neuesten Stand beim Thema Unterlagen archivieren. Ihre kompletten Geschäftsvorgänge sind sicher vor Brand- oder Wasserschäden und vor Diebstahl. Durch die moderne Verschlüsselungstechnologie von docuplus® ist Ihr Archiv auch gegen unerwünschte Zugriffe von außen abgesichert.
Ein weiterer Vorteil, der Ihnen täglich die Arbeit erleichtert: Sie können nicht nur sicher Ihre Unterlagen archivieren, sondern das Archiv auch nach beliebigen Kriterien und Strukturen sortieren – nach Jahr, nach Art der Dokumente, nach Kunden und so weiter. Damit ist docuplus® jederzeit an Ihre persönlichen Bedürfnisse bzw. die Ihres Unternehmens anpassbar. Sie brauchen sämtliche Reisekostenabrechnungen vom letzten Jahr? Die Rechnungen an einen speziellen Kunden? Mit docuplus® nur eine Sache von ein paar Mausklicks.
Unterlagen archivieren: Datenschutz inklusive
Wenn Sie mit docuplus® Ihre Dokumente archivieren, erfüllen Sie gleichzeitig alle wichtigen Erfordernisse des Datenschutzes. Sie können jedem einzelnen Mitarbeiter seine individuellen Zugriffsrechte erteilen. So stellen Sie sicher, dass die Buchhaltung nur die notwendigen Zahlen zu sehen bekommt und nur die Personalabteilung beispielsweise hochsensible Personalakten einsehen darf.
Unterlagen archivieren mit docuplus® ist schnell, sicher und kostengünstig. Sie bekommen mit der Software ein Instrument in die Hand, das Sie räumlich und zeitlich flexibel und unabhängig macht. So muss ein modernes und für die Zukunft gerüstetes Dokumentenmanagement aussehen.
