So setzen Sie DMS erfolgreich bei der Projektsteuerung ein

ProjektsteuerungDie Projektsteuerung ist innerhalb eines Unternehmens eine der schwierigsten Aufgaben. Die Prozesse innerhalb eines Projektes müssen so ausgerichtet werden, dass das Projektziel erreicht werden kann. Die Steuerung eines Projektes muss nicht zwingend von der gleichen Person übernommen werden, die auch die Leitung hat. Die Steuerung eines Projektes zieht sich durch alle Phasen angefangen von der Vorbereitung bis hin zum Abschluss. Bei jedem Projekt, unabhängig von seiner Größe, fallen auch zahlreiche Dokumente an. Über das gesamte Projekt durchlaufen auch die Dokumente mehrere Zyklen, damit für die Projektsteuerung immer die aktuellsten Dokumente zur Verfügung stehen, ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) notwendig.

Dokumente richtig verwalten

Unter DMS versteht man weniger ein eigenes System, sondern mehr die Strategie im Umgang mit Dokumenten im Laufe eines Projektes. Ein einziges Dokument kann im Rahmen eines Projektes von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Es wird oft mehrmals verändert und beinhaltet verschiedene Metadaten. Alle diese Informationen rund um ein einzelnes Dokument müssten verwaltet werden. Ist dies nicht der Fall, kann es passieren, dass Mitarbeiter mit einem veralteten Dokument arbeiten und dadurch redundante Arbeiten gemacht werden. Eine Versionierung der Dokumente mithilfe eines DMS trägt entscheidend zur Projektsteuerung bei. Anhand des Fortschritts der Bearbeitung von Dokumenten können Informationen gewonnen werden, die für die Steuerung relevant sind. Gegebenenfalls müssen Aktionen gesetzt werden, um Rückstände aufzuholen und bestimmte Zielvorgaben zu erreichen. Ohne funktionierendes DMS kann die Projektsteuerung erheblich behindert werden. Wichtige Dokumente sind nicht auffindbar oder es wurde nicht vermerkt welcher Mitarbeiter, wann daran gearbeitet hat. Dies führt dazu, dass aufgrund mangelnder Informationen nicht die richtigen Entscheidungen für die Steuerung eines Projektes getroffen werden können. DMS ist damit ein wichtiger Baustein einer funktionierenden ProjektsteuerungProjekt Planung

Schluss mit dem Dokumentenchaos

Mithilfe eines DMS kann der Überblick behalten werden, die für eine erfolgreiche Projektsteuerung zwingend erforderlich ist. Damit ein DMS funktioniert, muss es aber durchdacht sein wie jenes von www.docuplus.net. Darüber können Dokumenten zentral in einer Cloud verwaltet werden. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter, egal von welchem Gerät sie darauf zugreifen, sicher sein können, dass sie an der aktuellsten Version arbeiten. Über die Volltextsuche kann nicht nur nach Schlagwörtern in den Dokumenttiteln gesucht werden, sämtliche Inhalte werden auf Basis der eingegebenen Schlagworte gefiltert. Damit die Daten sicher abgelegt sind, werden die Dateien zusätzlich verschlüsselt und sind so vor unbefugtem Zugriff geschützt.