Der Workflow im papierlosen Büro

Im Geschäftsleben sammelt sich schnell viel Papier an: Rechnungen, Belege und Verträge kommen in Papierform daher und wollen bearbeitet und archiviert werden. Wichtige Dokumente sollten dabei auch schnell wiederzufinden sein, denn vielleicht werden sie noch einmal gebraucht. Auch juristische Aspekte müssen bedacht werden. Wie kann unter diesen Voraussetzungen ein papierloses Büro umgesetzt werden? Und inwieweit kann das Digitalisieren Ihrer Unterlagen im Büro zu einem besseren Workflow führen?

Eine eher unbeliebte, aber trotzdem sehr wichtige Aufgabe in deutschen Büros ist es, dem Papierchaos Herr zu werden. Im normalen Geschäftsbetrieb sammelt sich hier eine ganze Menge an: Rechnungen, Belege, Angebote, Verträge und alle anderen Geschäftsdokumente müssen zunächst ihrem Zweck nach bearbeitet und dann möglicherweise archiviert werden. Die Lösung hierfür ist auf den ersten Blick eindeutig: Papierbelege werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Das schafft aber auch eine Reihe von Nachteilen.

Papier ist zwar geduldig, nimmt aber auch jede Menge Platz weg. In jeder neuen Woche entstehen weitere Stapel an Unterlagen, die bearbeitet und archiviert werden wollen. Dadurch wird immer mehr Platz für entsprechende Ordner benötigt und nach einiger Zeit ist es kein Problem mehr, ganze Räume mit archivierten Unterlagen zu füllen. Nicht nur die Erstellung eines solchen Papierarchivs ist zeitraubend. Wenn in Zukunft ein bestimmter Beleg wieder benötigt wird, muss dieser erst einmal gefunden werden. Dann zeigt sich, ob das Archiv wirklich seinen Zweck erfüllen kann – oder aber ob der entsprechende Beleg für immer in den unzähligen Ordnern verschwunden ist. Kann das papierlose Büro hierzu eine Alternative sein?

Die Digitalisierung von Unterlagen als Grundlage für das papierlose Büro

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier aus technischer Sicht nicht mehr zeitgemäß. Die gesammelten Informationen können theoretisch ganz einfach digitalisiert werden, indem beispielsweise die Papierbelege eingescannt werden. Außerdem ist es sehr einfach möglich, das digitale Archiv so zu sortieren, dass alle Unterlagen in wenigen Sekunden wiedergefunden werden können. Zeitraubendes Suchen entfällt also.

Ein weiterer Vorteil des digitalen Büros: Ihr Archiv und die darin gesicherten Informationen sind sehr gut gesichert. Das ist bei einem Papierbeleg nicht immer der Fall. Nicht nur kann dieses einfach im Archiv verschwinden, ohne dass Sie es jemals wiederfinden – es kann auch durch andere Einflüsse wie beispielsweise einem Feuer zerstört werden.

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems für das papierlose Büro

Wie schaffen Sie die Umstellung hin zu einem papierlosen Büro? Der Arbeitsaufwand dafür muss gar nicht höher sein als bei der herkömmlichen Archivierung von Unterlagen. Anstatt aber das Papier in Ordnern zu archivieren, scannen Sie es ein. Dafür benötigen Sie die richtige Hardware in Form eines Dokumenten-Scanners. Im Vergleich zu einer Lagerung der Dokumente in Ordnern und Archivräumen werden sich die Kosten für die Anschaffung eines solchen Gerätes schnell amortisiert haben.

Einige dieser Geräte erstellen Scans, die nachträglich nicht mehr verändert werden können. Das ist eine wichtige Eigenschaft von Unterlagen im papierlosen Büro. Die digitalen Kopien können Sie dann in einer selbst gewählten Ordnerstruktur ablegen.

Was aber sollte mit den originalen Papierbelegen geschehen? Hier lohnt sich ein Blick auf die Gesetzeslage in Deutschland.

Das papierlose Büro aus juristischer Sicht

Leider gibt es auf dem Weg zum papierlosen Büro eine große Hürde: die rechtlichen Bestimmungen. Um Belege auf echtem Papier durch digitalisierte Versionen ersetzen zu können, müssen diese rechtlich gesehen den gleichen Beweiswert besitzen. Im geschäftlichen Bereich ist dies natürlich besonders wichtig. Wie so oft im Umfeld der Digitalisierung gibt es hier aber noch keine Rechtssicherheit. Im Einzelfall entscheidet dann ein Gericht darüber, ob eine digitalisierte Kopie aussagekräftig ist. Sind auf dem entsprechenden Beleg Unterschriften vorhanden, wird die digitale Sicherung noch einmal komplizierter.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten deshalb die Originale noch nicht entsorgt werden. Da Sie aber wahrscheinlich nur sehr selten zu den Papierkopien greifen müssen, lassen sich diese wesentlich platzsparender aufbewahren als ohne ein digitales Archiv. Es empfiehlt sich auch immer, beim entsprechenden Amt nachzufragen, um den dortigen Umgang mit digitalen Kopien in Erfahrung zu bringen.

Sie können in Deutschland durchaus ein papierloses Büro betreiben, sollten sich dann aber über das vorhandene Restrisiko bezüglich der Anerkennung von digitalen Kopien im Klaren sein.

Das papierlose Büro: Ein erster Schritt in die Zukunft?

Es stellt sich nicht die Frage, ob sich das papierlose Büro durchsetzen wird, sondern nur, wann dies geschieht. Aktuell ist die Rechtslage allerdings noch auf Papierbelege ausgerichtet. Durch die zunehmende Digitalisierung wird sich dies aber ändern. Schon heute können Sie ein digitales Archiv erstellen. Dafür empfiehlt sich der Einsatz von Dokumenten-Scannern, die speziell für den Betrieb im geschäftlichen Umfeld gedacht sind. Somit rückt das papierlose Büro einen großen Schritt näher!