Dateien archivieren – mit docuplus ganz einfach
Die Datenflut im modernen Geschäftsalltag wächst und wächst. Das betrifft besonders Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, denn diese sind gesetzlich verpflichtet, ihre sämtlichen Unterlagen bis zu zehn Jahre für eventuelle Prüfungen aufzubewahren. Dateien archivieren kann also bald zum Problem werden, denn da kommen nach althergebrachter Sichtweise schnell „ganze Aktenberge“ zusammen. Die lange übliche Methode, Papiere in Ordnern abzulegen, erfordert viel Platz, erschwert den schnellen Zugriff bei Bedarf und bietet nur wenig Schutz vor Brand- und Wasserschäden oder Diebstahl. Dank der technischen Entwicklung findet modernes Dokumentenmanagement dagegen heute digital und online statt. Damit wird das Thema Dateien archivieren handlicher, schneller und sicherer.
Und genau hier setzt docuplus an. Mit der Software lassen sich sämtliche im Betrieb anfallenden Dokumente und Dateien archivieren, online stellen und in kürzester Zeit abrufen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Textdokumente wie Geschäftsbriefe, Rechnungen, Scans von eingegangenen Belegen und Quittungen oder um den täglichen E-Mail-Verkehr handelt.
Auch Fotos, Grafiken, Videos und Sound-Dateien können problemlos gespeichert werden. Alles an einem Ort, mit einem Klick und von überall in kürzester Zeit abrufbar.
Die Vorteile beim Online Archivieren von Dateien
Neben der Platzersparnis und der Sicherheit gegen Schäden von außen bietet der Vorgang Dateien archivieren mit docuplus aber noch eine große Palette an weiteren Vorteilen, die den täglichen Arbeitsablauf erleichtern. docuplus ist einfach zu bedienen und für jeden Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse sofort nutzbar. Da der Zugriff auf Ihre Daten via Internet erfolgt, benötigen Sie auch keine zusätzliche Software – ein Browser genügt. docuplus sorgt mit modernster Verschlüsselungstechnologie dafür, dass Ihr Archiv gegen unberechtigte Zugriffe Dritter hundertprozentig geschützt und gesichert ist.
Dateien archivieren
Der größte Nutzen von docuplus liegt allerdings in der einfachen täglichen Arbeit mit Ihren Daten. In den Zeiten der Globalisierung ist es für viele Unternehmen besonders wichtig, von jedem Ort zu jeder Zeit die entsprechenden Informationen abrufen zu können. Mit der Dokumentenmanagement-Software ist das überhaupt kein Problem. Sie können für Ihr Archiv auch frei definierbare Strukturen festlegen, etwa nach Schlagwörtern, Jahren oder einzelnen Themenbereichen wie Rechnungen, „Schriftverkehr mit Firma XY“ oder Reisekosten. Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen sind dabei keine Grenzen gesetzt.
Dateien archivieren: Immer und von überall aus
Darüber hinaus ist docuplus so ausgelegt, dass Sie nicht nur von einem PC oder Notebook Zugriff haben, sondern selbstverständlich auch per Smartphone und Tablet. Die Entwickler von docuplus haben immer die neuesten technischen Entwicklungen und Trends im Blick und passen das Programm den Erfordernissen an.
Ein weiterer, wichtiger Aspekt beim Thema Dateien archivieren ist die Zugriffsberechtigung auf die gespeicherten Dokumente. Nicht jeder Mitarbeiter darf auf jeden Vorgang zugreifen. Das gilt zum Beispiel für besonders sensible Bereiche wie Personalakten, Gehaltsabrechnungen etc. Mit docuplus können Sie jedem Nutzer individuell seine Berechtigungen zuweisen. So wird einerseits der gesetzlich geforderte Datenschutz gewährleistet, andererseits haben beispielsweise Mitglieder eines Projekt-Teams jederzeit die gemeinsam benötigten Informationen zur Hand.
Mit docuplus verfügen Sie über ein Instrument, das sämtliche Anforderungen an ein zeitgemäßes Management Ihrer Dokumente erlaubt – zu jeder Zeit, von jedem Ort und mit größtmöglicher Sicherheit vor Schäden und Verlusten. – Testen Sie docuplus doch einmal völlig unverbindlich.
