aufbewahrungspflicht aufbewahrungsfristen rechnungen

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Die Aufbewahrung von Dokumenten fällt mit der Zeit gar nicht so leicht – insbesondere dann nicht, wenn die Dokumente sich stapeln und man zu viel Zeit dafür braucht, die einzelnen Schriftstücke zu sortieren. Doch irgendwann mal können manche Dokumente einfach entsorgt werden, wodurch mehr Platz im Aktenschrank entsteht. Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind gesetzlich vorgeschrieben, und zwar nicht nur für Gewerbetreibende, Selbstständige oder Händler, sondern in vielen Fällen auch für Privatpersonen. Werden solche Dokumente zu früh entsorgt, kann man sich unnötigen Stress einhandeln.

Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?

Von der Aufbewahrungspflicht sind sowohl Unternehmen, als auch Selbstständige und Privatpersonen betroffen. Der Unterschied besteht hier jedoch in den jeweiligen Aufbewahrungsfristen. So müssen Privatpersonen beispielsweise Rechnungen nicht so lange aufbewahren, wie Gewerbetreibende oder Selbstständige. Trotzdem sollte man vor der Entsorgung der Unterlagen erst mal die jeweiligen Aufbewahrungsfristen überprüfen, denn diese können bis über zehn Jahre lang betragen. Für Urteile, Prozessakten und Mahnbescheide gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

Aufbewahrungspflicht fuer GewerbetreibendeJeder Gewerbetreibende ist gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen zu bewahren, wobei die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahre betragen.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich für Gewerbetreibende nach dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenverordnung (AO) geregelt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) dagegen enthält die gesetzlichen Vorschriften für Kaufleute. Zum größten Teil stimmen die steuerrechtlichen und die handelsrechtlichen Vorschriften überein, doch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften sind in der Praxis für Gewerbetreibende relevant.
Neben den genannten Gebieten gibt es auch Vorschriften aus anderen Gebieten, wie z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht oder dem Arbeitsrecht sowie dem Produkthaftungsgesetz.
Im Grunde ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, zu deren Aufbewahrung verpflichtet. Die Einzelheiten zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht werden sowohl in der AO geregelt, als auch in einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Tätigkeiten oder Berufe Aufzeichnungspflichten und Buchführungspflichten vorschreiben.
Alle Gewerbetreibende sind daneben ab Überschreiten bestimmter Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig, wobei die Umsatzgrenze bei 500.000 EUR liegt und die Gewinngrenze bei 50.000 EUR.

Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig?

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, welche aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bestehen,
  • Eröffnungsbilanz,
  • Lageberichte,
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung bedeutend sind.

Kaufleute sind dazu verpflichtet, folgende Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Einzelabschlüsse, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis erforderlich sind,
  • empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Betriebsinterne Aufzeichnungen (Arbeits- oder Fahrberichte beispielsweise) unterliegen nicht der Aufbewahrungspflicht.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Unterlagen:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und deren Wiedergaben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Alle anderen Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die Unterlage entstanden ist. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt jedoch erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Unter bestimmten Umständen können sich die Aufbewahrungsfristen auch verlängern, und zwar dann, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind, die gesetzliche Fristsetzungsfrist für Steuern jedoch noch nicht abgelaufen ist.

Im Falle einer Steuerhinterziehung wird die Frist auf zehn Jahre verlängert. Wenn die Steuer jedoch leichtfertig verkürzt worden ist, wird die Aufbewahrungsfrist auf fünf Jahre verlängert.

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige

Aufbewahrungsfrist fuer SelbststaendigeSelbstständige sind im Grunde genau wie Unternehmen dazu verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Zwar sind diese nicht im Handelsregister eingetragen, doch für Selbstständige gelten dieselben Vorschriften wie für große Konzerne. Außerdem sind Selbstständige, die einen Umsatz und Gewinn von über 600.000 EUR oder 60.000 EUR im Jahr erzielen, zu einer steuerlichen Buchführung verpflichtet. Selbstständige, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, jedoch als Nicht-Kaufleute gelten, müssen sogar eine doppelte Buchführung anfertigen.

Die Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Bankauszüge gilt hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei ist es völlig egal, ob es sich dabei um Bankauszüge auf dem Papier oder in digitaler Form handelt. Diese müssen sauber und ordentlich sortiert werden. Wird hierbei eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nicht eingehalten, ist die Folge eine Geldstrafe.

Dieselbe Aufbewahrungsfrist ist auch für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen sowie für Jahresabschlüsse, Lageberichte und ähnliche Unterlagen vorgesehen. Empfangene Geschäftsbriefe und Lohnkonten können dagegen wie im Falle der Gewerbetreibenden schon nach sechs Jahren entsorgt werden. Ansonsten gilt für alle anderen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt auch hier mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die jeweilige Unterlage entstanden ist.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Für Privatpersonen gilt in manchen Fällen auch die Aufbewahrungspflicht der Unterlagen.
Zwar müssen private Dokumente in der Regel nicht so lange aufbewahrt werden wie geschäftlichen Unterlagen, doch trotz dessen sollten einige private Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. So beträgt die empfohlene „Aufbewahrungsfrist Rechnungen“, bzw. für Kaufverträge und Kassenbons, Rechnungen und Garantieunterlagen sowie für die Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren 2 Jahre.

Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht betrifft die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen, wobei die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre lang beträgt. Bei Mängeln gilt eine Verjähungsfrist von fünf Jahren. Daher sollten die Handwerkerrechnungen auch so lange aufbewahrt werden. Privatpersonen müssen nur dann mit eventuellen Sanktionen rechnen, wenn sie sich nicht an die Aufbewahrungsfristen im Falle der Handwerkerrechnungen halten. Alle anderen Unterlagen sollten aufbewahrt werden. Insbesondere Kassenbelege mit Garantien sollten keinesfalls zu früh im Papierkorb landen, da der Garantieanspruch damit endet.

Dokumente im Zusammenhang mit dem Bau, dem Kauf oder dem Erhalt des Eigenheims müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Zu diesen zählen Unterlagen zu den planerischen Leistungen, sämtliche Bauleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten sowie Unterlagen zu den Reinigungsarbeiten.

Reklamationen und Mängelansprüche am Eigenheim sollten 5 Jahre lang aufgehoben werden.. Vielverdiener, die ein positives Einkommen über 500.000 EUR im Jahr haben, sind dazu verpflichtet, ihre Kontoauszüge, bzw. alle Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können, 6 Jahre lang aufzuheben. Ansonsten müssen private Steuerbescheide nicht verwahrt werden. Doch es wird angeraten, dies zu tun, da sie später bei manchen Anträgen auf Zuschüsse wichtig werden können.

Ärztliche Gutachten, Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Taufschein, Sterbeurkunden sowie Unterlagen zur Rentenberechnung sollten lebenslang aufbewahrt werden, da diese immer wieder benötigt werden.

Viele Menschen sind sich darüber nicht im Klaren, ob eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen vorliegt und ob Kontoauszüge und Bankunterlagen aufbewahrt werden müssen. Obwohl eine Privatperson gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist, Rechnungen vier Jahre lang aufzubewahren, können Belege regelmäßiger Zahlungen vier Jahre lang als Beweis herangezogen werden. Daher wird empfohlen, diese so lange auch aufzubewahren. Zwar ist es möglich, diese Unterlagen nach 6 Jahren beim Kreditinstitut anzufordern, da dieses dazu verpflichtet ist, es so lange aufzubewahren, doch dieses ist für eine Privatperson mit hohen Kosten verbunden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, diese Unterlagen auch länger aufzubewahren. Wenn es sich um Verträge zu Bankprodukten geht, so sollten diese so lange aufbewahrt werden, bis deren Laufzeit abgelaufen ist.

Es liegen keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vor, wenn es um Versicherungsunterlagen geht. Doch es wird auch hier geraten, diese entsprechend der Laufzeiten aufzuheben.

Im Grunde besteht auch keine Aufbewahrungsfrist für Wohnungs- und Mitverträge. Da die Verjähungsfrist bei allen Zahlungen rund um das Mietverhältnis drei Jahre lang beträgt, sollten die Dokumente auch so lange aufbewahrt werden.

Alle Belege, die beim Kauf einer Immobilie entstanden sind, sollten aus eigenem Interesse aufbewahrt werden. Denn solche Unterlagen können später als die Basis für die Ermittlung des Immobilienwertes gelten. Ein Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen, Übergabeprotokolle, Bauabnahme und die Gebäudeversicherung müssen immer gut archiviert werden.
Die private Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Handwerkerrechnung erhalten worden ist.

Die richtige Aufbewahrung der Dokumente

suche-datenraumloesung-beitrag-pixabayDas Gesetz sieht selbst die Form der Aufbewahrung der Unterlagen vor. So müssen die Dokumente immer lesbar sein. Da die Originalbelege auf Thermokopierpapier nach einer Zeit verblassen, sollten diese rechtzeitig auf ein normales Papier kopiert werden. Die Kopie muss jedoch zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.

Nach § 147 Abs. 2 AO sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren. Bei den Rechnungen, den Handels- und Geschäftsbriefen muss dafür gesorgt werden, dass diese bildlich das Original wiedergeben. Daten und Rechnungen in elektronischer Form müssen Echtheit gewährleisten können, weshalb alle Daten zu dem Vorgang am besten zusammen aufgehoben werden. Alle anderen Unterlagen, die als aufbewahrungspflichtig gelten, müssen inhaltlich übereinstimmen.

Der Bedarf nach einer elektronischen Archivierung wird immer größer, zumal sehr viele Unterlagen heute in elektronischer Form vorliegen. Dies betrifft nicht nur elektronische Rechnungen, sondern auch E-Mails sowie sonstige Unterlagen, die per E-Mail versendet werden. Dabei muss auch bedacht werden, dass für die Archivierung kein sogenannter „Medienbruch“ stattfinden darf. Darunter wird die Umwandlung des Mediums verstanden, so zum Beispiel der Ausdruck einer Rechnung in elektronischer Form. Eine Konvertierung ist nur dann zulässig, wenn ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird.

Inzwischen gibt es spezielle Archivsysteme, die zur Archivierung elektronischer Unterlagen verwendet werden. So verwalten, bewahren und erschließen komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) digitale Unterlagen und stellen anschließend die Informationen bereit. Dank diesen wird eine ganz neue Dimension digitaler Unterlagen gewährt. Daneben wird ein Medienbruch erfolgreich vermieden und gleichzeitig dafür gesorgt, dass elektronische Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden.

Alle aufbewahrten Unterlagen müssen gesichert aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass das Gebäude oder der Raum, in dem diese aufbewahrt werden, vor Wasser, Feuchtigkeit oder Feuer geschützt sein muss. Die Aufbewahrung der Unterlagen ist die Zuständigkeit des Steuerpflichtigen und er muss jederzeit gewährleisten können, dass die Dokumente eingesehen werden können.

Den steuerrechtlichen Vorgaben nach müssen die Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Dazu werden dem Handelsgesetzbuch nach keine Angaben gemacht. Doch die Unterlagen müssen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden. Daneben ist es möglich, dass die Finanzbehörde einem Antrag zustimmt, dass die Unterlagen außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden. Doch dafür muss der genaue Standort der Unterlagen der Finanzbehörde mitgeteilt werden und ein Datenzugriff durch die Finanzverwaltung muss ermöglicht werden. Daneben darf dadurch die Besteuerung keinesfalls beeinträchtigt werden.